办公室文书档案规范化管理

陆心缘 南通市崇川国有资产运营有限公司

办公室肩负着日常行政部门业务流程的申请办理、信息上传下达、融洽沟通交流等工作，办公室文书档案管理是企业行政管理的关键构成部分，也是协助领导加强管理决策、解决事务工作的合理参照根据。办公室文书档案管理水准直接反映了公司的行政工作品质，因此，加强办公室档案文件标准化管理，压实文书档案管理基础，具备十分核心的实际价值。

一、文书档案概述

一般来讲，文书档案内容有以下四部分组成：其一，党群相关工作内容，党的工作、宣传组织工作、工会工作、共青团工作、纪律检查等。其二，行政工作内容，如行政事务、人事劳动、外事工作、后勤福利、审计等。其三，经营管理内容。比如财务管理、企业管理、决策营运、物资管理等。最后是生产管理内容，比如生产调度、环境保护、档案信息、基础设施管理、合同、安全管理、计量等[1]。

办公室文书档案的特征具体有三点：首先，较为散乱化，办公室文书档案的散乱是指原始记录的散乱化，办公室文书档案内容有多种多样，比如各类通知、通告、合同、总结、批复等，牵扯到的类别纷杂多样，因此，也大大增加了文书档案搜集、管理的难度系数。次之，成套设备化。相比于别的档案，公司办公室文书档案成套设备特征非常明显，也就是文书档案所记录的信息之间关联度较高，因为办公室文书档案常常是以某种工作、某个项目为中心所建立形成的档案集合，其中囊括保存了全部的信息内容。第三，实际价值性。办公室文书档案是办公室日常行政工作管理中所储存下的极具具体意义的文档材料，文书档案是行政管理的成果，也是决策的依据，总而言之发挥着非常全面、重要的作用性，对于提高行政机关管理效率、规划企事业单位未来发展具有至关重要的价值性。

二、办公室文书档案规范化管理的重要性

办公室文书档案规范化管理是办公室规范化管理的核心组成内容，也是呈现办公室规范化管理的一大标示。无论是提升文书档案的高效化管理，或是顺应新时期文书档案信息化发展的要求，以及加强文书档案管理科学水平，都具有重要影响作用。

首先，有助于提高文书档案的高效化管理。高效是办公室行政管理工作的一大指标和要求，也是文书档案管理顺应新时期办公室行政工作的要求。依照办公室文书档案管理的特性和规律性，推行科学规范有效的管理方案，标准文书档案管理内容，提升文书档案管理步骤，针对提升文书档案管理的高效化具备十分核心的实际意义。

次之，推动智能化文书档案的数字化管理发展。2020年全新修订的《档案法》中，明确指出，档案资料信息化规划是现阶段档案保管不可逆的趋势，并注重电子档案要保证来源于靠谱、程序流程标准、因素合规管理。随着办公室OA系统在办公室日常行政工作活动中普遍应用，电子档案的总数、经营规模都发生显著提高，加强文书档案的规范化管理，依靠公司办公室文书档案的规范化管理，健全文书档案流程管理，提升文书档案管理效益，为公司办公室文书档案信息化管理确立坚固基石。

第三，推动文书档案的科学化管理。办公室文书档案管理，推动文书档案管理从以往的粗放化管理朝着精细化管理方向转变，借助于对文书档案的标准，使之产生专业化科学化的收集、归类、编目、运用等程序流程，把办公室文书档案规范化管理和计算机技术进行融合，可以大大地压实文书档案信息化管理运行基础。因此，加强办公室文书档案规范化管理是贯彻执行《档案法》，切合文书档案发展要求，提升文书档案科学化管理的主要角度和措施。

三、办公室文书档案规范化管理存在的现状及问题

（一）办公室文书档案规范化管理现状

如今，大部分企事业单位档案管理思想、管理方式都存在较为落伍的问题，很多企业中领导层对文书档案管理工作不够重视，还有许多企业没有按照自身发展实况创建适合的文书档案管理制度，也没有及时跟进发展实况的变化而进行健全和更新，从而导致当下的文书档案管理和企业发展需求不相符，严重者甚至会影响企业各部门工作的正常运转，具体体现在以下几点上：

首先，许多企业领导对办公室文书档案管理工作非常不重视，从某种程度上看，这也是促使文书档案管理资金短缺的重要原因，不管是设备还是人员配备，都没办法满足企业发展对文书档案管理的需求，不少企业中文书档案管理人员中存在兼职工作者或者靠关系走后门任职，所以专业水平和职业态度都有所逊色，综合能力偏低，从而使得文书档案管理工作质量不高、服务水平偏低等[2]。

