云南省职业院校人事档案管理改革的措施探讨——以云南能源职业技术学院为例

□吴丽娟 杜运夯 景 童

在全国干部人事档案专项审核的背景之下，云南省职业院校也积极推进干部人事档案专项审核工作。通过干部人事档案专项审核工作，进一步完善了人事档案管理工作，取得了一定的成绩，但也存在一些问题，制约人事档案管理工作的发展，导致人事档案服务社会、学校和个人的作用与价值难以充分发挥。本文主要从云南省职业院校人事档案管理的现状出发，根据存在的问题分析原因，最后提出解决问题的措施，以推进云南省职业院校人事档案管理改革，促进人事档案管理工作的发展，从而发挥好人事档案服务社会、学校和个人的作用与价值。

一、干部人事档案专项审核的背景

2014 年10 月中央组织部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，制订了人事档案专项审核实施方案，明确9 个工作步骤，确保专项审核工作质量。会同中央纪委机关、教育部、公安部、人力资源和社会保障部等7 家单位，就涉及干部出生日期、学历学位等政策问题深入研究，印发《关于干部人事档案审核工作的问答》，编印《干部人事档案工作文件选编》，为专项审核工作提供了依据和遵循。并全面推行干部人事档案任前审核制度，坚持“凡提必审、凡转必审、凡进必审”，使档案审核深度嵌入干部工作链条，切实防止干部因档案问题“带病提拔”“带病上岗”。

各级组织人事部门按照“严、细、准”的要求，对每卷档案都进行初审和复审，对发现的问题，一个一个地核实、一项一项地纠正；针对干部重要信息记载不准确不一致的问题，组建调查组，通过调取原始户籍材料、学历学位认证、物证鉴定等方式查核相关信息；针对档案材料不齐全不完整的问题，补充完善缺失的材料。在中央组织部的统一领导之下，云南省也逐步推进干部人事档案专项审核工作。云南省职业院校根据中央组织部和省委组织部的相关要求，认真贯彻落实，严格开展干部人事档案专项审核工作。

二、云南省职业院校人事档案管理的现状

（一）云南省职业院校人事档案管理取得的成绩

1.明确了人事档案管理机构。人事档案管理机构是管理人事档案最基本的单位，是人事档案工作的基本保障。2019 年中共云南省委高校工委下发了《关于进一步加强新归口管理高校干部人事档案工作规范化建设的通知》文件，要求要统一规范管理体制，根据《干部人事档案工作条例》等有关规定，各高校干部人事档案由组织部或人事处集中统一管理，确保干部人事档案材料形成、日常管理和使用相对集中。根据相关规定及要求，学校进一步明确了人事档案管理机构，理顺了管理关系，为人事档案工作提供了组织保障。

2.配备了专职人事档案管理员。中共云南省委高校工委下发的《关于进一步加强新归口管理高校干部人事档案工作规范化建设的通知》文件要求要配齐配强人事档案工作人员。按照《干部人事档案工作条例》和省委组织部的有关要求，各高校要配备至少1 名专职干部，档案2000 卷以上的，配备至少2 名专职干部。根据相关规定和要求，学校专门设置了人事档案管理岗位，招聘了一名在职在编的研究生中共党员从事干部人事档案工作，为干部人事档案工作提供了人才保障，确保了干部人事档案工作的有序开展。

3.进一步规范了人事档案管理秩序。为加强人事档案的规范化、科学化管理，制定并下发了《人事档案管理办法》，完善了人事档案管理制度。在《干部人事档案工作条例》和《人事档案管理办法》的指导和规范之下，进一步规范了人事档案管理秩序。原先人事档案在管理过程中，人事档案的整理体系混乱，没有严格按照人事档案的分类体系来进行整理。并且，在保管人事档案的过程中，存放方式也缺乏科学性，导致查找困难。通过进一步规范，严格按照人事档案的分类体系对人事档案进行整理，保证人事档案内容的科学有序。同时，根据人事档案的姓氏拼音字母的顺序对人事档案进行排列编号，保证人事档案保管的有序化。

