高校干部人事档案审核中的问题及对策

□李 慧

（作者单位：南京大学人力资源处。）

干部人事档案审核是全面从严治党、防止干部“带病提拔”的重要抓手。做好干部人事档案审核工作对于完善组织人事基础数据、保障组织人事工作顺利开展具有重要意义。干部人事档案审核工作的重点是审核干部出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份及家庭成员社会关系、奖惩情况等，着重审核信息记载前后是否一致、档案材料是否涂改造假、关键材料是否齐全等。作为人才高地的高校，有其一定的特殊性。自开展干部人事档案审核工作以来，陆续发现一些共性问题，比如档案重要材料或信息缺失、档案材料填写不规范、三龄两历等重要信息前后记载不一致、人档分离产生用人风险、教职工配合度低及单位院系督促调查取证力度不够等。针对此类问题，本文探讨相应的解决方法并对高校管理工作提出一些建议。

一、高校干部人事档案审核中发现的问题

（一）材料缺失和填写不规范

1.录用、考核、职称、任免、借调挂职等材料缺失。在高校干部人事档案审核工作中发现，由于管理不规范、归档不及时等历史原因，干部档案易缺失进校时的录用材料，如报到证、调动审批表或调函、部队转业军人安置介绍信、留学回国人员录用审批表、博士后分配工作介绍信等，使得对干部参加工作时间和干部身份的认定缺乏相应依据。缺失工资变动审批表、年度考核表、干部任免审批表、借调挂职材料等，使得对相关工作经历和职务变动的认定缺乏依据。由于工资变动审批表、年度考核表每人每年产生一份，因而易于缺失，少则缺失一到两个年份，多则缺失七八个年份。借调挂职材料缺失的原因，一方面是教职工个人不及时提交相关材料到校内主管部门，另一方面是相关部门归档不及时。

2.学籍、党团、工作变动、境外访学、奖励证明等材料缺失。一是学籍材料缺失。高校学籍材料主要依靠院系辅导员完成归档工作，由于在不同学习阶段归档进入不同的材料，且材料种类多、管理学生多的情况下，易产生漏归档错归档的现象。档案审核发现，高考报名登记表、硕博报考登记表、报考博士专家推荐信、入学登记表、成绩单、毕业登记表、学位申请书、授予学位决定等，任何一种学籍材料都存在缺失的情况。甚至出现由于在职学习，主体档案并未随本人转递到学习所在地，而造成人档分离、管理脱节，最终致使整段学习经历学籍材料缺失的情况。二是入团、入党材料缺失。由于入团时间多在人生经历的早期阶段，归档部门管理不规范，造成入团志愿书缺失或保存在本人手中的情况较常出现。入党志愿书缺失情况较少出现，但入党申请书、转正申请书、政审材料缺失情况相对较易出现。由于相关部门及本人缺乏足够的档案意识，加入民主党派材料缺失情况较易出现。三是工作变动相关的历史材料缺失。容易缺失某段经历的起始或终止的历史材料，如录用审批表、调动审批表、辞职申请表、离职证明等。四是境外访学、奖励证明材料缺失。此类材料原件往往在教职工自己手中，由于个人档案意识不强等原因，易造成此类材料缺失。

3.档案材料填写不规范。一是年度考核表填写不规范。由于部分教职工直接套用前一年表格，不修改年份信息、落款时间等，使得阅档人对考核年份、材料形成时间形成误判；组织人事部门勘误修改不加盖校对章造成疑似涂改的结果。二是职称材料填写不规范。由于制作材料时，组织人事部门未能对照档案核对信息，造成任职资格申报表中学习经历或学历学位的填写与档案中学籍材料记载不一致，工作经历与档案中原始工作材料记载不一致。三是干部履历表和干部任免审批表填写不规范。参加工作时间、入党时间、学习经历、工作经历的填写存在与档案中原始材料记载不一致，或档案缺失原始材料，依旧填写相关经历的情况，反映出两表填写时组织人事部门并未对照档案审查的问题。

