高校毕业生创业档案管理机制的创新策略分析

2022-11-27王怀庆鄄城县人力资源和社会保障局

品牌研究 2022年11期

文/王怀庆（鄄城县人力资源和社会保障局）

现阶段，在社会范围内，一个被广泛关注的话题“全民创业”已成为，为了改善当前大学生就业难的现状，拉动国家经济进步，国家也积极鼓励高校毕业生参与到创业浪潮中，加大了对于高校学生的创业教育，充分地挖掘和发挥人才的创造能力，将人才资源的优势充分利用起来。但是针对创业大学生来说，其相应的档案管理工作落实不到位，具有人事档案不健全的问题。所以就要通过档案管理机制的革新，从而解决创业学生的档案问题，提高档案服务水平。

一、高校毕业生人事档案的作用

对于我国的人事管理工作来说，其制度内的一个独具特色的内容就是人事档案。通过人事档案，能够对于一个人在身份、学历、工作资历等多方面条件进行证据的提供。因此，人事档案和薪酬待遇、社会保障等内容，具有紧密的关联，同时也被法律所认可。面临当前就业日益激烈的竞争，人事档案也突显出了它的重要作用。人才在就业的过程中，各个环节都离不开档案的使用。高校的学生档案是针对大学生而言，对其在校期间的表现，做到真实的记录，属于学生的原始资料。因此在人才信息库中，高校学生的人事档案也属于其中的重要内容，影响到学生毕业以后的就业，属于学生的人生履历。针对即将走上创业道路的学生，人事档案也会直接影响到其未来的职业发展。高校毕业生的人事档案的建立和管理，会对于个人利益造成一定影响。通过档案能够进一步保障个人劳动、社会保障服务的实现，档案中所记录的内容也将与社会保险、失业金等就业保障挂钩。同时对于毕业生来说，还会影响到其具体的工龄计算，以及转正定级等相关的工作问题。所以，就要重视起对于高校毕业生的人事档案管理，通过落实各项档案记录，促进档案利用率的提升，这样才能够在毕业生就业创业时，进行完整、有效的信息提供，助推人才的发展。

二、高校毕业生创业档案管理现状

在我国经济持续转型的阶段，也逐渐地减弱了档案所发挥的作用。在以往，组织部门要对于干部进行考察和了解，都以档案作为重要依据。当前，在人事制度革新与转变的背景之下，也导致人事档案和工作岗位之间的关联逐渐淡化，尤其是对于一部分非公有制单位来说，由于人事主管权的缺失，一般会通过设置试用期，对于所聘用的人才的工作能力进行考察。因此，在这种发展背景之下，也使得毕业生往往会忽视人事档案的重要性，特别是对于即将创业的毕业生来说，这一表现更加显著。

首先，对于高校毕业生创业档案管理来说，并没有确立一个规范、健全的管理机制，这就使得实际的管理工作落实不到位，形式化倾向明显，并未注重对于工作模式的转变，档案管理人员在工作中一般只能发挥出档案保管的作用；针对所整理的毕业生档案，也依然沿用过去的档案管理方式，在内容和形式上都较为单一，在档案中不能够突出体现学生曾经的创业经验，以及优秀的学习成果，这也会对于毕业生所具有的创业能力产生一定程度上的埋没，难以从真正意义上突出档案的价值。

其次，档案的管理和接收部门与组织也并未重视起对于大学生创业档案的收集和整理。当前，在国家的角度，虽然大力支持和鼓励毕业生进行创业，也强化了对于大学生群体的创业教育，对其作出了积极引导，但是在档案管理上，各项工作依然做得不够到位。在面对创业毕业生的档案处理时，采取了和待业人员档案相近的处理方式，并未针对创业，对档案工作做出对应的调整，未将其纳入为一种被认可的大学生的择业就业的方式，甚至还会在档案上将创业大学生归属为待就业这一类人群中。因此，这也就使得创业学生无法享受工龄的计算、社会保险、养老金等福利，从而严重影响到大学生的创业热情，在人才资源开发中，限制了人事档案作用的发挥[1]。

