国有企业办公室工作效率的提升策略探讨

2022-12-17胡定红

企业改革与管理 2022年21期

胡定红

（蜀道交通服务集团有限责任公司，四川成都 610000）

著名的战略管理学家迈克尔·波特认为，企业竞争优势往往来源于企业在销售、生产、设计、发送、辅助等过程中许多没有直接关系的活动。因此可知，国有企业的业务部门其实主要负责的是销售、研发以及制造等，业务部门往往具有明确的任务，其工作也被列为核心流程。办公室等一些行政部门主要是负责对这些核心流程的运行提供大量的资源支持，因此，被列为辅助流程。只有实现辅助流程和核心流程的良好配合，才能保证国有企业在激烈的市场竞争中站稳脚跟。所以，办公室工作对于国有企业的发展具有不可忽视的重要性。

一、办公室工作在国有企业改革和发展中的作用

国有企业作为承担重要社会责任、经济责任、政治责任的企业，是我国经济发展的支柱企业，因此，国企中的办公室部门承担着较大的职责。根据调查，笔者了解到，办公室作为为各部门和企业领导提供服务的核心部门，同时也是一个企业综合办事机构和形象代表，具备掌握信息、联系领导、做好统筹安排等一系列工作，因此，国有企业办公室工作有着天然的优势，在推进事务、开展公务、完善服务等方面发挥着不可忽视的作用。当前，国有企业的办公室工作水平的高低会影响企业整体的管理效率，甚至会影响企业的发展质量以及在社会中的形象。国企办公室的作用主要包括下述四个方面。

一是加快国企改革速度以及加强整体的整合力度，办公室一般主动参与到制定企业的各项规章制度中。作为国有企业办公室，其工作的一项重点内容就是参与制定企业的相关管理制度，对于我国的国有企业而言，其改革的力度和进程，与国有企业办公室工作的效率和精准度有着密不可分的联系。因此，国企办公室应当积极地整合和处理各项管理资源，并且结合企业具体的发展规划，更好地落实各项制度，做好监督、沟通、咨询等一系列工作，最终将流程和制度贯彻落实到企业的各个层面。

二是与企业内部其他部门进行沟通和协调。国有企业内部中部门纷杂，每个部门都有属于自己的工作重点，所以，在工作中难免会出现冲突和矛盾。此时就需要办公室从中进行协调和沟通，并且保证实现企业不同部门、级别人员的联系。

三是做好后勤工作，为员工谋福利。这也成为当前国际办公室中最主要的责任。当出现劳资问题过程中，甚至在刚刚出现矛盾时，就要求国企办公室快速做出回应，并且利用合法、亲力亲为的手段，保证进一步的维护员工和企业的各项利益。同时也需要制定行之有效的保障措施，这样才能确保员工具备忠诚度，同时激发其在工作当中的积极性和主动性。

四是提高企业整体的管理水平。国有企业办公室主要起到的是联络内外、上通下达等作用，因此，作为办公室工作人员，应当具备较高的综合素质，不仅要快速掌握企业的各项信息，同时也应当具备大局意识和良好的学习能力。只有这样，才能将企业的管理和领导的意图快速地结合起来，并且保证企业整体管理水平得到大幅度的提高。

