档案信息化建设与档案管理的几点思考

林伟娟 潍坊市体育运动学校

在当前的信息化时代，各个产业单位在开展相关管理工作时都融入了现代信息技术，这在很大程度上促进了各产业的发展。因此，在开展档案管理工作时，有关单位必须做到与时俱进，把现代技术融入档案管理工作中，并借此完善现代档案的信息化建设，克服传统档案管理模式的缺点，提高现代档案管理工作的质量和效能。有关单位若想推进档案管理现代化建设，就必须全方位了解传统档案管理模式，把握当前互联网时代档案信息化建设的重点问题，并结合现实情况，采取更加科学的管理方法，以提高现代档案管理工作的信息化水平。

从广义方面来说，档案数字化是指把经济、政治、历史等领域的资料加以整合，利用计算机手段获取信息；而从狭义方面来说，档案数字化便是把有关档案资料电子化，生成数字档案资料，给用户检索带来方便。就档案数字化工作原理来说，其是对以往档案存储模式进行改造，以数字化方式存储以往纸质的资料，这样做不但可以实现对档案资料的长久保护，而且在很大程度上提高了档案管理的效能，使档案保管方式更加科学合理。本文对档案的信息化、数字化建设和发展进行了分析，并提出了有关档案管理和信息化建设的几点优化策略。

档案信息化管理的定义

经济社会的迅速发展带动了互联网的发展，人们的工作和生活也在其影响下有了很大的改变。在实际的工作当中，档案管理的方式也在随着时代的变化发展而不断更新，信息技术的迅速发展也为档案管理提供了新的管理思路和方式，推动档案管理更加便捷有效，同时也带动了相关行业的转型发展。档案的信息化就是在档案管理和利用的过程中使其与信息化的管理方式和相关内容联系起来，充分利用信息技术进行整合管理[1]。整体来讲，档案的信息化主要是指结合众多相关领域进行档案的分析和管理，包括经济、社会等多个领域，让档案管理更加科学完善。从具体方面来讲，档案信息化就是为了更准确、便捷地传递信息，更安全、科学地保存和分类管理档案。

档案信息化管理和建设的具体内容

硬件设施的信息化建设

硬件设施的完善是档案信息化建设的重要内容，是档案管理工作得以顺利进行的重要保障，对档案管理的质量有着重要影响。档案管理的硬件设施主要包括计算机、数据库和信息储存空间等，它们共同构成了推动档案信息化建设的硬件设施平台。

服务意识的建设

在档案管理中，档案人员的服务意识是推动档案信息化建设和发展的重要内容。档案管理对社会的发展有着重要意义，其为社会的发展提供了重要的信息资源，所以，在档案管理和信息化建设中，相关人员一定要具备相应的服务意识，真正地服务社会。在档案信息化建设中，要提高档案管理人员的整体素质，加强对人员专业知识和技能的培训，提高工作人员的工作积极性。

管理水平的建设发展

在档案信息化建设中，档案管理水平的提升是重点内容。信息科技的迅速发展促使各种高科技在档案管理中出现，比如电子化档案的出现和使用，其在有更高技术含量的同时，也对档案管理提出了更高要求。进一步提高档案管理水平，在很大程度上有利于发挥档案管理对社会经济发展的促进作用。

新时代下推动档案信息化建设的意义以及其中存在的问题

档案信息化建设的意义

首先，相较于传统档案管理方式，信息化档案管理方式能够很好地避免纸质档案管理的弊端。档案信息化建设能在很大程度上保证所管理的档案的安全性。档案信息化建设主要是通过数字化的保存和获取，使档案获取更加方便高效，同时在很大程度上避免档案丢失和纸质档案资源随着时间流逝而损毁的问题，大大增强档案信息资源的安全性。其次，现代计算机技术在档案保管事业中的有效运用可以在很大程度上提高档案保管质量，同时提升其服务质量，使读者对档案数据的查询更为便捷。再次，信息化建设改变了档案管理方法。由此，档案管理人员可以利用信息化技术采取多种档案管理方法，针对不同的档案采取不同的档案管理办法，从而提高档案管理水平，使档案管理紧跟时代发展步伐，与时俱进，进而使档案管理人员更加熟练地运用信息管理设备，推动档案信息化建设工作的有效进行[2]。最后，在资料保存方面应用网络、数字化技术，可以对所有需要保存的档案数据资源进行及时归档。例如，有关房屋信息的记录及其变化都可以通过网络迅速传送给有关档案管理机关。

