企业建设项目档案管理的问题与对策研究

白艳华(中石化广州工程有限公司，广东 广州 510620)

0 引言

化工企业建设项目档案的作用主要为：一是依据项目建设流程，可对整个化工项目建设的全环节活动进行真实记录，从而反映项目的全部建设过程及成果；二是为项目的建设过程及后续各环节提供真实文档材料支撑[1]。总之，建设项目档案既为项目建设、交付使用等过程提供有效的材料支撑，同时又为项目的整个生命周期的各项活动提供相应服务[2]。

近年来，随着经济的高速发展，国家不断加大项目的投资力度，对项目建设质量的要求也越来越高，项目档案工作也必须要高标准、高质量才能匹配项目建设的需要，档案工作愈来愈发挥着重要作用。鉴于此，国家有关部门明确指出项目竣工验收之前必须首先完成项目档案的验收工作[3]。而正是建设项目档案日益增长的重要性及对其提出的越来越严格的要求，使得其既面临大的发展机遇，也面临新的发展条件下的各种新问题。本文结合项目档案的特点，就其管理过程中存在的问题，尝试提出解决措施。

1 项目档案特点

(1)项目档案是对项目建设过程的真实记录，能够真实的反映整个项目的建设过程、发展规律，有了这些基本资料，各管理及施工人员即能够进一步了解和掌握项目的建设活动，从而为项目的开展、过程材料的保存及项目全生命周期的利用奠定基础。

(2)因建设项目涉及的专业领域多，且持续时间通常较长，记录其过程和成果的项目档案也就有了种类多、时间跨度大的特点，而且记录项目建设过程的档案载体通常也是多种多样的，如：纸质材料、电子材料及其他形式的材料等，档案管理工作也因此变得非常复杂。因此在各类项目建设的各个环节和活动中，均需要专业的档案管理人员参与到项目的建设中来，从而保证项目建设过程的各项资料的完整性和高质量。

(3)因项目档案是项目实施过程中各环节(如：立项、招投标、竣工验收、维修改造等)的基本依据，因而对项目建设档案的质量也有更高的要求，否则低质量的档案文件将无法为项目的各环节(包括后期资料的查看等再次利用)提供有力支撑。

(4)因项目的建设需要多个参建方的共同参与，因此项目的档案收集、管理、利用等工作也同样需要多方的参与共同完成[4]。因此项目档案管理是一个以共同协作为理念需要各个参建单位全体人员积极协作的项目档案管理体系，而非孤立的零散的档案管理活动。且在档案管理过程中，需要各方经常性的就某一问题进行沟通协调，甚至可能需要多次召开专题沟通会议，从而了解梳理不同参建方对档案工作的要求，求同存异，找到最大“公约数”，最终寻找到可被各方接受认可的解决方案。

2 项目档案管理问题梳理

通常建设项目档案因涉及的参建单位多，时间跨度又大，收集管理起来异常繁琐，因此若要保证项目档案的完整性、准确性和系统性，就必须准确、全面地把握其存在的各类问题。问题的梳理将为解决方案的提出奠定良好基础，因此经作者广泛查阅调研文献，结合作者自身收集整理各类档案材料的工作经验，将项目档案管理中常见的各类主要问题进行陈述。

2.1 项目档案管理意识淡薄，人员流动频繁

一直以来，在建设项目管理过程中，因项目的建设进度显性可见，而档案的管理为保障作用，属于隐性的建设工作，且通常没有刚性的制度和进度等标准约束。因此，在各参建单位和施工现场等不同层级，均始终存在重项目的实际建设过程而轻档案收集管理的问题。不论是项目的建设单位还是承包商、监理单位，各单位相关人员均较多强调施工的进度和施工的质量等问题，从而保证项目按节点推进，然后却忽视档案的收集管理等相关工作。各单位及人员普遍存在把项目档案管理工作看作一种形式上的任务，不得已才去应付完成，而几乎没有主动地去收集整理做好档案工作的意识。此外，各方档案工作的责任意识、管理意识较为淡薄，工作中也是马马虎虎，甚至抱着一种“指哪打哪”的心态，均不发挥主动意识承担，从而致使很多重要的项目档案资料在形成过程中没有得到及时地收集、资料不齐全，事后又无法弥补的恶果。

