科研计划管理优化策略探析

刘夏鸣

（华中光电技术研究所-武汉光电国家研究中心，湖北 武汉 430223）

随着国家对科研院所进行科技创新的支持力度不断加强，如何有效地提高科研院所开展科研项目的科学化管理水平并产生积极的社会和经济应用效果，科研计划管理作为在科研项目实施中的全过程管控手段，其计划管理水平也直接影响着科研项目的完成质量，因此就显得尤为重要[1]。科研计划管理是以提高项目先进生产力和开拓核心技术为目的的过程性项目管理，其核心是以项目需求和经济需要为出发点，把项目的立项、实施、技术研究和经营生产等要素有机地结合起来，实现人力、物力、财力等科技资源的最优化配置。科研管理将贯穿于科研项目从市场/技术调研、立项申请、立项、方案设计及实施、试验测试、技术总结、项目验收、技术鉴定及成果申报等的全过程，在每一个环节都需要进行精细的制度及科学化的管理，最终通过对科研项目的有效管控来实现促进科研项目实施效果和提升整体完成情况的目的。

一、当前科研管理中所存在的主要问题

1.科研管理的规章制度不完善，管理手段陈旧化，形式大于内容

在对科研项目进行计划管理的过程中，依据科学严谨的规章制度来进行项目管理的执行是非常重要的。然而在我国目前的科研计划管理中，部分单位或院所在科研管理制度建设方面还存在着一些不足或未完善之处，大体体现在管理制度更新度不足、现有制度的可操作性或执行难度大[2]。同时，科研制度对于项目过程把控的约束力不够、奖惩机制不足、缺乏行之有效的监督机制，进而无法将监督与管理落实到科研项目的每一个进程、环节之中，也就无法起到对科研项目进行实时监管、实时反馈问题并提出改进意见的作用，由此也进一步导致科研管理人员墨守成规，对于科研项目的管理只能流于表面，形式大于内容[3]。

2.项目预算编制精细化不够，预算计划不合理

科研项目的实施需要一定的科研资金，因而在项目进行立项申报时也必须进行本项目正常开展所需要的科研资金的预算编制，并对资金可能的使用情况进行一个预估性的评判。而目前一些项目的预算编制存在着相当不合理的情况。一方面，在进行采购资金的预算估算仅仅依照供应商的报价来进行预算支撑，未实际进行市场报价的仔细梳理和甄别，而这往往导致预算费用比实际市场价格显著偏高，造成科研项目的预算与实际情况偏差较大，带来后续的审计问题，更有可能造成科研资金的使用浪费同时产生渎职、腐败的风险。另一个方面，有的项目负责人在进行科研项目预算编制的过程中，由于缺乏财务方面的专业知识，只凭自己的主观意识和判断来进行预算的编制，导致预算在很大程度上缺乏合理性。例如，材料费、加工费和专用费等物项混用，最终导致一些支出无法列支为本项目预算计划，从而造成实际资金支出大于预算的情况，影响了项目的最终验收和考核。

3.对于项目的验收管理流程操作不健全

当前一些院所对于科研项目的验收管理在操作与执行上采取的方式主要还是停留在通过召开评审会议进行专家评审的方式，来评判科研项目的最终完成效果。尽管参会专家一般均属于在该技术领域的权威，对整个项目在最终验收阶段进行评估能起到较大的指导和产生积极的影响作用。但是对于一个历时较长的科研项目研制周期一般为2～4年，仅通过短短的数小时验收会议的介绍与讲述，这样的操作方式和流程并不利于参会专家对项目的实施和技术特点进行较为全面的了解，并且提出客观性的建议或改进意见，因而有可能只能通过个人经验或直观印象来对项目进行一个大致的评判，从而导致了项目验收结果存在一定的主观性。

二、解决科研管理中存在问题的探究和分析

1.完善科研项目管理制度

制定科学严谨的科研管理制度并以此为依据进行项目管理的执行。首先，在相关制度建设上应注重创新性、时效性和可操作性。在科研管理过程中，需要对科研项目实施课题管理制，以课题负责人为第一责任人，既要放权也要有所约束，对科研资源的配置也应在制度上制定完善的合理化原则以期加强各项资源的优化。另外，建立严肃的科研项目监督机制，从立项到最终的验收阶段，科研管理部门都应在制度规定的框架之下参与科研项目实施的全过程管理，特别注重例如项目的进度计划是否延误、主要节点完成情况，主要技术指标响应情况等，最终有效DI 促进科研项目的顺利完成及通过最终验收。