档案管理信息化建设过程中存在的问题

档案信息化建设过程中暴露出一定的问题。首先，不同的档案管理部门存在差异性。各个地区的经济发展水平有一定的差距，发展速度也有所不同，这就会影响到档案管理工作的现代化进程。受经济条件的限制，各地对档案现代化工作的支持程度有所不同，进而导致各地档案管理的现代化发展进程不一。部分地方档案保管单位已开始使用电脑开展档案管理工作，从而极大地提高了档案保管业务的效能和服务质量。然而，也有些地方档案保管单位仍坚持采用单机进行档案保管作业，导致档案保管技术相对落后，难以实现有效的数据共享，不利于档案保管事业的发展。其次，虽然档案信息化有了发展的条件，并且很多企业和单位也开展了档案信息化建设，但是档案管理技术还是不够完善成熟，在实际的工作开展过程中仍有很多问题，尤其是在保存方面存在安全技术不够先进的问题，所以大部分单位仍然采用传统的纸质档案管理方式。但是传统的纸质档案管理方式在查询、保存的时候耗时耗力，有时还会出现遗漏的问题，其弊端仍然明显，尚待改进。

档案管理和信息化建设的优化策略分析

提升档案管理人员的业务能力

随着现代化建设的不断发展，档案管理也应该紧随时代发展的步伐，将信息化建设纳入其发展规划当中。因此，档案管理部门工作人员也要紧跟时代发展的要求，不断学习、完善，提升整体业务能力。

首先，要想提高档案管理人员在资料分类、归纳、整理方面的信息技术运用能力，就要对其进行定期培训；其次，在人才引进方面，除了引进专业管理类人才外，还要招收精通信息网络科技的人才，其中，以兼具两方面才能者为最佳；最后，在进行人员分工时，应有针对性地根据不同人员的擅长方向进行科学分工，让其能够更好地配合，从整体上提高工作效率，从而提高档案管理部门总体的业务能力。总之，要明确工作人员的工作内容以及业务水平的发展方向，让档案管理人员的工作水平能够跟上档案管理信息化建设的需要和今后的发展需要，从而推动档案管理工作的进步[3]。

规范档案管理体系

社会进步推动信息化与档案管理融合，网络科技的发展更是为档案管理工作提供了便利。由于档案管理与互联网技术进行融合对推动社会的发展具有很大的意义，因此，为了推动社会高质量发展，有必要规范档案管理体系，提高信息化管理水准。

而相关部门若想更高效地开展档案管理现代化工作，就必须改变传统思维，对档案数字化发展在档案管理工作中的重要意义进行更充分的了解，更加明确档案数字化发展工作的意义，提高对档案数字化发展工作的关注。同时，有关机构也必须合理调整原有的档案保管工作体系，并根据现代化的档案保管工作建立合理的档案保管体系。另外，相关机构也应建立有效的责任管理体系、评价激励机制和奖励体系等，以便档案保管工作人员履行档案保管服务责任，推动档案保管现代化水平和档案管理水准的提高[4]。

提升档案信息化管理水平

随着大量电子档案网站的形成，许多具备较高机密性的档案在互联网上实现了传送，这对计算机档案文件的保密工作具有重要意义。通过电子文书的形式对档案资料加以处理，不但可以把档案记录的作用最大限度地发挥出来，而且对档案资料的长期保护具有积极意义。