其次，文书档案管理工作者在上岗之前，大部分都没有经过严苛的专业培训，企业内部也未设立相关的在岗培训，从而使得文书档案管理工作人员工作素养不高、责任心不重、管理能力低下等。这些问题如果不加以纠正和改善，必然会陷入恶性循环中，这种循环会加剧文书档案管理难度，使之针对性、精确性不高，无法充分发挥出文书档案管理工作部门的职责，甚至会影响其他业务的推进。

在智能柜台前，客户按电脑提示把身份证放在智能柜台扫描区，随后在自助发卡机前拍张照，不到两分钟，就拿到了一张借记卡。智能柜台采取 " 客户自主、柜员协助 " 的服务模式，操作简便、界面流程清晰，可一站式办理跨境汇款、开户开卡、打印流水、购买理财等多种非现金业务。与传统柜面相比，办理速度得到大幅提升：使用智能柜台办理个人开卡业务并完成网上银行、手机银行的注册仅需3分钟，传统柜面至少需要8分钟；重置密码只需2分钟，传统柜面需要15分钟；打印流水只需1分钟，传统柜面打印一份两年的交易流水需要20分钟。智能柜台大幅缩减了排队等候时间和业务办理时间，从根本上消除了排长队现象，使客户体验得到明显改善。

（二）办公室文书档案规范化管理存在问题

首先，制度不完善。从当前实况来看，很多企业中都存在档案管理制度不完善的问题，这一问题的存在会令文件资料在整理、搜集、归档、分类、使用时出现一系列问题，比如随处摆放、无章可循、丢失等，理应归档的重要文件没有进行归档，许多不重要的文件反而被错误的归档。缺少了健全的制度，文件档案整理工作会陷入一团混乱状态，不具备科学性、规范性。另外档案借阅中也常常有拉关系、看心情等问题，没有正常工作交接而借出了档案，档案借出以后无法追回，这无形中加剧了档案管理的紊乱性。

次之，文书档案管理工作人员不具备相对应的个人素质和能力。文书档案管理工作并不是简单化的管理类工作，它本质上隶属于技术类，一般来说，文书档案管理质量、效率和文书档案管理工作者的素养、能力直接相关。假如档案管理人员素养低下、管理能力不高，专业知识储备不充足，经验也相对欠缺，那么可想而知，档案规范化管理必然是无法推进和落实的，文书档案管理的产品质量也得不到明显改善和提升。因此，文书档案管理工作者要不断完善本身学习，提高业务能力，丰富知识储备，从而提高文书档案管理的效率。

第三，意识偏低。很多档案管理工作者不具备档案管理意识，对自己的岗位职责、义务掌握不够清楚不够全面，对档案管理工作的掌握和实际操作仅仅被动地接纳，并不懂得要严苛遵循有关规范要求来践行档案管理工作，提高文书档案的质量。文书档案现实的凭证价值、参考价值颇高，可以为企业运作、科研机构的发展提供必要的参考和依据，但这需要在依据发展实况基础上加以挖掘和提炼，实行相关正确举措来加以开发应用，不然文书档案是没办法发挥出真正宝贵价值的，只能被当作尘封的过期资料。

第四，文书档案管理投入力度较小。文书档案管理工作想要规范得当，需要具备计算机、扫描仪等硬件设施、资金投入以及专业化管理人才，人员配备不足、经费短缺是当下很多企业都常见的问题，不但大大影响文书档案管理工作的照常运转，而且也严重阻碍了文书档案信息的开发和使用。所以，不管何企业，都要加大文书档案管理工作的投入力度，全员建立档案管理意识，从而确保文书档案管理工作更好地服务于企业持续化发展。

第五，宣传力度不够。档案信息是从各种层面的实践活动中得来的，换言之，和企业当中所有员工都密切关联，在企业的工作生涯中，每个员工都有自身想要留存的东西，企业本身也会有一些珍贵的资料、文件等值得纪念。假如文书档案管理者没有建立这种归档、存留意识，也不懂得通过相关专业知识进行整理，那不但会影响文书档案管理工作发展，也会促使这些和企业、员工相关的珍贵资料遗失，可见，对档案管理知识要加强宣传力度，使其在全企业中都获得普及，这样才能在企业内部形成档案管理认知，促使档案管理更加科学化规范化。

最后，领导层重视度不够，欠缺对档案管理的责任感。很多企业高层领导都认为文书档案管理工作可有可无，所以也没有界定清楚责任，从而使得分管领导不具备高度责任感。尤其是机关单位中，这种现象更为严重。想要促进文书档案管理工作的规范化发展，必须要界定清楚职责义务，确保文书档案管理工作有专门的人员从事、有专门人员监督、有专门人员领导。

