基于内部控制的高校固定资产管理研究

2022-12-05唐书哲

中国管理信息化 2022年18期

唐书哲

（湖南科技职业学院，长沙 410000）

0 引言

《国务院关于2020 年度国有资产管理情况的综合报告》显示，2020 年全国行政事业性国有资产总额43.5 万亿元、负债总额11.2 万亿元、净资产32.3 万亿元。其中，行政单位资产总额15.3 万亿元，事业单位资产总额28.2 万亿元［1］。大多数高校属于事业单位，是事业单位中社会公益类的第二类，其资产总额也非常庞大。高校因为要开展教育教学工作，其资产类别特别是固定资产的种类相较于其他行政事业单位更加复杂。加强对高校固定资产的细化管理是提升高校管理水平的重要举措。

1 高校固定资产概述

高校资产一般分为流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等，其中固定资产一般是在教育教学中常用到的实物资产［2］。根据《政府会计准则——基本准则》和《事业单位会计准则》的规定，事业单位的固定资产是指事业单位持有的使用期限超过1 年（不含1 年），单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，包括房屋及构筑物、专用设备、通用设备等；单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间超过1 年（不含1 年）的大批同类物资，应当作为固定资产进行核算。高校固定资产一般分为六大类：第一大类是土地、房屋及构筑物，第二大类是通用设备，第三大类是专用设备，第四大类是文物和陈列品，第五大类是图书、档案，第六大类是家具、用具、装具及动植物［3］。

2 内部控制的概念

《行政事业单位内部控制规范（试行）》指出，内部控制是单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。单位的经济活动风险点就包括资产管理中可能出现的经济风险，如是否有明确的资产归口管理部门，是否清晰划分了资产使用责任，是否定期对资产进行清查或盘点，是否按规定进行了资产处置等［4］。《企业内部控制基本规范》中提到，单位内部控制的目标之一就是合理保证企业资产的安全。

3 基于内部控制的高校固定资产管理现状

3.1 高校固定资产管理模式发生变化，政策文件较为完善

大多数高校属于国家事业性单位，具体是公益二类事业单位，即高校既具备公益性特点，又兼有社会性特点。高校固定资产管理在计划经济时期实行的是统一配置、统一管理的模式，所有的物资都归属“公家”。随着国家经济的不断发展，在目前市场经济条件下，高校固定资产仍然归国家所有，但其具体的管理模式已发生改变。当前，高校一般对固定资产施行的是先由各省财政厅进行综合管理，然后各省教育厅进行监督管理，最后各高校具体实施管理的管理模式。1995 年颁布的《行政事业单位国有资产管理办法的通知》，2006 年施行的《行政单位国有资产管理暂行办法》《事业单位国有资产管理暂行办法》，以及2021 年4 月1 日施行的《行政事业性国有资产管理条例》都是高校进行固定资产管理应用最权威的政策性文件。同时，国家颁布的内部控制文件也是高校加强固定资产管理的重要依据。比如，《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》《行政事业单位内部控制规范（试行）》《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》都进一步强调了规范固定资产内部控制管理的重要性。

3.2 高校固定资产管理存在的问题

3.2.1 高校固定资产预算精准度不高

高校年度预算通常是由财务部门负责编制。财务部门在进行固定资产预算编制时，往往更侧重于有无“资金”可用，并未切实考虑固定资产配置的合理性。而资产使用部门在提交部门固定资产购置申请时，往往本着多多益善、能换新就换新、能新建就新建的心态，尽量多争取一些预算额度。而夹在二者中间的资产管理部门“左右为难”，给谁定少了预算额度都不行，最后只得平均分配，因此造成高校固定资产年度预算精准度不高。

3.2.2 高校固定资产管理不精细

首先，高校固定资产管理部门层级设置不合理，部门间的职责不明确。国有资产处、实验实训管理处、后勤处、基建处、图书馆、财务处等部门都是管理高校固定资产的职能部门。这些部门都是平级部门，在固定资产管理上经常出现职能交叉、职责细分不明确、权责划分不清晰、多头管理等现象。

其次，高校固定资产管理部门的工作人员一人身兼数职的现象比较普遍。人员配备不足，导致采购、验收、资产调剂、仓库管理等工作职责细分度不够，无法做到完全分人、分岗、分责。另外，高校固定资产管理部门专职人员专业素质有待提高，部分工勤岗位的工作人员被安排在高校固定资产管理部门，其无法完全胜任岗位工作，部分工作被“大而化之”地简单处理。

最后，高校固定资产全过程管理中的环节细分不够清晰，很多环节在实际操作中被省略或流于形式。比如，新购固定资产在采购前的可行性论证环节工作不到位，容易造成固定资产重复购置；固定资产购进后人员培训环节工作不到位，容易造成固定资产闲置的问题；固定资产验收环节“走过场”，容易造成固定资产货不对板的问题；固定资产管理时使用管理环节工作不细致，容易造成固定资产毁损、丢失的问题；固定资产处置前废旧固定资产残值评价机制不健全，容易增加固定资产被“贱卖”的可能性；固定资产清查环节的工作落实不到位，容易增加固定资产流失的风险。

