高校改扩建工程基建档案的特点及管理建议

林小妹 赖芨宇 王泽栩

（1.福建开放大学，福建福州，350013；2.福建农林大学，福建福州，350108；3.福建省建融工程咨询有限公司，福建福州，350001）

一、引言

近年来，高等教育迅速发展和招生规模持续增长，高校的规模不断扩大，冲击着原有的高校总体规划，高校校园的新建或改扩建应运而生，并如火如荼地进行着，将高校校园建设推向了新的高潮。不少高校在新的校址进行校园重新建设，那么对于老校区又赋予新的使用功能。主要有以下几个方面：一是作为研究生院的所在地，二是作为独立学院的所在地，三是作为部分学院的教学场所，四是作为置换为新校区的建设赢取资金支持，五是作为学校的创业中心，高科技中心等非教学单位。

由于老校区建筑及配套设施由逐年改建和扩建形成，建筑年代跨度大，普遍存在功能分区不明确，交通组织不顺畅等问题。部分建筑都达到一定的年龄，有的甚至已经是危房，而有的尽管结构还可以利用，但是功能已经不能满足目前高校学生的生活学习体验。由于受到办学、建设时间、建设资金的多重限制，更为重要的是，高校老校区又承担高校历史文化内涵与历史底蕴传承的职责，无论从经济、文化角度，重建、新建并不适用于大多数高校。因此为了充分利用老校区的土地资源，各个学校根据需求分析，并考虑校区规划建设条件，采用立足现有地块、统一规划设计、分步实施建设的原则，通过拆除部分旧建筑与新建相结合的方式，对老校区进行改扩建。

高校改扩建工程具有建筑年代跨度大、建筑项目体量大、建筑功能、建筑风格多样等特点，老校区改扩建会产生大量新的基建档案，这些基建档案与校区原建设档案是校园建设的原始资料，承载着校区建设大量的信息，这些资料在未来的几十年以内都将作为该建筑维修、改建、扩建、迁建的依据，具有一个使用周期内的参考价值，并且在使用周期内还会不断产生新的档案资料。[1]因此，充分做好基建档案的收集、整理、管理和利用工作，能及时提供准确、有效的项目信息，进而促进基建管理工作能力的提高。

二、高校改扩建工程基建档案的特点

改扩建工程是对现有建筑进行重新规划或更新的项目，与从无到有新开始建设的项目，无论从项目决策、设计、施工管理、档案管理等，都应有所区别。改扩建工程在档案管理上要比新建项目有难度更高，更为复杂，更注重档案的延续性及新旧档案的兼容性等的特点。各类建筑档案的管理需要不断累加、补充、修正，管理难度很大。

（一）新旧档案衔接难度大

改扩建是在一个旧的地块上，对建筑布局、建筑功能重新定位调整的一个过程，改扩建过程中涉及到拆除、新建、改造更新、扩建等不同形态的建设方式。

那么建设过程需要用到旧的档案，由于过去建设档案存在制作不规范、遗失、档案错误、或改造后无档案留存等问题，对旧的档案的使用不再局限于简单调用，而应该对对旧的档案进行梳理，做好历史档案的正确性验证、遗失找回、修正与补充等。如，因逐年改建和扩建、或者道路调整等，导致地形图错误，如果直接利用旧的档案，而不进行校对、梳理，那么档案的错误会带来设计方案的错误，而此类的错误在工程施工阶段才会暴露出来。而对于需要更新的项目，由于保留原始结构，或者对部分结构进行调整，那么就需要对旧的档案特别是图纸资料进行核对，做好新旧档案的衔接与更新。由于工程建设是不可逆的过程，档案依据的错误，会给工程管理带来很大的风险。

（二）碎片化的改扩建，带来碎片化的档案管理

尽管改扩建工程与新建项目一样有整体的规划，但是改扩建项目是在一边办学一边建设的基础上实施的，往往是按需逐步开展建设，最急需的场所先建设，同时为保证正常办学，又会涉及到场所的腾挪，临时场所的装修等，大的基建与小修缮并存，建设形态呈现碎片化，这种碎片化的建设会带来碎片化的档案管理。如果不能将碎片化的工程建设档案进行系统化管理，档案按项目各自存档，后续场所移交、人员调整后，会给场所使用、维护、二次改造时档案的使用带来问题。

