中等学校档案管理应走管理与服务并重之路

祖热古丽·卡德尔

（哈密职业技术学院 新疆哈密 839000）

引言

目前，随着信息时代的到来，我们的日常生活时时刻刻都离不开“数据”，“数据”如影随形，与我们的生活不可分割。信息的传播速度之快是目前大数据时代最有力的变化，中等学校的档案管理也随着数据时代的发展而发生改变，伴随着潮流走向前线，尤其是其中的服务与管理工作。

一、中等学校档案管理现状

对于中等学校的档案管理工作，可以说是因人而异，每个人的理解不一样，每个学校的管理制度也不尽相同，所以在开展中等学校的档案管理工作时，要根据学校自身需求采用不同的方法。大数据时代的到来，使得学校档案管理的操作不是那么标准，并且对于学校来讲，档案管理是一个非常庞大的工程，里面包含了学校所有师生的信息与各部门的信息，一不小心，就有可能造成档案遗失遗漏的情况，甚至出现重复的档案信息，这对于传统的档案管理方式是非常不友好的。因此，中等学校应该根据自身的实际情况来制定适合本校档案管理的方式，根据实际的发展情况进行改变。

1.档案管理具备高峰期

每年到了新生入学、老生毕业的时候，中等学校的档案管理工作就会开展得极其不顺利，学生学籍的变动，档案数据的变动，整个学校的信息都压在了档案管理工作人员身上，这使得档案管理工作变得更加困难与复杂。如果管理不当，就会出现信息遗漏、遗失、信息不准确等情况，这就造成了中等学校档案管理工作量大的特点。

2.档案电子化不彻底

对于这些情况的发生，学校会运用电子档案来规避，想利用电子档案来减轻纸质档案的麻烦，只不过现实情况却和想象中的不太一样，对于大部分中等学校来讲，他们依旧使用纸质档案信息管理来工作，电子档案的用处不大，除了简单的搜索引擎之外，并没有使档案管理工作的复杂性得到缓解，所以电子档案的真正便利功能没有得到有效的发挥。

3.档案管理理念落后

现实分析，不少学校的档案管理人员都是比较年长的人，他们对于档案管理的思想是闭塞的、陈旧且不开放的，他们的管理观念依然停留在传统的管理方式上，就算是学校采用了电子档案，对于他们来讲也是用不惯的。并且有些学校的档案管理人员认为只需要将档案信息看管好，不丢失、不损坏就可以了，对于其他的用处就不需要再计较了。其实这种观念是不正确的，档案的管理主要是为了存档、留档，能够在教职工用得着的时候进行查找使用，提高使用频率与效率，更何况全校的信息都在档案室，如果仅仅凭借人工的话，这个工程是相当浩大的。

4.档案保密工作不彻底

不少中等学校的档案看管是非常严格的，不会允许其他人进去，就更别提使用了。在传统的档案管理中，我们知道，新中国成立后的档案室常常张贴一张“闲人免进”的字条，这就使得一般的人员是不敢太靠近这个地方的，宁可绕远路，也不会从这个地方经过。想要查阅一些资料，步骤是相当的烦琐，并且需要严格登记在册。改革开放以后，这个情况发生了根本的变化，学校档案管理室不再张贴“闲人免进”等字样，可是档案管理室还是“门可罗雀”，和以前相比变化不大，主要的原因是什么呢？主要还是在于管理方面做得不好，再加上服务意识也没有跟上去。对于不少学校来讲，他们一直没有摸索出新的档案管理的方法，在他们的学校档案管理处，根本看不到改革开放后的新思想、新变化、新改革[1]。

二、中等学校档案管理中的价值与意义

1.不利于档案管理效率的提高

在现在这个大数据的新时代，大多中等学校还是运用老一套的管理方案，这种情况就导致了档案管理的效率非常低，间接地影响了中等学校的发展和社会进步，因为学校的档案管理对学校的发展和社会的进步并不是直接影响的而是慢慢促进的，并且，大多学校都会把大量的资金投放到教学资源、教学硬件设施等方面，而档案管理这一方面会经常性地被遗漏。这就导致档案管理没有资金投入，从而使得档案管理设施大大减少，档案管理工作没有效率，从而影响了学校的发展。再加上一些学校的档案管理人员，他们本身不具备档案管理的能力，没有档案管理相关的知识，就导致在档案管理工作中会出现各种各样的问题。

