高校人事档案信息化建设的思考*

谢 毅

（西昌民族幼儿师范高等专科学校）

随着信息时代的到来，信息技术得到高速发展，让高校建设程度得到进一步提高，其对人才需求量也逐渐开始增加，但伴随着人员产生流动，会导致档案材料的种类和数量都有所增加，如何建设更高效的人事档案管理模式非常重要。而加强信息化管理就需要运用到成熟完善的管理系统和技术，逐渐将传统档案管理方法过渡到更符合现代化需求的管理模式，让人事信息能够及时自动化管理。现如今网络信息和科学技术得以发展，高校人事档案信息化管理已经成为时代需求，同时也是高校改革的迫切需要。而如何高效优质地推动高校人事档案信息化建设，才能更好地为高校人事工作服务？对此，本文提出了几点思考。

一、人事档案信息化建设的基本内容

将人事档案进行收集、整理、统计、归档、利用的工作称之为人事档案管理。人事档案中记录着个人工作经历以及品德等资料，这样资料对人才利用有着重要帮助，以便在考察时能够翻阅。档案中的个人资料主要是经过人事、组织等部门在进行人才培养、选拔使用人员等活动中逐渐累加的，其中，个人学历、经历、品德、能力等方面是最为原始的记录，也是最真实反映个人社会活动和自然情况的记录。高校人事档案属于重要信息库，其资料能够影响到内部管理改革、人力资源开发利用等方面，而且其管理水平也会直接影响到高校人才发展，所以应提高人事管理人员的意识，让其乐于为人事工作服务。以实体保管为重点，让重心逐渐转变为档案信息化、数字化，切实提高高校人事管理的水平和工作效率，要做好这一点，需要做好以下方面：

（一）档案信息数字化、一体化

人事档案中的所有信息都与教职工的利益关系密切，其内容具有参照性和法律性，不得人工随意更改，其能够在职称评比、工资提升、工作考核等方面发挥出重要参考作用。现阶段，这些方面的种类和数量都大大增加，这就意味着使用频率有所提升，这就需要人事管理信息化建设尽快提上日程。在实际实施过程中会受到较多因素的影响，比如传达范围广、受时效性和地域性因素影响，这就需要提高电子文件档案的使用率，但是还应注意防止信息泄漏，做到科学利用档案，以及进行有效共享并保持安全性。

（二）档案目录数据库化

每一所高校的发展时间少则几十年，多则上百年，学校发展期间的人事变动多而杂，导致现有档案资料量大且不便于管理利用，这就需要尽快实行信息化建设，将人事材料进行规范整理，让人事材料体量减轻，更加便于查找，有助于其在个人职位评定方面发挥作用，让信息资源得到有效利用。

二、高校人事档案信息化建设中存在的问题

自全国档案工作会议和人事档案审核工作开展以来，全国各部门有关人事建设的工作在规范性和完整度上都取得了有效突破[1]，但部分高校依然存在一些不可忽视的问题，且出现率较高，高校人事档案管理工作中所存在的问题如下。

（一）档案材料不全

人事档案要建立在真实性的基础上才能发挥真正作用，但是部分现有档案中存在内容不符合实际的问题，比如，时间、出生日期、公历、农历填写不全或者失真；很多人事材料中只写出了个人优点，并无缺点，像一些履历表、年度考核表、学历职称等材料不全等，这些问题的出现都会大大增加审核难度，因此，人事部门应对所有材料进行严格审核，若发现问题则应及时处理，否则就会导致档案的利用率变低。部分高校的人事管理人员属于兼职，并非专门为人事管理提供服务，因此对工作不上心，只是对所有材料进行简单的整理，当所有资料没有得到及时归档就会造成内容不全，不便于后续开展工作。

（二）管理效率低下

目前，大多数高校的人事档案多以传统实体档案为主，纸张规格通常使用16K，与国标公文用纸A4 纸不统一，这就会导致后期在装订时需要认真剪裁才能归档，这就无疑增加了工作难度。而在管理模式上，高校一直使用传统管理模式，老旧管理制度会阻碍现有人事材料的收集、审核等工作，还会出现材料失真情况。高校由于长期没有建立完善的人事归档、人事材料审核等制度，导致大量人事材料堆积，没有得到及时整理，使得很多资料都出现了虚假内容。而少部分单位因为自身利益受到传统管理模式的约束，在材料管理方面存在权限问题。

（三）利用范围狭窄

目前，大多数高校使用的管理软件功能并不完善，且多为自行研发，存在技术性缺陷，仅仅在人员基本信息、目录编辑、档案传递等基础环节实现了信息化管理，这就意味着信息储存量小，材料录入度不高，由于功能有限加上操作繁琐，使得信息统计、分析等工作运算复杂，体现出信息化程度较低，这就导致了现有技术无法跟上现代信息化的发展脚步。随着体制改革，非公有制经济得到了高速发展，非公有制组织、外企、中介组织成为吸纳人才的渠道，当大学毕业生进入人才市场时，都流向了私企、外企。这就表现出了传统人事制度的缺点，就是无法适应现代化人力资源的开发和利用。