（三）参建各方档案管理的需求和范围的理解有一定的差异

改扩建工程项目投资大、项目多样、工期长、参建单位及业主团队成员复杂、档案来源和沟通渠道繁多，对任何一种档案资源的忽视甚至是遗忘，都会导致项目风险的增加。项目建设全过程中会有大量的档案信息产生，不同的项目参与组织、参与人，在围绕项目目标开展工作时，几乎每时每刻都在接收信息、处理信息、产生信息、传递信息，而不同的工程参与方，对工程项目档案管理的需求和范围的理解会有很大的差异。工程项目信息来源广泛，且基于不同的参与组织或个人对项目利益诉求的不同，对档案信息的需求也完全不同。

改扩建前最有价值的资料，如工程结构情况，周边环境，用地情况，地形图，校区楼宇功能及布局等原始资料，由于建设年代久远且跨度较大，难免会出现错误或遗漏。对于设计单位而言，依据业主给予的原始资料即可进行规划、建筑方案设计，而对于业主而言，却希望通过设计院对原始材料的准确和完整性进行核实、调整，双方对档案的需要处于信息不对称状态，有可能导致管理决策失误。如某高校改扩建初期，由于提供给设计院的地形图与实际地形存在偏差，导致施工时对平面进行调整的被动局面，带来建筑红线调整，设计变更，造价变更等一系列问题。

（四）不够重视档案管理人员的配置

错误的档案管理概念，把档案管理工作当作资料收集归档，认为只要进行档案整理分类就可以了。而资料收集只是档案管理的一部分工作，也是前期工作，严格意义上的档案管理，应对于收集来的资料，做分类、处理，变换为可以交流使用的工程资料。

基建档案管理人员往往没有专业知识，不了解项目建设的流程与系统性，无法在全生命周期管理理念下进行档案管理。有的学校干脆不配专人管理档案，认为基建部门相对于学校其他部门来说只是一个临设部门，不增设档案管理岗位，档案管理呈现资料保管状态。会出现经办人员各管各所经办业务的档案，同一个项目的档案从项目前期审批、工程设计、施工、竣工交付整个过程被人为分解了。遇到岗位调整，档案交接困难，档案丢失事情时有发生。[2]

工程建成后期，大部分高校基建小组成员会陆续解散。档案管理人员，也会转岗到新的岗位。但档案的管理周期实际上要比工程建设周期要更长。工程建设完成后，进入了运营阶段，会进行竣工决算，规划验收等，或者在使用过程中会对原有不够细化的项目根据场所的功能做二次装修。此时正是对项目档案进行总结、归档、修正、补充的重要阶段，但往往没有设置专人继续跟踪档案，档案的混乱，流失往往发生在这一阶段。

三、高校改扩建工程基建档案的管理建议

基于以上高校改扩建档案特点的分析以及笔者的工作实践，提出如下几点管理建议。

（一）建立参建方全方位的档案管理制度

根据参建方角色不同制定不同的档案管理规定，并与合同款挂钩。

1.施工单位的档案管理

由于目前施工单位在施工管理过程中往往对质量、安全、进度、成本管理加以重视，而对于档案管理处于能够应付检查即可。而且档案移交给业主时，一般是在工程结算时，此时项目部已解散，档案的收集难度大，若遇到档案的遗失，再找原项目管理人员进行补充、确认，难度很大。建议将档案归档与工程总验收同时进行，组织监理、设计、勘察，如果有采用全过程工程咨询的项目，还应组织咨询方对档案进行验收。而在付工程验收款项时，档案需与实体工程一样要验收合格才能予以付款。这样可以保证施工档案完整性，施工档案整理的时效性。[3]

2.设计单位档案管理

对于改扩建工程设计资料的归档尤为重要，对于新建项目只需做好新建项目的设计资料的移交，对于改建项目如果仅仅只是存档改建后的设计资料，显然会导致历史资料的遗失，对于改建前的结构情况将不得而知。设计单位应将项目原始设计资料汇总、对进行改造的工程进行设计图纸的更新、补充。

关于竣工图，有的施工单位是在项目竣工验收后为了工程结算才绘制出来，目前关于竣工图纸的确认由监理负责，多数施工单位在竣工图纸的管理上偏向为结算而绘制，而监理也只是履行审批职责，但对于建设单位而言，竣工图是后续场所使用或二次改造的重要资料，竣工图的错误、遗漏都会给后续管理带来困扰。因此需要设计单位牵头对竣工图纸进行梳理与确认，将原建筑情况与新改造情况进行兼容，同时将纸质图纸电子化，待后续改造可以通过一份竣工图反映建筑结构全貌。

