基于人机料法环测理论的企业6S 管理策略探讨——以YCWY 办公室及YCWY 档案室为例

杜 伟，冯 云，徐鹤铭

（陕西延长地产物业服务有限公司，西安 710000）

0 引 言

部分企业在办公室及档案室的管理工作中存在认识不足的问题，管理方法没有突出关键要素，致使办公环境脏乱差、机械伤害、资料遗失、触电、工作懒散等问题得不到充分识别和有效解决，工作环境得不到有效改善［1］。企业管理与人、机、料、法、环、测六大质量管理要素密切相关，企业必须从人员行为、设备设施、资料档案、管理体系、工作环境、监督检查6 个方面加强管理，确保工作环境得到有效管理［2］。

文章利用人、机、料、法、环、测方法来分析影响企业6S①6S 指的是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SAFETY）。的相关因素，进而制定相应的策略并予以实施，实现企业6S 执行及管理的持续改进，最终达到6S管理的目的。

1 人机料法环测理论

人机料法环测是质量管理理论中6 个影响质量的主要因素的简称，人指在企业工作的员工；机指企业所使用的仪器及设备；料指企业所使用的物料；法指企业在日常管理中所使用的操作规程及管理办法；环指企业所处的环境；测指对企业办公过程的日常检查与监测［3-4］。企业质量管理一般是围绕人、机、料、法、环、测六大因素展开，人机料法环测理论在质量管理中已经得到普遍的应用［5］。

2 YCWY 办公室及YCWY 档案室6S 管理中存在的问题

2.1 YCWY 办公室6S 检查发现的问题

2.1.1 人

员工在办公室随意摆放记录本、文件、计算机和电器等物品；员工在上班期间吃零食、抽烟；员工在办公室大声喧哗；员工未穿好工作服、未整理好头发就进入办公室。

2.1.2 机

YCWY 办公室个人所使用的计算机、打印机、固定电话等电器的电源线随意在地面穿插；办公室中所使用的涉密计算机与非涉密计算机随意改装；下班后，计算机、打印机及YCWY 办公室内其他的设备电源未被关闭。

2.1.3 料

YCWY 办公室工作人员所使用的医用口罩、医用创可贴、医用酒精等没有进行过验收，部分物料不在质保期内。

2.1.4 法

无YCWY 办公室使用电器管理办法；无YCWY办公室物品定制定位摆放管理办法；无YCWY 办公室清扫、清洁制度；无人员考勤管理办法。

2.1.5 环

办公桌上放置与工作无关的便携式检测仪、库房出入库记录等物品；YCWY 办公室内地面遍布垃圾，没有定时打扫、倾倒；下班后YCWY 办公室门窗未被关闭。

2.1.6 测

YCWY 办公室使用的电器未定期检测，热水器插头处有异响现象；YCWY 办公室原始记录未定期检查；YCWY 办公室所使用的计算机桌面、抽屉、柜子未定期检查。

2.2 YCWY 档案室6S 检查发现的问题

2.2.1 人

工作人员未持证上岗，缺乏专业素养，时常造成资料遗失；YCWY 档案室的工作人员随意摆放没用的物品，不进行日常清扫；各项工作中形成的资料滞留在个人手中，破坏了资料的完整性、成套性，难以充分发挥其应有的价值。

2.2.2 机

未配备档案储存专用的直列式档案密集架及防磁柜；YCWY 档案室未配备空调、除湿增湿设备等物品；YCWY 档案室未配备手电筒；YCWY 档案室灭火器未选用合适种类，也不应该将其放在YCWY 档案室内；YCWY档案室的计算机上未安装保密系统相关软件。

2.2.3 料

所使用档案盒没有统一标准，与档案柜不匹配，在使用过程中相互影响。

2.2.4 法

无档案室管理制度；无档案利用制度；无档案统计制度；无档案保密制度；无档案鉴定销毁制度；无档案室岗位责任制度；无档案借阅制度；无档案交接制度；无档案室灭害应急处理预案。

2.2.5 环

YCWY 档案室未做防虫、防鼠、防微生物处理；YCWY 档案室温湿度没有得到控制；YCWY 档案室未安装防盗门、防盗窗及防盗报警装置；YCWY 档案室地面未高于室外地面。

2.2.6 测

未对YCWY 档案室安全进行日常巡检；未对档案室原始记录进行定期检查；档案室未配备电子监控系统。

3 YCWY 办公室及YCWY 档案室6S 管理中产生问题的原因

3.1 YCWY 办公室6S 管理存在问题的原因

3.1.1 整 理

员工不明白区分物品有用、没用的标准，没有标识标牌的统一模板、格式，需要时找不到；员工没有区分地面上的电线有用没用，所有的电线都堆积在地面及角落。

3.1.2 整 顿

没有制定YCWY 办公室整顿管理办法，导致员工对整顿的要求不明确，未将物品分类摆放。

3.1.3 清 扫

没有制定YCWY 办公室清扫管理办法，员工只在应付检查时对办公室进行清扫；员工对自己使用的办公桌及桌面下没有打扫意识，而是根据个人习惯清理。

3.1.4 清 洁

员工清洁意识薄弱，没有每天在工作前先打扫自己区域卫生的习惯；员工下班时未收拾办公桌上的物品，也没有将办公用品及文件归位。

3.1.5 安 全

员工安全意识薄弱，下班后未切断办公室内电器电源；员工将打火机、油品等易燃易爆物品带入办公室，放在桌面上，无人清理；部分员工随意拉动或摆放灭火器具，且不会使用。

3.1.6 素 养

员工在办公室不爱护公共财产，不遵守规章制度；部分员工下班后在办公室抽烟；员工没有养成良好的习惯，在办公室浪费公共用品；部分员工在工作时间干与工作无关的事情，如浏览购物网站。