3.2.3 信息共享度不高，固定资产数据不精确

虽然高校普遍使用了固定资产管理系统，但是固定资产数据并不准确，固定资产数据信息共享度也不高，数据不够透明。第一，高校的财务管理系统和固定资产管理系统是两个完全独立的系统，两套不同的系统之间存在一定的数据不兼容问题，每年年底将财务系统数据与固定资产系统数据进行对账时总会有偏差。第二，固定资产数据共享程度不高。例如，组织学生活动时的帐篷、折叠桌椅、音响等完全可以共用，但各院系、部门之间未建立固定资产共享机制，都是采取大活动大买、小活动小买的模式，容易造成固定资产重复购置的问题。第三，固定资产系统数据只有资产系统管理员或资产管理员知道，很多固定资产使用人不清楚学校到底登记了多少正在使用的固定资产，在工作岗位变动时，固定资产使用人无法及时有效地完成资产交接工作，致使固定资产系统数据更新不及时。第四，高校固定资产绩效评估机制不健全，高校构建的固定资产评估机制不完善，固定资产购进后绩效评估不精准，高校无法获取固定资产的使用率、使用效能、使用反馈等数据，从而影响高校固定资产管理部门的决策。高校固定资产信息数据混乱使得高校固定资产账实不符、账账不符的现象比较普遍，这是高校固定资产管理不完善的重要表现。

4 基于内部控制的高校固定资产管理策略

根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》的规定，行政事业单位进行内部控制管理的主要目的是保障单位资产安全和使用有效、明确业务环节、确定风险点。因此，高校对固定资产进行管理要基于内部控制要求，对固定资产进行细分。

《行政事业单位内部控制规范（试行）》指出，行政事业单位内部控制的方法一般包括：不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开［5］8个方面。高校固定资产管理可以从这8 个方面进行具体的细化。

4.1 实现不相容岗位相互分离

高校要合理设置固定资产管理部门的关键岗位，明确各岗位的工作职责，切实落实好分岗分责措施，从而形成高校固定资产岗位间相互制约、相互监督的工作机制。高校可以对固定资产管理岗位进行如下细分：采购申请和审批岗位分离，采购与验收岗位分离，资产仓库管理的进与出岗位分离，资产保管与资产报账岗位分离，资产处置与资产保管岗位分离，等等。

4.2 加强内部授权审批控制

高校对固定资产要实行统一领导、归口管理、分级负责的审批流程。高校领导班子对学校大型或达到一定额度的固定资产采购、调剂、报废及处置等事项进行集体审议和决策。高校国有资产处归口管理学校所有固定资产的相关事务及复核审批，各使用部门要具体负责本部门固定资产事宜的管理及提出初步意见。高校固定资产管理可以实行一层一层细分审批的管理流程，同时财务处负责对固定资产价值进行审核，审计处、纪检处对高校的固定资产管理行为进行监督审查。

4.3 做好归口管理

高校应建立统一的归口管理部门，也就是国有资产处，使其对高校的全部资产进行综合管理。具体细化高校国有资产处工作职责：贯彻落实上级机关关于高校资产的政策、制度和规定，具体负责建立健全高校资产管理的具体管理办法，具体实施高校资产的购置、出租与出借、调剂、报废、处置、资产评估等工作，具体落实高校资产的数据录入、数据对账及报表申报等工作。

4.4 做好预算控制

高校应合理编制年度资产预算，细化预算编制流程。国有资产处应协调各使用部门汇总好年度固定资产使用需求后，组织开展可行性论证工作，在充分考虑存量资产使用状况后，在对资产经费预算进行严格控制的前提下，会同财务处、实训中心、后勤处、基建处等部门共同编制好年度资产预算计划，并报高校党委会审批。

4.5 加强财产保护控制

高校国有资产处应细化日常固定资产登记工作，建立好固定资产台账并定期核对，严格落实账账相符、账实相符的资产管理原则。国有资产处应定期组织固定资产清查盘点工作并确保资产安全完整。另外，对于新购置的资产，应签订有效的购置合同，确保高校的资产权益不受损害。

4.6 做好会计控制

高校国有资产处可配备一名懂财务知识的工作人员负责资产的账务工作。同时，国有资产处应与财务处通力合作，精确核对资产账目与财务账目，确保新购固定资产及时入账、处置资产及时出账，避免出现账账不符及账实不符的情况。另外，应定期对资产账目进行汇总存档，以便日后查询。

4.7 加强单据控制

高校固定资产从新购到处置完成往往要经历非常长的时间，同时固定资产实物存放的地点和使用人员也会时常发生变动。因此，高校固定资产说明书、票据、单据等资料的收集和保存非常重要，这些资料具体包括固定资产新购时由供应商提供的原始产品说明书、使用书、售后单等，固定资产入账时的合同、发票、入库单等，固定资产使用过程中的资产使用表、资产调剂单、维修单等，固定资产报废时的申报表、处置表、出库单等单据。这些单据资料的填制、审核、归档和保存都非常重要，是高校固定资产管理的重要凭据。