对于设计单位与施工单位一样，在设计合同中增设约束条款，对设计成果进行考核，设计资料的完善性、准确性进行验收，验收合格付给对应的设计费。

3.建设单位资料的归档

工程建设过程中项目的投资控制、建设审批、招标、决算、规划验收等这些节点工作均由建设单位负责实施，这部分资料延续周期比较长且分散在工程建设的全过程。项目建议书、可行性研究、招标、工程结算、竣工决算工作主要由建设单位委托给有资质的咨询企业协助完成，而建设审批工作（用地审批、建筑红线审批、施工许可证审批、规划验收，房产证办理）由建设单位自行办理。因此建设单位的资料可以以项目投资控制与审批流程两方面为主线进行归档，做为竣工决算、固定资产办理、房产办理、学校财产、工程审计的重要依据，也是工程规范化建设的重要凭证，而不应认为招标、审批流程结束就无存档意义。

目前高校基建在工程建设进度、安全、投资、质量控制等工作，都有建立对应的管理制度进行约束。但是档案的管理却没有很规范的管理制度，档案管理成为工程管理的一个薄弱环节，档案管理的混乱又反过来制约着工程决策、工程审计等一系列工程的进行。因此要建立合理的档案管理基本制度，对工程建设过程性及终结性的档案管理工作进行考核，以保证档案管理工作有序、有效地开展。

（二）建立全生命周期的档案管理体系

建筑全生命周期档案管理理念是将工程建设过程中包括规划、设计、招投标、施工、竣工验收档案作为一个整体进行管理，形成衔接各个环节的综合管理平台，通过相应的信息平台，创建、管理及共享同一完整的工程信息，减少工程建设各阶段衔接及各参与方之间的信息丢失，提高工程的建设效率。

改扩建工程的建设是对已有的建筑形态的改造、重建，实际上是建设的延伸，新建项目涉及到与旧的建筑不同程度上的衔接。那么对于改扩建工程的档案管理除了要在当下做好各个环节的档案资料的收集与管理，保证建设项目的顺利实施，也为建设项目投产运营、维护、二次改造等提供完整可靠的依据，也应该将改扩建工程的档案管理向原始档案的整理修正补充延伸。改扩建工程的全生命周期的档案管理与新建项目的档案管理不同，工程规划阶段档案管理的要务就是对旧的规划情况进行核实、补缺补漏，避免发生规划决策失误。设计阶段要对旧的图纸信息进行消化，以验证新建或改造的建筑物与现状的兼容性，旧的建筑物竣工图是否反映建筑现状，才不会出现到了施工阶段，施工单位进场后才发现图纸信息的错误。竣工交付阶段应让参与建设的档案管理团队参与到后续使用阶段的管理，让档案管理在工程交付以后呈现动态调整。

（三）将建设工程项目档案管理向信息管理的方向转变

工程项目的决策和实施过程，不仅是物质生产过程，也是信息的生产、处理、传递及应用过程。而传统的建设管理更注重物质生产过程，而对信息的管理仅停留在档案管理的层面。

建设项目信息管理涵盖了档案管理，信息管理是对建设项目档案管理的扩展。从信息管理的角度，可把纷繁复杂的工程项目建设过程归纳为两个主要过程一是信息过程，二是物质过程。项目建设全过程中会有大量的信息产生，不同的项目参与组织、参与人，在围绕项目目标开展工作时，几乎每时每刻都在接收信息、处理信息、产生信息、传递信息。[4]

对于改扩建而言，存在建筑拆除、新建、改造各种形式的建设，需利用旧档案为新建设决策提供依据，如果仅仅停留于档案的管理，又不太重视信息管理的早期规划工作，或者简单地把信息管理与资料管理、档案管理等同起来，而没有对旧档案进行信息管理，会给决策带来风险。

那么对于高校改扩建工程来说，如何实施和保证恰当的信息管理，需要项目管理者尤其是管理团队的领导者，在项目早期就做好详细的信息管理规划，并随着项目活动的开展和深入不断细化，以提高工程建设效率与效益。

（四）建立工程项目信息管理制度

编制项目信息管理手册及相关规章制度，检查和督促其执行，并在项目实施过程中进行必要的修改和补充。参建各工作部门之间协同组织收集信息、处理信息和形成各种反映项目进展和项目控制的报表和报告；协调和组织项目管理班子中各个工作部门的信息处理工作，管理信息流程，传递重要信息；建立和维护项目变更登记手册，并将经批准的变更信息及时、完整地向参与过程管理的各个部门传递。[5]

四、结论

综上所述，只有在全生命周期的视角下，将档案管理向信息管理转变，才能在改扩建过程中更好将碎片化的档案系统化，实现各参建方、各级管理人员工程信息的协同，不同的项目参与组织、参与人，在围绕项目目标开展工作时，能够及时地接收有效信息、处理信息、产生信息、传递信息，减少项目参与者之间信息不对称，带来项目决策的风险，从而实现项目管理的价值。