基于这一档案管理现状，现阶段对于高校毕业生创业档案，通常具有三种去向：第一，在学生毕业以后，没有进行相关手续的办理，依然将档案放在学校保管；第二，学生委托相关的机构来管理档案，只有到需要档案的时候，才会相应的进行查找；第三，档案留在学生自己手中，或者是出现遗失，无论是哪一种去向，都被当作弃档，如果出现这种情况，都会直接影响到档案的真实性和完整性，难以有效发挥档案的真正作用[2]。

三、建立创业大学生档案管理机制的意义

对于高校的创业毕业生来说，对其档案开展高效的管理，不仅要针对档案内容进行进一步的优化和充实，获取大学生的创业状态，实现对于人才资源的充分开发和利用[3]；同时还要对于创业人才和项目做到系统化的检索，并加强创业宣传与教育，从而促进高校创业教育的持续发展。首先，在学生档案中，加入创业事迹这一栏内容，能够充分调动学生的创业意识，从而打造一个良好的创业氛围和环境，不断地提升学生的创业热情，针对有创业想法和创新精神的学生，做出积极的鼓励，让其能够主动地投入创业工作中；其次，通过对于创业学生档案管理工作的重视力度的不断加大，也能够在就业这一范围中，将其纳入创业学生人群，让其能够获得应有的福利待遇，从而解决了创业学生的难题和忧虑，让其能够更加积极地开展创业；再次，通过收集具有成功创业经验和成果的学生档案，能够通过系统的档案整理，依靠真实的创业案例，在创业教育的开展和宣传过程中，以此作为丰富的素材，推进相关工作的顺利开展，同时也有助于系统性的档案资源的构建，提高检索和利用的便捷性，便于后续单位和个人对于档案的调用；最后，通过推动创业学生档案管理工作的高效开展，能够对于创业工作的进行起到促进的作用，改善当前社会范围内所存在的突出的就业问题，降低失业率，从而维护社会的稳定，不断地提高经济的发展水平。基于新时期背景之下，大学生通过创业目标的实现，不仅能够拉动国家经济，提高家庭的收益水平，同时还能够缓解就业压力，改善高校毕业生紧张的就业现状。

四、高校毕业生创业档案管理机制的创新策略

在全新的发展形势之下，要想在最大程度上促进高校毕业生档案管理作用的发挥，改善当前创业学生所普遍存在的档案问题，弥补档案管理的空缺，就要针对创业毕业生这一个特殊的群体，提供更高质量的档案服务，这样才能够让其无所顾忌地开展创业，实现创业工作的良性发展[4]。

（一）重新定位档案价值

对于创业大学生来说，对其进行人事档案的建立时，也要重视档案的质量。在档案中，为了对学生做出更加全面的评价和考量，就要充实档案内容，在其中纳入高校学生的各项创业活动开展情况，以此作为重要依据。因此，在进行档案创建时，就可以将创业这一模块纳入基础内容中，对学生的创业经历和成果的资料进行展示，从而实现归档。如果大学生在毕业以后想要进行创业，则应针对档案留在学校的学生动态化地对于学生的创业情况展开了解和掌握，从而相应地进行档案的更新和补充。

