新形势下如何做好企业会议管理工作

陈洁 南方电网综合能源股份有限公司

在新形势下，企业需对会议管理工作引起重视，在会议活动中明确目标并突出重点、合理控制会议的时间长度、维持良好的会议秩序，从而强化会议管理成效，使会议活动能够充分发挥积极作用，为企业生产经营活动的顺利开展提供保障。但是在当前我国很多企业在会议管理中还存在很多问题，比如缺乏明确的会议目标、没有做好充足的会前准备、缺乏科学的管理等等，这都会制约企业的健康发展，在新时代背景下，我国企业有必要加强对会议管理工作的探究。

一、相关的理论概述

（一）企业会议内涵

所谓会议就是采取多人共同商讨的方式，在特定时期和场所里，围绕一个或者多个主题思想所开展的集体性讨论。而企业会议则通常指以企业整体的战略规划、市场营销以及企业在日常经营活动中所遇到的问题等内容为核心，由企业统一组织开展的集体性讨论活动。一般来说，有效、和谐、合理的会议对于加强内部沟通交流、及时掌握各项工作任务的进展情况、推动工作任务落实落地、了解员工思想动态等方面具有十分重要的意义，因此组织召开企业会议对于企业的长期稳定发展而言是十分有益的。但是如果企业会议未能科学、合理进行，对企业的发展将会产生截然相反的负面影响。

（二）会议管理特点

首先是服务性，企业内部各类会议活动均围绕公司中心工作开展，会议服务于公司各项经营活动，因此会议管理具备服务性特征。其次是综合性，企业内部会议可以涉及企业经营活动的方方面面，重大事项的审议决策可以召开会议，具体业务的探讨交流可以召开会议，因此会议管理还具备综合性特征。最后是保密性特征，企业会议无论大型会议还是小型会议，多涉及企业内部信息，属于未对外公开披露的信息，会议管理还应注重对会议保密性的管控，以避免会议内容的泄漏[1]。

二、会议应该坚持的原则

（一）明确目标并突出重点

会议的内容若太过空洞、乏味，且又偏离主题，则极易导致会议效率低下，无法真正发挥其作用价值。因此无论大小会议，其会议内容都应该秉承着“目标明确、直入主题”的原则，这样才能切实有效地提高会议效率，高效解决问题。

（二）时间长度合理

众所周知，人的注意力很难进行长时间的集中，因此为了能够更好地提高会议质量，工作人员可将会议时间控制在合理的范围内，尽可能地在参会人员注意力最集中的阶段高效解决问题。若会议时间过长，参会人员的注意力会显著降低并且出现倦怠感，更重要的是会造成时间的浪费，增加参会人员的时间成本，因此工作人员需重点注意会议时间安排，在保证解决突出难题的基础上尽量缩短会议时间。

（三）良好的秩序

良好秩序也是提高会议效率的重要因素之一。维持会议秩序可以确保会议能够有序进行，充分发挥会议的实效性，提高会议决策的综合质量水平。

三、探讨新形势下如何组织筹备高效优质的会议

（一）会前（筹备）

在会前筹备阶段，应明确会议的主题，制定相应的会议方案，明确具体的参会人员范围、会议召开的形式、会议议程等，对于会议涉及的材料也要提出明确的要求，以免跑题，影响会议效率。确定会议方案后，应提前将有关会议要求告知参会人员，并提前做好参会的各项准备工作。

在确定会议形式以及参会人员的时候，也要充分考虑当前的形势，可取消现场会议，全部采用网络视频形式召开会议，也可采用现场+视频相结合的形式召开会议，符合防要求的人员到现场参加会议，不符合要求的人员则可网络视频形式参加会议。

（二）会中（保障）

在会议期间，会议管理人员应对会议的召开情况进行全程跟踪，一是做好会议记录，对于参会人员的讲话发言记录下来，可采取录音、笔录相结合的方式来提高会议记录的效率及准确性，避免出现信息遗漏，为后续会议记录的复核提供参考依据。二是要做好会议现场的摄影摄像，对于一些大型的会议，会务人员需要留存相应的视频资料，用于企业宣传片的素材等，这些都需要专业的摄像人员来进行拍摄记录。三是要提供会议的后勤服务，包括茶水服务、办公用品保障等。后勤服务通常需要接受专业的训练，以茶水服务为例，茶水应七分满，倒茶可在参会人员的右后方，茶水应保持80度左右为最佳等等。