2.影响学校工作整体现代化

很多学校档案管理工作人员中不少都有态度方面的问题，他们会觉得学校的档案管理工作并不严谨，并不重要，从而导致他们对档案管理工作没有积极性、创造性和实质性。慢慢地，他们对档案管理工作的热情会逐渐减弱，对于自身的要求也会愈来愈低，每日浑浑噩噩，使得我国中等学校的档案管理工作得不到良好的改善和发展。所以，中等学校需要制定一系列关于档案管理工作的有效措施，大量投入资金，使得档案管理的硬件设施得到改善，促进档案管理工作水平的提高。

3.档案管理不够专业化

目前，在中等学校的档案管理实际工作中，有一大部分的中等学校是没有一个好的管理制度的，还有一部分学校，虽然有档案管理制度，但是却没有很好地实施，主要是因为大部分学校的档案管理方式还是稍微落后的，可以操作的范围很小，往往整理资料、存档、归档时只能使用人工来进行，这其实是非常麻烦和庞大的一项工作，是落后的。档案管理是中等学校的重要教育目标和任务，包含了多方面的内容，对于中等学校来讲，他们本身就在师资力量、招生等各个方面存在着劣势，所以档案管理工作会经常性地被学校忽视，也就不能更好地开展工作了。有一些档案管理人员，会因为不方便就不归档，随意放置，使得档案变得混乱，没有顺序；也会出现因为麻烦而不愿意给予查阅帮助的工作人员，这就导致越来越少的人支持档案管理工作；再加上一部分档案管理人员没有按照顺序进行管理，导致了档案的丢失，这种情况也不是没有。

三、中等学校档案管理应走管理与服务并重的道路措施

1.信息化技术积极融合工作细节

虽然管理纸质档案是一项繁杂、庞大的工程，但是并不意味着完全摒弃纸质化档案管理，而是要把电子档案与纸质档案两者相互融合，共同发展成长，有效地把两者结合起来，使得学校档案管理工作更快速地发展，根据不同部门分工的需求进行工作细节的积累，匹配学生档案学生工作处管理、教学档案教务处管理、财务和文书类行政部门档案室管理的多样化需求。在信息化时代高速发展的背景下，在中等学校的档案管理方面，学校可以运用互联网等技术加快档案管理的数字化和服务化，运用电子档案创建网页，使师生充分利用电子档案进行查阅与了解，把学校丰富的教学资源和各类信息相结合，促进师生提高档案管理的使用频率，更好地为师生提供一个更加便利的条件。

在科学技术不断发展的今天，中等学校档案管理工作应该使用各种各样的科学信息技术，充分地发挥出信息技术对于学校档案管理工作的价值，提高中等学校档案管理工作的效率，促使中等学校不断地往前发展。例如，通过学习目前大数据时代的一些规则，将学校的资料进行整理与归纳，进行学校官网的程序调动；同时，学校还可以运用电子档案把一些需要经常查阅的资料发放到需要的部门，确保各个部门能够针对学校的各项工作有效地开展与处理，也实实在在摒弃之前只会使用电子档案来进行查找的功能，大大地开发电子档案的其他功能，这不仅促进了学校档案管理工作的有效开展，也促成了中等学校档案管理水平的提升，间接地帮助了中等学校教育水平的进一步发展和提高。中等学校档案管理制度需要结合学校自身资源和国家关于档案管理的法律规定，在不违反国家规定的规章制度的情况下，确保档案管理能够形成一个完整的体系，继续提升学校管理档案的安全性与档案管理的工作效率，促进中等学校不断发展。

2.积极引进设备辅助工作

引进了先进设备，还需要有先进的技术来开展档案管理工作，中等学校的档案管理一般都是存档、归档和整理，但是随着目前社会越来越快地发展，创办的中等学校也是越来越多，这就导致了学校档案的大量工作没有得到实际改善，管理档案的水平也在大大降低，为了能够让学校档案管理水平大幅度提高，需要引进更为先进的技术。