三、高校人事档案信息化建设的方案

（一）建立人事档案网络化管理体系

几乎所有高校都达到了现代科技程度，使得计算机作业均得到有效实现，同时也建立起自有校园网并配备了专人管理，这些物质基础能够推动人事档案信息化建设，并能够为人事资源提供共享平台。在该项工作中，高校应加大投资力度，对具备一定条件的单位配置档案所需设备，提高人才资源开发利用的进度。加大科技开发人员的投入，让数据库得到安全管理。若档案管理技术方面较为落后，那么则应对其展开规划、加大投入，以完善基础设施建设，增强档案技术装备。建立好人事信息资源库，其中，通用数据库这方面一定要做好，利用信息化技术将全部职工档案以数字化方式储存在磁盘或者云端上，并且通过对应的管理软件进行管理。建设人事信息网站，将网站信息服务直接面向全体职工，开放权限，让人事管理部门和使用的职工形成良好互动。

（二）培训人事档案管理人员

现阶段的社会形势要求各大高校对人事档案管理人员的培训和选择提高重视程度，从而为高校招聘到素质优良的人员，切实提高档案管理水平和效率，为信息化提供基础。管理人员的业务素质和经验水平将直接关系到高校档案信息的真实性、可靠性。为了增加信息利用率，则应提高对人事档案管理人员的培训力度，可通过开展对档案政策知识和法规知识学习，增加其工作全面性，让其全面且正确地认识到档案管理工作的作用，通过培训帮助其树立起忠于职守的高尚情操，以提高对档案管理工作的服务意识。除此之外，还可加强专业技术培训，使其对档案收集、统计、管理、鉴别等技能进一步提高，这样才能够保证人事信息的真实性、完整性。还需要对其开展计算机基础、网络管理等知识的培训，使其提高对系统内部结构的认识，具备纵向、横向、层次间转换能力，这样有利于在处理档案信息时能够以更高效率完成工作。通过培训能够从整体上提高其业务能力和管理素养。

（三）取得教职工支持

教职工是高校人事档案信息化的权利人，应让其对自己的人事档案公开透明，使其能够合理利用自己的信息。当职工人事材料信息化处理后，会形成电子档案，在调用翻阅其中的信息时，电子档案中的内容关乎到教职工的个人隐私和个人权益，根据《档案法》和《知识产权法》规定，当需要将职工人事信息向大众公布时，应取得权利人（职工本人）的授权同意。因此，高校人事档案管理有关部门应通过有效途径获取人事信息，确保在个人信息得到授权的基础上，开展信息化建设。

（四）人事档案实行分级管理

在人事档案数据库和全国通用人事档案建成的基础上，对人事材料的安全保密性提高重视度，对各类资料的使用密级进行界定，开设不同用户、设定数据授权单位、利用部门的使用权限，并实行分级管理，只有在获得权限后才能查看到相关信息，这有利于一些单位及部门实现人事档案信息资源共享化。

（五）强化档案管理人员的业务能力

为适应新世纪档案工作的发展需求，在引进高质量管理人才的同时，还应对管理人员的知识面拓宽加大重视，让其能够学习到先进的管理知识，这样有利于增加其管理技能，提高其工作能力和工作效率。在岗位培训方面也应提高重视，这样才能让档案管理人员的技能和能力相匹配。另外，加强其思政、职业道德培训也相当重要，让其认识到只有掌握扎实的理论基础并结合实践经验，才能更好地服务于高校人事工作。只有让档案管理人员改变过往被动态度，转变为主动沟通的态度，才能便于及时有效地利用各种信息，便于高层作出决策，真正实现高校人事档案建立的改革目标。档案管理人员还应肩负起宣传档案法的使命，带领全体职工提高档案建设意识，让人人都参与到档案建设的工作中。在具备高深学问并追求民主的高校中，档案意识按道理来说应该十分浓厚，但实际上并非如此，多数人认为，人事档案无非就是一些个人资料而已，对其是否归档或者是否真实不以为然，这就导致了很多人事材料在归档中出现了很多问题，同时也反映出了工作人员归档意识淡薄。因此，提高档案管理人员自觉收集人事材料并及时归档的意识非常重要，做好这一点有利于为日后档案工作提供便利。高校档案信息化工作所涵盖的内容非常多，但都是建立在原始档案的基础上才能开展后续工作，在进行信息化前应该确保人事信息的真实性、准确性，并符合相关规范和标准要求。因此，收集和整理、鉴别人事档案属于重要工作环节，虽然这部分工作属于基础工作，但是一旦出现信息虚假或者缺失，将会对信息归档工作带来严重阻碍，所以，应严格按照人事档案制度进行全面细致的核查，确保每一个环节的工作都有利于保护人事信息的真实性和完整性。