此外，在项目施工的过程中，由于档案的管理工作并非时时刻刻在进行，项目档案的收集整理具有一定的阶段性，通常是工作积累了一部分材料，到达某个形成档案文件的材料节点时，才需要档案人员介入整理。很多单位往往是等到需要收集档案材料时才临时配备人员，因此档案工作往往具有很大的临时性和拼凑性。此外，此时的档案收集整理工作往往也不是由专业的档案人员或者受过该方面培训的人员担任，而是从项目现场抽调暂时没有工作的“闲散”人员来承担。因此可想而知，这类临时的档案工作人员因其专业技术水平有限，从而极易造成档案收集整理的质量不高，整个档案的管理水平也可想而知。并且项目施工过程中人员流动现象频繁发生，往往一个项目还没干完该人员又被分配到另一个项目去的现象也是屡见不鲜。而通常这时，档案材料工作的质量更加可想而知，通常各档案管理人员手中的资料也是匆忙交接，并无查验校核环节，因此极易造成归档资料的缺项少项、质量不达标等各类问题。比如常见的典型问题通常如下：档案内容缺项不完整、档案管理人员的签章手续不完善、整理不规范、有些档案载体通常只有纸质资料等较为原始的载体，而缺少声像、照片等电子资料载体[5]。

2.2 项目档案各环节的不规范问题

档案收集是项目档案管理的第一步，并且其很大程度上决定了项目档案的保存质量[6]。但在实际工作中，由于项目的参与单位多、时间跨度大、流程环节复杂，而参与收集相关资料的人员专业水平普遍不高、人员流动性较强，因此很容易造成收集的资料不完整和收集的质量不达标等问题，比如招投标过程文件不全、阶段评审无评审记录、工程分包单位施工资料缺失等；而即使收集了相关的资料，也通常存在各种质量问题，如技术报告签署不全、工程资料监理无公章、竣工图未标注更改单号等。

此外，项目档案管理人员在整理项目档案资料的过程中，往往也会存在各种问题，如案卷封面没有按照规定直接使用未经裁剪的A4纸，更有甚者直接从现场取其他材料的反面等充当案卷封面，而这极易造成材料间的混淆与丢失；没有按照项目建设过程所形成的文件材料的规律对其进行科学的分类、整理、编目；而且不同项目的档案其所保存利用的平台软件等也不尽相同，因此可能导致有些档案资料虽然收集交接了，但却可能无法正常打开利用等，这些问题都会导致日后对项目档案的查询利用等工作难以开展。

而对整理后的档案的存放保管工作，往往更是项目档案管理的重灾区。各参建单位或者出于“自己只是临时保管员”的想法，或者出于“满足档案保管要求的库房成本过高”的无奈，或者其他原因，总之对档案资料的保管工作常常怎么方便怎么进行，甚至直接堆放在施工现场，保管条件远未达到相关的规定要求。常见的案例如：办公室就是资料室、档案馆；档案资料或者堆在桌子上，或者摆放在地下；更有甚者由于现场条件简陋还能享受“阳光雨露”。由此可见，项目现场存在各种各样档案管理的问题，而这些都严重影响着档案载体的安全性和保管的持久性，一旦项目档案的载体都无法保存完好，后期的整理利用则更是无从说起。

2.3 项目档案管理制度执行不到位、不统一

最近几年，国家及档案领域的业务主管部门先后颁布了多个项目档案管理的相关规定，如《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等[7-8]。档案管理制度是指导档案工作的基本依据，是做好档案工作的基础保障，但在注意学习吸收这些各项制度规范基础上，更需要关注的是这些制度在项目建设过程中的实施情况。否则制度规范无论多么周到全面有用，都将因为得不到实施而变为一纸空文，但在项目现场通常由于以下常见的原因，使得项目档案管理制度的落地执行不能令人满意。

