煤炭企业档案管理工作现状及应对措施

乔园园

陕西中能煤田有限公司

一、提高企业档案管理质量的意义

（一）档案管理的基本意义

首先，在企业实施科学管理过程中，档案是必不可少的环节，目前很多企业在进行科学化进程管理过程中，都需要确保档案管理的有效落实。作为一项基础的工作，档案管理工作人员需要将零散的档案管理信息以及重要数据进行集中整理与收入统一，将相关数据记录到计算机系统内部或者是合成数字集成系统，以便合理保存不同类型的重要档案信息，从而为后续的档案管理工作提供数据支撑与保障。如果被用心不纯的人进行使用很有可能使企业管理陷入被动，企业的未来发展产生负面影响[1]。由于企业的人员流动相对频繁，若不能及时的保存档案，或者是在档案管理过程中缺乏专业性与独立性，实施无效的档案管理监督，那么面临关键人员跳槽时，很有可能导致企业管理出现断裂，甚至企业机密自主知识产权泄露，这些重要信息的流失对于企业未来而言所带来的后果是难以预料的。由此可见，企业想要实现正常的经营发展，必须要立足于顶层设计这一视角，从细节之处合理研究档案管理工作之中的主要问题，结合具体问题，探索相应的问题和策略新型的档案管理工作方法。其次，档案管理工作关系到企业基本信用，社会公认角度认为，企业公认档案能够对其性信息作出评判，所以完善的档案管理，能够将企业的诚信以及企业建设过程中的综合管理水平体现出来，在这个信息化的时代，档案管理受到现代人的重点关注，特别是企业合作与人员择业过程中，其档案水平都成为考量的重点之一，在企业文化建设环节之中，需要应用不同类型的档案资料以及各种关键信息，企业内部高层管理人员可以应用档案信息，进一步完善企业文化建设流程，逐步形成独具特色的企业文化建设体系，而其核心文化往往和企业的发展历史之间息息相关，在企业发展与建设等诸多环节之中，会产生各式各样的档案信息以及重要数据。因此，企业在开展文化建设工作的过程中，需要充分意识到企业历史发展与档案管理工作之间的密切联系，必须要充分进行不同类型的历史资源以及档案信息，探索企业文化建设工作的未来发展方向[2]。

（二）档案管理在经济效益方面的重要意义

在企业内部所开展的档案管理工作要求工作人员广泛搜集不同类型的达的信息以及各种资料，对工作人员的技术操作专业性要求较高，管理员可以结合具体的信息以及相应资源，快速分析企业当前的经营问题以及管理问题，以便快速明确企业未来的发展方向，开展档案管理工作可以为企业的经营发展提供一定的发展方向，对于提升企业经营与管理工作整体效益，起到了关键作用。我国煤炭企业经济效益不断提升，使档案管理中经济学和大的教育学成为不可或缺的学术研究内容 ，通过档案管理，有利于企业视力高质量的发展，这意味着在经济效益方面大的管理也有了自己的重要价值[3]。

二、煤矿企业档案管理中的现状及存在的问题

（一）对档案管理工作认识不足

长久以来，人们认为档案管理工作并非一项十分重要的工作，在企业经营与管理等诸多环节之中，并未充分发挥其积极作用，一部分工作人员并没有充分意识到档案管理工作的重要性与必要性，无法结合企业经营与建设的具体情况，整合多元化档案信息与资料。尤其是对煤炭企业来讲，企业的经济效益对于企业的发展而言至关重要，而能够影响企业经济效益的，就是煤炭开采与销售工作过去的经营管理中管理人员对于这两方面工作，非常重视，所以疏忽了企业的档案管理工作，致使档案管理工作进展相对缓慢，造成整个企业对于档案管理的整体情况缺乏全面认知，企业相关人员很难及时掌握一些产权的变动情况[4]。总体上来讲，档案管理工作认知方面的实际问题主要体现在两方面，第一方面是工作人员缺乏对档案管理工作的正确认识，没有意识到煤矿企业档案管理的重要性，二是从主观角度认为档案管理工作过于枯燥，所以在档案整理和资料收集上，相关人员表现出了职业倦怠，对档案工作的视力进行造成影响。

