基层乡镇档案管理工作创新策略探究

2022-12-07范广萍

文化创新比较研究 2022年10期

关键词：整理乡镇档案管理

范广萍

（山西省忻州市偏关县尚峪镇人民政府，山西忻州 036400）

基层乡镇档案的重要功能与作用使其在维护基层稳定上具有不可替代的价值，只有在保障乡镇档案资源系统、全面、完整、真实的基础上，才能为“三农”服务、为农村社会稳定服务，因此，加强对基层乡镇档案的管理有着重要的现实意义。

1 基层乡镇档案管理现状

1.1 管理制度不健全

健全的制度是开展管理工作的基础，通过管理实践总结经验弥补制度不足，形成良性循环，才能够始终保持管理工作的先进性与有效性，但目前乡镇档案管理并未形成健全的制度。乡镇政府未能意识到档案管理工作与单位经济发展之间的关联性，所以没有利用自身优势来进一步完善管理机制，久而久之档案中的数据记载经常出现不完整的情况。同时数据也容易出现误差，不利于后续多项工作的展开。

1.1.1 缺少综合管理制度

近年来，我国各地乡镇陆续开展档案馆建设，出台了诸多针对规范档案管理、业务管理的文件，使管理制度有了完善与细化。但在全国各地乡镇还普遍存在乡镇综合档案室，因各方面因素无法建成档案馆，其管理制度仍处于空白的状态，从而导致档案管理工作在乡镇事务中逐渐被边缘化、弱化，领导也缺乏管理意识。加之资金不足，无法对档案展开专业性管理；档案室待遇差、人员流动性大，无专人分管档案，制度建设无从谈起。因此使工作日益随意，多凭借主观经验判断情况，不规范的管理行为普遍，难以保障档案的完整性以及安全性[1]。

首先，基于管理制度设置的管理岗位与档案管理工作实际严重不符。多数乡镇档案管理部门均根据现行制度配备管理人员，可为专职或兼职，也构建起兼职人员工作网络。但从实际调查中了解到，每个岗位人员除档案管理人员的身份外，也兼具着公务员、事业编制等身份。身份的不统一使不同岗位的工资待遇出现差异，相同工作但因身份不同导致待遇出现差异，使诸多兼职人员出现较大心理落差，严重影响工作积极性与主动性[2]。

其次，缺少经费保障制度。由于资金有限，诸多乡镇目前只能用档案盒、铁皮柜、密集架等基础性设备开展管理工作，随着档案数量的加大，对电脑、打印机、扫描仪等现代设备的需求度更高，而经费难以支撑，影响档案管理工作的进步与管理水平的提升。

最后，缺乏规范的业务管理体系。在现有的业务规范管理标准当中仅对业务做出笼统的要求，未能细化对档案管理中收集、鉴定、保管、移出、销毁等详细业务环节的规定，从而使管理中缺少规范业务活动的标准；且因对业务缺少规范的要求，乡镇档案管理部门在安全保障方面无任何措施，经常引发严重不良后果，如档案丢失等[3]。

1.2 信息化建设滞后

档案信息化管理是“互联网+”背景下各级行政部门、企事业单位信息化改革工作的重点，在南方等发达乡镇也逐渐深化档案信息化建设工作，配备信息化设备、系统实现对档案的数字化加工。有些乡镇已实现部分档案目录数字化或重要档案内容全部数字化。但就全国来讲，乡镇档案信息化建设整体进程缓慢、深度不足，严重滞后于城市。乡镇政府未能派设专门的机构保护重要信息、数据，乡镇档案资料容易受到不法分子的网络攻击，进而引发信息泄露、信息丢失等问题。

1.3 管理人员缺乏专业素质

乡镇档案馆等小型管理部门仅配备1～2 人负责档案管理工作，其中不乏兼职人员，通过调查了解到从业人员素质普遍不高。其中专职人员多为党政办公室人员兼职，因体制并未设置专门的档案管理机构与岗位编制，因此，其投入到档案管理上的工作精力有限；同时，因兼职问题也导致人员流动频繁，缺少档案管理意识，在管理过程中缺乏主动性等问题。此外，长期忽视专业化培训，人员专业素质、实操技能始终得不到提升，导致在管理过程中缺乏创新[4]。