3.2 YCWY 档案室6S 管理存在问题的原因

3.2.1 整 理

没有制定YCWY 档案室整理实施条例，资料处于堆放状态，没有专门的人员对资料进行系统的分类整理、入库。

3.2.2 整 顿

YCWY档案室未建立档案全目录、全卷宗；YCWY档案室管理办法及制度未上墙；YCWY 档案室资料没有在标准统一的档案盒中分类摆放，档案盒侧标未做到清晰无误。

3.2.3 清 扫

YCWY 档案室碎屑等杂物较多；YCWY 档案室办公桌面物品摆放凌乱，桌下垃圾堆积，员工未进行清扫；YCWY 档案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。

3.2.4 清 洁

管理人员没有定期对YCWY 档案室进行清理、清洁；档案借阅台账未做到整洁、清晰、详细。

3.2.5 安全

未对员工进行日常安全教育，没有重视档案室信息安全；未对档案室配备档案保护设备；未对档案室进行有害生物预防处理；未给档案室增加灭火器；未达到档案室安全防护基本要求。

3.2.6 素 养

企业没有完善借阅手续，资料有借无还；员工不爱护公共资源，部分资料在归还时破损严重；员工在借阅电子版资料时，随意使用U 盘插入存放档案的计算机拷贝文件。

4 YCWY 办公室及YCWY 档案室6S 管理中存在问题的对策

4.1 YCWY 办公室6S 管理中存在问题的对策

4.1.1 整 理

制定办公桌物品摆放管理办法，根据定制定位办法摆放办公桌面物品；制定操作规程、分类摆放管理标准，统一标识标牌的模板，格式、信息都要清楚无误，需要时能够快速找到。

4.1.2 整 顿

办公区域的凳子要摆放整齐，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回办公桌洞内；根据不同的类别，将文件、资料存放在抽屉和柜子内，个人物品要与办公物品分开存放。

4.1.3 清 扫

保持办公桌面干净整洁，办公桌下面没有垃圾；值日人员每天要对公共办公设备进行卫生清理；值班人员每天上班前半小时负责办公室的公共卫生。

4.1.4 清 洁

员工个人工作区域的卫生要保持清洁；下班后要把办公桌上的物品收拾整齐，文件归位。

4.1.5 安 全

下班后要切断办公室用电设备的电源；下班后将计算机主机与显示器关闭；检查并关闭办公室门窗；不能在办公场所存放易燃易爆的物品；在办公场所不乱接电源、插板；不乱动防火、灭火器具及设备，所有员工都要能够正确使用灭火器。

4.1.6 素 养

员工在工作期间衣着整洁，仪容整齐，不能穿奇装异服；爱护公司公共财产，自觉遵守公司各项规章制度；不随地吐痰，不乱扔垃圾；办公场所不吸烟；养成节约的好习惯，充分利用可再生资源；在工作期间不干与工作无关的事情。

4.2 YCWY 档案室6S 管理中存在问题的对策

4.2.1 整 理

制定档案室物品摆放管理办法，与档案无关的所有物品禁止带入；制定档案管理办法，每年定期开展档案整理、过期档案销毁工作；根据档案室管理办法，对入库资料进行系统的分类整理、入库，由库房管理员负责保管。

4.2.2 整 顿

建立档案全目录、全卷宗，材料齐全，整理规范；档案室管理办法及制度制作成海报张贴在档案室墙面上；根据档案室分类摆放管理办法，对档案室资料进行分类摆放；统一档案盒标准，档案盒上的侧标要制定统一尺寸及模板，需要时能尽快找到。

4.2.3 清 扫

YCWY 档案室管理人员每日清扫档案室，保持地面无灰尘、碎屑等杂物；对档案室地面进行改造，保持档案室地面光洁、平整、耐磨、不易生灰。

4.2.4 清 洁

YCWY 档案室的卫生要时刻保持清洁；YCWY 档案室管理人员在档案入档后和档案归还后，按照档案管理办法进行归位。

4.2.5 安 全

每月对员工进行安全教育，重视YCWY 档案室信息安全；出台并宣贯档案安全管理办法的措施及制度；给YCWY 档案室配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录仪、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备；YCWY 档案室安装并使用电子防范设备，对档案室进行有害生物（霉、鼠、虫）预防处理。

4.2.6 素 养

制定档案资料借阅管理办法并进行宣贯，要求员工在完善借阅手续后方可借出，借出资料必须在规定时间内归还；根据档案借阅管理办法，禁止员工使用电子类设施设备在档案储存计算机上拷贝资料。