从为提高电子档案管理能力而进行的大量实际考察工作中可以看出，为了切实达到这一要求，可以从如下几个层面着手：第一，设置专门的具备较高管理水平的技术机构，对专门管理档案的网站和其他电子档案资料系统提供技术协助并进行控制，以便使电子档案文件归档工作具有更强的专业性和规范性，使电子档案的管理更加完善；第二，为了加强对电子档案有关管理工作的有效监控和管理，政府工作人员必须在对电子档案进行管理的过程中，对电子档案做好有效接收、管理、保管、修改格式等管理工作，以便使电子档案管理具备较强时效性；第三，企业必须从不同角度出发，根据企业具体情况为档案安全制定具备较高防范性的策略，以便从源头有效处理安全问题；第四，还需要在对档案系统进行严密维护，使信息化管理系统得以正常运行的同时，进一步优化有关技术条件，并不断把先进的管理理念融于其中，从而使有关工作人员的专业技术素质得以提高。

加大对各个环节和整体的管理力度

在实际的管理过程当中，决定管理效果好坏的关键在于对环节的把握和设置。每一个环节都要进行严格的管理，从档案的逐一收取到核对，再到整合保存，每个环节都要有专业的人员进行管理和处理，这样做虽然在一定程度上增加了管理的难度，但是信息技术的应用也使管理更加高效简便，另外，还要加大管理的力度。首先，管理人员要把握好各个平台、软件的相关管理情况，建立起严格完善的管理制度和体系，并充分考虑到突发情况，以便有利于各个部门和环节的有效配合，创建良好的档案信息化管理环境[5]。其次，在管理考核方面，管理人员要实施多角度的，实践与理论并重的考核管理制度和评价体系。最后，在网络信息技术的运用方面，一定要科学有效，从整体上规范运用过程中的事项，以保证档案信息化建设顺利有效地开展，同时，规范的管理还可以在一定程度上减少不必要的人力和财力支出，让档案管理更加高质量、可持续地发展[6]。

提升档案管理人员的服务意识

档案管理工作的落脚点是服务人民大众，所以，在开展档案管理工作时，要多站在社会群众的角度进行实际管理，创新管理方式，尽可能地满足大众对管理水平和效果的期待。具体而言，在档案管理人员培养方面，要不断提升档案管理人员的素质和服务意识，在实际的培训当中，除了培养档案管理人员专业的管理能力和实践能力之外，还要让档案管理人员充分了解时代发展的要求以及新技术的相关内容，用这样的方式培养具有综合素质的人才，推动档案信息化建设工作开展[7]。

加强对档案数字化建设的重视

档案信息化建设的一个重要目的和方向是对资源进行共享和传递，以便能够充分、高效地进行档案管理。互联网科技的迅速发展在很大程度上决定了数字化建设在档案信息化建设中的重要地位，所以，一定要对数字化建设工作进行更进一步、更为科学和有效的认识。具体而言，首先，进行数字化建设应该对数字化建设的理念进行深刻的认识和了解，然后根据相应的原则和理念制定具有针对性的工作内容和计划；其次，在进行数字化建设的过程中，要重视对各项工作的监督管理，对于每一项工作的开展内容，都要保证其质量；最后，数字化建设效果的关键还在于对用户需求的把握。这些共同构成了档案管理信息化高质高效发展的重要基础，我们应该在此基础上进行档案数字化建设。这一过程中，软件的开发以及高科技设备的选择有重要意义，因此，应当进行慎重选择，这样才能更好地形成数字化建设优势，从而为档案管理进一步发展提供保障。总之，应当开展信息化工程的系统构建，同时采取各种合理的措施，以提升档案数字化工程的品质和效能。

综上所述，将档案管理与信息网络相融合，充分利用信息化带来的便利，能够在很大程度上提高档案管理水平，使档案管理更具科学性和针对性。同时，档案信息化建设也让人们能够更加方便地查阅档案。另外，为了使信息化下的档案管理更有效果，要重视提升档案管理相关人员的专业水平和管理素养，进一步增强档案信息化建设工作的实效性，以推动档案管理与时俱进，适应社会发展的要求，进而推动社会的发展。