4.逐步推进人事档案信息化建设。按照中组部、省委组织部的部署安排，各高校党委要认真贯彻实施《干部人事档案数字化技术规范》，大力推进干部人事档案数字化建设。学校组织专门力量，重点开展人事档案的数字化工作，人事档案信息化程度较高。

（二）云南省职业院校人事档案管理存在的问题

1.人事档案质量有待提高。一是人事档案材料不齐全不完整。人事档案的齐全完整性是保障人事档案质量最基本的要求。在对人事档案进行审核的过程中，发现存在人事档案材料不齐全不完整的问题，人事档案中缺少了部分材料，特别是一些涉及“三龄两历一身份”的重要材料。二是人事档案中“三龄两历”信息不准确。“三龄两历”信息是人事档案中的关键信息，必须真实准确。在对人事档案进行审核的过程中，发现在人事档案材料中存在很多材料填写的“三龄两历”信息不准确。三是人事档案材料形成的规范性不够。在审核人事档案的过程中，发现一些情况说明和证明没有规范的格式和内容安排、一些以文件形式存在的材料没有规范的文体和结构程式、人事档案材料纸张大小不一、部分材料中出现勾画涂抹的痕迹、使用不耐久的书写材料书写人事档案内容、人事档案中的复印件没有注明复制时间等。

2.人事档案管理制度贯彻落实不到位。学校在制定《人事档案管理办法》之前，人事档案管理工作缺乏规范的制度，人事档案管理工作的开展主要依据《干部人事档案工作条例》来执行，但是在执行的过程中由于缺乏针对性，与学校实际联系不紧密，人事档案管理人员和其他人员对《条例》的理解不够、认识不足，所以贯彻落实的力度不强。管理制度制定之后，极大地规范了人事档案的管理工作。但是，由于其他人员对管理的制度的学习不够、认识不足，加之之前长期的习惯，特别是人事档案材料形成部门没有主动收集移交归档人事档案材料的意识、个人对人事档案的不了解和利用人事档案的随意性等，不仅阻碍着人事档案管理制度的贯彻落实，还给人事档案的管理工作带来了较大困难。

3.人事档案管理队伍薄弱。目前，学校虽配备了一名负责人事档案管理工作的专职人员，但是，由于师资紧缺，人事档案管理员不仅要负责人事档案管理工作，还承担着所在部门的其他工作和一定的教学工作，工作压力很大。人事档案管理工作是一项经常性、长期性的工作，而人事档案工作人员的工作精力有限，要同时兼顾人事档案管理工作和其他工作，这给人事档案管理工作的发展带来了较大困难。同时，人事档案管理工作是一项专业性很强的工作，需要专业的人才，而人事档案工作人员并非档案专业人员，不管是对人事档案的认识，还是对人事档案管理的业务技能都有所欠缺，专业性不足，这一问题也将制约着人事档案管理工作的发展。

4.人事档案材料收集归档不及时。人事档案的整理、保管和利用都是在收集的基础上进行的。收集工作质量的好坏直接影响人事档案工作的其他环节。人事档案材料的收集归档要求主动及时，但是在实际工作中,由于人事档案材料形成的分散性、工作人员人事档案材料移交归档意识不够、人事档案工作人员主动收集工作落实不到位等原因，人事档案材料形成部门未能及时地送交应归档材料，导致人事档案材料收集归档不及时。

5.人事档案信息化持续性推进缓慢。人事档案的信息化建设是适应时代发展的要求，也是推动人事档案发展的重要途径。因为人事档案信息化是一项持续性的工作，需要对新产生的材料和新入职在编教职工的人事档案进行数字化，数字化之前还需要对人事档案材料进行审核，根据审核的情况还需要对存在问题的材料进行调查认定、对缺少的材料进行补充，过程复杂、时间跨度大、工作量大。而人事档案工作人员因为人员紧缺、工作精力有限，要坚持做好人事档案信息化的持续性存在较大的困难，导致人事档案信息化持续性推进缓慢。