（二）三龄两历前后记载不一致

1.出生日期。不同时期的登记表，个人填写出生日期不同，存在越填越小，或越填越大的情况。

2.参加工作时间。个人由于记忆模糊或对于参加工作时间的概念认知有偏差等原因，导致干部履历表填写的参加工作时间与实际历史材料显示的时间不一致。

3.入党时间。由于记忆模糊等原因，导致干部履历表中个人填写的入党时间与入党志愿书显示的时间不一致。

4.学习经历和工作经历。不同阶段的履历表个人填写的学习经历和工作经历与档案中历史材料不一致，或存在将培训经历填写为学历的情况。由于某些历史原因，存在硕博报考登记表推荐单位盖章和当时实际工作单位不一致等问题。

5.档案中出现两段工作经历重叠。由于个人未及时办理离职手续即入职下家单位、档案转递不及时等原因，导致档案内存在上家单位和下家单位在同一时期均归档工资、考核等工作材料的情况，造成档案记载前后矛盾等问题，为后期人事档案的使用埋下隐患。

6.工作经历记载前后矛盾、不一致或不衔接。档案中每段工作经历的起始和终止均需要有原始材料归档，这部分材料往往容易缺失。个人在不同时期填写的工作履历由于记忆模糊或不规范等原因，造成前后记载不一致甚至相互矛盾。

（三）人档分离产生用人风险

早年在以人才为本的发展战略大背景下，各个单位大力实施人才引进举措，重新整合人才资源，形成了人才流动的局面，但因各种各样的历史原因，存在人才流动与档案转递不能同步，从而导致一部分人才与档案分离的现象，使这部分人才的人事档案管理工作处于某种困难局面，也造成了一定的用人风险。在实际的档案审核工作中发现，存在过人档分离期的人员档案中，往往会出现人实际已离开单位，但遗留在上家单位的档案内仍会有工资材料、考核材料进入档案。导致档案转入下一家单位后，档案内会出现上家单位和下家单位在同一时期均有工资变动、考核等工作材料的情况，造成档案记载前后相互矛盾等问题，为后期人事档案的使用埋下隐患。在当时人档分离的情况下，如果档案中存在处分等不良记录，由于未能及时转入，使得引进单位不能够及时掌握相关情况，而易造成用人失察等后果。在当下从严管理干部的大环境背景下，党和国家对于人事档案的使用越来越重视，各类师德师风审查力度加大，此类问题对于后期的干部提任、评奖评优、人才项目申报、退休办理等均会造成一定影响。

（四）材料补充工作缺乏支持

档案缺失材料的补充，需要教职工本人的密切配合，以及二级单位的督促监督、函调取证、协助帮扶。个人的配合程度以及二级单位督促帮扶的力度，直接影响档案缺失材料补充和问题调查取证的质量和效率。在实际工作中发现，教职工和二级单位存在档案意识淡薄，对档案知识、档案价值、档案重要性认识不足，对档案审核工作的政策规定、纪律要求不清楚等问题。教职工入职甚至是到岗多年后，再进行档案审核及信息认定，较易引起教职工的不满及质疑，其配合度也较低，需要学校、二级单位花费更多的时间和精力去做思想工作。二级单位由于自身档案意识淡薄，对档案价值、重要性认识不足，档案相关知识薄弱，在督促、调查取证及做好解释工作时会稍显力不从心。由于教职工不理解不配合，补充材料不认真、敷衍了事，导致上交不及时、上交的档案材料内容质量偏低，直接影响了个人重要信息的认定和使用。

二、高校干部人事档案材料缺失问题的解决路径

人事档案缺失材料的补充应把握“先原件，后替代，以档补档”的原则，针对不同缺失材料采取不同的补充方法。

（一）缺失学籍材料

如高考报名登记表、研究生报考登记表、录取登记表、学生（研究生）登记表、专家推荐信、成绩单、学位申请书、授予学位的决定、毕业（研究生）登记表，应先去原学校院系、招生办或研究生院找寻原件。如果原件未能找到，应至原学校档案馆复印录取花名册代替报考材料，学籍表代替学生登记表，毕业分配名册代替毕业生登记表，成绩单、学位申请书、授予学位的决定可直接到档案馆找到副本复印。

