建筑工程合同管理信息化发展路径探索

杨雅琼

〔唐山开滦建设（集团）有限责任公司 河北唐山 063000〕

目前，建筑技术标准和管理制度等各方面都已相当完善。在建设工程施工之前，双方签订合同主要是为了利用法律手段维护双方的合法权益。在施工合同管理中，受建筑施工过程中各种变动因素的影响，使得合同的内容变动较为频繁，原有的合同管理模式已无从适应新形势下的合同管理要求。因此，施工合同信息管理正朝着信息化方向发展。

一、合同管理的具体内容

（一）建立健全规章制度

完善的规章制度是确保合同管理工作能够有序推进的重要基础，建立健全规章制度，是合同管理工作中需要重点关注的内容。在合同管理规章制度的建设工作中，应对归口部门、合同示范性文字及专用章等方面制定完善的管理制度，为后续合同管理工作的严格落实提供制度保障。

（二）强化合同管理者的培训

合同管理的质量与效率取决于合同管理者的业务水平。因此，在合同管理工作中，应当通过系统的知识训练及技能培训等，全面提高合同管理者的专业水平，增强其社会责任感及合约精神，为合同管理提供人力保障。

（三）重大合同审查管理

高新技术引入条件、贷款协议、房产发展与贸易协议等都是重大合同审查管理工作需要重点关注的内容。把这些对产品营销活动和社会效益影响大的条件挑选出来，归入到合同管理的范畴，法律事务部门积极参与项目讨论、资信调研及合同拟定等工作全程，强化合同监管与控制，避免合同条款内出现违法等情况，最大程度上保障企业的合法权益不受侵害。

（四）履行监督和结算管理

建筑双方签订合同的核心目的就是保障契约能够有效执行，避免存在违规的情况。因此，建筑企业的法律事务部门必须做好监督及结算管理工作，准确把握各项条款的遵守状况，及早找到妨碍实施的原因，并且实时将情况反映到相关部门，积极处理面临的问题，杜绝违规作业现象。

（五）违约纠纷的及时处理

合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律事务部门审核合同时，选择合适的违约责任条件和争议解决条件非常重要，一旦发生违约责任情形，法律事务人员要区分具体情况，及时采用协商、争议仲裁或起诉等方式，主动保护企业的权益，减少企业的损失。

二、建筑工程合同管理的特点及信息化管理的必然性

（一）建设项目合同管理的主要特点

合同条款较长，条款变化较频繁，整个项目合同生命周期较长。所以，建设项目合同的管理工作并不简单，必须各方都认真管理合同，而认真负责项目合同管理工作的一般框架可以分为几个方面：认真分析和预测项目需求，启动项目。正确选定合同文本，并明确投标形式与方法。除需要公开招标的建设项目以外，招标代理机关在决定具体建设项目的招标形式和方法时，还应当综合考量下列各种因素：工程设计深度和进度、建设难度、工期和工程概算单价、优良报价、当地市场情况等。合同在履行后，将对其关系的各个方面实施严格的检查和评估，在守法的基础上重新签订合同。合同制度实施监督，是对合同中的条件和情况进行的监督与管理，以确保合同制度的正常执行。合同调整控制是对项目执行过程的监控，在发现条款不符或遗漏后，经商讨后对条款作出调整。合同成本控制及时记载并控制项目执行过程中的建筑成本、人工成本、意外损害赔偿款的支出，有效协商条款中不当的部分，力求全面、高效地做好合同成本管理工作。而合同验收管理也应当基于双方签订的合同做好验收事项，明确问题与不足，确保验收收尾工作能够顺利完成。

（二）建筑工程合同信息化管理的必然性

建设合同中采用数字化处理技术是建设合同管理发展的必然需要，此外，数字化建设也是工程发展的新趋势。建筑工程各个环节都要朝着数字化发展转变，内容主要涉及建筑工程科技的数字化应用（如GPS科技或者BIM科技）、建筑工程财务的会计信息化运用（如会计电算化系统的应用），在建筑工程中使用数字技术是目前建筑工程的主要趋势。建设合同处理技术是非常关键的一部分，在建设工程施工前一定要事先签署协议，同时在实施过程中也要做好协议管理或者变更的内容，同时建筑工程中采用数字技术也可以和建筑工程各环节互相配套，从而提高建筑工程的管理水平；另外，建筑合作信息化管理中也有合同管理工作本身的特点，其中涉及对有关档案的查阅、管理工作、利用与保护，因为档案资料非常机密重要，所以对合同管理也十分重要。传统的人工管理合同方法不但花费了巨大的人力，同时又在文件登记过程中极易出现错误，因此也给建设工程带来了很大风险；使用信息技术能够降低人力成本，从而提高企业管理水平。

