新形势下如何做好办公室档案的收集与整理

吕梁市市政设施维护中心 侯霞霞

档案管理服务于各部门的各项工作，提供信息资源，做好档案收集整理是档案管理工作的基础内容。办公室在单位中起到了承上启下的作用，为了更好地发挥工作的衔接作用，就必须承担起收集整理单位档案信息的责任，为单位决策提供必要的数据和信息，同时也能起到以史为鉴的作用，有效降低决策失误率。档案收集整理工作要与时俱进，与办公室职能发挥紧密结合，需要办公室根据实际情况把握档案收集整理工作的内容和特点，遵循收集整理原则，构建现代化的档案收集与整理体系，推动单位长远发展。

一、档案收集与整理的特点

在各个单位中，办公室是一个综合性的部门，档案工作也有其特殊性。尤其是在档案收集与整理方面，形成了以下鲜明的特点：一是综合性。办公室作为单位内部沟通联系各部门的纽带，因此要收集和整理档案信息，既要综合、全面，又与各部门的工作密切相关，为各部门的档案查询和利用提供必要支持。由于档案收集整理工作的综合性，使档案工作更加困难，同时也面临着新形势下档案工作的新要求；二是创新性。档案是静止不动的，但是人的主观能动性很强，要想在档案整理工作中取得好的效果，充分发挥档案资源的作用，就必须加大收集整理工作力度，注意根据时代要求以及单位运转需要创新工作方法；三是逻辑性。办公室档案的收集和整理必须遵循内在规律，这是单位发展的内在逻辑要求。办公室档案收集整理的内容涉及各种档案资料的收集、整理、审查、保存等各个模块，而这些内容又是一个系统而又相互联系的工作流程，只有确保这些工作流程规范有序进行，才能保证收集整理工作的有序进行，缺少任何一项，都会影响收集整理的效果，甚至会造成信息资源的损失，影响办公室的正常运转[1]。

二、档案收集与整理工作应遵循的原则

档案需要服务单位各部门，办公室负责档案的收集整理工作，要充分发挥档案资料的服务价值，必须加强档案资料收集管理的科学性、创新性，使档案资料的使用价值得到有效发挥。为了提高档案管理的效率和质量，需要遵循一定的工作原则：第一，遵循严谨性原则。在新阶段，办公室所承担的工作任务日趋复杂化，不仅要保证各项档案信息同步、信息提取和记录，还要协调和确保各项管理任务达到要求。面对日益复杂的档案收集和整理工作，办公室必须贯彻严谨的原则，使档案工作人员始终保持严谨、负责的态度，并将这种态度带入不同的管理阶段，维护档案的安全和保密性；第二，遵循沟通性原则。办公室要做好档案的收集整理工作，除了接收保存部门的资料之外，还要主动与各部门沟通交流，在这个过程当中主动获取相关的档案资料，然后加强分类管理，为以后的档案利用创造良好的条件，所以整个过程必须遵循正确的沟通原则，保证沟通的顺畅，促进信息的完整获取；第三，遵循准确性原则。档案内容记录了单位各部门的历史、工作内容，只有保证档案内容的准确，才能体现档案信息的服务功能，为单位决策、开展各项工作提供资料。在信息收集、整理过程中，办公室应严格遵循内容准确原则，增强档案人员责任意识，严格控制信息的真实性和准确性[2]。

三、档案收集与整理存在的问题

（一）对档案管理工作缺乏重视

目前，一些单位的办公室档案管理模式已经跟不上时代发展的步伐，仍然沿用传统的人工管理模式，把工作重心集中在档案的收集上，忽视档案利用，使一些高质量的档案无法发挥其应有的作用[3]。一些珍贵档案长期存放在档案库中，造成了资源浪费。如何充分利用这些珍贵的档案资源，是各大单位都必须认真思考的问题。

（二）档案收集与整理工作信息化程度低

在信息时代，大数据、计算机、网络等技术的应用，使各个行业发生了翻天覆地的变化。以前的档案建设以纸质档案为主，档案的收集与整理需要大量的时间和人力，而且纸质档案不易保存，时间过长容易丢失，对单位的发展极为不利。在信息化时代，档案资源的收集、整理都需要借助信息化手段，而目前一些单位的档案管理信息化水平较低，档案收集整理混乱，严重影响了档案工作的有序开展[4]。

