探索勘察设计企业应收账款管理优化策略

2022-11-24段玉栋山西晋城煤业集团勘察设计院有限公司

品牌研究 2022年26期

文/段玉栋（山西晋城煤业集团勘察设计院有限公司）

我国基础设施建设在快速发展的经济环境中有了全新面貌，不断地扩大建设规模，提出了新的发展要求，而勘察设计企业作为基础建设必不可少的部分，应该紧跟市场转变，在自身服务业务上推动转型升级，强调资金管理结构的优化，使其能够平稳、健康发展。

经济业务规模扩大，服务环境转变的背景下，勘察设计企业财务管理水平滞后的问题日渐突出，这主要体现在应收账款管理方面。

参与市场竞争、获取经济利益，应收账款都是勘察设计企业不能规避的内容，然而经济下行压力增大，社会信用体系缺失，自身财务管理意识薄弱，由此增加了应收账款的管理难度，勘察设计企业不断地面临资金短缺、应收账款催收困难等问题。怎样在激烈的市场环境中持续、健康发展，如何对应收账款实现高质量的管理成为勘察设计企业现如今面临的重大难题。

本文以此为方向，分析勘察设计企业应收账款管理存在的问题，并相应提出优化策略。

一、勘察设计企业应收账款的特征分析

在工程建设领域，勘察设计企业发挥引领和指示作用，属于技术和智力密集型企业，为整个工程建设提供全过程的服务。其特殊职能决定了勘察设计企业的产品属于非实物资产，形成的技术方案具有专项性。同时，勘察设计企业承担的设计项目周期较长，阻碍因素多，自身服务的项目同时还会受市场环境、国家政策影响，由此增加了应收账款管理的难度。相比其他行业，勘察设计企业在应收账款管理上有突出的行业属性，其主要体现上以下几点：

（1）服务项目有较长周期，干扰因素多，造成应收账款回款难的原因更为复杂。勘察设计企业承担的项目服务通常会贯穿项目整个建设周期，而各种建设项目多存在很长的实践周期。

在建筑市场中，勘察设计属于初始环节，后期需要面对施工方案的变动和各种外界因素的干扰，比如国家政策变动下，一些客户复杂的经营项目被搁浅或停止，加之部分客户在自身战略目标转变情况下，也会出现方案变化问题，从而造成勘察设计企业在应收账款催收上要面对更加复杂、多元的形成原因。

（2）专用性突出，可供议价空间少，致使应收账款在催收中阻碍重重。在为客户提供产品时，勘察设计企业以智力成果为主，通常基于客户需求量身定做，无法转销。对客户而言，这种成果真实价值无法详细衡量，因受国家法律法规约束，并不是根本重视成果；加之这些智力成果后期难以拍卖、抵押，勘察设计企业对于客户依存度较高，如若服务的客户缺乏资金支付能力，或者中间出现资金链断裂等问题，将会直接影响勘察设计企业应收账款的回款，且无法实施行之有效的催收手段，常常处于被动地位。

（3）成本结构较为特殊，财务管理重视力度薄弱，以致应收账款管理低效。作为技术型和密集型服务企业，勘察设计企业提供的价值服务主要以智力成果为主，它属于人力成本范畴，相比其他行业，在总成本中，人力成本有较高比例，弹性较大，容易受控制。因此，很多企业并没有形成投融资业务，财务部门在这种情况下，发挥空间较小，其重心往往在资金核算与审核方面，缺乏完善的财务管理条件，使得应收账款管理意识薄弱，催收工作没有严格推动，在后期造成了严重的资金威胁[1]。

（4）多个项目共同存在，金额大小不一，使得应收账款管理难度较大。为了获取较多经济收益，实现可持续发展，勘察设计企业会承担多种服务项目，在金额方面并不统一，小的项目可能低至几万元。而项目的流程从合同至收取款项，都需要专门的人员负责，在过程中要耗费大量时间和精力。现实生存环境中，勘察设计人员并不多，通常需要一人承担多个项目工作的管理。在这一过程中，人员调动，缺乏规范交接等问题，都会影响自身服务的稳定性，使得应收账款的管理难度增大，由此勘察设计企业要付出较高管理成本。

