新时代提升血液中心档案管理水平的路径

程丽霖

（重庆市血液中心，重庆 400052）

血液中心是设立在直辖市、省会市、自治区首府市的采集、提供临床用血的公益性卫生机构（一般称“采供血机构”），除拥有除血液招募、采集与制备、供血、医疗用血业务指导等一般血站的普通职能外，还有本省（直辖市、自治区）采供血业务培训与指导、质量评价、集中化检测、血液科研等特殊职能。相较于中心血站、中心血库等一般血站而言，任务更多更复杂，工作管控能力及质控、检测、科研等技术能力更强。

一、血液中心及其档案概述

血液中心的档案一般包含文书、科技、专门（含会计和人事）、业务四大门类。档案来源于各职能管理部门以及血源管理和血液采集、检测、制备、储存、发放和运输各环节，真实记录和反映了血液宣传动员、采供血医事服务、血液生产制备过程、输血医学研究、献血者及献血服务志愿者管理、血液中心自身建设与运营管理等具体内容。

无偿献血是一项崇高的社会公益事业，血液中心的档案不仅是卫生技术工作的原始凭证、输血医学探索的基本资料、采供血机构管理的参考材料，还是血液社会管理活动的原始记录、采供血事业法制进程的查考依据、地区人群精神文明风貌在血液工作视角的生动素材。血液中心的档案管理水平体现了血液中心的整体管理水平。笔者以重庆市血液中心为主要研究对象，结合通过文献查阅法获取的国内其他采供血机构档案管理情况，对血液中心档案管理现状进行归纳总结，最后综合分析提升相关水平的路径[1]。

二、血液中心档案管理现状

1.收集保护不利

部分采供血机构因法律意识不强，执行法规不到位等，存在档案门类不全或存放不当的问题。虽然档案法明确规定“一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。”但根据调查结果，大多数采供血机构均能遵照开展“采、检、供”三个环节的工作资料整理收集，因血站执业“一法两规”明确规定了“献血、检测和供血的原始记录应当至少保存十年”。而其他的业务环节如“成分制备、输血研究、质量控制”等工作资料收集情况参差不齐，且存在其他门类档案如文书、科技、会计、声像等不同程度缺失的情况，总体呈现出“重业务环节、轻管理部门”的态势，此为门类不全。此外，由于采供血业务任务较重，数据比对、信息核实等工作查考频次较高，为图便利一些血站工作记录存放于业务部门内，未交由综合档案室统一管理，或者根本就未成立综合档案室。于是，由于存放条件参差不齐，采供血机构档案时有保护不当的情况，此为档案存放不当。

2.门类概念模糊

在档案管理“归档、整理、分类”工作范畴，血液中心处于两个“中间地带”。一是血站行业具有条块化管理的基本特点，血液中心、血站、血库由各自所在行政区域内卫生行政部门主管，血液中心对血站、血站对血库仅有业务培训与技术指导联系。承担输血医学行业管理、业务培训的中国输血协会，以往鲜少组织档案管理相关专业培训或讨论。采供血机构档案管理受限于单位、管理者的意识和知识，具体操作空间较大，管理水平和状态良莠不齐。二是血液中心由地方人民政府设立，属公益性事业单位。对于机关和企业的档案管理，国务院、国家档案局均明确的门类划分、整理规则、保管年限，一般情况下事业单位均参照机关档案管理相关规定开展档案管理。但由于血液中心实际工作存在“卫生专业技术、社会化管理、服务行业、生产企业属性”四大属性，机关档案管理办法与规定不能完全满足工作需求，若如将全宗内某些类目如文书管理、业务档案、科技档案的分类和归档范围参考企业相关规定执行，可参考的相关经验、研究又比较少。例如，笔者阅读文献发现，部分血站将应当归入文书档案的审计档案划分为专业档案一类单独存放，也有部分血站将采供血业务档案这种典型的专业档案划入科技档案管理[2]。因此，笔者认为，采供血机构档案专业概念较为模糊，概念分类与实体分类混淆不清，实体档案类别划分随意。

