如何加强水利工程档案的管理研究

文/孟宪玲（滨州市水利建筑安装工程处）

档案管理是水利工程项目管理中的重要组成部分，其主要目的就是对水利工程所有的信息资料进行记录，将其以档案的形式保存下来，方便对其进行查询和利用，使工程管理人员更好地完成工作。同时，通过对水利工程档案管理进行强化，可以进一步降低水利工程管理的投入，帮助管理人员找出最佳的管理措施，还可以对水利工程的施工技术进行改进，促进水利工程的持续发展。通过深入分析水利工程档案管理的特点及其存在的问题，探究加强水利工程档案管理的措施，有利于提出一些可靠的参考依据，使其能够朝着更好的方向不断发展。

一、水利工程档案管理的特点

（一）工作种类较多

根据以往水利工程建设情况来看，每一个工程项目中包括了多个单项施工工程，再加上水利工程的施工过程及施工条件体现出较大的复杂性，对水利工程档案管理提出了较高要求。一般水利工程建设参与的主体较多，必须经过现场勘测、规划、可行性试验研究、施工设计等工作，才能够顺利完成工程施工[1]。由于水利工程施工内容较多，对工程施工技术的需求较大，若是在某个施工环节存在不足，应及时调整档案设计，体现出较大的变更性。基于这一情况，水利工程建设中的档案数量较多，档案管理的种类不断增加，加大了水利工程档案管理的工作量。

（二）形成周期较长

水利工程的施工周期普遍较长，大部分水利工程从立项到竣工投入使用都需要数年的时间，导致水利工程档案资料的形成也体现出周期长的特点，必须保证水利工程档案管理的实时性，及时收集档案资料，否则将影响到水利工程档案的完整性。一般在水利工程施工中，很容易受到资金紧张、施工环境变动等因素的影响，使得工程施工出现停工的情况；工程现场的水文条件、地质条件也影响到工程施工的进度，容易出现施工方案调整的情况，使得工程延长，而档案管理工作的周期也将随之延长。

（三）完整及实用性

在水利工程档案管理工作时，主要就是将工程勘察、工程设计、工程施工、工程验收等各方面的档案资料收集起来，将工程建设的整体情况反映出来，帮助管理人员更好地进行工程管理，发挥水利工程档案的使用价值。同时，通过对水利工程建设过程的整体情况进行记录，可以为同类的工程建设提供依据，帮助工程管理人员做出正确的判断，制定出科学、合理的决策及管理措施，有效提高工程管理水平，体现出水利工程档案管理的实用性[2]。

二、水利工程档案管理存在的问题

目前我国水利工程档案管理积累了一定的经验，可以满足档案管理工作的基本需要，但是在许多方面依旧存在不足，容易出现各种各样的问题，既无法保证档案质量，也容易造成更多的管理成本。为提高水利工程档案管理的水平，必须充分了解水利工程档案管理现状及相关问题，以便做出有效的改进措施，达到提高水利工程档案管理水平的目的。

（一）档案收集不够及时

在水利工程档案管理中，要求档案管理人员做到及时收集档案资料，保证档案信息的真实性。然而就实际情况来看，档案收集不及时是水利工程档案管理中的常见问题，不仅无法保证水利工程档案的质量，也造成了水利工程档案管理成本增加的问题。在水利工程档案管理中，普遍都是在工程竣工后才进行档案收集、整理工作，导致水利工程档案的真实性受到一定影响，不利于水利工程档案的有效利用。

（二）档案管理制度有待完善

根据以往水利工程档案管理工作情况来看，其管理制度存在一些不足，无法发挥管理制度的指导作用及约束作用，使得水利工程档案管理的开展受到影响。首先，有些档案管理部门虽然建立了相应的管理制度，但是这些制度不符合实际需要，且制度的内容不够完善，使得水利工程档案管理的整体效果受到影响[3]。其次，有些档案管理部门在制度的执行落实方面存在不足，未能严格按照制度的要求开展工作，不能检验制度实施的效果，也就无法对其进行合理改进，不利于水利工程档案管理的持续发展。最后，档案资料的流向制度存在不完善的地方，以致档案随着人员变动而发生变动，无法保证水利工程档案管理的工作质量。

（三）档案管理前期投入不足

在水利工程档案管理中，档案管理人员将重心放在工程建设后期的档案收集及档案整理上，在档案管理工作前期的投入较少，使得水利工程档案的质量无法得到保障。比如档案资料中的原件资料少、复印资料过多，甚至存在档案缺失等问题，严重影响到水利工程档案管理的有效性。造成这一问题的原因较为复杂，主要就是工程管理人员对水利工程档案管理的认识不足，未能充分认识到水利工程档案管理的意义，将建设效率及建设质量作为管理重点，使得档案管理的投入十分有限。

（四）档案管理人员综合素质有待提升

在水利工程档案管理工作中，有些档案管理人员在档案归档中出现一些不合理的操作，对应遵循项目的齐备性、合理性、内在联系性与相关的标准要求不符，进而影响到水利工程档案管理的整体效果[4]。同时，在水利工程档案管理中，部分档案管理人员的工作态度不够端正，再加上自身的专业素质不足，很容易造成各种各样的问题，使得水利工程档案管理的质量受到影响。有些档案管理人员的工作经验不足，不能对水利工程档案管理中的问题进行正确判断，也就无法采取具有针对性的处理措施，严重影响到水利工程档案管理的质量。