（三）会后（落实）

会议结束后，工作人员要注意以下几方面内容：首先，整理好会议资料和参会人员的发言提纲等会议文档，做好会议文档相关的存储与管理工作。其次，秘书工作人员所撰写的会议记录要进行存档并加以保管。再次，关于会前的保密文件，要按照会后文档的清退登记目录和文书签发登记簿逐人、逐件的方式进行收取，以确保会议发出的资料在会后全部回收。最后，会后的文档还需根据备案记录的工作情况进行搜集，对于缺件、缺面、缺失的文档也要采取相应的措施加以补充。

此外，对于会议决策部署事项，要抓好督办跟踪落实。一方面，督办部门要充分发挥自身的职能作用，对会议决策部署进行细化分解，跟踪落实办理情况，及时汇总报告会议决策部署的落实情况，同时加强督查考核力度。对涉及多部门的工作任务，还应加强不同部门之间的协调与沟通，以确保决策部署切实落到实处。另一方面，对会议决策内容实施清单化管理。首先，制定任务清单。企业应结合实际情况明确各部门负责的工作任务，并以此为依据制定任务清单。其次，制定责任清单。对照任务清单，进一步制定责任清单，针对已经确定的重点任务内容，逐一明确各项任务的负责人，并对其在该任务中所应肩负的责任加以明晰。最后，制定结果清单。同样也是对照任务清单所制定的。针对已经确定的各项重点任务，可按照既定的路线图和时间表，分阶段完成相应任务，并对其进行检查验收，最终对落实结果加以评定。

（四）加强常态化期间的会议管理

特殊时期，企业还可采取线上会议的形式与他人展开工作上的交流，也能高效完成会议活动。对此会议管理人员应重点关注以下两个方面：

一方面，在线上会议开始之前，应做好充足的技术支持准备，充分考虑如何确保所有参会人员都能有效地参与到会议中，要提前进行技术测试，以确保各项技术均处于运行良好的状态，并积极指导参会人员使用各项会议功能。另一方面，会议过程中，应及时收集每一位参会人员的反馈信息。可充分利用线上直播+互动的功能，在网络会议过程中就会议主题与参会人员进行互动，并将参会人员的互动反馈信息及时地收集整理，从而有效地提升会议的质感、科技感和互动性，强化网络会议的实效性[2]。

四、做好企业会议管理工作的方法

（一）提高管理意识，加强会议全过程管理

意识是指导行为的重要条件，有什么样的意识就会有什么样的行为表现，对于企业会议管理工作来说也是如此，只有不断提高管理意识，才能够促使企业会议管理工作有条不紊地开展，助力企业发展。为进一步强化会议成效，提高会议质量，企业可从增强管理意识入手，加强对会议活动全过程的管理力度。具体要点如下：首先，明确分工，成立组织机构。接到会议任务后，要明确会议活动总协调人，负责统筹协调会议各项安排，明确会议活动分工安排，成立会务小组、秘书小组、技术小组和宣传小组等机构，明确各小组负责人员，具体落实相应会务组织、文件筹备、技术支持和宣传报道等工作任务。其次，分解任务，建立清单。结合会议的具体内容，将会议活动各项任务各个环节分解细化，制定工作清单，确保各项任务落实到具体人具体环节具体时间点。再次，进度管理。会议管理工作以工作清单为主要参考依据进行实施与督查。在具体的实施过程中，工作人员要严格按照各分项任务间的逻辑关系，来制定各分项任务的顺序，并严格控制各分项小组的重点任务，以确保在会议活动过程中，各项工作任务都能够按时间节点顺利进行[3]。最后，会议结束后的复盘总结，对会议活动准备过程、会议工作进展状况、会议最终成效的全方位汇总与剖析。