2.改进资金预算编制及管理模式

在科研项目的预算编制过程中，应在制度上明确相关财务专业人员和物资采购人员需要一同参与审核预算编制的必要性。具体在进行拟采购设备或物资的市场询价时，不能仅通过单一供应商的报价单作为预算编制的参考，而应该至少通过三方市场报价，或者通过参考之前已签订的真实有效的供货合同上的价格明细作为参照，这样才能让编制预算的参考价格具有真实性和精准性。此外，在预算编制的管理上，也要注重严肃性与灵活性相结合。对于明确各类别预算不能内部调整的预算类别，坚持科学性和严肃性地进行预算的精细化编制，而可以内部调整比如差旅费等事务性费用，则采用灵活审慎性原则进行该类别预算的编制。这样才能在之后对科研经费的预算进行合理的使用及妥善的管理，真正做到物尽其用，优化资源。

3.完善科研项目的验收管理模式

科研项目的验收，不限于只采用召开会议评审进行项目验收的单一模式，也可以采用与第三方单位现场测试相结合的验收方式。针对实物类的样机科研成果，由科技管理部门先组织一次由具备鉴定资格的第三方单位或专家的现场测试验收，在测试现场使用该成果针对项目的技术指标进行逐一的测试及对比验证，最终由第三方形成主要针对项目技术指标是否达到的鉴定意见。通过第三方鉴定意见的科研项目，再由科研管理部门组织最终的项目会议评审验收。最终验收的会议评审主要关注以下几点。

第一，目标任务的完成情况。包括项目组织管理、人才培养和团队建设情况；知识产权和成果保护情况、项目的试点应用效果评价等。

第二，经费使用和审计情况。是否按照项目立项的经费计划安排合理、合度地完成了各项的经费使用，是否通过了项目的经费开支审计情况等。

第三，项目技术水平评价。对项目所形成成果的创新性、所处的技术水平等级、技术成熟度和潜在的经济价值等进行综合的评估。

完成了以上各步验收工作后，进行项目文件的审查和档案验收：通过对项目实施过程中所形成的各项技术性或管理性文件进行有效且完备的记录，通过文件审查后进行归档，以形成单位的技术性资产。

三、建立科研项目的分级管理架构体系

1.建立分级管理的架构

科研项目在立项阶段按照规模、技术难度和重要程度分为不同的级别，实行分级管理，其中一级项目为院所级管理项目，二级项目为下一级（例如院所二级研发部门）管理项目，由各院所二级研发部门负责项目管控。例如，对于纵向科研项目的批复预算超过1000万的，或承接上级或外部任务书（合同）的牵头课题，列为一级项目管理；对于自主科研项目的项目预算超过300万的，或项目重要性强、技术难度高、开发进度紧迫强的列为一级项目管理。一级项目由院所直属管理部门直接进行统筹管理，其他项目列为二级项目由院所二级研发部门进行管理。项目分级采取动态调整的方式，其中如果出现成本控制、质量、进度出现严重问题，且不能得到及时有效解决的二级项目，可将其调高至一级项目状态进行管理，在问题得到控制和解决后再恢复为二级项目。

通过分级管理能够加强统筹和协调资源，也能避免因为管理实操过程中需集中逐级汇报的模式导致的非技术研发流程的拖沓和繁琐，有利于针对不同项目实现科研项目的精细化管理，更好地提升项目执行的效率。

2.建立项目分级申报计划流程

科研项目申报与立项计划是开展年度科研申报与立项工作的主要依据文件，应根据院所科研指南及院所科研发展规划制定，建议一级科研项目的立项应符合以下条件。

第一，符合院所科研发展规划和产业发展方向；项目目标集中、具体、技术先进，具有较强的应用和发展前景。

第二，项目研究明确、技术路线清晰，具有较强的可实施性；或项目具有探索性、前瞻性，对院所核心技术升级换代或市场开拓有潜在推动作用。

第三，明确项目名称、研发目标、主要研究内容、经费计划、拟申报渠道等内容。

按以上要求进行项目申报计划的编制后，提交科技管理部门进行审查。科技管理部门按照项目的不同来源渠道，列入不同的项目管理专项库进行分级管理，同时上报给主管领导来批准此项申报的计划，最终也由科技管理部门组织落实项目的实施及执行工作过程。