三、加强水利工程档案管理的措施

（一）完善管理制度，落实岗位责任制

制度建设是做好水利工程档案管理工作的重要前提，需要对水利工程档案管理制度进行不断完善，发挥制度具有的作用，促进水利工程档案管理工作水平的提升。首先，在水利工程档案管理制度的建设中，需要明确审计部门、质量检测部门、施工部门、工程管理部门等部门的工作职责，根据实际情况对项目文件收集的控制措施进行调整，其中包括了文档管理控制、工程质量保证体系控制、工程进度计划管理控制、工程合同管理控制、管理制度控制等，充分发挥出档案管理部门具有的监督功能。其次，需要对水利工程档案管理的激励机制进行完善，细化水利工程档案管理的工作目标，将责任落实到具体人员的身上，促使档案管理人员能够更好地完成工作。最后，应制定合理的考核及惩处机制，调动工作人员的积极性，使水利工程档案管理更加有效[5]。

（二）增加资金投入，促进档案管理数字化

在经济与科技快速发展的背景下，信息化技术手段被广泛应用到我国各个行业领域，对提高工作效率起到了较好的积极作用。而在水利工程档案管理中，也要坚持与时俱进的原则，将信息化技术合理应用到其中，切实提高水利工程档案管理的工作效率，促进水利工程档案管理的数字化发展。通过计算机技术对传统的档案管理方式进行改变，利用计算机系统完成大量的烦琐工作，有效降低水利工程档案管理的人力成本。同时，在水利工程档案管理的数字化发展中，可以借助信息化技术手段进行档案检索，从而提高水利工程档案的使用效率，促进水利工程档案管理服务水平的提升。

（三）重视项目资料分类管理，提高档案管理规范性

为促进水利工程档案管理的顺利开展，需要严格做好项目资料的分类管理，提升水利工程档案管理的规范性，使其能够朝着现代化的方向不断发展。在开展水利工程档案管理工作的时候，应深入分析项目资料的形成规律，以及不同文件的相互联系，将《水利工程建设项目管理规定》《水利档案工作规定》《中华人民共和国档案法》等法律法规作为依据，对水利工程档案的分类标准制度进行完善，以便更好地完成档案收集、整理和归档等工作，保证档案资料的准确性及完整性[6]。

（四）加强档案管理基础设施建设

完备的基础设施直接影响着水利工程档案管理能否顺利进行，需要提高对水利工程档案管理基础设施建设的重视性，加大对基础设施建设的投入，结合工作需要进行设备采购，建设功能齐全的档案室[7]。首先，需要充分考虑到档案管理对档案存储空间的需要，建立单独的档案室，将档案室的大小保持在适合程度，且必须考虑到以后档案管理的需求，避免水利工程档案管理的开展受到影响。其次，应重视计算机设备、网络设备、打印机、扫描仪等基础设备的采购及安装，既要保证这些设备的数量，也要保证这些设备的性能及功能，充分满足水利工程档案管理的需要。最后，应安排专门的人员对档案管理基础设施进行维护，使其能够发挥出应有的作用，促进水利工程档案管理的有效进行[8]。

（五）做好档案移交环节的监督管理

在水利工程竣工验收的时候，要求档案管理部门做好档案移交工作，保证水利工程档案的完整性及真实性，不能出现档案混乱或档案缺失等问题。为保证档案移交工作的顺利进行，必须严格做好档案移交过程的监督管理，以便能够及时发现其中存在的问题，采取具有针对性的措施进行处理，有效提高水利工程档案管理的水平。首先，需要充分把握好水利工程档案移交的特点，针对档案移交的管理需求制定相应的规范，贯彻落实工作责任制度，使水利工程档案移交的标准性及规范性得以提升。其次，在水利工程档案移交中，应做好档案移交手续办理过程的审查工作，了解档案资料的准确性及完整性，及时对其中存在的问题进行处理，从而保证工程档案的质量[9]。

（六）提高档案管理人员综合素质

作为水利工程档案管理的主体，档案管理人员的能力及素质直接影响着档案管理的效率和质量，需要进一步加强档案管理人员的培训教育，不断提高档案管理人员综合素质，使其能够保持专业的状态，促进水利工程档案管理的顺利进行。首先，需要深入了解水利工程档案管理的实际情况，选择适合的培训内容及培训方法，提升档案管理人员的综合素质。将水利工程档案管理的相关知识和技能传授给档案管理人员，突出水利工程档案管理的重点，提升档案管理人员的管理水平，处理好水利工程档案管理中存在的问题。其次，应加强档案管理人员的沟通交流，使其能够做到相互交流、共同成长，对水利工程档案管理中的难题进行讨论，并提出可靠的解决措施，进一步提高水利工程档案管理的工作水平[10]。最后，可以从外部引进优秀的人才，在保证工作质量的同时，带动其他人员的共同成长，使水利工程档案管理得以顺利进行。

四、结语

综上所述，为促进水利工程档案管理的发展，发挥水利工程档案管理的整体作用，应提高对水利工程档案管理的认识，充分认识到水利工程档案管理的重要意义，结合水利工程档案管理的发展现状，对其进行合理改进，有效提高水利工程档案管理水平。具体来讲，在水利工程档案管理中，应做到完善管理制度、落实岗位责任制，增加资金投入、促进档案管理数字化，重视项目资料分类管理、提高档案管理规范性，加强档案管理基础设施建设，做好档案移交环节的监督管理，提高档案管理人员综合素质，通过各种措施对水利工程档案管理进行强化，使其能够更好地服务于水利工程建设。