（二）加强行政人员素质培养，提升会务管理人员办会技能

首先，会务管理人员必须要在思想上对会议管理工作引起高度重视。定期组织开展企业会议既可以集思广益，使企业不同部门的工作人员集聚一堂，在思想上相互碰撞，继而产生一些切实可行的“金点子”。同时又可以进行信息交流，通过企业会议实现上传下达、联络左右、互通情况、交流经验的目标，充分发挥信息沟通的积极作用。对此，会务管理人员唯有从思想上意识到会议管理工作的重要意义，深刻理解会议管理工作对于企业发展所起到的积极作用，才能切实做好会议管理工作[4]。其次，会务管理人员还应不断加强自身专业知识的学习和储备，充分利用先进的互联网技术来拓展知识获取的途径，从而熟练掌握会议管理有关基础知识以及最新政治要求，以确保能够高效完成各项任务。此外，会务管理人员要持续提升规矩意识，及时掌握和了解相关的规章制度，并在会议管理工作中严格遵守，避免出现因无心之事而违反政策规范的行为。最后，会务管理人员还应不断提高和强化自身的统筹协调能力和组织策划能力。无论是会议前期的统筹策划、会议方案的合理制定、会议形式的择优选择，还是会议活动主题方案的明确、参会人员的邀请范围以及会议中期的注意事项和会议服务工作的有效落实，都需要会务管理人员凸显出其在统筹协调和组织策划等方面的专业能力，从而更好地胜任会议管理工作岗位，确保会议活动能够顺利完成。

（三）抓好会议决议事项督办，创新管理方法，切实提高会议质量

会议活动举办的主要目的就是解决问题，所以在会议活动中所决策的事项有没有落实到位将会直接决定会议活动质量的优劣。在会议活动中，一定要防止出现“决而无果”的情况，抓好会议活动中决议事项督办工作，积极创新会议管理方法，切实提高会议管理质量。一方面，按时印发纪要。在会议结束后，要及时将会议情况整理形成纪要，并经由会议主持人研究审批后印发。纪要是对会议内容的高度提炼与概括，是对会议议题内容所提及工作任务顺利开展的重要基础。因此及时准确地印发会议纪要，对于引导相关工作的深入实施有着极其重要的意义[5]。另一方面，还应仔细规划督查督办工作。对会议部署的任务，及时地纳入督办跟踪落实，明确督办任务清单，落实具体责任主体具体责任人。对于部署的事项，应定期跟踪办理情况，及时了解办理进度，办理过程中如有困难的，要及时协调处理，进一步推动企业内部各项决策部署落实落地。

（四）做好信息沟通

随着社会经济的发展，现代化的企业如同雨后春笋般发展起来，呈现出一片欣欣向荣的繁荣景象，满足了社会发展的需求。会议作为企业日常工作的重要组成部分，通过加强会议管理，能够及时解决企业发展中面临的一系列问题，但是会议管理也需要企业各个部门之间加强信息交流与沟通。为了保障信息沟通的畅通性，企业管理人员可以加强对现代信息传播媒介以及多媒体技术的应用，比如运用动画以及视频等形式展示会议内容，使得会议内容更加生动形象，同时，加强对微信等软件的应用，提高信息传输的速度。其次，企业还要打破各个部门之间的信息壁垒，为各个部门信息沟通创造条件，比如企业可以组织不同形式的交流讨论会，鼓励各个部门积极参与，在讨论中也能够交换意见，促进信息交流与共享。在社会发展征程中，我国已经进入信息共享时代，企业的发展更离不开信息的共享与更新，通过信息共享和沟通能够避免企业发展中的潜在风险，所以企业上下全体都应该加强对信息沟通的重视程度，畅通沟通渠道，加强部门沟通，提升会议管理质量和水平。

五、结语

对于现代企业而言，传统的会议管理模式已然无法满足新形势下的会议活动管理要求，因此企业应从创新的角度对会议管理工作进行不断优化和改善，并通过加强会议全过程管理、加强行政人员素质培养、抓好会议决议事项督办等措施来进一步提高会议管理质量，为企业管理层作出科学决策、加强企业内部员工的沟通交流、提到上层决策的传达效率创造条件，从而更好地推动企业的和谐发展进程，这也是每一位参会人员的美好希冀。