精细化管理在医院档案管理中的应用策略研究

文/侯吉红（滨州医学院附属医院）

医院发展，不仅体现在医疗水平的进步方面，而且还体现在医院管理工作的进步方面。而档案管理是医院管理工作中非常关键的部分，做好医院档案管理工作，能够确保医院人事管理、医疗管理工作质量水平的提升。与此同时，近些年来国内部分医院在档案管理工作开展期间还有一些不足之处，比如：档案管理制度有待完善、档案管理信息化建设有待革新、档案管理人员素质水平有待提升等。为了解决这些问题，不少行业内学者提出实施精细化管理理念方法，即了解精细化管理理念，了解医院档案管理精细化的要求，进一步落实具体的精细化管理策略[1]。

总体而言，从医院档案管理工作效率及质量全面提升角度考虑，本文围绕“精细化管理在医院档案管理中的应用策略”展开分析研究价值意义显著。

一、精细化管理的概念分析

精细化管理，既属于一种理念，也属于一种文化，在社会分工精细化、服务质量精细化、现代化管理的迫切需求下，便形成了“精细化管理”理念。基于现代管理学层面分析，将科学化管理分成三个层次，其一，规范化；其二，精细化；其三，个性化[2]。在科学管理、精益生产中，精细化管理的作用显著，并且在组织架构、目标管理等体系当中，精细化管理发挥了至关重要的作用。

从医院档案管理工作层面分析，由于医院信息数据种类、数量繁多，因此精细化管理模式方法在其中的应用价值颇高[3]。对于医院相关档案管理工作人员而言，需对新生成的信息及时记录，并针对历史信息数据展开科学分类与整理，经科学技术方法的应用，开展高效的管理作业，使成本投入得到有效节约，使档案管理工作的质量得到全面提高，进一步使档案在医院整体工作中的价值作用充分发挥出来。

二、医院档案精细化管理工作的具体要求分析

如前所述，对精细化管理的概念有了一定程度的了解。而从医院精细化管理工作实际开展层面分析，还需明确一些具体要求。具体而言，主要具体要求如下：

（一）保证档案信息的全面性

对于医院档案来说，集成度很高，在对医院信息资料采取管理的过程中，需确保信息资料的全面性与完整性，严格记录、校对每一条信息资料，使信息资料错误问题的发生得到有效避免。与此同时，由于医疗档案对信息资料的完整性、可利用性的要求较高，因此相关档案管理工作人员需做好信息资料的收集、整理工作，进一步使医院档案信息的全面性得到有效保证。

（二）保证档案信息的真实性与可靠性

在医院日常工作开展期间，比如诊断、护理、治疗等环节，均会产生不同的档案信息资料，这些信息资料对救治病患起到了至关重要的作用，同时也是病患医疗费用报销的重要参考凭证[4]。对此，在医院档案精细化管理工作开展期间，需保证档案信息的真实性与可靠性，即对医院各工作环节产生的各项信息均展开如实的记录，以此使医院相关工作能够顺利、有效开展。

（三）保证档案的专业性与专属性

对于医院档案信息资料来说，对医院病患的治疗工作起到了至关重要的作用，并且在医疗相关科学研究中也属于非常重要的参考资料。相关医院涉及的档案信息资料，在科学研究、临床治疗等方面，均具备详细的记录，比如详细记录相关病患在疾病治疗期间的信息资料等。

因此，需确保医院档案资料管理工作的专业性与系统化[5]。与此同时，基于医院档案信息资料整理工作开展期间，还需对档案资料的专属性充分考虑，将专业的档案资料管理体系构建出来，以此确保医院档案精细化管理工作质量水平的全面提高。

三、医院档案管理工作现状问题分析

虽然精细化管理在医院档案管理工作中的价值作用显著，且要求明确，但目前医院档案管理工作仍存在一些有待解决的问题。具体而言，主要问题包括：

（一）对档案管理工作有待重视

医院档案管理是一项系统化的工作，需要医院档案管理工作人员足够重视。但是，从目前来看，部分医院的档案管理工作人员对医院档案管理工作缺乏足够的重视，具体表现为：其一，在档案管理岗位工作的责任心不高，针对档案管理工作潜在的问题未能及时有效解决，从而使医院档案管理工作的质量水平难以得到有效提升；其二，医院方面未能针对档案管理工作开展定期培训教育，使档案管理人员的素质水平难以得到有效提高，进而使医院档案管理工作的质量水平不能得到有效提升[6]。由此可见，无论是医院方面，还是档案管理工作人员，均需充分重视档案管理工作。

（二）档案管理制度有待完善

医院档案管理工作的开展少不了制度的支撑，换而言之，完善的档案管理制度是医院档案管理工作顺利、有序开展的基础保障。但从目前来看，部分医院的档案管理制度尚且有待完善，比如在医院档案管理内部控制制度不够完善、责任机制制度不够完善的情况下，医院档案管理工作的开展便缺乏有效保障，进而会影响医院档案管理工作的质量水平。

（三）档案管理信息化建设水平有待提升

在信息时代背景下，传统纸质档案管理模式满足不了医院现代化建设事业的发展。同样，在医院档案管理工作方面，也需与时俱进，加快档案管理信息化建设。但目前部分医院的档案管理信息化建设水平尚且有待提升，主要表现为：其一，医院档案管理缺少现代化信息化技术的充分支持；其二，医院档案管理信息系统建设有待加快步伐等。总之，需逐步提升档案管理信息化建设水平，才能够确保医院档案管理工作整体质量水平得到有效提升。