（二）档案质量不高，收集不够完整

专业化企业档案管理工作，要求每一位工作人员广泛收集不同类型的信息与资源，为煤炭企业的快速发展与后期管理奠定良好基础。然而在当前的煤炭企业档案管理期间，很多线上妨碍了档案管理正常的进行。例如缺乏良好的档案管理场所，档案管理场所无法满足相应的管理条件，问题往往会导致大，缺失或损坏最大的完整性构成威胁，另外缺少档案保存的设备，现有设备过于落后，很难满足煤炭企业的管理的多样化需求。但管理的专业性很强，所以煤炭企业的涉及面也相对较广，整体体现出一定的多样性和复杂性，这难免使工作人员的工作面临着很大困难，接到记录过程中，还存在人为书写不够规范的问题，没有统一的格式标准，致使大量煤炭企业档案质量落后。

（三）档案管理手段落后，工作效率低下

20世纪90年代初期，我国煤炭价格逐渐下跌，煤炭资源的市场价格经历了一番波动。企业内部相关管理人员将过多精力投入煤矿销售领域之中，并没有考虑到煤炭企业档案管理工作方面的整体问题，这种形势下，档案管理工作基本上处于长期状况，于是后续企业的档案管理工作也面临着诸多困难，由于档案管理机制落后相关人员很难了解企业的现状，在档案管理工作方法以及实际的管理策略方面也存在一定漏洞，一部分工作人员无法及时在日常管理环节之中及时查找具体的工作问题及管理问题，导致细微方面的管理问题进一步扩大，比较复杂的管理问题逐渐堆积，最终积重难返。

三、煤炭企业档案管理问题的应对对策

（一）加强对档案管理员工的培训

目前档案管理工作中人员的能力素质对于档案的效率起到直接影响，煤炭企业内部高层管理部门需要积极引导每一位工作人员主动参与职业技术培训活动以及主题教育活动，引导工作人员正确意识到档案管理工作的重要价值与实际地位，不断鼓励工作人员快速提升自身的专业工作能力以及职业素养，或者是直接为工作人员提供大量的实习、实训机会，提升工作人员以及管理员的责任意识、问题意识、管理意识以及工作意识。另外每个部门要做好人员离职和调动的档案管理工作，这是哪个企业都非常常见的事情，需要注意的是工作的交接，避免出现信息泄露和交接纰漏，对于一些复杂的工作，交接部门领导有重点参与，同时对人员电话的信息记录做好，妥善保存。

首先，在正式开展档案管理工作之前，煤炭企业内部高层管理部门需要统一选拔高素质、高水平、现代化管理人员，随后组建专业化管理团队，统筹规划煤炭企业档案管理工作。企业高层管理部门需要及时选派专业工作人员进入档案管理部门，引导每一位工作人员以及管理人员及时了解档案管理工作的实际现状及时，引导工作人员主动参与新型的档案管理工作，了解现代化档案管理工作的主要工作模式以及具体的工作方法，鼓励工作人员以及管理人员认真思考现代化档案管理工作的未来发展方向。

1.明确学习教育的方向。明确的目标是带领与指引档案工作人员进行学习培训与自我提升的重要因素，当有目标后才会专注投入，当期待有收获与回报时才会有动力与希望。而针对煤炭企业档案管理工作而展开的培训教育的目标应为专业档案知识的系统化学习、新概念与方法的传输与培训、煤矿安全专业知识的学习、计算机与科学领域知识的学习等。

2.加强培训力度。伴随时代发展档案管理工作必然会不断的改革与创新，而为了使管理人员可以迅速适应常态变化，优化管理人员工作完成质量与履职实效性，企业必须加强管理人员的培训力度，通过学习培训让档案工作者可以正式档案工作的重要性，在学习中有所感悟与升华。

3.要建立学习和教育的约束激励机制。很多普通工作者是缺乏主动进步的内在动力与意识的，企业若想督促档案工作者不断提升自身职业素养与业务水平，则需要建立系统的学习与继续教育约束奖励机制，以危机紧迫意识推动管理人员积极投入各项学习活动中，以精神与物质奖励支持管理人员有效利用空余时间进行主动学习，不断提升业务能力。

（二）提升档案资料和相关设备的质量

档案资料的质量与档案管理设备的专业度会直接影响煤炭企业档案管理水平，因此，煤炭企业应重视档案收集与管理体系的建设，最大程度保障档案的完整性，追求档案质量水平的最优化，并引进与购买最专业的管理设备，保障管理工作的质量与效率。档案管理工作中应践行分层管理、责任到人的模式，将管理责任与管理者相互对应，确保在问题产生时第一时间明确责任人，提高问题解决的速度与效率，同时还应该通过监督与考核机制对管理者进行激励与约束，并在企业内部全面宣传档案管理工作的重要性，给予优异的档案管理人员表彰及奖励。