6.人事档案工作人员主动提供人事档案利用服务的意识薄弱。人事档案利用是人事档案工作发展的动力，是衡量人事档案管理工作质量优劣的重要标尺，是人力资源合理开发和使用的必要条件。目前，人事档案主要是被动地提供利用，主要服务于组织人事工作和提供给个人解决个人问题。在组织人事工作中，组织对人员进行考察了解，办理人员职务职称呈报与审批事宜，审批人员的工资、福利、待遇及办理离休、退休手续，呈报或审批人员的入党、入团、参军、提干、出国等事宜时会利用人事档案。当个人需要解决个人问题时也会提出利用人事档案的需求,但是由于人们对人事档案的了解不够，利用人事档案解决个人问题的需求不足，人事档案的利用率不高。

7.人事档案保管条件不符合规范。人事档案保管工作为整个人事档案工作提供了物质基础，创造了开展各项业务工作最起码、最基础的条件。如果人事档案得不到安全有序的保管，遭到了损毁，人事档案工作也就失去了存在的基础，还会给人事档案工作、组织人事工作造成不可逆转的损失。目前，虽然已经设置了专门的人事档案室，安装了防盗门窗，配备了监控系统，实现了库房与工作场所分开，但是保管条件仍然存在不规范的地方。比如库房缺少温湿度监测和调控的设施设备，人事档案装具陈旧，缺少专用的打印复印设备等。这些保管条件不规范的地方将给人事档案的安全保管带来一定的安全隐患，不利于保障人事档案的安全。

三、推进云南省职业院校人事档案管理改革的措施

（一）将人事档案专项审核工作纳入长效工作机制

要提高人事档案的质量，需要将人事档案专项审核工作纳入长效工作机制，坚持“凡提必审、凡转必审、凡进必审”，使人事档案审核深度嵌入干部工作链条。在人事档案管理工作中，通过人事档案的专项审核，从源头把好人事档案材料质量关，准确认定“三龄两历一身份”信息，整治档案材料涂改造假，补充收集缺失的材料，规范档案材料的格式、内容和存在形式。从管理的过程中维护好人事档案，做好人事档案材料的收集归档、新收集材料的鉴别和新归档材料的整理工作，确保人事档案的齐全完整、真实准确、规范有序。

（二）健全人事档案管理工作的监督考核机制

要健全人事档案管理工作的监督考核机制，将人事档案管理制度的贯彻落实情况和人事档案工作人员的工作情况纳入监督考核体系，保证人事档案管理制度发挥实效，提高人事档案工作质量。比如人事档案材料形成部门形成人事档案材料的质量，移交人事档案部门归档的内容、时间和数量，保管人事档案材料的条件；人事档案管理人员接收档案材料程序的规范性，鉴别、整理、保管、提供利用、登记与统计、数字化等工作开展的情况；人事档案管理部门对人事档案开展宣传教育、提供利用服务、信息资源的开发情况等。全面设置考核指标，明确指标权重，严格按照指标体系进行监督考核，并将考核结果与部门考核和个人考核挂钩，给予超额完成工作的部门和个人一定的奖励。通过健全人事档案管理工作的监督考核机制，促进人事档案管理制度的贯彻落实和人事档案工作质量的提高。

（三）完善人事档案管理队伍配备政策

要解决云南省高职院校人事档案管理队伍薄弱的问题，可以探索从完善人事档案管理队伍配备政策和确保政策落实到位两方面着手。一方面，各高校要按照《干部人事档案工作条例》和省委组织部的有关要求，配备至少1 名专职干部，档案2000 卷以上的，配备至少2 名专职干部。而教育部门随之应该完善相关的配备政策。比如增加编制、提高待遇、打通职务晋升和职称评审通道等。人事档案专职专业人员有了保障，其岗位的吸引力也随之增强。另一方面，高职院校也要提高对人事档案的认识和重视程度，从学校发展整体出发，设置专门岗位，配备专职人员，保障人员待遇和职称评审，重视人事档案工作人员专业素质和技能的提升。通过“内培外引”的方式吸引人才，把内部培养和对外招聘相结合，切实为配备人事档案专职专业人员创造条件。通过完善人事档案管理队伍配备政策，为人事档案工作提供人力保障，增强管理队伍，从而提高人事档案工作质量。

