系统论视域下电子档案管理体系建设探析

楼 蔚 文

大数据背景下的电子文件归档与管理，颠覆了传统的档案管理模式，引发了档案学理论和档案工作理念、方式方法的革命性转变——数字转型。 借鉴不同方法论体系，构建与创新档案管理体系，是新时代档案管理工作的迫切需求。 «“十四五”全国档案事业发展规划»提出“坚持系统观念”，推进“四个体系建设”[1]。 本文拟从系统论的观点出发，探讨其方法论体系在电子档案管理体系构建中的应用。

一、电子档案管理体系的系统性特点:开放的复杂巨系统

(一)什么是开放的复杂巨系统

系统论的观念是由奥地利科学家贝塔朗菲提出的，认为事物是由若干相互联系、相互作用的要素(部分、子系统)组成的、具有特定功能的有机整体。 开放的复杂巨系统是我国科学家钱学森从系统论的观点出发，将规模巨大，元素或子系统种类繁多，本质各异，相互关系复杂多变，存在多重宏、微观层次，关联复杂的系统，定义为开放的复杂巨系统[2]。

(二)电子档案管理体系具有开放的复杂巨系统的一切特征

1.巨系统性

从系统的组成而言，电子档案管理体系具有巨系统的基本特点:多系统、多层次、多要素。 电子档案管理体系涵盖档案学理论创新体系、档案工作治理体系、数字档案资源建设体系、档案安全建设体系、档案信息开发利用体系、档案信息技术支撑体系、档案人才队伍建设体系等多个体系。实际上，每个子体系都是一个完整子系统，每个子系统内部还有诸多因素相互联系、相互作用，构成多层级子系统。 单从系统结构而言，毫无疑问，电子档案管理体系是一个巨系统。

2. 复杂性

电子档案管理体系各子系统、各层级、各要素之间相互关联、相互作用，构成其复杂性特点。 如档案学理论为其他子系统建设提供理论指导；档案治理体系构筑起各子系统运行架构——体制、机制和规范；数字档案资源建设体系和利用体系作为整个巨系统的数据基础和工作目标，是电子文件管理巨系统的核心内容；档案安全体系为整个管理体系的运行提供安全底线保障；信息技术与人才队伍建设作为两个重要支撑性因素，助力整个体系的创新与发展。 可见，大数据背景下的电子档案管理体系建设，是一个复杂的巨系统。

3.开放性

开放性是电子档案管理体系的基本特点之一。 电子档案管理体系建设实际上是一种对档案数据的管理体系建设。 作为数据本身，融合与共享是其基本属性。 在此意义上，电子档案管理体系与档案工作各方面、机构其他业务工作体系、整个社会体系存在着数据的流通与融合，并始终面临着新知识与新技术的渗透与更新。 因此，开放性是电子档案管理体系的显著特点。

总之，电子档案管理体系具备了开放的复杂巨系统的主要性质:开放、复杂、多层次、巨量与自组织，是一个开放的复杂巨系统。

二、综合集成研讨厅体系及其在电子档案管理体系

建设中的应用

(一)从定性到定量的综合集成研讨厅体系

从定性到定量的综合集成研讨厅体系(下文简称综合集成法)，是钱学森针对开放的复杂巨系统理论提出的一个方法论体系。 钱学森认为，从人的认知能力出发，开放的复杂巨系统存在着不确定性和不透明性，在现实中很难一次性用定量的方式方法解决系统所遇到的问题。 由此，钱学森提出建立一个由专家系统、知识系统与计算机系统集合组成的研讨厅体系，主张通过发挥三个子系统的作用及相互作用，实现各领域决策的科学化。 他将这一方法论体系应用于国家工程建设领域，取得成功案例，尤其在我国航天事业的发展中发挥了巨大作用[3]。

(二)综合集成法在电子档案管理体系建设中的应用

1.建立基于专家系统的档案工作专家团

专家是在各领域内有着丰富经验和知识的专业人才。 建立档案工作专家团，就是借助其多领域、高水平的智力支持，为迎接数字档案管理挑战，提供强有力智力支撑。 专家团可以承担电子档案管理的顶层设计、统筹咨询工作，讨论决定电子档案管理整体规划，指导、解决电子档案管理中出现的重大问题。 专家团的组成，应广泛引入多领域专家，尤其信息技术专家、机构各业务部门专业主管、社科研究专家等。 专家团谙熟档案学及相关学科理论前沿和发展动态、信息技术使用和发展方向，了解各业务部门电子文件产生流程，掌握社会各界对电子档案信息需求情况，为电子档案管理工作提供科学的标准、规划和设计，在电子档案管理过程中避免走弯路、歧路，避免出现政策、策略和技术上的重大失误。