（三）构建完善的档案管理制度，实现管理工作的有序性和规范性

健全的档案管理制度是提高管理工作效率，确保档案管理工作有效推进的重要保障，通过制定档案管理制度明确相关工作的规范与要求，对具体的管理工作进行有效的指导，能够提高档案管理的利用效率，为煤炭企业提供更好的档案服务。作为最基础的档案管理工作，在进行档案收集与整理时管理人员需利用科学的管理方法对其进行归档与保管，每一份档案都需要仔细核对后加盖公章。而为了保障档案归档的完整性与规范性，管理人员需按照时间顺序对档案资料进行逐页编号。档案管理人员还需确定档案的保密等级，根据其保密等级完成加密工作，从而保障档案的安全性。

（四）借助现代信息化管理模式，提升管理的整体效能

1.实现办公与档案管理的一体化发展。大数据时代的到来带动了煤炭行业的迅速发展，业务的增多与办公规模的扩大也直接提升了煤炭企业档案文件资料的规模与数量，企业在产品开发、技术研究、销售经营、财务管理与人事管理等领域会产生数量庞大的档案文件，这些文件都需要通过档案管理部门统一的整理、提交与归档，面对日益增高的工作量，仅通过传统的办公手段难以实现高效管理，极易产生档案管理混乱等问题。因此，煤炭企业应通过信息技术手段建立档案管理自动化系统，实现办公与档案管理的一体化发展，将档案管理工作融入企业基本办公工作中，节约档案管理所消耗的人力与时间。

2.提供煤炭企业档案文件存储与检索的便捷性。煤炭企业档案管理工作之中不仅仅包含着煤炭企业的历史发展情况以及经营情况，也包含着诸多重要信息与合同信息，这些重要档案信息在煤炭企业日常经营管理、安全生产与项目规划中都能够起到重要的参考作用。在传统档案管理模式中，管理人员会对各领域资料进行收集，并分门别类地进行保存，从而便于企业在产业升级、生产经营与人员管理工作中调取档案信息。但在新时期，这种固化的档案管理模式硬，不适用于企业的发展与升级，其信息存储的全面性及检索的便捷性接相对较低，收集与归纳档案资料就需要耗费档案人员大量的精力与时间，若想要快速精准的检索与寻找目标资料，更是具有极大的难度。因此，煤炭企业应通过建设信息化档案管理系统提高文件存储与检索的便捷性。信息化档案管理系统是将纸质版资料文件扫描为数字化文件，并对其进行细化分类，通过数字化处理纸质档案形成信息化数据库，从而为其他部门提供更及时有效的档案服务，管理人员可通过信息平台检索精锐，迅速地捕捉目标档案，有效地提高了档案使用的便捷性与及时性。

3.重视档案信息的安全性。随着信息技术在各行各业中的普遍应用，档案管理的数字化与自动化建设脚步不断加快，大部分煤炭企业纷纷开始或已完成档案管理的数字化转变，但随之而来的是档案信息安全性问题。在工作人员应用互联网信息技术整合多元化数字信息以及档案资料的过程中，可能会由于工作人员的不当操作，从而出现数据泄漏问题以及数据被篡改问题，可能会对煤炭企业的日常经营与管理工作造成一定影响。为了避免信息泄露对煤炭企业造成的损失，也为了提高档案信息的使用价值，必须要在推进煤炭企业档案管理工作信息化发展的过程中，合理保护重要的档案信息，加强对档案资源的有效保护与管理。

四、结语

档案管理工作不仅是对生产经营与煤炭工作系统信息的记录与采集，通过高效的档案管理工作可以间接的为企业带来极大的效益，同时也能为企业的发展与决策提供有效的参考。因此，煤炭企业的管理人员应重视档案管理工作的开展，档案部门工作者应具备先进的管理意识，可以有效利用现代化的管理模式与技术优化档案管理水平，在推动档案管理数字化发展的同时有效保护档案信息的安全，使档案管理工作能够为企业发展提供供有力的服务，充分挖掘档案管理的内在价值。