而对于拟需开展的科研二级项目课题，为了能够对项目将取得的成效情况进行有效的事先评估，则需对项目的立项进行更为审慎的审批。首先，由拟承担项目的院所二级研发部门进行该项目的详细市场技术调研，并形成包含研究背景及国外技术水平分析、研究目标、技术方案要点、主要研究内容、技术指标、预期成果、关键技术及解决途径、项目经费预算、相关团队及人才培养计划等内容的立项报告。其中，对于项目开展的研究背景及国内外技术水平分析建议着重阐明项目研究的目的、意义和必要性，分析国内外技术水平现状及发展趋势；对于技术方案要点的描述，建议结合已有技术基础和已获各种渠道支持情况简要论述为达到研究目标所采取的技术方案要点，说明其必要性、合理性和可行性。可采用技术路线图结合文字说明等形式。

在此特别需要强调的是，对于技术指标的确定，需重点考虑如何提出具体的技术条款，因为该指标将作为项目验收的依据之一，避免提出过大、过高或过偏、过低的技术指标：未结合项目实际特点而提出的过大、过高的技术指标，会导致项目在实施过程中为了完成考核的指标急功冒进。例如，将需要一定的时间进行充分试验的环节进行缩减或跳过等，由此会导致研究结论的不严谨或不完善。而过偏、过低的技术指标又无法概括出项目开展的必要性和创新性，在技术审查环节也很可能就会无法通过；即使通过在后续项目实施过程中，因为考核指标能够轻松的完成，也不利于激励项目成员开展创新性的项目研究。因此，建议列出基于当前技术研究水平的可实现性、可量化性，又具有一定创新性和体现本项目技术难点的各项技术指标，包括总体指标、功能指标、性能指标。

对于二级科研项目的管理，在立项前还应分析该项目所涉及的知识产权信息，包括各关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息等；通过知识产权分析及市场调研相结合，明确该技术潜在的合作伙伴和竞争对手；进行知识产权风险评估，并将评估结果、防范预案作为项目立项与整体预算的依据。同时，项目负责人还需在科研项目实施过程中对项目的技术发展状况、知识产权状况和竞争对手状况等进行翔实的分析；并在检索分析的基础上，制定知识产权计划，必要时编制知识产权规划；跟踪与监控研究开发活动中的知识产权，适时调整研究开发策略和内容，避免或降低知识产权侵权风险。

在进行了充分的立项调研和形成了完善的立项报告后，提交给单位科研主管部门进行项目的立项受理及形式审查。形式审查主要是对申请材料的形式要件是否具备进行的审查，即审查其申请材料是否齐全，是否符合法定形式。通过形式审查的项目则转入技术审查阶段。项目技术审查仍旧采取分级审查的方式。分级的原则可以按项目的来源渠道（是横向经费渠道还是自主经费渠道）、项目的重要性或紧迫性、项目的科研性质（理论研究还是应用研究）、所需经费的多少等来对项目进行分级审查和管理。技术审查内容一般建议包括：项目的创新性程度和潜在价值、技术难度、研究目标的可达性、研究内容的合理性等。形成技术审查内容后应由项目负责人及时根据技术审查意见及时修改完善项目立项报告。

后续技术审查通过的项目，项目负责人将修改完善后并经院所二级研发部门审查后的项目立项报告提交科技管理部门，科技管理部门审核完成后组织完成立项报告审批。科技管理处根据批准的立项报告确定项目名称、级别等项目要素并建立相应的档案，以便随时跟踪项目的实施和完成情况，最终协调各方资源，促进项目的有效开展和顺利完成。

结语

本文对当前科研计划管理中存在的一些问题进行了研究分析，并就如何进行科研项目的计划管理手段进行优化进行了探索和分析，对于科研项目提出了进行分级管理的架构体系，特别是对于二级项目的管理提出了较为具体的建议性方案，以期能促进科研项目的精细化管理和高效实施，最终实现完成项目的顺利验收并取得积极的经济效益和社会效益。