（三）缺乏健全的档案收集管理制度

档案的收集整理是档案管理的基础，科学合理的档案管理制度是档案管理工作的重要保障。由于一些办公室工作人员对档案工作认识不足，只停留在表面，认为档案的收集和整理只是简单地汇总各种档案资料，久而久之，档案工作处于边缘化状态，档案收集整理制度不健全，档案收集、利用等方面比较随意，无法真正发挥档案资源的价值[5]。

（四）档案归档滞后且不完整

在办公室档案管理中，有些员工不能及时提交档案，导致档案原始资料不能及时整理。部分档案管理人员工作不规范，对自身工作缺乏热情，档案未及时归档处理。在档案管理方面，明确要求档案资料等必须完整，以确保档案价值。但是分析发现，很多信息和数据的归档效率都很低，主要是由于部分员工不了解档案管理的重要性，导致档案归档滞后[6]。另外，由于档案管理人员较多，缺乏系统的管理流程，容易造成档案丢失。

四、优化办公室档案收集与整理工作方法

（一）提高思想认识加强管理工作

办公室在处理档案收集与整理工作时，必须具有高度的责任感，档案资料形成后，应立即采取科学、有效的方法，促进档案资料的快速归档。档案信息处理完毕后，档案工作者需要根据档案资料的价值情况，结合档案资料类别及重要程度，对档案资料进行初步筛选与整理[7]。整个过程中，档案工作人员的思想认识直接影响到档案处理的效果，因此档案的收集整理工作必须重视，同时要树立良好的预控意识，有效把握档案的质量，优化档案管理的各个环节，为后续的移交、保管提供便利。另外，各单位要对档案工作人员进行综合素质培训与考核，使其明确档案收集整理工作的专业性，掌握科学先进的档案工作理念以及创新的档案处理方法，并通过完善培训体系，保证档案收集管理的质量。

（二）加强档案资料的收集和管理

办公室档案的收集和整理是一个循序渐进的过程，在归档的过程中，必须要对档案进行严格的检查，一旦发现有任何不完整的地方，都要立即处理，同时要找出问题的根源，以最快的速度完成归档，防止档案丢失。针对上级部门发布的信息资料，在做好相关工作之后，要对文件的价值和功能进行评估，然后根据重要程度选择相应的收集整理方法，同时要保证及时有效地传递信息，完善归档管理环节，为下一步的信息传递打下基础。同时，要注重档案收集整理工作的细节，积极引进精细管理方法。特别是面对重要文件时，需要在领导签发后收集有关文件资料，然后按顺序排列，整理完成后需装订成册，实现档案信息由零散管理变为集中管理，为档案资料入库创造良好条件。这样既能保证档案收集的完整性，又能完善档案管理流程，避免档案使用中出现问题。

（三）加强档案收集整理信息化建设

信息技术的飞速发展为档案工作的创新提供了有力的支持，办公室档案内容丰富，要充分利用信息技术，提高档案的收集整理水平。第一，在档案收集和整理中引入数字化元素。在信息技术高度发达的今天，档案收集管理模式不断更新，以媒体化、信息化为主要特征，极大地促进了档案收集管理工作的高效开展。在存储档案时，一改以往的保存模式，采用计算机上传档案信息，实现档案数字化管理。同时，用户还可以通过网络了解档案信息的现状，以最快捷的方式进行查询，既满足了用户的需求，又提高了档案管理的质量；第二，开展档案收集和管理网络化服务。档案收集管理是具有历史意义的一种记录形式，传统的记录方式主要是书写，纸张作为重要载体是必不可少的。随着科技的飞速发展，网络信息技术已经成为时代的主流，为了顺应时代潮流，档案收集管理方式也发生了变化。这样既能保证档案文件不会丢失，又能在大数据时代实现信息互通，符合社会发展的要求，促进档案收集管理的稳步发展[8]。同时，需要进一步提高档案的安全性，以防止档案出现遗失、篡改等问题；第三，建立档案收集整理工作的良好衔接机制。有效的衔接机制，对提高工作质量和提高效率起着重要作用，必须引起足够的重视。在具体工作实践中，应首先建立科学完善的档案收集整理工作程序，规范档案管理工作流程。所谓无规矩不成方圆，只有建立起一定的工作程序，才能有效地避免档案流转、存档过程中出现的差错，为档案管理的顺利开展打下良好基础。同时，建立文书与档案的衔接机制。由于档案收集整理工作是建立在文件基础之上的，如果档案工作不规范，档案管理工作就无法取得良好的效果。因此，应注重文书、档案收集方面的衔接，对需要存档的档案要详细登记、分类，严格按照事先制定的工作流程来操作，尽量做到统一、规范。