二、勘察设计企业应收账款管理遇到的问题

（一）缺少信用管理体系支持

信用管理体系是实现应收账款有效管理的重要支持要素，对勘察设计企业而言，承担项目多而分散，合同金额小，为避免后期出现较多逾期账款，就需要形成信用管理体系，对客户征信状况加以调查。然而，很多勘察设计企业并未在信用管理体系上形成重视力度，缺乏完善的组织架构和风险控制机制，人员收集客户信息范围较广，没有完整的客户信息系统和参照标准支持，使得信用信息的收集主观化明显，自然难以生成完整、可靠、真实的信用评价结果，对后期应收账款的执行埋下了隐患[2]。另外，如今建筑行业发展蓬勃，但勘察设计企业数量递增，竞争激烈，企业要抢占市场份额，获取较多经济收益，往往会在项目招标中过度追求账面业绩，将重心投入到项目的合作上，而忽视对客户银行信用、财务状况、经济能力等资信信息的调查，最终导致企业无法彻底掌握服务客户的信用程度，显著增加了后期收款难度。

（二）项目合同管控意识薄弱

合同是完成应收账款管理任务的必要保障，但勘察设计企业是以提供方案设计为主，且劳务服务的形式和规模各不相同，部分人员在承接业务时缺乏合同意识，以达成口头协议为主，这无疑增加了应收账款的潜在风险。尽管一些人员履行了签订合同的程序，却在合同规则上缺乏丰富经验，仅仅关注支付金额、支付方式以及支付时间，对违约责任、履约职责没有详细说明。

勘察设计企业是专业性和技术性很强的企业，自身属性决定了运行重心在技术和项目的完成度上，对于财务管理并没有足够重视力度。与客户签订合同这一环节基本由业务或者技术人员负责，财务部门无法融入管理过程。

在这种情况下，合同的签订细则缺少归档处理，财务人员在应收账款管理中没有详细信息支持，由此增大了应收账款回收风险。

（三）应收账款缺少规范的管理机制

应收账款在财务管理中是极为重要的组成部分，但这一内容涉及人员较多，除了财务部门进行处理，还需要技术部门支持。然而，很多勘察设计企业并未就应收账款创建规范的管理机制，财务人员和技术人员沟通不畅，导致应收账款难以取得实质管理效果。在实际操作中，财务部门和技术部门存在分离问题，财务人员仅仅负责账款的核算，并没有进入项目管理流程中，由此收账任务缺少具体人员的执行。同时，关于应收账款，缺少严格、明晰的管理责任体系，财务人员、技术人员以及销售人员职责不清，以致应收账款没有具体人员进行动态跟踪，纵然出现逾期账款，也没有及时采取有效手段进行催收，最终造成了大量坏账现象，为勘察设计企业带来了一定的经济损失[3]。除此之外，对于应收账款的管理，勘察设计企业并未对应设置绩效激励机制，从而限制了人员的积极性。通常来说，为了激励人员，增加经济收入，勘察设计企业的考核指标更多以合同收入为主，而对合同的履行与回款情况并没有具体的考核说明。考核体系中收款指标和绩效并不挂钩，技术部门对于收款困难的项目没有足够的积极性，一拖再拖，长年累月下来形成了诸多坏账问题，同样为勘察设计企业带来了严重的坏账风险。

（四）缺乏完善的业绩考核机制

随着市场竞争压力的增大，勘察设计企业为了在激烈竞争中谋求发展，力求承担更多的业务，忽视了经营中潜在的风险，忽视了应收账款占用资金的成本问题。因此，企业对于内部的考核指标就偏重业绩考核，偏重企业的经济效益，而且在绩效考核中，也没有涉及应收账款，即便有的考核中体现了收款的指标，但也是年度总额的指标，具体项目并没有体现。所以每个部门在上报项目的时候，有选择性上报，收款效果不好的项目无形中就被掩埋，虽然总体效果良好，甚至已达标，但实际上还是存在尾款难收的问题，最后导致应收账款拖欠的时间越来越长，金额越来越大。

三、勘察设计企业应收账款管理的优化对策

（一）从源头着手，创建严格的合同管理机制

为了更好地避免应收账款造成的不利影响，勘察设计企业需要全面分析影响应收账款的各要素，制定科学、完善的管理机制，并控制应收账款的各个操作环节，规范赊销行为，创造良好的财务管理环境。具体实践中，勘察设计企业首先要从合同着手，对这一环节制定详细规则，比如在项目责任人签订合同时，需要专门聘请法律顾问审查合同细则，同时可灵活性地组织财务人员参与。其次，签订合同的内容和细则需要由具体人员备案，财务部门集中管控，形成完整的合同台账。要注意的是，勘察设计企业要由专业性的人员规范合同内容，充分考虑自身的服务情况与客户的经济状况，在签订项目合同时，必须明确规定收款周期、收款条件、逾期责任等内容，尤其是赊销合同，要对支付进度、信用政策、违约责任一一注明，以在源头为应收账款的执行创造有利条件[4]。最后，需要确定合同的履职人员，将其严格落实到具体的责任人身上，从而提高企业对应收账款的管理意识。