专家系统的运行应常规化、日常化，并建立反馈机制。 对任何复杂巨系统的了解，人们都存在一个逐渐认知的过程。 因此，专家系统的运行应常规化、日常化。 在制定规划、计划、技术标准时，要咨询专家意见；在项目立项、总结验收时，要听取专家意见。 应当按照系统运行的规范模式，建立专家意见反馈机制，尽最大可能在电子档案管理体系建设中实现决策科学化、精准化。

2.建设基于知识系统的电子档案管理体系

知识系统是理论融汇、观念更新、管理方式方法创新的基础、源泉和指导。 电子档案管理体系建设，涉及档案学理论创新，涉及档案工作管理创新和档案文化创新，涉及信息领域新技术的运用，面临的是整个档案学科和档案管理、档案开发利用的数字转型、架构重建，因此应关注新时代知识系统的更新与运用，尤其在以下三个方面。

一是基于知识系统的档案学理论创新。 传统档案学理论基于人文社会学领域；而大数据时代，电子档案管理体系建设应注意引入自然科学技术领域知识，加强档案学理论创新，为电子档案管理体系建设提供前瞻性的理论和相关方法论指导。

二是基于知识系统的档案工作管理创新和档案文化创新。 在档案治理体系方面，完善与电子档案管理相适应的体制、制度、规范与标准体系建设。 如运用现代管理学理论与模型，准确定位档案部门在机构治理体系中的位置与地位，梳理好档案部门与机构信息部门、各业务主管部门的业务关系；借鉴信息技术的新知识，制定电子档案归档新技术标准和工作规范，保障电子档案管理的规范性要求。 在档案资源建设方面，关注信息领域新技术在新增电子文件归档中的运用，实现大数据背景下的智慧归档；在馆藏数字化方面，关注图片、声视频档案的识别著录新技术，实现馆藏档案数据化转型与质量提升。 在档案利用体系方面，了解各种APP 应用、身份鉴别、电子签名电子印鉴、知识产权保护等相关知识，为人民群众提供安全可靠、方便快捷的档案信息服务。 在文化创新方面，了解历史、关注社会，充分运用人文社会科学知识和新媒体手段，满足新时代各层次档案文化建设的需求。 在安全体系建设方面，知晓物联网技术与智慧馆库建设，以及档案信息数据的云存储、区块链技术的使用等，保障电子档案的安全接收、存储与使用。 总之，关注各种新知识、新技术的冲击，运用新理念、新模式、新举措，是数字时代对电子档案管理体系建设的必然要求。

三是基于知识系统的档案人才队伍建设。 人才是做好电子档案管理的智力支撑。 基于知识系统的档案人才队伍，应是多学科、多专业人才组合。 既要有档案管理人才，也要有精通信息技术、数据管理的专业人才，还要有通晓各部门业务流程的工作人员，并且要有擅长史料编研、育人宣传的文化人才。 档案工作者应树立终身学习的意识，信息技术全员学，专业知识特长学。 数字化时代，紧跟知识更新潮流，做一个新知识的追风者，应是现代档案人的新形象。

3.建立一个功能完善的电子档案管理信息系统

钱学森提出综合集成法的最终落脚点，是建立一个计算机系统，实现对开放的复杂巨系统的管理与相关问题的处理。 综合集成法助力电子档案管理体系建设，最终目标也是建立一个能够完成电子档案收、管、存、用的信息管理系统(平台)。 目前，档案管理信息系统版本繁杂，很多信息系统以实体档案管理为出发点，已不能满足电子档案管理的需求。 即使部分系统具有线上接收电子档案的功能，但功能并不完善，归档电子档案在“来源可靠、程序规范、要素合规”方面以及安全长期可读等方面尚有较大进步空间。 基于综合集成法的档案管理信息系统建设，应发挥专家团和知识系统的作用，在系统研发和运行过程中，严格执行国家相关电子档案管理规范，充分考虑专家意见的指导作用和知识背景材料的综合应用，从而为电子档案管理体系这一开放的复杂巨系统，提供一个科学的计算机系统管理方案，做到构架科学、流程合理、技术先进、运行安全，做好电子文件归档和管理工作。