一方面，档案管理制度的宣贯不及时、不到位。各参建单位并未做到在项目开工的前期就对本单位负责档案管理的人员进行相关的制度宣贯，从而使得档案管理人员未能在项目建设之初即了解档案的管理工作。此外即使对档案管理的各项制度规范宣贯了，通常也是形式大于内容，并没有把工作中与档案相关的各项要求讲清楚、讲透彻、讲到位，因此项目的执行也将大打折扣。何况建设项目往往时间跨度大，随着项目不断进入新的阶段，项目档案也不断具有新的阶段性特征，因此在项目建设进入新环节时，需要及时对项目档案人员进行适应于当前项目特征的制度宣贯，否则实际工作中这些制度得不到及时且深刻的宣贯，更是无从谈起项目档案的高质量整理。

另一方面，档案管理制度的执行不统一。项目的建设涉及众多的参与单位，而各单位资质高低不同，单位内的人员水平也优劣不等，因此导致在项目档案收集整理时，或者没有利用相关制度、或者采用的制度过时、或者制度适用判定不当等，给后续归档管理利用等工作环节带来困难。常见的现象有监理单位部分人员并不清楚相关材料的涉及范围及流向，甚至有些监理单位对技术性资料或者不移交，或者移交量较少等[8]，而诸如此类问题，如果监理单位等各参建单位尚不熟悉，就不能保证基层的档案管理人员掌握并落地执行。

2.4 档案部门的职能作用没有充分发挥

如前所说，大多数项目的特点是建设周期长、参建单位多、流程环节复杂，因此使得项目档案的工作存在过程控制和质量控制都相对困难的特殊情况。而档案工作又具有专业性强，对资料的准确性、完整性要求高的特点，因此就更需要专业性的档案管理部门和人员的积极主动作为。具体而言，项目档案管理专职人员既要在整个项目建设周期内及时指导收集整理相关资料，同时也需要在多单位同时介入某一流程环节时能够协调好各方关系，包括及时进行宣传和培训等，以期共同做好档案工作。但在实际工作中，往往一些档案部门的工作并不能让人满意，职能作用并没有充分发挥。比如，当项目进入项目建设新环节时，档案部门人员并不能做到及时主动跟进，同时根据新阶段的特点向相关人员宣贯此时应依据的制度标准。在有新的参建单位加入时，档案部门也未能及时对该单位的相关人员进行培训，使其学习本项目的档案管理流程及特征，导致未能有效提高其档案管理水平，因此容易造成档案管理水平不一、标准不一、落实不一等问题。此外，还普遍存在竣工验收把关不严等情况。而竣工验收是项目档案质量管理的最后关口，竣工验收不严将直接导致项目档案的管理失去最后的纠正机会。因此，上述所说的种种因素都容易造成最终的项目档案完整性较差和质量较低的问题。

3 解决项目档案管理问题的对策

3.1 增强档案意识，明确管理责任

针对前面所述的“重项目建设进度轻档案管理”的问题，档案管理人员必须充分利用各种渠道、各种场合采用多种形式积极宣传介绍档案工作的重要性。并且对不同工种专业的人员在宣传档案工作时，应有针对性地制定宣传的侧重点。如对项目现场的工作人员和对参加招投标的人员就应分别宣讲档案在其各自工作中的作用，从而促进其对涉及自己领域的具体的档案工作的充分理解和掌握，提高其对档案工作的重视程度以及处理能力。

此外，应明确建设项目的档案管理工作的重要性及责任制，并将职责层层分解，直至分解到最底层的具体负责人员。此外还能以档案工作为核心，明确在不同的环节涉及档案工作时各参建部门的主次责任及分工负责的范围。同时，应制定相应的档案工作交接制度及材料清单，并且设定工作交接流程，档案工作未完成交接，也不得开展下一环节工作，从而保证档案工作的质量。

3.2 加强项目档案工作队伍建设

众所周知，一支优秀的档案工作队伍，对于做好项目档案管理工作至关重要，人才是第一资源，对于如何加强档案管理工作的队伍建设，可以从以下三点做起：

(1)通过开展业务培训的方式来提高项目档案工作人员的业务水平，对不同的参建单位，针对其分工任务的不同，开展专门针对其领域的档案相关知识及技能的培训工作。同时，如果能在让各单位参与培训人员现场将所学内容示范操作，并由授课人员予以现场检查纠正，则对提升档案管理人员水平无疑具有巨大助推作用。

