高校实验室信息管理中存在的问题与优化对策

高 宇

中国药科大学实验室与设备管理处 江苏南京 210000

一、高校实验室信息管理工作概述

实验室是进行实验教学、科学研究、生产试验、技术开发的重要场所，是高等教育发展中不容忽视的最基本环节之一。首先，高校实验室具国有财产集中、前沿技术集中、高级人才集中等特点。其次，实验室是危险性相对集中的场所，各种化学类的、物理类的、生物类的等问题不容忽视。再者，实验室使用涉及非常多大型的或特种的设备，有价值高、维护难的特点，而且大部分为国有来源，所以对实验室资产的管理也是重要环节。而且，实验室是培养学生、教学团队、科研团队的科研能力、学术素养以及科学态度的重要基地，是国家创新发展的内在驱动，具有非常重要的战略地位。随着国家教育的发展和科技的进步，实验室工作越来越成为高校工作的重要部分，是现代高校反映学校教学水平、科研水平和管理水平的重要指标，也体现学校政治站位、组织领导水平。

实验室信息涵盖了实验室建设情况、实验队伍状况、实验教学情况、实验室安全情况、实验室仪器设备情况等多方面的内容。实验室信息管理工作是高校实验室工作组成的重要环节，是高校实验教学评估、实验室安全管理运行模式、仪器设备管理效益评价、实验室队伍建设方向等方面政策制定和规范执行的数据支撑，为实验室规范化管理、提高学校工作效率、支持最优决策提供重要依据，也是高校在数字时代信息化管理的关键组成部分，也为国家高等教育改革与发展提供方向参考和决策依据。

随着互联网技术和信息化技术的发展，在高校实验室的日常管理中，通过数字网络化管理已经是必然的趋势，通过信息化，可以更加充分利用实验室资源，提高实验室的使用效率。依据“互联网+”技术，高校实验室信息管理应用系统引入信息化手段为实验室的管理服务，具有现实应用的意义[1]，信息化管理是实现实验室管理科学化、规范化、现代化，高效性、方便性、准确性、安全性的最有效途径。

二、高校实验室信息管理工作中存在的问题

随着高校建设和信息化管理变革的逐步推进，在实践和探索中，暴露出了一些弊端，阻碍了信息化管理工作目标的实现，主要包含以下几点。

(一)信息工作责任分工尚不明确

一个完善的实验室信息系统，涵盖了实验相关的场所信息、实验材料信息、专业人员信息、实验类别和内容信息、实验涉及的学科分类、使用的仪器设备信息、实验产出的科研成果、实验取得的教学成绩、实验经费，等等，目前很多高校对于这些信息的管理是分散的，没有专一的部门负责完整的大实验信息系统，系统的建立和维护责任归口哪个部门无法明确，管理无法统一。

(二)信息交互的联动机制尚未建立

高校具体实验工作由各个部门分担，比如实验室管理部门负责实验室各项具体工作的安排和部署，而实验材料的采购耗材大部分由学院或者采购部门负责，实验人员信息由人事部门管理，实验场所和实验设备等资产内容大部分学校由资产部门管理，实验经费由财务部门负责、实验教学情况由教务部门管理，实验成果产出情况由学校科技部门或者研究生院管理，实验安全涉及保卫部门。一般来说，这些部门都有自己的信息化系统，而根据各自工作内容和需求，建立信息系统的时间和方式也不同，造成系统与系统之间往往独立，信息不能形成完整的逻辑架构，在信息的检索共享方面存在壁垒，整个学校实验信息联动机制尚未建立，各部门系统的信息匹配差，形成“信息孤岛”，导致依靠信息化完成的实验室工作执行力上大打折扣。