只有学校引进更加先进的设备，然后创建专门的区域来加快档案管理工作的进行，通过明确的区域划分来进行档案管理工作的实施，才能大大地提高档案管理工作的效率。在本校的学校体系中，财务和文书类是行政部门档案室管理，在这类数据的管理过程中，为了保证数据的可靠性和私密性，就要在设备引进过程中，增加网络防火墙技术，提升对档案数据的保护。为了能够促进学校档案管理工作的有效开展，提高学校财务档案管理的整体水平，对档案管理人员进行严格的培训和考核是必然的。在提高工作人员整体素质的过程中，为了打开他们的工作能力和态度，首先将“财务”代表的学校运营资金去向进行重要性的突出，提升学校对档案管理人员的考核，能够更加有效地选择出更适合档案管理的工作人员，提高学校行政档案管理的工作水平。

3.通过分区进行责任划定

在档案管理这一工作区域，学校需要努力建设新环境，建设一个符合档案管理与服务并重的档案室，采购硬件设施设备。目前以本校的档案分区进行分析，各种档案都有着单独的责任划分，学生档案是学生工作处管理、教学档案是教务处管理、财务和文书类是行政部门档案室管理，这种分类标准重新建立档案管理区域，可以划分若干小区域，在确保档案管理安全的情况下做好管理与服务并重的工作。

在中等学校的档案管理工作中，档案管理人员一般是不涉及教学业务的，对教育教学业务也不熟悉、不专业，这就导致了档案管理工作人员脱离广大群众，也脱离了学生和教育教学专业，为此要实现管理与服务并重，必须要加强对档案管理工作人员的培养，可以让这类工作人员“走出去”，从档案室走出来，走到教育教学各个活动中去，不仅可以让他们了解到更多关于学校的重要工作，还能掌握更多的关于学校资料的收集。尤其是在学生毕业季的时候，为了保证学生档案能够快速发送到就职单位或者是升学公司、当地人才管理中心等，就需要学生工作处联系学生学院进行个人档案的积累，从学科成绩等对照毕业要求积极进行档案的流通。资料收集是一个漫长的过程，在这种模式下，就要求档案管理工作人员是非常敬业和专业的人，和教学环境融合，和教职工成为一体，成为高素质的服务管理人才，档案管理工作人员应该加强自身服务意识，在师生有疑问时可以耐心地进行解答，这可以有效地提高档案管理服务质量，加快服务创新的改革，档案管理工作人员应熟练运用电子档案功能，学习关于互联网信息技术的知识，培养良好的职业素质，以此来促进中等学校档案管理水平的提高[2]。

4.加强对员工的责任心培训

档案管理工作人员需要树立全心全意工作、时时刻刻牢记教育意义、为教育事业添砖加瓦、为人民服务的思想，并且在档案管理工作的整理归纳上，要科学性地使用电子档案，加强对现代化管理设备的运用。电子档案本身就与传统纸质档案不同，方式不同，程序不用，这就需要学校与档案管理人员共同研究创新，加强服务意识，掌握服务能力，熟练运用电子档案功能，学习关于互联网信息技术的知识，培养良好的职业素质。这样，中等学校档案管理功能才会做大做强，越来越规范[3]。

例如，在电子档案对中等学校的纸质档案管理产生了巨大的作用后，学校完全可以为了让档案管理工作进一步拓展，针对教学档案是教务处管理的现状，大力宣传目前新的档案管理模式，从人才保障机制出发，针对教务处工作人员招聘采取多管齐下的方式，在学历、资历、资格、业绩、岗位等多种指标相结合的过程中，积极稳定专业队伍的管理，通过以绩定奖的方式设立合理的档案人员薪酬标准，将奖罚激励机制作为基本薪酬之外的政策，引导大量师生对目前学校的档案管理有一个新的认识，通过宣传部门的大力宣传，让学校师生更加了解档案管理工作的核心性和重要性，让他们能够更加了解学校档案管理的价值与存在的目的。

结语

综上所述，随着网络时代的不断发展，传统的档案管理工作已经不能满足于现在学校的需求，目前大数据新时代下，中等学校对档案管理的创新已刻不容缓，做好中等学校档案管理工作，走管理与服务并重之路是顺应时代发展的必然。因此，中等学校加强档案管理与服务，提高档案管理与服务水平，不仅可以为我国培养出更高素质的技术性人才，也为学校的自身发展起到一定的奠基作用。