四、精细化管理在医院档案管理中的具体应用策略分析

医院档案管理是一项系统化的工作，在明确各项具体要求的基础上，需结合现状问题，掌握精细化管理方法在医院档案管理工作的具体应用。结合实践工作经验，具体应用策略包括：

（一）对医院档案建设目标充分明确

医院档案精细化管理工作开展之前，需将精细化管理长远发展目标制定好。一方面，相关医院需以自身的实际情况为依据，将合理、科学的发展规划制定好。因医院处于不同的阶段，需求有所不同。所以，需将短期和长期的发展规划制定好。并且，需对不同发展阶段的详细目标进行合理划分，将各部门的主观能动性激发出来，使相关工作人员主动积极地参与到医院档案管理工作当中[7]。另一方面，医院需将责任落实到岗位个人，根据具体工作情况，对相关部门、相关工作人员展开有针对性的考核。并需构建公平公正的奖惩机制，使档案管理工作人员对待档案管理工作的积极性及警惕性得到有效提升，比如对档案管理工作认真、负责、工作表现优秀的工作人员给予物质层面或精神层面的奖励，对档案管理工作存在纰漏、不够认真负责的工作人员给予有针对性的惩罚等，以此使医院档案管理工作的质量水平得到持续提升。此外，针对医疗档案，医院方面需树立分类管理理念意识，聘请专业的工作人员协助开展档案分类工作。在档案资料管理期间，档案管理人员需以档案管理制度为依据，将管理工作期间潜在的问题及时查找出来，并及时解决档案管理工作存在的问题，使档案管理工作的质量得到有效提高，进一步使医院档案资料精细化管理的质量得到有效保障。

（二）对医院档案管理制度进行优化改善

为了使医院档案精细化管理的效率及质量得到全面提升，需逐步优化完善医院的组织架构，即优化改善医院档案管理制度，主要做法包括：

（1）档案局、市卫健委需发挥自身职能作用，对医院档案管理工作加强监管，同时，医院领导也需加强对医院档案管理工作的监管。医院方面，各科室需对专门的档案管理工作人员进行配置，从而使医院档案精细化管理工作顺利开展[8-9]。并且，医院需确保每一位档案管理工作人员能够对自身的工作目标与内容充分明确，紧密联系档案管理工作的质量与绩效，使闭环管理目标得到有效实现。

（2）医院方面需对全面档案管理制度进行构建，包括岗位责任制度、档案资料收集与归档制度、档案分析与鉴定制度等，同时还包括档案借阅制度、档案保密制度以及档案统计制度等。在确保各项制度完善构建的基础上，使医院档案精细化管理工作顺利、有效开展。以完善、优化的制度体系为依据，使医院各项工作的开展能够有据可依，使档案管理工作的可靠性及规范性得到有效保障，确保档案管理工作人员能够及时查出期间出现的问题，然后及时展开处理。

（3）此外，医院需对完善的考核评价制度体系进行构建，使医院档案管理的时效性与动态性得到充分有效的保证，确保利用合理科学的方式方法，使医院档案管理制度尽可能地构建完善、优化。

（三）优化医院档案归档保存作业

对于医院档案管理工作人员，在医院档案精细化管理工作开展期间，需以精细化管理理念为基础导向，进一步优化医院档案归档保存作业。一方面，整理档案过程中，需确保档案信息资料的完整性，对所需保存的档案资料进行收集，将收集工作当中潜在的不足及时查找出来，避免档案资料管理后期工作量的增加。另一方面，在整理医院档案信息资料过程中，需以实际情况为依据，针对档案信息资料进行合理分类，比如整理医生的处方资料、整理药品采购资料等。总之，需在医院档案归档保存作业开展期间合理应用精细化管理方式方法，确保医院档案管理工作的合理性及科学性，进一步确保医院其他相关工作能够顺利、有序开展。

（四）提高医院档案信息化建设质量

在传统纸质档案管理模式逐步转向电子化、智能化、信息化档案管理模式发展的大背景下，医院档案管理精细化水平要想得到有效提高，便需提高档案信息化建设的质量，主要方法包括：

（1）医院需与时俱进，及时做好档案信息资源管理工作的改革工作，对数据库、数据压缩技术合理科学应用，使档案资料得到规范、科学的保存与管理，并突破传统档案资料储存方式，详细分类档案，并对数字化数据库进行优化构建，合理利用计算机技术，使医院档案信息资料得到完善存储。

（2）逐步推进电子病历档案建设步伐，对国家政策号召积极响应，通过“以评促建”思路方法，使医院电子病历档案的标准化建设、分级评价目标得到协同实现，进一步使医院档案信息资料的集成化管理目标得到有效实现。同时，医院方面可对现代智能设备加以利用，整合分析各类医疗信息，使医疗工作的效率及质量得到协同提高。

（3）医院方面需对自身的档案信息管理系统加以完善，将医院各科室档案信息系统有机整合起来，使医院管理部门能够对档案管理工作展开合理规范的监管[10]。当然，医院还需对全面完善的档案管理系统进行构建，在该系统当中，需针对不同类型的档案实施专门的管理与保存，使档案资料的自动化分类管理水平得到逐步提升，对每一个信息资料设置明确的类别，确保信息集成度足够高的条件下，档案信息资料分享的便捷性及可靠性，进一步促进医院档案精细化管理质量水平的提升。

五、结语

综上所述，医院档案管理是医院整体管理工作尤为关键的环节，需了解精细化管理的概念，把控精细化管理在医院档案管理工作中应用的一些具体要求，结合现状问题，充分明确医院档案建设目标，优化改善医院档案管理制度，优化医院档案归档保存作业，并提高医院档案信息化建设质量等。总之，相信从以上方面加以完善，医院档案管理工作的效率及质量将能够得到全面提升，进一步为医院整体管理工作的发展奠定坚实的基础。