提高医院档案管理科学化水平的创新路径探讨

2022-11-27韩鹏丽袁霞滨州医学院附属医院

品牌研究 2022年11期

文/韩鹏丽袁霞（滨州医学院附属医院）

医疗卫生事业的健康发展与广大人民群众身体健康服务水平息息相关，且是现代社会发展中的一个关键民生问题，为此，医院在体制改革发展背景下，应持续提高档案管理科学化水平，为医院健康有序发展提供巨大推力。而长期以来，医院领导人员由于管理理念的偏差，导致其在运营管理工作中，侧重医疗技术人才引进与培育，忽视了档案管理建设，使得医院档案管理工作发展难以满足新时期医改工作需求。为此，基于医院健康持续发展角度考虑，本文研究提高医院档案管理科学化水平的创新路径具有显著的实践指导价值与意义。

一、医院档案管理科学化水平提高的必要性概述

（一）节约成本，提高档案管理规范性水平

在医院档案管理工作中，不断提高管理科学化水平，能够在节约管理成本的同时，还可以提高档案管理规范化水平。具体如下：首先，提高医院档案管理科学化水平，可以最大限度减少档案管理问题，如此即可减少因纰漏而增加的管理成本，有效控制档案管理成本，因此，在档案科学化管理中，相关档案管理人员应在实际的工作中，严格按照档案管理流程及具体要求来规范开展档案管理工作，以期减少档案管理支出的同时，可以实现档案管理提质增效目标[1]；其次，档案管理科学化水平的提高，既可以规范档案管理人员的日常管理行为，既可以降低档案管理人员的不当操作而导致的档案损失、篡改等问题，又可以保证档案资源的完整性及真实可靠性，进而为医院档案管理工作提质增效提供有力支持[2]。

（二）发挥档案信息参考价值，推动医疗事业健康持续发展

档案信息作为重要信息凭证，详细且完整地记录了医院各项医疗业务和管理工作的具体内容，且是科学评判医护人员自身尽职尽责开展工作的重要证明。因此，医院不断提高档案管理的科学化水平，一方面可以提高医院档案信息的利用价值，使得其能够在医院运营决策中发挥出良好的参考价值；同时，医院管理人员及医护工作人员在实际的工作中，也可以通过查阅相应的档案资料，为工作决策和计划制订提供具有价值的参考资料，从而整体提高医院运营管理水平，推动医院健康发展[3]。另一方面医院不断提高档案管理科学化水平，可以满足医疗体制改革背景下医院转型升级发展对信息的基本需求，进而推动医院高质量发展[4]。

由此可见，在医疗体制改革背景下，医院的转型升级发展对信息需求量不断增加，使得档案管理工作的重要性日渐突出。在此背景下，要想持续发挥医院档案管理工作的实际效用，为医院发展提供有价值的参考信息，应持续提高档案管理的科学化水平，才能推动医院档案事业健康发展的同时，全面提高我国医疗服务水平。

二、医院档案管理工作缺陷问题分析

（一）档案管理队伍建设滞后

近年来，我国经济水平的提高，使得越来越多的人关注身体健康发展，直接增加了医院运营负担，这种情况下，为满足广大医患人员对医疗的基本需求，医院管理者在日常运营管理中，侧重于如何提高医务人员的综合技术能力，而没有正确认识档案管理队伍建设的重要性，导致我国医院档案管理队伍建设滞后，难以满足医院转型升级背景下的档案管理工作需求，自然不利于档案管理科学化水平的提高。不仅如此，我国绝大部分医院档案管理人员并非专业出身，而是以兼职人员为主[5]。然而兼职人员因为其他工作而难以投入足够的时间和精力来研究档案管理工作，使得其往往以敷衍态度展开档案管理工作，一些问题视若不见，则会直接影响档案管理科学化水平的提高。此外，档案管理兼职人员由于缺乏专业知识，且没有接受正规的档案管理培训，进而使得其对于档案管理问题难以进行全方位分析，不利于档案管理工作高质高效地落实，影响档案管理科学化水平的提高。

（二）档案管理制度建设滞后

在医院转型升级发展的关键阶段，医院虽然与时俱进地优化调整和完善了档案管理制度，但结合医院档案管理工作实际效果来看，医院档案管理部门在制度建设中，仍然存在建设滞后问题，具体表现在以下方面：一是档案管理人员的实际工作职责难以划分明确，使得档案管理工作难以高质高效地落实到位，进而影响档案管理科学化水平的提高[6]；二是医院档案管理工作局限于基础性事务，如档案收集、整理等，并没有与时俱进地建构科学统一的档案管理系统；三是医院档案部门管理规划到日常考评管理制度目标中，使得常态化的档案管理工作形成了一个相对混乱的局面，进而使得档案难以实现集中化、统一管理，而是散落在医院各个部门、各个医务人员手中，这不仅会影响档案的查阅，还会埋下医院档案信息安全隐患，都会直接影响档案管理科学化水平的提高[7]。