（四）实施人事档案收集工作的“清单式”管理

要确保人事档案收集工作的质量，及时、完整地将人事档案材料收集起来，可以探索实施人事档案收集工作的“清单式”管理，将需要收集归档的人事档案材料详细地列出清单，明确材料形成的主体和移交归档的时间。材料形成部门在人事档案材料形成之后，对照移交归档清单，按照规定的时间期限及时移交归档。同时，人事档案工作人员要积极主动地参与到人事档案材料的收集工作中去，指导人事档案材料形成部门开展材料的收集；加强宣传教育，将开展个人形成材料的收集与引导个人主动移交材料相结合。人事档案收集工作的“清单式”管理不仅可以督促人事档案材料形成部门及时、主动地收集移交档案材料，促使人事档案工作人员主动地开展收集工作，还可以增强人们的档案意识，积极主动地向人事档案部门移交个人形成或保管的人事档案材料，确保人事档案材料的齐全完整。

（五）优化人事档案管理流程，有效推进信息化建设

人事档案的信息化是在人事档案专审完成的基础上进行的一项长期性工作，人事档案专审工作过程复杂、时间跨度大、工作量大，加之人事档案工作人员精力有限，使得人事档案信息化进程缓慢。对此，可以优化人事档案管理流程，从而有效推进信息化建设。组织和人事部门在对人员和干部进行管理的过程中，需要对新招聘的教职员工进行审查，那么人事档案的审核、认定和材料的补充等工作就可以放在组织或人事部门对新招聘的教职员工的审查阶段同时进行，这样可以极大地提高工作效率。在人事档案工作人员有限的精力之下可以高效地开展人事档案的数字化，从而加快人事档案信息化建设的步伐。

（六）探索建立人事档案开发利用激励机制

要改变工作思路，变被动为主动，探索建立人事档案开发利用激励机制，在保证人事档案安全的前提下，积极主动地提供利用、开发档案信息资源，充分发挥人事档案的作用和价值。比如，通过对所保管的人事档案信息进行统计和分析，为高职院校的发展规划建言献策，主动参与学校的管理，为领导决策提供依据；积极参与或主导编史修志；整合可公开的人事档案信息资源，编制人事档案宣传教育手册，增强大家对人事档案的了解，提高对人事档案的认识，从而提高个人的利用率。激励机制还需实行量化管理，量化指标为档案信息资源开发利用行为、产生的效益、产生的影响等，不同的量化结果对应不同的奖励，奖励的形式包括荣誉奖励和物质奖励。档案信息资源开发利用行为产生的效益越高、产生的影响越好，量化结果就越高，对应的奖励就越高。对于人事档案工作人员积极主动开发利用人事档案信息资源的行为，根据所产生的影响和效益将收获相对应的奖励。通过这样的激励方式，增强人事档案工作人员开发利用人事档案信息资源的动力，促进人事档案信息资源的开发，最大限度地发挥人事档案的作用和价值。

（七）推进人事档案库房标准化验收

要加强人事档案库房的标准化建设，建设符合规范要求的人事档案库房，需要学校提供充足的物质保障，包括资金、场所等，但是云南省高职院校办学经费紧张，基础设施建设不完善，加之对人事档案的重视程度不够，难以为人事档案库房建设提供保障。针对目前人事档案保管条件不符合规范的问题，要加强重视，可以通过教育行政部门推进人事档案库房标准化验收的方式来提高学校的重视程度，督促各学校开展人事档案库房的标准化建设，切实改善人事档案保管条件，为人事档案提供一个安全的保管环境，确保人事档案的安全。