（二）制订专门的档案管理政策

对于创业学生的档案管理工作，要进行相应的规定的提出，明确在学生毕业以后，如果选择创业，那么就要将档案送到人才交流中心进行统一的管理。人才交流中心也要针对创业毕业生进行专门类别的设置，开展档案管理；同时每年也要针对这些创业人员的具体创业情况展开动态调查，并进行档案的整理。对于创业失败的人员，如果创业没到一年，就选择就业或者深造的毕业生，档案就要从人才交流中心转到具体的就业单位、学校来进行相应的保管；创业满一年且失败的毕业生，如果想要重新就业，那么就要按照本人的意愿，将人才档案留在人才交流中心，或者送至户籍所在地的人事局，同时还要进行创业报告的提交，在经过确认之后，在档案上补充创业的记录，并进行档案的调取，不再归属于创业专类档案中，在之后的就业中，也要将创业的这一年纳入工龄以内，进行各种福利待遇的考量。而对于创业成功的毕业生，如果在创业期满一年以后，依然想要继续创业，则要以年为单位，进行创业报告的提交，具体的工作性质等同于正常的单位就业，这样在日后转行再就业时，针对工龄的计算、福利待遇、转正定级等，都能够获得正常的保证，而且创业人员也将会获得国家所提出的创业帮扶和优惠，对其提供政策上的支持与保证。

（三）变革档案管理模式

对于人才交流中心而言，不仅要承担对于创业人员档案的托管任务，同时还要积极参与人才档案的构建。通过强化和高校之间的协作，促进原有的后置式管理，朝前瞻性指导服务的开展，推动档案管理模式的创新和改革，从而开展开放式的管理，使其具有社会化特点。同时还要不断地增强和创业学生之间的联系，定期了解学生的创业动态，这样才能够通过对于创业资料的收集和整理实现归档操作，提高档案的全面性和完整性。这样在档案的运用过程中，才能够对于个人和单位，进行准确、有效的信息的提供，实现高效率的档案利用。为了提高档案管理水平，首先要对毕业生的基本情况做到调查和了解，依靠各种方式，展开对于毕业生创业状态的调查，同时也要确保档案内容的规范性和完整性，在具体的创业档案中，以基本信息、创业记录、评价记录作为主要的内容。同时还要提高档案归类管理的科学性，对于归档保管流程做出严格的规范。坚持高度的保密原则，在档案管理过程中，分门别类地开展档案的整理、归档，确保纪录的完整性；同时还要促进信息技术的应用，构建现代化的网络信息系统，促进科学的档案管理体系的构建。

（四）增强学生的档案观念教育

当前，我国将一直坚持和沿用人事档案管理制度，以人事档案作为基本的依据，进行个人的职业生涯的各项荣誉、利益的评估和考量。针对大学创业毕业生来说，在创业的过程中，也会面临一定的风险问题，一旦出现创业失败，就面临着再就业的问题。因此创业学生必须要能够认识到人事档案的重要意义，提高对于档案的思想认识水平。无论是在学校期间还是毕业以后的创业实践，也要具有更高的档案意识，结合自身的特点和优势，实现档案内容的不断丰富和充实，同时也要掌握档案的去向，这样才能够在需要的时候更加便捷地调用。在学校的创业教育中，也要进行档案意识教育内容的加入，另外，要通过多样化的途径，比如说宣传栏、校园网等，对于档案的价值和重要意义加大宣传和普及力度，促进学生的档案意识的强化，不断地增进学生对于档案的理解。特别是对于日后选择创业的学生，要将档案的作用充分重视起来，并配合有关部门的档案工作，创建完整、有效的创业档案，并落实好管理，及时进行有用信息的提供，让档案内容更加丰富和充实。

（五）提高管理制度的规范性

对于负责保管档案的各个单位而言，也要进行具体管理制度的明确，提高制度落实的规范性，从而促进人事档案服务质量的提升，提高管理水平。对于创业档案的管理而言，这一项工作具有系统性特点，工作量比较庞杂，因此档案管理部门也要结合具体的单位性质，按照档案性质，进行相关管理工作实施标准和制度的明确，并且积极地引入全新的技术方法，革新管理思路，从而高效地开展创业学生的档案管理。在现代背景下，为了做好档案管理工作，管理人员不仅要巩固好传统技能，在此基础上，还要对于信息技术做到熟练地掌握，重视起对于计算机的应用，不断强化应用能力，提高业务水平，推动档案管理朝信息化方向不断发展，提高档案管理服务的准确性和快捷性。