四、推进档案工作规范化措施

（一）加强对文书档案管理工作的认识

自某种程度上讲，提升对文书档案规范化管理的认知是推动文书档案规范化管理的主要前提，各企事业单位领导要确定意识到文书档案规范化管理对促进企事业单位不断发展的主要干扰功效，从而在经费投入、制度践行、人员配置、办公环境改善等方面进行整体完善健全，打造出文书档案规范化管理的良好氛围。文书档案工作者也需对自己工作及其岗位职责义务有明确的认知，改变过去的工作理念、工作态度和方法，把践行文书档案规范化管理工作和企业的长远化发展以及自身职场生涯的发展联系起来，严格遵照相关要求进行自身工作的改进，促使文书档案管理朝着更为科学规范化方向转变[3]。

（二）规范档案管理机制

在公司企业中从业文书档案管理的工作者，要言传身教，遵守和执行和文书档案管理相关的各种制度、准则等，具体工作中要严格遵循审核、签发流程，防止出现滥发文件的现象，对签发的手续、附件要定期进行核实，反复查看，保证其完整。如果部分内容需要复审，那么要对这些内容正常走流程，过程序，提高复审效率，确保文书档案资料不管是用纸、标号，还是排版等都严格遵照相关的技术标准来执行，从而提高文书档案管理的效率和质量[4]。

（三）提高档案案卷质量

通常来讲，文书档案的宝贵价值在于档案案卷材料的搜集整理上，立卷方法、案卷装订等是最能彰显文书档案工作的效果的。所以，文书档案管理工作中，要按照现实情况、档案性质挑选恰当的立卷方法，如此方能确保案卷的装订质量，更好地完成档案的分类保存工作，也有利于后续的查检、调取，对于文书档案管理的标准化、规范化更是有极大的助推作用。

（四）提高档案管理人员的水平和素质

对于文书档案管理工作人员素养、能力偏低的现况，要实行多种对策，增强对文书档案管理者的学习培训，具体可采取下述方法，其一在企业内部创建定期业务学习机制，有组织有规划的学习优秀的档案管理理念、方法、技术等。其二，选派相关工作人员外出培训进修，系统化全面化了解文书档案规范化管理知识和技巧，大大提高业务水平[5]。其三，加强和其他企业的协作，定期组织不同企业间文书档案管理规范化的交流活动，取长补短，一同进步。最后，健全档案管理者的业务考核机制，通过考核来推动工作者工作积极性提升，定期在宣传栏当中予以表彰，在全企业范围内营造一种争先进的良好作风，为此来确保文书档案材料的时效性、完整性、高效性，进一步提高文书档案管理质量。

（五）创新文书档案管理方法

现阶段是信息化时代，传统的档案管理方式显而易见没法顺应现阶段社会、公司的发展需求。因此，文书档案管理也要与时俱进，紧跟时代发展趋势，在管理方式、手段上予以更新，比如积极采用计算机技术、数字档案管理技术等，借助对文书档案的数字化转化、健全档案全文数据库、建立档案电子目录、开发和应用企业官方网站，开通档案远程查询系统等，来提高文书档案信息的搜集、整理、开发、利用，打造网络信息技术为载体的宽口径、跨时空、多角度文书档案管理格局[6]。确保降低档案管理工作者压力、强度的同时，实现文书档案归档、存储、查询、利用率的提升。需要注意的是，电子文书档案和纸质版文书档案同等重要，不能在建立了电子文书档案库后，忽视对纸质版文书档案的管理和保存，要进行两者的链接，确保纸质版、电子版文书档案资料信息是一致的。

（六）深入挖掘文书档案内在价值，建立管理者的服务意识

当文书档案管理工作当中，要提倡和鼓励工作者进入到分支企业、其他机构部门中进行了解，全面掌握文书档案搜集、管理真正需求，按照自身专业能力和素养，对信息进行及时编研，并转变观念，建立服务认知，正确看待文书档案管理工作。同时要从多渠道、多维度开发和深挖文书档案的内在价值，为各类文书档案资料的编印、管理提供参考，也为企业未来的持续化发展决策提供依据，从而令文书档案资料真正地发挥出自身价值。

五、结语

总而言之，一个企业的管理能力在某种程度上可以通过文书档案管理水平来判断，档案管理的效果、质量直接影响着企业内部档案资料的完整性价值性。提高文书档案管理工作的效率和质量，既要增加文书、档案管理间的衔接度，推动各部门协作配合，创建完善的档案管理机制，又要对各种工作程序加以优化健全，以此来推进文书档案管理工作更为规范化、标准化，另外也能更高效地挖掘和开发文书档案的价值性，提升档案资料利用效率，保障企业的长远持续化发展。