现代科研院所财务信息化探索

2022-11-24李云峰

中国管理信息化 2022年17期

李云峰

（北京市农林科学院，北京 100097）

0 引言

随着现代信息技术的迅猛发展，财务信息化已成为现代科研院所提升竞争力的重要手段。财务信息化的出现，为科研院所提高财务管理水平提供了条件，为当前财务工作中常出现的问题提供了解决工具，最大限度地实现了信息资源的对接和共享，使科研院所的管理工作不断进步和完善。

中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50 号）明确提出“充分利用信息化手段，建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台”。科技管理“放管服”改革、现代科研院所建设以及财务管理科学化、规范化的要求，都离不开信息化的支撑。

1 财务信息化建设的原则

1.1 综合性原则

财务信息化建设必须依托院所信息化平台，各类管理软件尽可能在一个信息化平台中运行，便于系统维护和数据采集的快捷、准确。尽量减少各类软件接口，科研管理系统、财务报销系统、财务查询系统、资产管理系统、人事系统、行政系统、成果推广系统、国际合作系统等统一采用一个信息平台，分散输入、集中输出。

1.2 系统性原则

财务信息化建设应该满足系统性的要求，能采用信息化手段处理的财务信息，尽可能进行信息化处理。前置财务信息的收集可以采用预算管理软件、资产管理软件、工资管理软件和网上缴费管理软件等；审核报销的财务信息处理可以采用网上审批、网上报销、公务卡消费和账务处理等管理软件；后期财务信息输出可以采用工资查询、科研项目经费查询、个人所得税查询、决算报表查询等管理软件。

1.3 安全性原则

财务信息的安全性，在财务信息建设中必须高度重视。采取积极的安全应对策略，做好各类财务信息系统和硬件设备的安全维护工作。软件的使用必须设置安全使用权限，未经授权，不可进入财务相关系统。

1.4 规划性原则

财务信息化建设是一个庞大的系统工程，涉及的管理层面较多。财务信息化建设不可能一蹴而就，必须在充分分析和研究财务相关业务需求的基础上，对整个财务信息化系统进行顶层设计和整体规划，切实做到纵向到底，横向到边。在信息化实施过程中，根据业务需要和现实可能不断完成阶段性目标。

1.5 共享性原则

财务信息的共享利用，是财务信息化平台作用发挥的重要体现，这对改进管理、提升工作效率至关重要。积极与其他业务部门对接，适时传递与各部门密切相关的财务信息，争取主动，做好服务，充分体现财务信息化效益。

2 财务信息化建设的目标

2.1 财务咨询智能化

面向广大科研工作者提供各种财务咨询是现代科研院所财务工作的重要内容之一。传统的咨询主要是通过电话、微信群和QQ 群等进行咨询服务，需要财务人员不厌其烦地回答诸多重复的问题。

运用人工智能、智能语音识别等技术，建立24 小时在线智能财务咨询平台，使财务咨询智能化。智能的财务咨询平台可以自动识别用户的问题，准确搜索用户所需的内容，提供精细化的个性服务，实现精细化的财务咨询。财务人员通过定期对咨询业务进行后台监测与分析，对财务知识库不断地进行补充和完善，从而为科研人员提供更优质化的财务咨询服务。

2.2 财务报销智能化

传统的财务报销需要对大量的原始票据进行粘贴，然后填写报销单据，按照规定权限进行审批后，交到财务部门，原始票据在这个过程中存在丢失的风险。财务部门收到报销的相关单据后，需要对大量的原始凭证进行审核，极大地影响了财务工作效率。

充分利用新技术，特别是对发票的数字化处理技术，不断提升财务报销的服务水平，使财务报销智能化。智能化的财务报销过程是科研人员用手机通过移动终端对原始发票进行拍照，光学字符识别技术可以对发票进行智能识别，基于大数据的发票池实现对发票信息的获取，包括金额、供应商发票各类明细项目等。通过与国家税务电子发票系统的关联，实现票据的一键认证。之后，通过预制的发票项目和财务科目之间的映射关系，自动生成网报单，涵盖了所需的金额、费用小类等其他信息。网报单经过相关授权审批人员线上审批后，财务审核人员可以触发自动生成记账凭证，并完成账簿登记，相关费用通过银行网转的方式转入报销人指定账户，极大地提升了财务核算效率。