1.4 管理水平不高

在收集环节，乡镇档案管理工作有着系统的流程，其中收集环节工作量较大，对收集档案全面性、真实性的控制始终为工作难点，其中收集不全是业务管理中最普遍的问题。例如，一些乡镇认为上级文件、“红头文件”为档案收集的重点，直接将乡镇范畴内的档案资料排除在收集范畴内；忽视特殊载体档案收集，如珍贵的照片、光盘等形式的档案；也不重视当地地域与民族特色档案的收集，导致旅游资源、非物质文化遗产、少数民族等特色档案资料大量流失[5]。

在整理环节，乡镇档案整理要求遵循档案整理一般原则，有详细的步骤要求，但缺少统一的整理标准。未能参考国家或行业标准制定统一整理标准要求，导致整理混乱，且缺少科学的分类方法，未能够从内容、时间、载体等多种角度进行系统分类，导致整理不规范，出现档号缺失等问题，后期不便于查找与利用。

砂石及水泥等材料应在搅拌站搭设遮阳棚，避免在阳光下暴晒，混凝土搅拌用水应尽可能采用温度较低的地下水，以降低混凝土的搅拌温度及入模温度。

在利用环节，乡镇采集的档案需要定期移交县级档案馆保管，有些地区交通不发达，乡镇与县城相距较远，移交后的档案不便于随意提取使用。加之管理不规范，导致档案内容混乱，群众、工作人员不愿再花费大量时间进行档案查找，也降低了档案的使用效率。

2 基层乡镇档案管理工作的创新策略

2.1 健全管理制度

为提高乡镇档案管理工作的规范化、标准化水平，弥补制度漏洞势在必行，当前需要不断努力构建起覆盖各个业务环节的管理制度体系。具体来讲有以下几方面。

2.1.1 完善综合管理制度

针对诸多地区乡镇综合档案室管理制度空白的情况，相关行政部门应予以高度重视，从大局出发，走访乡镇综合档案室了解实际情况，获取当地乡镇政府以及民众的支持，客观地分析档案管理上出现的困难以及存在的薄弱点，从而形成详细的规划，指导乡镇建立管理制度、传授管理业务方法，以规范的制度推进档案管理工作的落实[6]。由于乡镇政府日常工作所需档案类型繁多、内容复杂，所以为提高工作的有序性，在进行数据记录、登记的过程中需要科学使用信息化管理平台，设计好完整的录入程序，以此来确保信息的精准度与真实性。同时，还要做好档案筛选、分类工作，这样既节省人力成本、时间成本，还能够及时将碎片化资源整合，为后续工作的展开提供坚实的保障。

2.1.2 规范乡镇档案馆管理标准和流程

需立足国家规定、行业标准，从档案管理的各个环节出发，细化对收集、鉴定、保管、整理、统计等环节的管理标准，进一步规范工作要求，并以严格的标准强化工作人员的责任意识，减少失误、不规范行为。同时，还需从每个管理步骤出发，构建全面制度体系，如安全保密制度、执法检查制度、库房管理制度等。

乡镇政府还应该结合自身的档案管理工作情况来建立针对性较强的辅助机制，从根本上加大对档案工作的监督、管理力度。此外需要专门设置实时审查与数据跟进部门，最大程度上增强档案管理人员的服务意识，从而增强他们职业道德与素养，为后续多元化政府工作的展开开创良好条件。

2.1.3 确立经费保障制度

经费是保障管理工作有效落实的基础条件，目前乡镇档案管理水平有限的根本原因则是管理工作落实缺少资金支持。为保障经费充足，应由市级、县级政府对已经建成且经过审批的档案馆提供专项财政资金支持，且承担为档案馆管理工作落实筹措经费的责任。各级档案管理部门需要从长远的角度看待乡镇档案管理所创造的价值，利用经费保障机制促进其发展建设、规范管理，改善落后的情况，以便保存真实、丰富的档案资料[7]。

2.2 深化信息化建设

信息化建设是档案管理工作改革的必然趋势，随着社会发展水平的提高，信息化建设将不断深入，面对乡镇档案信息化水平落后的现实情况，应加速建设步伐，积极引进信息化设备、系统，实现档案资源的互通与共享，提高档案的利用率与管理效果。因此，还需从以下方面进一步深化信息化建设工作：首先，完善基础设施建设，电脑、打印机、扫描仪等硬件基础设施要配备齐全，并完善软件设施，引进管理系统及软件；其次，完善人才队伍建设，引进具有专业知识背景的档案管理人才，并且对其信息技术技能水平作出要求。具体为：掌握信息化系统、软件的操作方法以及处理基本故障、运行异常技能，能够配合专业技术人员完成系统更新、软件优化等操作，并且掌握扫描仪等设备各项功能的使用方法。引进人才后需要组织所有档案管理人员接受培训，逐渐掌握信息化操作技能，将档案信息逐渐转化为数字化资源，构建起数据库，实现各层次档案管理部门能够进行资源共享；最后，应设置专项资金用于信息化建设，如系统升级费用、软件优化费用、引进新设备费用等，保障信息化建设工作持续推进。