3.管理制度不全

血液中心各部门及业务各环节大多具有明确且健全的工作制度，然而血液中心档案管理方面却缺少明确、完善的规章制度，并缺少特定的管理模块。一是档案管理机构并不明确，有的血液中心甚至未成立综合档案室，或者已建立综合档案室的也有部分部门的档案采取单独管理模式。单独管理的档案有：管理部门产生的档案如设备档案、采购档案等，业务部门产生的档案如成分制备档案等。二是档案管理相对分散令信息资源无法整合，档案信息缺乏连贯性与完整性，血液中心也很难统一收集全具有价值的资料，或者收集的资料信息出现重复，对今后资料依据的查阅造成一定影响。出现这些问题都是因为一些血液中心档案管理没有健全管理制度，对档案不能做到科学、规范管理。

4.专业素养欠缺

部分血液中心档案工作人员的引进、培养与培训没有受到重视，存在缺乏的情况。一些血液中心档案管理人员是从其他科室转岗或兼职而来，部分血液中心甚至分配一些年纪较大、身体较差的老干部负责档案管理。这些人员大多不具有档案专业学历和工作背景，理论与文化水平参差不齐，档案技能与意识程度也不尽相同，存在随意性思想，甚至不会全身心、也不具有充足精力和热情投入到档案收集、管理、利用的工作中。同时，缺少专业的档案管理培训，就直接到了档案管理岗位，后续也鲜少有机会专门学习档案管理专业知识，档案专业专业素养较差，以至于血液中心档案管理与业务工作的飞速增长不能同步[3]。

5.开发利用不足

血液中心业务档案查询利用相较其他医疗卫生机构频次明显不高，较高价值档案存量相对较少，且由于业务系统发展较为完备，一般情况下认为不具有开展数字化工作的显著特征。然而信息化是档案工作大趋势，具有方便共享、提升价值的基本作用，一定程度上地按需进行信息化是值得推崇的，否则将限制自身发展。此外，对于血液中心全宗内档案的作用，业内更加认同凭证查考和工作参考，而忽略了对机构所在地区和区域民众价值观和精神的影响。实质上，开发利用好这部分档案，对于献血志愿者、献血服务志愿者和从业人员精神锤炼、血液中心文化挖掘、机构发展历史编研布展乃至对血液宣传招募和社会化管理都有十足重要的作用。近年来，河北、江苏、山东、山西、重庆等地采供血机构利用档案建设“无偿献血科普馆”，并以此进行科普教育、文化宣传的案例逐渐被熟知推广。上海市血液中心甚至利用档案信息打造了以无偿献血精神和活动为核心内容的舞台剧目《我在你的未来》，这些举措丰富了血液中心档案开发利用的思路，也对血液中心档案管理工作有极大的启发和促进作用[4]。

6.现代化水平不高

档案移交进城市档案馆是推进档案数字化的有力手段，而全国一些城市血液中心档案并未纳入本地区进馆范畴。目前全国实行的“电子献血证”并入政务平台多是直接对业务系统数据开展治理和对接，缺少档案信息的支撑。从这两个层面都可以反映出血液中心档案在档案事业现代化公共服务当中的角色缺失。究其原因为血液中心总体档案管理现代化水平不高，主要为缺乏电子化副本制作与信息挂接，档案管理信息系统建立滞后且与业务系统独立，档案门户网站建设缺乏导致公共服务利用不足等情况。

三、提升血液中心档案管理水平的路径

新时代新阶段的血液中心档案事业必须贯彻新发展理念、构建新发展格局，推动质量变革、效率变革、动力变革，实现高质量发展并使发展成果更好惠及全体人民。根据前述分析，血液中心档案管理现状无法适应新时代“整合、高效、统一、服务”具体要求，可从以下几方面改进。

1.以法律意识促进收集保护

自中国共产党第十八次全国代表大会提出的依法治国的基本方略以来，档案事业的政治地位不断提升。要充分认识档案工作是管理、控制各项活动的基础和手段，是国家治理现代化的重要工具，将采供血机构档案管理工作提升到真实记录采供血业务发展进程、巩固提升采供血事业成果、促进采供血行业蓬勃发展的地位上来，坚持“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，以高度的使命感和强劲的“依法治档”意识指导采供血机构档案的收集整理和保护利用工作。