（二）对过程强化，创建完善的应收账款管理体系

应收账款在勘察设计企业发生后，过程性的管理会影响企业经济损失的大小，因此勘察设计企业需要增强过程管理，为及时足额收回账款制定有效措施。一方面可以形成催收责任管理体系，派遣专人跟踪处理客户资金情况的变动，及时关注应收账款的拖延与回款状态，避免坏账发生；另一方面，就应收账款流程的管理完善责任体系，创建规范的项目信息管控平台，对应形成层级明确的责任结构，以此保证各个应收账款的任务有具体人员执行。

比如财务部门作为二级负责人，要对整个包括应收账款在内的财务信息系统进行维护，更新应收账款信息，并且分析汇总应收账款的数据动态，按会计周期编制应收账款催收信息表，对于各个项目挂账情况、应收未收账款及时说明，向上级部门报告反馈，并做出履职监督和服务职能的审计，确保应收账款回收过程中的问题可以及时解决，减少经济损失。

（三）对行为约束，形成科学的应收账款管理制度

为更好地解决应收账款回收问题，让勘察设计企业拥有健康的资金运转环境，需要依靠完善的管理制度来指导操作行为。企业要在两个方面加强制度的建设：第一，应收账款对账制度。在项目服务活动中有很多坏账、呆账的产生，而这并不完全是客户故意拖欠行为导致，实际源于企业缺乏精细化管理制度的约束。勘察设计企业必须要针对可能发生的坏账问题制定处理方案，即确立应收账款对账责任部门，在会计期间内汇总、整理项目管理信息，并编制规范、真实的应收账款明细表，向各个部门进行推送，并及时向客户发放对账函证，以此取得对账结果证明，为后期高效执行收账任务准备充分证据；第二，则是逾期应收账款管理制度，落实资金风险防范目的，更有力地保障企业平稳健康运行[5]。即勘察设计企业需要形成确切的应收账款催收责任制，不管是营销部门，还是设计部门，关于服务项目，都需要确定应收账款的具体催讨人员与承担的责任，以确保企业经营发展中出现的逾期账款有专人在有效时间内收回。第三，财务部门要形成应收账款预警制度，并且和其他部门人员形成稳定的沟通平台，在应收账款处理中，将完成履行义务的项目款项作为重要预警对象，按照预警指标，在特定时间内及时提醒责任人与客户沟通，从中掌握客户的支付情况，针对客户偿债能力出现的波动尽快制定应对策略，防止发生资金无法收回的问题。

（四）对内部约束，完善绩效考核制度

对于企业而言，管理是一方面，考核也十分重要。只有从内部加强考核，加强约束，强化各自的职责和任务，才能真正地提高业务的完成率。因此，要制定完善的绩效考核制度，将生产部门、销售部门等各个部门的收款完成率作为部门绩效考核指标。

在具体考核中，要规范考核标准，既要严格把控各个项目的资金收款情况，也要考察各个部门年度的项目资金收款情况，并且要与各个项目负责人的薪资和年度绩效考核挂钩，按照应收账款的拖欠时间，制定相应的惩罚措施，从而可以激发员工工作的积极性，最终达到降低应收账款金额的目的。

四、结语

随着宏观经济环境和社会信用体系的转变，勘察设计企业在应收账款方面面临更为严峻的形势，它的增速有时超过了营业收入的增长幅度，从而增加了财务风险。在很大程度上，应收账款体现的是企业账面利润的可靠性，假如存在过大余额，则预示企业资金质量较低。所以，勘察设计企业要明确应收账款管理的重要意义，详细总结以往应收账款中存在的种种问题，从源头开始着手，基于自身业务服务性质，创建完善的合同管理机制。同时，加强应收账款过程管理，形成严格的管理体系和科学的管理制度，由专人负责，做好应收账款的执行和监督工作，将其作为常态化和制度化的任务来执行，从而更好地防范财务风险，推动勘察设计企业创建健康的资金运行环境。