（六）设置和选用先进的高校人事档案管理平台

管理平台应具备几点功能：（1）具有实物档案扫描、影响输出、信息内容可编辑、更新、删除等功能；（2）具有完善且灵活的管理规范和使用流程；（3）能够对档案信息进行保密、权限管理明确的功能，以避免信息泄漏，这对档案的使用权限、数字签名具有保护性；（4）可提供信息服务，能够对人事信息进行二次开发和利用，能够满足在各种条件下完成对人员情况的查询和统计，比如，全文检索、档案信息发布、身份认证等；（5）具备与其他设备端口进行数据交接的功能，将所接受的各类数据，用电子文件的形式实现自动归档，以形成能够永久保管的档案资源[2]。人事管理平台中涉及大量信息资源且结构庞大，这就要求时常对系统进行升级，以便满足更高的功能需求。

（七）确保系统建立及运用管理

要做好日常对高校人事档案信息化收集、查阅、维护等方面的工作，若任何一个环节出现问题都会影响到人事信息的准确性，因此，在工作过程中要按照规定，严格收集档案材料，并对其进行鉴别、整理、储存等工作，确保信息得到及时录入，时刻处于备用状态，便于查阅、进行决策处理。首先，应对人事档案信息的收集工作提高重视程度，利用系统对纸质化档案进行数字化采集或者让系统对传输到内部的数据进行处理，当处理完成后，人事人员应当及时严格审核，确保内容的准确性和真实性，还可以利用系统中的目录整理、信息采集等功能，让多个端口用户实现对不同材料的采集，采集后经过整理、归档等流程，以完善个人档案信息库，逐步建立起高校人事档案信息化采集平台。其次，还应对系统实行分级管理，对不同用户的权限进行管理，因为高校人事档案涉及专业性、政治性等工作，因此对其实行分级管理有助于保护人事信息，分级权限可按照行政高低进行划分，比如，厅、处、科级以及普通职工，也可以按照专业技术进行分类，比如，正高、副高、中级以及以下职称。另外，查阅的权限需要使用密码或者身份确认，按照管理权限，分层次向需要查看人事信息的领导和部门提供最新的人事信息。最后，要注意确保不涉及个人隐私的前提下，适量公布人事信息或者对本人开放，以便能够及时对失真信息进行补充和修正，便于使人事数据更加准确完善。人事人员应主动维护系统，对新采集到的人事信息进行处理，以便于各级领导和相关人员能够及时查阅到所需的人事档案内容，达到了提高档案利用率的要求。

（八）建立健全的人事档案管理制度

过去老旧的人事档案管理制度已经无法适应新形势下的需求，因此，应尽快对其进行改革，以便建立起更新、更符合人事档案管理的制度，让人事档案管理制度实现规范化。应注意，在材料收集工作中，应建立起人事档案收集网络，明确收集范围，不做重复性收集，每一次收集的目的都在于让人事档案得到进一步充实完善；在鉴别材料的环节中，明确鉴别内容，对无效、失真的材料进行删除，让人事材料得到精简化归档的同时，保证其完整性及有效性；在归档材料的环节中，要保证资料分类明确，将统一材料放在同一文件夹内，剔除异类资料，确保资料的统一性，以便于查阅。在转移档案的环节中应实事求是，按照规章制度进行转移，保证材料的真实性，不得随意修改资料；应明确人事档案利用法则，这样才能确保别人在翻阅、查阅人事档案时不会影响到档案的安全性和真实性。人事档案管理人员应积极主动地与有关部门或个人取得联系，以便于及时更新归档所需的新材料。总而言之，人事档案管理人员在工作时一切应以制度为量化标准，这样才能避免疏漏，保证管理质量，确保管理工作得以正常开展，这样才能让人事档案信息化走上正轨，从而确保高校人事档案信息化建设得到科学化、规范化、制度化管理。

（九）接受监督

随着时代的发展，高校的档案资料也在不断增加，而传统管理模式已经不适用现阶段的档案管理工作，老旧管理模式会拖慢工作进度同时还会出现更多错误问题。以往的人事档案通常只有少数人能够查阅和使用，而大众则无法监督查阅，这就导致有关档案管理人员容易受到诱惑而帮忙篡改资料，造成人事档案信息水分增加，不利于高校人才培养发展需求，其中，德不配位的工作人员对工作敷衍了事，极大地挤压了他人晋升空间，让员工间产生隔阂，若能够实现实时监督，那么将大大减少这些问题的出现。其实，人事档案的内容可以按照履历、自传、考核奖惩等信息进行排序，而工资和其他类资料则可以单独进行分类管理，专业部分也称之为业务档案，其余部分则称之为人事档案，而前者可以进行公示，经过一系列的处理后，也可以成为人力资源信息，而后者中的考核、奖惩也可以进行公开，这些信息的透明度大增，能够进一步维护人事档案的真实性，通过公示让人事档案内容接受舆论监督，便于维护人事信息的真实性。

四、结束语

高校人事档案信息化建设的工程量是巨大的，但是只要逐一突破就能迎刃而解，在开展建设的过程中，势必会受到很多因素的干扰，阻碍建设进程，这就需要人事部门积极主动地去解决问题，校方也应大力支持该项工作，这样才能进一步提高建设效率。人事档案信息化处理后，将大大提高查阅效率，通过微机终端与网络相联，切实提高人事信息的利用率，最大效益地为高校育才、用才、留才提供更优质的服务，以便于为各大高校的发展作出贡献。