二、新时期国有企业办公室工作的重点内容

一是要发挥好参谋助手能力。应当做到参谋不参乱、辅政不乱政、到位不越位、管家不当家、忠诚不奉承、立功不争功、帮忙不添乱的效果。

二是应当发挥好综合协调的职能，应当处理好上与下、大于小、内与外的关系，协调好部门之间、领导之间、上下级之间的关系，保证工作朝着高效、有序的方向运转。

三是应当发挥好监察、督查和督办的作用。应当抓好企业的重要工作部署、重大策略、重要建设项目等一系列的工作。

四是要做好公文处理工作。公文流转应当具备高效性，并且要有着较强的时间节点意识，如果文件流转在办公室较慢，那么就会在办文部门当中更慢。

五是应当做好信息调研工作，文稿起草时应当理顺好思路，明确地提出观点，保证与领导思路产生共鸣。

六是做好会务工作，应当提前做好准备工作，抓住每一个细节，这样才能保证会务具备高效性和流畅性，切实做好保密工作，主要主动地落实自身的责任。

七是对于一些重要的资料进行保密，应当做到不该问的坚决不问，不该说的坚决不说。

八是应当对于档案管理工作进行高度的重视，对于档案的收集、管理、使用工作进行不断地规范。

九是应当做好信访与维稳工作，要注重方法和政策，并且将问题解决放在前头，将矛盾主动化解放在苗头之上，这样才能为企业以后的发展营造一个良好的氛围。

十是应当做好接待和后勤工作，应当本着细致、大方、节俭的原则，做好接待和后勤工作，这样才能为员工和客户创造一个更加优良的环境。

三、当前国有企业办公室工作面临的问题

国有企业只有直面问题，了解实际情况，才能为日后提高工作效率明确方向。国有企业办公室作为一个行业综合协调服务水平的基本代表，虽然办公室的工作内容十分繁杂，但每件事都是十分重要的，因此，应当保证办公室工作人员具备高度的责任心，避免出现懈怠的情况。无论是对于工作的质量还是服务的品质，都应当以更高的标准对部门进行要求。在当前的实际工作中，因为受到各种因素的影响，即使在事前做好周密的考虑，事中做好严密的控制，但也难免会出现疏忽。

（一）办公室名称众多，职能职责混乱

从办公室到管理部，从总务办到协调服务部门，有着不一的名称，这就说明国有企业未能真正地对于办公室进行定位。很多国有企业的办公室，除了包含服务、事务以及公务等工作内容，同时也夹杂着人员招聘、综合服务、后勤保障、库房管理等一系列的职能，很多领导干部将一些未能明确职责的事项交由办公室进行处理，这就会加大办公室的日常工作压力，导致其工作量繁多，同时也容易降低工作的质量，导致出现质量不高、机构臃肿等一系列问题。虽然这些职能都十分重要，但却会导致办公室的新业务职能履行情况受到不利影响。

（二）普遍不受重视，效能不高

国有企业办公室往往肩负着办工会组织、政研信息、公文流转、督查督办等一系列重要的职责，但是，很多企业却认为专业部门才是干实事、出效果的部门，办公室只是徒有其表，不能为企业带来任何的经济效益，所以，对于办公室安排的文件办理、材料启动、信息报送等持懈怠的态度，甚至会出现不管不问的情况。办公室人员因为受到上述原因的影响，也会逐渐减少自己在工作中的冲劲和干劲，同时也难以充分发挥部门的服务作用和管理职能，最终产生效能低下的严重问题。

（三）缺乏足够的参谋能力，考核质量较低

很多国企办公室人员因为缺乏交流的机会，未能对于工作内容进行创新，往往会凭借自己的经验办事，并且疲于应付各种事项，未能深入地研究全局工作，甚至不能为领导决策提供有价值的建议。虽然已经建立了绩效考核体系，但却有着一般的运行效果，往往重于形式，难以发挥其真正的作用。除此之外，办公室人员未能参与一些专业的培训，导致其自身的素质仍有待提高。

四、提高国有企业办公室工作效率的对策及方法

（一）强化人员责任意识，提升人员专业素质

首先，应当转变观念，使工作人员具备较强的责任感，使其能够明确自身肩负的职责，并且了解到职、责是两方面的事情，两者有着密不可分的联系。作为国有企业办公室人员，应当具备极高的政治意识，并且熟悉党和国家所提出的方针政策、了解企业的基本义务以及明确法律法规，并且对于政治有着较高的敏感性，将自己打造成领导的参谋和助手。应当提高学习意识，主动地开阔眼界，并且广泛地涉猎与办公室各项工作相关的知识，保证提升个人的工作能力，通过时间的锤炼与打磨，提高自身所具备的服务意识，保证在日后的工作中，具备超前服务、主动服务、善于沟通、注重细节，同时也能够做到坚持高品质、高要求，保质保量地完成相关工作。