三、建筑工程合同信息化管理的主要优势

（一）协同应用的效能大幅提升

建筑企业信息化的一个关键环节是建立统一的签约系统，由合同管理员将签约信息资源直接录入系统，建筑施工单位的各部门均能够在所需要文档的注册信息中查找信息资源，便于签约应用，从而达到了签约信息的资源共享。此外，建筑管理人员在整个建设管理过程中，还能够随时随地使用施工文件，以此提升了协同应用的效能。

（二）提高工程审批的效率和公正性

合同在订立流程中必须十分谨慎，很多条款直接关联到客户的权益，所以在合同制定与处理流程中，要求建筑工程企业各个部门进行仔细审核，以确保合同制定科学合理。一般企业在审批流程中，文件交接花费了大部分时间，信息化处理中，企业各部门负责人和上下级人员在开展文件审查评估的流程上能够同步完成，提高合同处理的透明度，不但做到透明公开，同时提高文件审批工作效率。

（三）实现合同管理工作信息化

在传统工程合同管理流程中，因为工程建设工期相对较长、外部环境影响因素也相对较多，所以往往涉及合同索赔、调整等问题，因此管理人员很容易在工程合同周期的管理流程中发生故障。信息化管理人员能够根据系统对约定的支付过程和变更索赔流程加以录入、描述和数据分析，以便更有效做好合同管理工作。

四、建筑工程项目合同管理的问题

（一）合同管理制度不健全

合同是订立双方之间权利义务关系的重要规范依据，如果订立了双方就应该根据所约定的条件和要求而加以充分履行，但是因为目前合同监管体系并不健全，所以出现了一些个人行为来履行的合同，从而不能合理地加以控制。企业在合同全面管理工作中，对于《民法典》内的重要规定，有时会忽视或不完整地履行，没有重点，容易出现合同执行困难的问题，这都是由于合同管理制度的不完善所导致。

（二）合同双方缺失法律意识

在进行建筑工程合同监督管理的过程中，最常出现的问题是签约当事人法律意识淡薄，目前建筑工程合同效力的保障措施还没有健全，有些条款履行中对于约定的条文描述不严格和不精确，对约定当事人的权利义务描述也十分含糊，导致在签约执行过程中出现各种矛盾与问题。

（三）合同管理人员素质不高

合同管理工作的专业性很强，而建筑工程合同的管理工作还涉及对法律法规及很多相关技术理论知识的应用，因此，合同管理者既需要掌握专业技术知识，也需要掌握有关法律法规知识。但目前有些企业只是将合同管理工作划分给了行政业务部门，工作人员缺乏专业的合同管理、建筑技术能力，所以只是对合同进行了分类归档，而没有按照企业的特点做出合理的分析，从而导致合同管理工作存在问题。

（四）合同履约程度低，违约现象严重

现阶段，企业面临施工合同履约程度低及违约现象严重的问题。按照工商部门不完全统计，全国平均合同履约率仅有50%，严重挑战了合同的权威，造成恶劣的社会影响。同时，考虑到建筑市场运行缺乏规范性，有些承包商并未严格按照合同组织建设施工，推诿扯皮及延误工期等情况普遍存在，不利于建筑市场的可持续发展。

（五）部分施工合同文件公平性差

制定合同的双方应当具有公平的市场主体地位，权利与义务处在对等的状态。然而，由当前执行的建设项目合同可知，很多条款的制定面向的是承包商需要承担的责任及义务，极少约束发包方的行为。特别是针对发包方相关的违约责任及赔款要求等都缺乏明确性，严重影响到施工合同的公平性，使得后续合同执行期间难以有效处理发生问题。