2.3 提升管理人员专业素质

必须保障直接接触档案管理工作的一线人员具备专业素质与能力，同时还要具备较强的法律意识，并确保其能力与素质满足档案管理岗位需要，结合乡镇档案管理实际情况与需要，可以从以下方面提升管理工作队伍素质。

一方面，设置档案管理岗位编制，落实专职管理人员。由于目前多数档案管理人员为兼职，难以保障精力完全投入到档案管理上，严重影响管理工作落实效果与工作积极性，因此，应设施公务员或事业单位岗位编制，引进专业技术人才，要求具备档案管理专业知识背景，掌握现代科技技术。并以科学管理机制、完善考评责任制度严格管理队伍，使每个岗位管理人员相对固定，保障管理工作连续进行，业务水平不断提升。建立一支专业技能过硬的稳定档案管理队伍，能够从根本上加强对各类信息的收集力度、提升归档能力，真正做到将各项工作落到实处，促进乡镇基层政府的全面发展。

另一方面，做好专业培训教育工作，利用宣讲、培训、交流会等方式强化档案管理人员对专业管理标准、方法的掌握。并优化其综合素质，使其树立正确的职业观，培养服务意识、责任意识，在管理工作中充分调动主动性与积极性，严格按照管理标准落实工作，减少人为失误；并由市级、区级、县级等档案管理部门定期组织从岗前贯穿至岗位交接技术培训工作。可以选择专题培训与实地培训两种形式，专题培训是设定培训的主题内容，管理人员根据需求选择，多以线上为主，集中几天时间进行专题知识以及操作技巧方面的讲解，学习后需要通过考试检测本次培训效果；实地培训则是由上级档案管理部门派专门的培训队伍深入到乡镇实地进行指导与培训，这不仅能够纠正工作中的错误行为，也能够传递最新指示与档案管理方法，并掌握乡镇档案管理实际情况，进而结合实际需要有针对性地提高管理人员业务能力与水平。

2.4 优化管理业务

针对问题存在最多的管理环节，需采取以下措施优化管理业务。

在收集环节。作为档案管理的基础与前提，需重点克服材料收集不全问题，第一，应明确档案收集的具体范围，根据上级部门对乡镇档案管理工作的要求，乡镇档案馆需要制定详细的档案收集细节与工作方案，汇报给上级管理部门，经批准后执行。且需要明确档案收集内容，文字、图像、声像、影像、实物等均可成为档案资料，不应对资料形式加以区分，要做好及时、完整的归档。其中乡镇机关内部职能活动的文件资料、农村土地承包经营权、农村土地确权等材料均为重点收集对象。第二，应根据收集工作量确定归档时间，例如，要求每年6月完成上一年档案的整理与归档工作。第三，保留档案内容特色，如少数民族资料、非物质文化遗产等资料均需保留其特色。第四，提高对收集工作的重视，上级下达工作要求后应立即组织收集队伍开展工作，并取得乡镇政府、广大人民积极的配合，提供详细、真实、完整的材料。

在整理环节。应根据国家与行业标准建立起统一的整理规范，例如，按照《归档文件整理规则（DA/T22-2015）》《电子文件归档与整理规范（GB/T18894-2002）》等对不同类型档案材料的整理做出针对性要求，使档案管理人员严格按照标准落实整理工作。同时组织档案管理人员接受整理工作技能培训，要求熟练掌握每种类型档案的整理方法，且能够独立完整区分全宗、全宗内档案分类、目录编制等所有整理步骤。

在利用环节。加大档案利用宣传，提高乡镇民众档案意识，关注档案，积极利用档案解决实际问题，从而扩大档案在社会的影响，促使民众更加积极地配合档案管理工作。同时提高档案资源的开发利用水平，要求管理人员做到全面了解档案情况，当民众或上级部门提出需求时，能够给予准确答复，及时提供所需档案，避免因档案混乱无法及时提供档案材料。此外，也需要丰富档案利用方式，如在规定允许范围内免费外借、复制、证明等。