社保财务、业务及档案管理一体化应用研究

张忠奎

○淄博市社会保险事业中心

自改革开放以来，通过不断深化社会保障制度改革和体制创新，我国的社会保障体系逐渐发展完善起来，逐步形成保障人数最多，保障项目基本齐全，保障体系更加强大，保障能力日益增强的社保大国，取得了举世公认的成就，为我国经济建设和社会稳定都起到了巨大作用，有力保障了建设中国特色社会主义新时代小康社会的经济和社会的基本需求。随着社保体系的逐渐发展壮大，社保基金的管理难度增加。社保基金被侵害事件屡屡出现，大多数发生在管理环节，以会计管理尤为突出。因此在建立健全规章制度的前提下，运用信息化手段，加强财务业务联系，建立财务业务一体化系统，减少或者杜绝会计人员接触现金或支票的机会，将财务记账流程嵌入到社保业务系统当中，实现财务业务相互牵制、相互监督，达到财务业务两个系统互相融合，实现实时对账，确保基金安全，是目前最好的解决方案之一。

一、财务、业务及档案管理一体化结构设计

社保基金财务管理坚持收支两条线管理，收入端税务部门负责代收后上缴财政，支出端业务部门生成发放单据后传输至发放银行。因此，为保证各个部门间系统的安全与交互需要建立多个中间件服务器，形成一个各个信息系统间可相互传输信息、相互确认信息的网络闭环，使财务管理系统完全融入到社保基金的收入、支出、发放等各个环节，尽最大可能减少人为干预的因素，以确保基金的安全完整。要实现财务管理系统完全与业务系统、税务系统、银行系统形成融合，需要在各系统间建立中间件服务器。根据各系统间的安全要求，各个中间件服务器可以合并(安装不同的数据库实例)，达到数据交换的目的。

1.财务系统与税务部门管理系统连接

税务部门根据社保部门的征缴计划征收的款项，在收到款项确认后，将相关信息传输中间件服务器；财务管理系统根据业务编号、单位编码、款项信息等内容在业务系统中进行实收确认；业务系统将确认信息传输至财务中间件服务器，同时将确认信息返回税务系统，完成数据对接工作。

2.财务管理系统与业务经办系统连接

业务系统在经办过程中，无论征缴和发放等环节，在财务工作人员对收支确认后，将相关信息交换到中间件服务器。中间件服务器建立相应的映射码表，将业务内容编号和会计科目编号形成一一对应，由于财务管理系统分险种独立建账，但业务系统只有业务编号的区分，因此建立灵活的可修改的映射码表是整个财务业务一体化网络的关键节点。有了正确的映射码表，财务系统自动记账就很容易实现。财务凭证中还能记载业务系统中的业务单号、流水号、经办人等相关信息，这样比手工记账既全面又迅速，大大提高了会计质量[1]。

3.财务管理系统与发放银行系统连接

社银直连号称是社保基金网络安全建设的最后一公里。早期会计人员频频往返于单位与银行之间，对账时间长，手续繁杂，事实证明社保基金的安全隐患多出现在这一环节。

业务系统在财务人员复核确认后通过社银直连将发放信息交换至中间件服务器，银行系统将发放成功信息和失败信息返回，并注明系统发放失败的原因以方便后期查证。财务系统根据发放成功信息自动记账生成记账凭证，失败信息反馈给业务系统，业务人员根据失败信息核对个人信息无误后，进行第二次发放。

4.财务业务一体化系统与档案系统的连接

在档案系统中建立可用的插件接口，在财务人员和业务经办人员业务经办流程中嵌入档案查询入口，可根据当前的业务内容通过插件直接查询到相关业务档案和会计档案等信息，为经办服务直接提供信息支撑。

建立与参保人员人事档案管理系统的连接，经办人员可以在系统中利用参保人社会保障号码通过插件查询到参保人员的人事档案信息，在退休审批及费用补缴方面提供支持。

二、一体化系统的应用

1.升级会计电算化软件，扩展财务管理功能

社保基金会计软件普遍采用ERP系统，在该系统中加入财务业务数据接口数据处理模块用来处理交换数据，符合规则的数据直接生成记账凭证；加入映射码表等参数控制模块，控制本系统的正常运行；加入数据分析模块，对接口数据进行分析管理，对异常数据进行处理，或修改映射码表使其符合规则或将其退回业务系统进行业务二次办理使其合理合规；加入档案管理模块，在会计凭证生成过程中搜集整理档案信息，生成电子档案；加入对账模块，对会计数据和业务数据进行分类统计，达到财务与业务对账；加入报表模块，能灵活统计出各类报表，为领导决策和会计预决算提供依据；加入内控模块，根据内控参数分析数据，对异常数据进行预警。