2.3 财务会计智能化

财务会计智能化主要是降低信息处理的人工参与率，提高各类业务办理效率和质量。可重复的、规则导向的、结构化的财务会计工作，比如，财务报账的流程管理、记账凭证的自动生成、数据的查询及核对、报表编制中有规律的数据合并和统计汇总等，都可以采用现代信息技术加以解决，减少人为差错，提高工作效率。

2.4 预算管理智能化

智能化的预算管理可以对预算管理体系进行全面升级，使全面预算做到前期预算准确、预算执行监督和控制有效、预算执行结果评价客观。

在预算编制时，运用智能搜索、智能匹配等技术做到预算编制的精确化、标准化。例如，在人事系统中，搜索匹配人员的相关数据，在资产管理系统中，搜索查询办公用房面积、供暖面积等相关数据，提高预算相关基础数据的准确性；在资产系统中搜索匹配拟购买的资产，避免资产的重复购置；对申报的项目在政策法规库中进行智能搜索，找准项目立项的政策依据。

在预算执行过程中，建立预算执行的智能监控系统，对预算执行进度、项目资金支付方式、绩效目标实现情况等进行动态监控。适时对执行情况进行分析总结，及时发现预算执行过程中的偏差，找出预算执行偏差的原因，采取有效措施及时进行调整。

针对预算绩效评价，科学设置考核体系和目标体系，建立起客观完善的预算评价体系，根据预设的考核体系和目标体系自动生成绩效评价报告。根据绩效评价报告，科学分析预算的合理性和执行的有效性，为今后加强预算管理提供重要依据。

2.5 风险控制智能化

随着现代科研院所的发展，如何对经济活动的风险进行防范和管控，从而保证科研院所经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果，是我们不得不面对的问题。

为了提高控制效率，可以运用信息技术加强内部控制，建立与业务管理相适应的信息系统，促进内部控制流程与信息系统的有机结合，实现对业务和事项的自动控制，减少或消除人为操控因素。

2.6 决策分析智能化

利用现代信息技术对原始数据进行数据清洗，基于规则的财务专家系统和机器学习算法等技术，使用预测和决策、计划与控制、财务分析与报告以及绩效评价等方面的模型和方法，对科研院所的财务数据和业务数据采集、整合、挖掘、分析，形成报表和决算方案，助力科研院所进行科学决策。例如，可以助力科研院所运行成本、绩效和风险分析，项目成本、绩效和风险分析以及行政后勤管理成本、绩效和风险分析等。

3 财务信息化建设的风险控制措施

3.1 系统开发控制

财务系统有比较成熟的商用软件，能够满足通用的业务需求，但对于科研院所自身特殊的业务及管理需求，需要定制开发软件，对于内部开发的软件，需要有严格的内控制度，需要注意以下五方面。

第一，首先要进行需求分析，梳理清楚自己的业务，整理形成规范的需求规格说明材料，提交给开发人员。

第二，系统进入开发阶段后，内部管理管理人员，风险控制人员要参与系统管理控制，制订内部控制方案，配合系统开发，同步执行。

第三，在系统的开发阶段，要进行单元测试及系统测试，按照财务软件评审规则进行系统的测试。

第四，系统开发完成后，要对历史数据进行迁移，保证历史数据在新系统内的兼容性和完整性。

第五，系统交付使用后，系统开发人员账号封闭，不能再进入系统，系统交由管理人员负责运维。同时对管理员进行业务培训，包括系统的各类设置及数据处理。针对使用人员也要进行业务培训，指导员工利用系统内的资源高效开展自身的业务工作。

3.2 系统维护控制

系统上线后的系统维护控制是系统长期稳定运行的重要手段。包括软件及硬件的定期维护，其中，软件的运维尤为重要，不合理、不正确的运维会导致系统运行异常，严重的会造成系统数据损坏。因此，软件维护要有规范的流程，首先，维护内容要符合实际需求，维护的原因及方式要有明确的说明，要经过业务及技术评估，由相关负责人签字认可后方可实施。其次，维护工作要有完善的流程记录表格，对维护的整个过程可追溯。最后，运维结果由验收人员进行验收测试，符合预期方可验收通过，正式应用。

3.3 岗位与人员控制

在应用了信息化系统之后，人员岗位应进行合理的配置，以适应新的信息化管理需求。根据工作职责可划分为会计记账、会计主管、出纳、会计复核、系统管理员等岗位。系统可对人员权限进行分配，按各自分管业务划分功能权限，不同岗位人员只能使用各自角色范围内的功能，针对某一业务链条，由业务链条上的所有角色按流程顺序协同操作才可完成，并且按角色级别分别赋予不同数据权限，最高级用户可见全局数据。