(2)通过开展优秀档案管理工作观摩会，使不同层次的档案管理人员，尤其是档案业务尚不熟练人员，有具体的模板可参考。特别是对那些常规的档案管理工作都不甚熟悉的人员而言，这种规范文档的示范将为他们提供良好的技术指导。这种简单的模仿学习通常对提升档案管理水平具有立竿见影的效果[9]。

(3)还可以组织档案专业人员定时到各施工现场走访交流，与现场档案人员及时交流项目档案收集整理过程中遇到的新情况、新问题，从而就档案的具体问题提出更具针对性且有效的处理办法，其中包括制度建设、存档流程等。通过既考虑档案工作所需，又结合现场人员的具体情况，提出合理措施，从而提高档案工作队伍的业务水平。

通过上述三种针对档案人才队伍建设的措施，可有力提升项目档案人员的管理能力和技术水平，从而为档案工作提供人才保障。

3.3 实行统一的项目建设档案管理等制度

以完整、科学、统一等为原则建立相应的项目档案管理制度，对提升项目档案管理的水平具有重要促进作用[10]，从而使得参建各方有据可依，标准统一。完善档案管理制度的具体实施措施主要体现在以下两方面：

一方面，档案管理部门应针对具体的建设项目，将相应的各项档案制度细化为切实可行的细则，从而使各宏观制度能够切实落地，可被具体执行，同时统一且细化的档案管理制度可显著减少各参建单位因自由裁量造成档案质量不佳的问题产生。

另一方面，在项目开工前和建设中应及时召开项目档案管理的专题会或协调会等，将这些统一的且细化了的制度、规范等宣传贯彻至各参建单位，使其在具体的工作中都能够依据统一的制度办理档案业务。各参建单位工作人员也将不再因为制度过多而不知道参考哪个制度而迷茫，同时也减少因选择档案制度而造成的时间耗费。

3.4 实行动态跟踪，强化项目档案过程控制

针对项目的建设周期长，流程环节复杂等特点，档案管理部门必须积极主动加强建设项目档案的过程控制，从而保证各环节都有档案人员跟得上，收集的好。档案过程控制的具体措施体现在以下五方面：

(1)在项目立项审批时，档案人员应做到提前介入。档案人员应多渠道跟进项目开展，从而确保始终及时收集项目过程材料，并与现场人员进行档案业务的沟通。特别是重要材料的收集整理，必须高标准收集，从而为后续档案管理的各流程奠定坚实基础。

(2)积极主动参加项目的招投标各流程环节。各级档案管理负责人员只有亲身经历档案招投标各流程环节，才能更好地收集、整理和保管该过程产生的各类重要文件。

(3)积极参加各项目的合同制定过程。为保证项目档案工作在项目建设过程中有据可依，在制定项目合同时，档案部门就应对涉及档案的相关内容提出自己的针对性条款，从而从根本上保证档案工作在与各方的互动中有据可依。

(4)贯彻落实“四参加”档案工作制度。严格遵守“四参加”的档案工作制度是保证项目文件材料高水平、及时、完整地收集并整理的前提，因此需各方认真落实遵守。

(5)严把项目档案验收质量关。对项目档案严格把关验收是确保项目档案管理质量最重要的保障措施，因此，为便于发现问题并及时整改，可以将项目档案的验收工作分为预验收提出整改清单、正式验收存档两部分，并且只有通过预验收且整改合格的项目文件方可进行工程竣工验收。

4 结语

项目档案作为一种企业建设相关的宝贵信息资源，是各企事业单位开展项目管理的重要依据和组成部分。因此提升项目建设过程中所形成的各类图文等项目档案的管理水平，对提升项目质量及满足后续各类服务需要，都具有重要的保障意义。各参建单位和部门应当提高项目档案管理意识，加强人员队伍专业能力建设，统一归档整编的标准和制度，强化项目档案过程控制。通过这一系列的方法措施进一步规范项目档案工作，从而保证档案管理的高水平以及为企业发展提供有力支撑与保障。