五、建筑工程合同管理信息化发展路径

对建筑合同实施信息化管理，企业可以通过信息化手段实现信息数据资料的有效共享，为建筑企业的工程管理提供信息数据支持，减少建筑公司的经营成本。工程管理的智能化发展，有利于企业对建筑施工各环节实施质量控制，从而增强施工数据的真实性与可信度，提高了施工企业的技术水平，并进一步加强企业的综合竞争力。建筑合同信息化管理系统，可以有效克服以往合同管理方法所存在的问题，利用现代数据技术对建筑合同数据的保存和处理，从而提高建筑企业的管理水平。

（一）创新建筑工程合同管理工作方式

建筑企业管理系统的现代化要求建设一体化的信息管理中心，对企业信息实施动态控制，从而增强建筑合同控制的实效性。建筑企业信息化管理方法，可以在整体共享的基础上提高数字资源的准确性，进而提升其应用效果，有效改善企业的经营绩效，为企业谋取更大的经济、社会、环境效益。

（二）提高对合同管理信息化发展的重视程度

传统合同管理工作方法所存在的缺点非常明显，建筑工程管理者必须对之加以全面了解，才能在实践中进一步增强企业对建筑合同管理信息化发展的重视程度。具体来说，在建筑合同管理中，企业的中高级管理人员要对建筑合同管理信息化发展更加关注，从而形成上下联动的局面，全面提高建筑施工企业对合同管理信息化发展的关注程度。而在建筑合同管理中，企业还需要对建筑合同管理者开展必要的培训与教学，以加深他们对有关规章制度的理解，增强其信息技术运用水平，从而进一步提高建筑合同管理的专业性。在规范合同管理工作的同时，推动合同管理工作的信息化发展。

（三）增强合同管理人员的信息化技能

为有效提高建筑合同管理的信息化水平，企业必须将走出去和引进外来人才相结合，使员工走出去并掌握先进的建筑合同信息化管理技术，同时积极吸纳专业人员，以全面提高建筑合同管理信息化和综合管理水平。在建筑企业的合同管理工作中，要利用讲座培训活动使职工们主动借鉴其他企业先进的管理经验，从而实现提高建筑合同管理技术的目的。在录用人员时也要立足现实需要，选用法学理论知识较丰富、对建筑工程施工的各环节情况均较为熟悉，以及掌握相应信息技术的专业人才，为推动建筑合同管理的信息化发展奠定基础。

（四）加大合同信息化管理系统建设力度

建筑合同管理的信息化发展，离不开信息化体系建设和信息化技术手段的应用，而信息技术在建筑行业的广泛应用，为建筑合同管理信息化体系的建设创造了机会。具体来说，就是建筑企业首先要在合同管理工作中搭建信息化系统，进一步加强对软、硬件设备的应用力度，加强对施工现场的监视与管控，从而提升企业的综合经济效益。

（五）优化合同信息化管理系统的设计思路

合同信息化管理系统既是工程合同信息化管理的主要方式，也是工程控制的主要方式。合同信息化管理系统的建设理念，主要涉及如下几个层面：合同信息化管理系统的主要总体设计任务是进行高效、智能的工程合同管理工作，对项目的施工合同、工程监理合同、物资采购合同等实施高效控制管理，以智能信息系统取代以往的传统管理手段，可在短期内有效解决工程合同管控问题，便于使用者及时查询和利用施工文件；在合同信息化管理系统的设置上，信息化系统要具备异地浏览能力，通过在手机端应用各种软件实现在线浏览，便于工程使用者在不同时段、不同领域应用；在系统设置时，合同系统要能进行本地和远程日志保存，以方便对合同的有效控制；同时系统设计使用无线连接方式和宽带接入技术，以确保更多用户都能够实时进入合同系统。系统必须确保用户在不同的网络环境下都能够进入系统查看和应用工程合同信息；而系统的设计也必须从安全性的角度考虑，设计时采用备份网关技术。在系统的正常工作过程中，通过工作与备用双重网关，设定系统核心服务器的最高权限，以增强对整个网络系统的安全防护。

六、结语

综上所述，建筑合同管理信息化发展是与时俱进的需要，为了适应社会发展需要，为提高其现代化发展水平，企业必须加强对合同管理信息化的重视、加强合同管理制度的建设，以及培养管理者的信息化能力和创新管理方法。企业唯有实施信息化变革，并通过科学的手段，紧跟市场的发展，顺应市场规律的变化，解决信息化发展前期阶段的困难，主动掌握应用技术，从而达到效率的提高，推动建筑行业的良性发展。