(三)信息化管理流程不够明确，要求不够细化

规模较大的实验中心(室)，随着实验的高速运转，产生的信息数据非常繁杂，信息管理工作量自然而然也会相应提升。大部分高校在实验室的信息管理上存在诸多漏洞。一方面，信息管理工作流程不够明确、要求不够细化，在理想状态下，实验室任何的变动都应该会有信息记录。比如实验场所的新建或改造关联相应的实验室面积信息的变动，实验耗材、试剂的购入数量和使用数量、实验产生的废弃物数量等实时信息数据的变动，实验室仪器购入和报废、仪器使用时间的变动，实验室安全相关的信息如防火防爆器材、易燃易爆材料试剂、毒性试剂原料、危险废物的信息变动，实验室人员的调配转岗，等等，这些由实验关联行为产生的信息变化，都应当由相应的责任人按规定的流程在信息系统进行记录，以达到实验室行为即有痕，信息数据全面、及时、准确。而很多高校在这方面的管理存在缺失，比如课题组自行购买试剂不经过学校系统，仪器入库出库记录长时间的延迟，仪器使用时间没有详细的机时记录，会导致信息在采集传递过程中，存在很大程度的衰减，影响实验室信息工作开展的时效性和准确性；另一方面，高校实验室信息工作也存在区块划分不清晰、职能交叉、系统设置重复交叉，多头管理的现象。比如对于实验仪器的预约使用，各实验室有自己的预约系统，学校又有统一的预约系统，没有强有力的统一管理，造成信息不对称，预约无法完全正常使用。再比如对于危化品的管理，大部分省市都有专门的安全环保部门建立相应的信息系统进行管理，但由于系统面向社会，缺乏对高校的针对性，功能覆盖不全，因此一般学校自己也会建立管理系统，两套系统在功能使用和数据采集过程中也会出现互相干扰的现象。

(四)工作信息化仍有提升空间

实验室信息管理工作的信息化程度取决于学校整体的信息化建设水平。一是实验室信息建设涉及归口部门多，而各部门信息化建设的时间有先后、水平有高低，想要能完全统一管理，信息内容很好地整合衔接，需要学校整体统筹规划，完成系统迭代。二是信息化水平受制于工作人员运用信息化系统解决问题的能力和水平，大部分学校对于信息管理没有专业专职人员，缺乏技术支撑。所以尽管目前实验室信息化建设基本可以实现从基础数据的采集到最终数据的上报，但是信息框架仍需完善，信息检索能力还有待提高，信息管理工作仍然有优化空间，需要结合各实验室工作的特点，不断提升学校实验室管理工作的效率和水平。

(五)人员管理、培训制度亟待完善

实验室信息管理工作是随着数字化时代的发展，逐渐成为高校开展的一项必要性、基础性、常规性工作，工作的开展具有很强的专业性、连续性，需要相关负责人员长期稳定的从事此项工作，频繁的岗位变动以及培训制度的缺失会给信息管理工作的开展带来困难。鉴于此，为保证信息管理工作的即时性、准确性和延续性，优化用人制度和培训制度、使之更加科学规范，适应发展需要就尤为重要。

三、高校实验室信息管理工作的优化

以上分析了目前高校实验室管理工作面临的问题，如何解决问题，保证信息管理工作卓有成效，需要一系列的解决方案，在过往各个行业的发展历程中，能够找到一些启发。考虑到高校实验室所肩负着科学研究、教学实验、人才培养的重任，工作的优化升级需要“软硬兼施”，做到硬件升级、软件迭代。为了实现准确把握信息化管理的内涵[2]、构建完整框架、提高服务水平、充实信息资源，方便信检索管理的目标，以解决矛盾困难，优化管理方式，坚定地推动实验室管理信息化不断向前是必然选择。

基于以上对高校实验室信息管理工作中存在问题的分析，经广泛文献调研，立足工作开展的实际，针对健全工作联动机制、工作流程明确与细化、信息管理优化、用人及培训制度等方面，提出以下优化策略。

(一)促进各职能管理系统之间协调联动

打破信息共建共享壁垒，在系统层面统一维护资产、财务、人员、安全、设备使用等方面的信息，结合互联网技术和设备的普及、依托信息管理平台整合构建一个跨部门、跨职能的实验室资源平台，在全校甚至更广范围内达到信息共享；建立联动机制，依靠强大的信息数据库和搜索检索功能，促进各职能之间的协调联动，提升实验室管理水平，提高工作执行力、工作效率，保证工作质量[3]。

(二)明确工作流程，细化工作要求

实验室信息化管理作为一项系统性工作，工作流程是否明确、工作要求是否细化决定着工作开展的效率和质量。从职能分工部署、基础信息采集、信息审核录入、信息维护更新、信息数据检索、信息功能开发应用等各个环节，工作流程的明确以及工作要求细则的制定和严格遵守都很重要。例如，信息管理系统与“互联网+”技术相结合以后，在WEB端针对不同分类、不同授权级别的用户在功能结构上要有清晰地区分，系统框架要科学合理，使得各类用户既能够各司其职、各取所需，又互不干扰，形成一个相辅相成、有机关联的整体。此外，对明确分职能、分阶段的信息工作、时间节点和流程要力求严谨、合理设置，不同归口部门完成的工作内容和标准要清晰明确、严格落实。