（四）加强档案资源的分类存放

分类存放是办公室档案收集整理工作中的重要环节，是保证档案信息有序、信息利用的基础。分类存放处理工作中，首先要按照办公室编制分类大纲的要求，备齐不同种类的材料，并在封面标注相应的名称、类别、等级、编号等，确保档案分类更加精细；其次，要严格按照档案分类的要求，做好档案的登记、科学的存放工作。办公室人员需要明确分类规定，以确保档案的妥善处理。当然，档案工作者也需要发挥专业优势，确保编目科学性，提升档案管理工作效率；最后，档案资源共享是档案管理工作的重要内容，要充分利用现代信息技术，尤其要利用好档案管理信息系统，为档案使用者提供方便、快捷的服务[9]。

（五）构建规范的档案管理制度

建立健全档案管理制度，是保障档案收集与整理工作有序开展的重要措施，档案管理部门要加强与各部门的协调配合，共同推进档案管理制度建设，对以往档案管理工作中经常出现的问题进行分析，做好建设规划，落实各项档案管理制度。档案管理的实施要结合办公室的实际，不断完善档案管理制度，建立相应的管理流程，严格执行制度要求，确定每个办公室的工作内容和职责，按照档案管理制度加强收集、整理、利用和销毁等一系列工作。同时，要充分发挥档案管理在单位未来发展中的重要作用，必须严格落实各项管理机制，优化管理环节，减少冗余，不断完善档案管理工作。

（六）建立高质量的档案收集与整理团队

第一，增强档案部门领导的管理意识。一个团队的核心是领导者的能力，要想有效地提高档案收集与整理的效率，就必须突出领导的作用，充分发挥领导影响力，在领导的带领下提升整个队伍的实力。这要求领导者具备较强的思想意识和专业技能，能够全面掌握档案资料的收集和管理，不仅要具备基本的专业知识，还要具备综合素质，打造一支优秀的工作团队，为档案收集管理工作提供实质性保证；第二，团队组建采用竞争上岗的方式。档案收集与整理工作人员应采用竞争上岗机制，通过竞争激发员工积极性。同时，选拔干部要做到公平公正，营造良好的竞选氛围，为选拔人才创造良好的平台。这样既能杜绝部门内部的不良风气，又能为有志之士打开公正的渠道，通过自己的努力获得升职机会；第三，加强团队专业技能培训。档案收集管理的效率不仅取决于档案管理人员的思想意识，而且档案管理人员自身的专业技能也起到了不可替代的作用。现在大部分管理者在专业能力方面存在问题，想要有效缓解这种情况，就必须要做出一些改变。这就需要加强档案管理人员的专业技能培训，定期举办技能大赛，让管理人员积极参与，在专业人员的帮助下，不断提高自身的专业能力。同时，管理人员要积极主动地投入到学习中，通过看书、录像来充实自己，将理论和实践结合起来，真正提升自己的专业技能，为档案收集与整理工作提供技能支持[10]。

综上所述，随着时代的发展和社会环境的变化，单位办公室所承担的档案管理工作也出现了一些新的变化，如何保证档案的质量和效率，充分发挥档案资源的价值，成为档案工作者必须解决和研究的问题。鉴于办公室工作的复杂性，以及档案收集与整理工作的系统性，办公室档案工作者必须改变传统的收集与整理方法，在更新观念的同时，还要加强对各个环节的规范，引入先进的技术手段，使办公室在开展各项业务时拥有完整的信息数据，建立更加完善的办公室档案收集与整理系统，促进单位的可持续发展。