三、医院档案管理科学化水平提高的创新路径分析

（一）加强档案管理队伍建设

如前所述，档案管理人员是档案管理工作的主体，其综合素质与档案管理科学化水平提高密切相关。为此，医院应在工作队伍建设中，既要重点加强医疗技术队伍的建设，又要加强档案管理队伍建设，如此才能为提高医院档案管理科学化水平提供人才支持[8]。在实践中，医院要想提高档案管理队伍建设效果，应具体做好以下方面的工作：一是牢固树立“以人为本”的人才管理理念，加强档案人员的培训，结合新时期档案管理工作的新要求，展开针对性的系统培训，保障其掌握科学管理工作，全面提高其综合素养；二是医院应积极为其提供与同行的交流学习平台，不断拓展档案管理人员的视野，为其科学处理档案工作问题提供支持[9]；三是制订档案管理标准，向档案管理人员提出更加严格的要求，要求档案管理人员自觉参与各类档案管理工作，认真做好档案资料收集、保管与利用等一系列工作，据此建立一支专业档案管理队伍，助力提高医院档案科学化管理水平[10]。

（二）持续优化和完善档案管理制度

在医院档案管理工作实施过程中，往往会出现一定的不规范问题。而医院档案管理制度的完善与优化，是保证档案管理工作人员规范有序完成档案管理工作的重要基础和保障，是档案管理科学化水平提高的重要前提。因此，医院应结合我国档案相关的法律法规，并立足于档案管理实际，制订完善的档案管理制度及奖惩制度，并建构科学的监管体系，推动档案管理标准化、科学化发展。首先，建立健全档案收集制度，明确医院各部门在档案收集工作中的职责，确保各部门、各科室可以及时做好档案归档工作，确保档案的完整性和真实可靠性，为档案科学管理水平的提高奠定良好的基础；二是完善档案分类管理制度，档案管理人员应基于档案内容、性质等进行分类管理，且在此过程中，要加强监督检查力度，确保档案分类管理的合理性和科学性，提高医院档案管理科学化水平；三是优化和完善医院档案保管制度，制订与档案部门及其他科室相关的责任制度，并且安排专人专职负责档案室设施维护和存放等管理工作，并做好全过程监督检查工作，以此支撑档案科学化管理工作的有序进行。

（三）配置先进技术及设备，助力提高档案管理效率

在我国信息技术发展应用支持下，我国社会各个领域建设随之取得了阶段性的成效，也使得现代化设备的应用更加广泛，直接体现了现代化设备在档案管理中的应用价值。为此，医院在档案管理工作中，应配置先进设备来支撑档案科学化管理工作的落实，这样才能在档案管理信息化建设发展的支持下，全面提高医院档案管理的科学化水平及时效性。在实践中，医院应正确认识先进设备及技术在档案科学化管理中的重要作用，才能在思想上自觉配合与支持网络技术及计算机技术等先进技术及设备在档案管理中的应用，进而依托网络信息化手段来构建高效的档案管理模式，实现医院档案资源共享，以期在提高档案利用价值的基础上，推动医院档案事业进一步发展。在电子档案管理模式创建的基础上，医院档案收集、整理、使用等工作更加便捷，尤其在档案资源检索利用方面，可以基于关键词检索方式来查询到所要的信息。与此同时，医院应注重对于先进技术的合理使用，如利用光学技术等先进技术提高医院档案存储密度及效率，为档案科学化管理提供支持。不仅如此，医院还可以基于数字化技术实现医院档案管理工作的创新发展，如医院可以借助于数字加密技术、数据库技术等实现医院档案数字化处理目标，这样不仅可以为医院档案信息的整合提供技术支持，还可以实时更新医院档案信息，为医院档案管理工作提质增效奠定良好的基础。此外，医院档案管理应引进现代化管理设备，构建体系化的档案管理模式，在实践中，应积极推进部门衔接、档案资料、内部流程实施等一体化建设，切实提高医院档案数据资源的通用性，为提高医院科学化管理水平提供支持。

（四）挖掘档案管理价值

医院档案科学化管理水平的提高，目的在于充分利用档案价值来助力医院转型升级发展，进而满足当下人们日益增长的医疗服务需求。为此，医院在档案管理中，应积极落实档案管理价值挖掘工作，具体可以从以下方面入手：一是持续加大软硬件设施建设资金的支持力度。医院在发展中，应根据自身条件情况，根据设备超前、填平补齐等原则，在有效利用现有设备的基础上，合理地、有计划地采购技术设备，如图文影像扫描、数据库服务器等技术设备，支撑档案管理工作高效、科学化展开，并促进档案资源价值的挖掘。二是依托医院内部局域网，建构符合医院当前发展需求的档案信息网络，并提供多种功能服务，如远程检索服务、联机查询公共目录、档案信息资源服务等，这样既可大幅度提高医院档案信息服务质量，也有利于医院档案资源利用价值最大化目标的实现。三是依托网络分析软件来深度分析与高效整理档案信息数据，以此深度开发医院档案价值。在实践中，医院档案管理人员应充分利用信息网络技术实现医院档案信息资源的集中化管理，以期在简化档案管理流程的基础上，为档案管理工作提质增效和科学化水平的提高奠定良好的基础。与此同时，医院内部工作人员在实践工作中，也要注重对于各类软件的使用，以此实现档案资料在内部系统的高效传递和共享，以此全面提高医院档案利用率。此外，在医院档案信息化管理中，虽然可以促进档案管理效率和质量的全面提高，但不可否认的是，信息化系统建设也存在较大的安全隐患，一旦没有做好相应的安全防护工作，则可能引发重大的档案信息泄露、篡改等问题，进而影响医院档案管理科学化水平的提高。针对此问题，医院档案管理部门在依托信息化网络技术手段提高档案管理水平的同时，应同步加强相应的档案安全管理，如在档案室内部电脑系统中安装防火墙，并对档案信息进行数字加密处理，切实提高医院档案信息管理的安全性，进而全面提高医院档案管理科学化水平。