（二）缺失考核表、任免表

应至原单位人事部门、组织部门找原件。如果遗失，组织人事部门出具考核结果证明并盖章。

（三）缺失职称类，硕、博导材料

应至原单位档案馆复印职称的任职资格审批表、硕导或博导简况表、聘任发文等材料。

（四）缺失调令、聘用合同、解除证明、博士后出站人员分配工作介绍信、报到证等工作履历类材料

调令可到调出或接收工作单位档案馆复印。聘用合同、解除证明可到原工作单位档案馆复印，也可到原单位人事部门或档案馆找到起薪名册、离职名册、介绍信、工资转移单等入职、离职材料代替。博士后出站人员分配工作介绍信可至博士后出站后，被分配去往的工作单位档案馆复印。缺失报到证可以到第一个工作单位的档案馆或人事部门复印报到证。以上涉及单位已不存在的，可以去单位所在地市级档案馆找寻。

（五）缺失上山下乡相关经历证明材料

可以到当年上山下乡工作派出地的市级档案馆复印名单，同时去上山下乡工作接收地的派出所复印户口迁入证明。

（六）缺失党团类材料

无论入团材料还是入党材料，均应至入团、入党所在地或最近一次组织关系所在地找到材料原件归档。入党志愿书遗失的需要联系现所在单位党委办理补办手续。民主党派材料遗失的需联系相关部门出具加入民主党派的证明。

三、进一步完善高校干部人事档案管理的举措

（一）增强档案意识

首先，从源头上，形成归档材料的各个职能部门应增强档案意识，熟悉归档相关的政策文件及要求，根据自身部门材料的特点，制定相应的档案材料制作规范文件，并建立严密的归档制度。对于学籍材料这类种类多，归档要求在校级部门，但归档职责在院系的档案材料，容易形成管理、归档脱节的现象。针对此问题，本科生院、研究生院和就业指导部门应牵头制定适合本高校特点的归档规范和归档制度，并建立定期抽查的监督机制。其次，在高校日常管理工作中，应上下一心，统一认识，重视人事档案的审核工作及人事档案的使用。在引进人才环节重视档案审核，在项目申报、职称申报等环节重视使用人事档案，将档案材料缺失导致的信息不完善以及档案前后记载不一致等问题与申报审批环节挂钩，建立档案反馈机制，防止“带病引入”“带病申报”，规避用人风险。

（二）档案审核更需要注重把握时机与方式

档案缺失材料的补充，越早进行越易查找，越晚进行越难查询。需要做到各档案材料形成部门及时将材料归档，档案部门及时发现问题及时反馈，二级单位做好监督及协助调查补充，个人积极配合，形成学校、二级单位、个人上下联动的机制，方可使档案审核工作顺利进行。因此，在引进人才时，特别是办理入职之前，进行档案审核及“三龄两历”信息的认定，请个人配合补充档案缺失材料，是个人较易接受的方式。

（三）落实好“凡引必审”，可为后期“凡提必审”减轻工作量

按照干部选拔任用工作中干部人事档案“凡提必审”要求，根据《党政领导干部选拔任用工作条例》《关于防止干部“带病提拔”的意见》《干部人事档案工作条例》等有关文件精神，以江苏某高校为例，干部人事档案任前审核工作，需重点审核：档案材料是否齐全、档案内容是否真实、干部的基本信息是否准确。但在实际工作中，干部任前档案审核工作时间紧、任务重，有些档案缺失材料由于年代久远，需要花费时间和精力去进行补充，一定程度上会影响干部考察提任工作的进度。如果能将档案审核及信息认定工作提前至引进人才环节，则会大大减少后期“凡提必审”的工作量。