三、电子档案管理体系建设中应遵循的基本原则

基于开放的复杂巨系统的观念，电子档案管理体系建设的科学化、规范化，始终是一个渐进的过程。 其建设过程也应遵循其系统论及其方法论的基本原则，即整体性、开放性、模型化和最优化原则。

(一)整体性原则

整体性原则也称目标原则，即要求系统的任何部分都要围绕着系统的整体目标组织系统结构。 电子档案管理体系建设，其工作目标是完成档案管理的数字转型。 这就要求档案机构，对外要融入大局，做好电子档案管理的顶层设计[4]。如与单位数据信息管理机构建立密切联系，明确职能，承担相应责任，力争将电子档案管理体系建设纳入单位信息化建设规划。 对内重构组织结构、创新管理方式方法，使档案管理工作系统的各环节围绕档案管理的数字转型，开展相应的工作。如加强内部信息管理部门建设，将信息技术运用到档案工作的各个环节；转换数字思维，在制度体制建设和工作规范、工作流程、工作方式制定等各个层面围绕电子档案管理体系建设进行改革创新；在档案干部队伍的建设上改善档案人员组成结构、知识结构，尤其是提高档案人员掌握、运用计算机的能力，适应新时期电子档案管理、数字档案文化建设的需求。 总之，要形成合力，完善电子档案管理体系建设。

(二)开放性原则

开放性是指系统本身与系统周围的环境有物质的交换、能量的交换和信息的交换。 开放性原则来源于复杂巨系统的这一基本特点，也是影响电子档案管理体系建设的关键因素之一。 在电子档案管理体系建设中，要以开放的思维，接纳各种创新理论和理念；要以积极的态度，融会贯通，实践各种新知识、新技术；要以踏实的行动，加强部门合作和对外交流，创新管理模式和工作流程。数字时代，档案部门不再是一个封闭的机构，面临着前所未有的开放与创新。 无论在理论研究、管理实践，还是档案利用、档案文化建设等方面，电子档案管理体系要与社会经济、政治、文化、科技、法律等建立密切关系[5]。

(三)模型化原则

系统的模型化原则是通过设计模型系统代替真实系统，研究掌握真实系统的本质和规律。 模型化是实现决策科学化的重要手段之一，它分为数学模拟、计算机模拟、思想模拟等多种方式。 模型化原则在电子档案管理中最直接的应用就是数字档案馆(室)平台建设，平台运用计算机系统模拟现实中电子文件收、管、存、用各环节及功能。遵守模型化原则就是要求全面地定性、定量分析电子档案管理的各种影响因素和工作流程，运用社会科学、自然科学，尤其是计算机科学等各种知识，并在研究与实践中不断调整，建立一个科学的、仿真实际电子档案管理工作的应用系统——数字档案馆(室)管理平台。

(四)最优化原则

最优化原则就是从多种可能的途径中，选择出最优秀的系统改革管理方案，使系统处于最优状态，达到最佳效果。 钱学森提出了综合集成法，强调专家学者的经验，强调知识系统的运用，就是最优化原则的一种实践体现。 受历史条件和知识背景的影响，一蹴而就的电子档案管理体系实难达到。 在电子档案管理体系建设中，务必要遵从最优化原则，匆忙上马或停步等待，都不利于电子档案管理工作的开展。 遵循最优化原则，即在专家集体智慧的帮助下，在当前最新知识背景下，围绕电子档案管理，选取工作效果最好、负面影响最小的最佳电子档案管理方案；在档案管理信息平台建设中，关注新技术，通过更新换代，实现系统运行的最优化。 笔者建议，在电子档案管理体系建设中，应当本着管理最优化原则，设立近期和远期目标。 近期，可以在电子档案归档方面以应归尽归为最大目标，结合实体档案管理，以双套制管理模式实现协同发展；远期，以归档电子档案的完整、真实、安全、可用为建设目标，实现电子档案的单套制管理。 同时，积极开发电子档案的信息共享与深层次利用，助力电子档案管理体系建设。