2.业务流程重建，加强财务管理

财务网络与业务经办网络融合后，财务经办业务融合到业务经办流程当中，迫使财务人员工作重心前移，掌握和运用业务规则、规范，参与流程的重建和改造，将财务流程嵌入到业务经办流程当中，实现财务人员和业务人员相互复核与监督。在财务视角下的流程重建和改造，会使整个业务系统更加安全可靠。在财务业务一体化系统投入使用后，完全实现了财务人员两头不见现金(包括银行存款)，虚拟的现金流仅存在于网络流程中，实体资金根据系统的管理在各个银行和参保人的社保卡中流转。只有在系统出现问题或出现新业务时，才需要进行人工干预，这样既加强了财务管理安全，又充实了业务经办系统的管理[2]

3.优化网络环境，提高工作效率

财务管理系统在与业务系统交换信息后，会根据财务与业务的映射码表自动生成记账凭证，财务人员只根据系统的提示就整理和归集了业务、财务单据，大大提高了工作效率。财务与业务系统对账、财务与税务对账、财务与银行对账也变得非常简单，一旦发现问题可以直接在交换数据中查找，省时省力。征缴任务交付税务后，仍有部分收入款项如被征地农民土地补偿金、追缴收入等，在收到款项后系统自动开具电子发票，加强了财务管理。财务与业务系统一体化的实现，提高了财务预决算和统计分析的数据真实性、及时性、透明性以及准确性，提高了年度会计预决算的质量，减少了误差，为领导决策提供了可靠依据。

4.加强内控制度建设，强化内部基金稽核监督

财务业务一体化网络环境下，单位内部管理实现了流程公开化、业务经办制度化，每个经办流程和经办权限会被细化。建立适应网络环境下的内部控制制度，控制每个经办流程的权限，业务与业务之间、业务与财务之间、财务与财务之间形成相互制约和监督机制，内部稽核和基金监督工作能落实到实处、细处。财务业务经办复核流程使用电子签章，基金发放流程按照额度最高使用三级复核(科室负责人、分管领导、单位负责人)，重要参数的调整、关键数据的修改等重要业务也要根据实际情况实行多级复核，以确保基金的安全完整[3]。

5.融合档案信息管理系统，提高档案管理水平

社保的会计档案和业务档案因业务量大、结构复杂、利用率高，在管理当中会消耗大量的人力物力，因此建立高效的、数字化的档案管理系统尤其必要。在业务经办和会计凭证生成时，自动搜集档案元素信息形成电子档案无疑是提高档案管理水平的捷径。

利用现有资源，建立无纸化式的档案电子化系统，归集财务系统和业务经办系统产生的电子档案信息，用插件接口的方式实现财务系统和业务经办系统调用档案系统中的档案信息，将电子档案系统融合到当前财务业务一体化系统当中，将大大提高工作效率。

将现存的社保业务档案和会计档案进行扫描，并根据业务需求进行数字化加工，建立以参保人社会保障号为核心的业务档案管理系统和会计档案管理系统，方便业务经办系统通过插件的方式查询参保人相关档案信息。会计档案的数字化应着重考虑档案的实用性为主，对早期的个人参保缴费记录、转移接续记录及银行到账信息等进行数字化，方便后期查询。业务档案应着重数字化《1992至1995年工资核定表》及2008年度以前职工缴费一览表等信息(早年信息化系统不健全)，方便参保人退休时使用。

人社部门应组织参保单位对人事档案进行扫描，建立以政府云资源为平台的参保人员人事档案管理系统。前期人社部门负责现有人事档案和退休人员档案的扫描，后期的补扫和维护工作由参保单位管理。人事档案的数字化也应以参保人社会保障号码为核心，方便业务经办系统以插件的方式调用。