2.以行业标准明晰门类范围

全宗内的分类方案编制是档案整理的首要环节，是档案系统化的中心节点，也是档案保管保护和开发利用的必要条件。档案管理相关国家法律法规和规范性文件的确不能包罗万象，在制订同时也提出可以“根据单位实际情况编制分类表”。在同一主管部门管辖范围内，采供血机构较之医疗机构、教学机构和疾病预防控制等卫生机构在组织机构、职能职责、业务性质方面都不尽相同，档案门类存有差异。因此，若由行业协会主导统一编制具有指导意义的分类方案标准，将档案管理细则形成业务指导的具体内容，在行业内培训、宣贯更能收到良好效果[5]。

3.以流程规范促进制度完善

档案管理工作需要具备严格的制度作为保证，应当结合行业统一的档案基本标准与各血液中心具体工作流程，对各环节、各工序明确具体要求，切实做到“人人有岗位，事事有人管，项项有章程，件件有要求”，保证血液中心档案管理工作的正常秩序。加强中心内部的档案管理制度建设，通过领导层审批，由血液中心与档案管理部门共同制定一套适合档案管理规范流程。

4.以健全机构提升专业素养

领导层需要重视并支持档案管理工作，加强优化血液中心档案管理机构和科室设置，并将建立健全档案管理制度与增强人员专业素养纳入血液中心工作和培训计划，将档案管理工作放在和业务工作相同高度，做到“同规划、同安排、同落实”，在工作中不断增强档案意识。还要对档案管理人员加强培训与引进，对在编在职工作人员加强岗位业务培训，有计划性地安排档案管理人员前往先进单位进行理论学习与实践参观以掌握成熟经验与前沿理论。与此同时，档案管理人员需要提高责任心，转变以往重年终归档轻平时材料形成过程的思想，在工作业务不受影响情况下，正确处理不归档文件资料且要尽快缩短各科室从档案材料生成到移交归档的时间，从而避免出现丢失与损坏情况，确保档案信息的完整。

5.以文化挖掘扩大开发利用

有句话讲“档案价值大小在其开发利用程度高低”。开发利用越深入，体现档案价值越大。因此，主动、系统、广泛地提供服务，是提升档案管理水平的重要路径，也是血液科普知识和无偿献血精神的宣传手段。比如，可利用全国采供血行业内正兴起的“智慧血站”“无偿献血科普馆” 的建设契机，梳理采供血历史发展变迁、无偿献血单位和行业的发展成就，陈列本地区杰出无偿献血志愿者与知名人士的献血事迹，充分挖掘无偿献血志愿者、献血服务志愿者、采供血从业人员风貌和精神，促进具有城市特色的无偿献血精神培育，做好采供血事业的文化传承。开发利用的基础是收集整理，因此，第一步就是要进行室藏资源多元化，通过建立人物档案、开发口述档案、收集实物档案等手段，丰富档案室资料类型和数量级别，为接下来的一次到多次加工打下良好的基础。档案开发利用的方式包括但不限于提供良好的查询借阅条件、编研档案参考资料、重要文件汇编、历史研究和编史修志、举办专题展览、开发创作剧目。最终把握好开发利用和保密的关系，协调好封闭到开放的转变，将文化挖掘作为开发利用的载体，最终将实现文化反哺现实采供血工作的效果[6]。

6.以信息化建设推进事业深化

档案信息化建设是一项复杂的系统工程。首先需要信息系统实现标准化，才能为档案信息化系统间的“行业合作、互通互联、信息共享、保障安全”提供保证。然后需要基于网络技术，结合血液中心档案信息化建设特征，明确系统应用、信息安全、网络安全、数据保密等技术标准，并大力开发应用软件。最后通过应用系统和网络平台来促使各网络系统间的档案信息实现连接，让血液中心档案信息可以获得充分利用，让血液中心档案的各项作用都得到有效发挥，更好地服务于血液决策、血站管理与公共需求[7]。

四、结语

本文立足于重庆市血液中心档案管理的基本情况，参照档案管理实操的基本较此案和方法结合对单一问题的文献查阅，小范围走访、调研等，归纳分析出血站普遍存在的档案管理的现状、问题和原因，并参考新时代新要求各行各业档案工作的基本做法和经验，提出了提升血站档案管理水平的措施。本文有一定参考价值，有助于采供血机构做好档案管理基础工作，并逐渐发挥血站档案的工作查考、宣传、研究等效用，并有助于血站档案工作以“为民服务”的目标倒逼全流程的档案公共服务建设与转型。主要不足之处在于行业内的走访调研开展得不多，今后条件合适之时应予补充研究。