(三)优化信息管理工作

实验室管理部门应对信息管理系统严格把关。信息数据的采集要全面，从最基本的专职人员、实验室面积、设备仪器等维度开始，与其他教学、研究、人事、资产部门系统进行对接，将信息逐级细化至人员职称、资产配置、实验类别、成果产出、实验风险等级、仪器类型、仪器价值、仪器共享程度等。对各项属性进行科学的分组分类，优化架构、整合数据，使实验室各类信息能进行匹配，推进信息检索体系的完善，提升数据提取的便携度，确保数据获取的准确、完整、实时。同时要确保实验室信息数据具备连续性、一致性，检索任一实验室单一信息，都可实时关联到其相关其他信息。例如检索某一实验室编号，可以关联到其面积、人员、进行过的实验、危废产出、安全等级、仪器使用情况等。使用先进的硬件、软件技术，相关软件系统的功能要针对管理业务复杂度的提升不断作出相应的迭代优化，系统要有清晰独立的模块以应对教学、日常信息、安全检查、设备管理、资源共享等不同维度的工作，实现实验室系统的“物联网”功能。例如通过信息系统来实现实验室的线上预约使用和费用结算等用户需求，也可以通过信息化手段实现安全检查、仪器评估等管理需求，还可以通过大数据分析实验室行为模式，实现安全预警、改建指导、仪器购置方案优化等前置需求。要全面分析信息管理的科学性、总结信息数据的规律性，将信息工作的边界不断扩大，程度不断加深。

(四)提高站位，面向社会

社会科学技术发展应用越来越密集，国家对高校院所和科研机构的投入巨大，如何能使实验室更好地为国家科教发展和人才培养服务是高校应该要考虑研究的重要课题。从国家战略发展角度，国家大型科研基础设施和大型科研仪器开发共享是党中央、国务院非常重视的工作，而实验室资源有效利用、合理共享的前提基础是全面的信息化管理。各高校院所成熟的实验室信息管理，一方面有利于国家对实验室资源的准确评估和统筹掌握，进而有利于政策的科学制定和方向调整；另一方面有利于在全国或部分区域内进行资源调配整合，面向社会形成跨学校、跨区域的共享机制，避免科研资源的巨大浪费，提升使用效益。

(五)逐步完善用人、培训制度

首先，在领导层面，要重视实验室信息管理队伍的建设，管理人员自身也要时刻注重业务能力的提升。其次，高校实验室信息管理工作具有连续性、规律性、关联性强等特点。因此，要求从事此项工作的人员和队伍相对稳定，同时在人员的更换过程中形成有效的传帮带机制。再次，要建立完善的信息管理工作培训机制，一方面积极安排专项培训工作，针对管理系统的迭代优化还要有持续跟进的培训；另一方面可以聘请专家举办实验室管理专题讲座，或者邀请不同院校的相关负责人前来交流经验，采用多样的形式围绕信息管理工作中存在的问题、盲区以及改进措施，对工作人员的管理能力进行强化，使管理工作更加科学有序。最后，高校实验室信息系统建设维护方面的专业人员较少，可以寻求政府指导、校企合作等多种途径的解决方式，灵活解决信息技术方面的问题。

四、结论

高校实验室建设与管理是一项长期而艰巨的工作，实验室信息管理工作无论从提升高校自身竞争力，还是提高国家科技竞争力方面，都有不可忽视的作用。当管理方式的先进程度跟不上管理工作量和信息数据量的提升时，便会面临管理效率低下、实验设备利用率低下、数据整合效率低下的多重困境，制约实验室及其关联的科研、教学工作的开展。实验室信息管理工作应着力于信息平台的搭建和优化、围绕信息资源整合这一核心工作、以科研能力和人才培养为最终目标不断优化。本文从多个方面探讨了高校实验室信息管理工作在实践中存在的问题，同时提出了优化对策，为实现理想的实验室信息管理提供多方面的思路，总结如下：

(1)优化信息组织架构、建立高校实验室管理体制；

(2)完善规章制度、确保工作有力、有序；

(3)打破封闭固有管理模式、促进信息资源有机整合与开放共享，实现“物联网”管理模式；

(4)加强信息管理队伍建设、提升管理工作质量。实验室信息管理工作正是在这样不断打破传统、在管理理念和模式上不断推陈出新的过程中，逐步形成一套日益完善的科学体系，放大自身的价值，助力学校乃至国家教学、科研事业的开展。