其次，需要从办公室工作特点出发，端正自己原本的心态。一是应当充分认识到办公室工作对于国有企业的重要性。对内部而言，办公室作为一个中枢部门，起到的是下情上报、上情下达、沟通协调、横向联系等一系列的作用。而对外部而言，办公室作为企业的“窗口部门“，同时也是与外部相互沟通的必要渠道，更是展示企业形象的主要途径。所以，办公室人员要充分了解到，企业工作效率在一定程度上受到办公室工作效率的影响，企业的外部形象也会在一定程度上受到办公室从业人员素质的影响，而企业内部的班子团结性和凝聚性，也往往代表着办公室人员的智慧。二是需要充分认识到国企办公室工作的繁琐性，因为办公室工作业务广泛，内容繁杂。小到办公室当中一张纸、一支笔，大到企业制定的发展战略，这些都会凝聚着各位办公室同志的汗水和智慧。由于办公室的工作人员受到工作内容所带来的限制，作为企业当中的服务部门工作，难以具备较为出彩的一面，甚至会出现差误错。所以，在工作中往往批评多、表扬少。但是，也有很多领导干部十分的肯定办公室工作，否则也不会让这些办公室人员担任这个岗位，作为相关工作人员应当公正地对待他人，严格地要求自己。

最后，要充分认识到办公室工作的重要性，虽然办公室工作十分的琐碎与繁杂，但每件事都十分重要。办公室同事需要认真地对待每一项工作，并且确保严谨、仔细，做到小事不放松、大事不糊涂、处事讲技巧、工作讲原则，用严谨的作风去维护领导班子当中的团结，并且用严谨的作风去更好地展现出办公室的形象。

（二）建立健全企业办公室制度

建立完善的企业办公室制度，有利于提高国有企业办公室的整体工作效率，并且保证企业日常事务处理朝着制度化、规范化方向转变。与此同时，建立完善的企业办公室制度，能够充分满足国有企业发展的相关要求。企业办公室人员与领导层、基层人员有着密切的关系，因为企业的各项工作都在一定程度上依赖于办公室，所以，企业办公室应当充分地认识到自身的价值。在新时期背景之下，办公室工作与传统的办公室工作相比有着很大的区别，作为办公室工作人员，应当在工作中积极的改变传统的工作理念和工作作风，并且保证提高服务质量和服务意识，这样才能展现出更好的企业办公室形象，做好内部工作和内部工作，减少手里当中所积压的各项事宜，以避免发生不利于企业发展的问题。

（三）对组织结构进行优化，保证工作效率得以提高

从当前办公室工作情况来看，想要保证办公室的整体工作效率得以提高，那么就需要进一步优化和完善自身的组织结构，这也成为提高工作效率最主要的方法。当前，国有企业办公室组织结构会影响人才队伍的建设情况，同时关系各部门以及各主体之间的业务往来情况。构建完善的结构，对于提高办公室整体效率有着不可忽视的作用。通过对办公室组织结构进行不断的优化，正确处理各部门之间的关系，保证信息得到快速的反馈。在当前改革与建设的背景之下，国企应当做到一切从实际出发，实事求是，不仅要考虑到自身的发展情况，同时也需要充分地考虑办公室的工作特点，确保掌握结构的协调性以及工作的灵活性。

（四）注重对办公室工作进行创新

当前，经济形势变化较快，如果按照传统经验去办事，那么难以面对当前不断复杂的工作环境，因此，国有企业在内部改革过程中面临的新矛盾、新问题，更是层出不穷。办公室人员应当具备创新思维，积极地拓展思路，做好摸底工作，同时也能为领导科学决策，提供可靠的依据。将创新的方法加入其中，充分地利用各种先进的工具。做好员工思想的政治引导和掌握工作，减少各种信访事件，保证队伍建设的稳定性。