优化住院药房药品管理信息系统探索

肖先存

(福建三明市第二医院药学部,福建 永安 366000)

人力成本支出是公立医院成本支出的重要组成部分[1],提高工作效率是降低人力成本支出的重要方法。随着医院信息系统的应用的,为提高工作效率提供了有力支持。但由于不同医院信息化程度及工作模式不同,而市场提供的基础版信息系统难以满足医院个性化的工作模式,因此,需要根据实际需求对基础版信息系统进行优化升级。根据我院药房工作的实际,与信息部沟通,通过优化软件功能,提高药房的工作效率。

1 处方权限信息化

不同专业技术职务任职资格、不同科室的医生对不同药品的处方权限不一样,如开具麻醉药品、精神药品的医生除有普通处方的权限外还需取得麻醉药品、精神药品的处方权限才能开具;终止妊娠药品只有妇科或产科的医生才有权限开具;抗菌药物分为特殊使用级、限制使用级及非限制使用级,依据医生的专业技术职务任职资格级别分别授予不同级别的抗菌药物处方权限,在紧急情况下临床医师才可以越级使用高于权限的抗菌药物,但仅限于1天用量。有些药品有时只限某一科室、某一诊疗小组或某个医生使用。这些情况如果单靠药学人员靠人力来限制,就可能出现频繁的退药或医师越权用药等不合理现象发生,如果通过优化信息系统对药品进行医生权限的批量设定,或通过实时对某一科室、某一诊疗小组或某个医生进行个别药品的权限设定,让没有权限的医生在开具这一药品时,系统无法录入,同时系统会弹出对话框提示该医生,实现处方开具的源头控制,简化流程且精准无误,从而减少不合理用药的发生,通过系统进行处方权限的审核,提高药学人员工作效率。

2 药品精准定位

药品定位存放后,按柜、行、列用6位号码进行编号,如某种药品贮存于5号柜第6行第5列,其编号为050605,在信息系统中录入该种药品存放的相应位置信息,让药学人员一目了然。

2.1 提高调剂效率

调剂单上药品也按编号顺序依次显示,调剂时按顺序走一圈就可完成整份领药单的调剂任务,避免相同的路径重复往返。通常,药学部每隔一段时间会对各个部门的人员进行微调,通过信息系统对药品进行精准定位后,药房新进人员可根据编号,迅速查找到药品,有效缩短了记忆药品贮存位置的时间,从而提高工作效率。

2.2 降低易混淆药品的差错率

易混淆的药品除分开摆放、设置明显的标识外,按编号定位可有效降低易混淆药品的调剂差错,从而减少处理差错的时间。

3 药品用法用量设置及热敏纸打印

不同的药品都有各自不同的用量及用法,通过优化系统设置药品最常用的用量及用法,医师在开具药品时,由系统自动弹出该药品的常用量及用法,如有特别要求,可以在处方上修改并保存,从而提高医师的开方录入速度。患者取药时,药师将药品的用量、用法及某些特殊的要求通过热敏纸打印并粘贴在药品包装物上,从而提高调剂速度,避免手工书写字迹撩草、不清,或污染,造成字迹难以辨认。

4 工作量统计

没有合理的工作量统计,就无法通过量化来衡量工作量的大小,就会造成“吃大锅饭”“搞平均主义”。若按照年资、职称方案进行奖金分配,年资长、职称高所得到的绩效奖金就高, 而工作积极主动者的付出就无法得到量化体现,不利于提高部门人员的工作积极性,久而久之部门人员就会“攀懒”,工作作风越来越散漫,效率低下。药房信息系统的使用,由于药房的大部分操作,如审核、调剂、发药等都要通过信息系统来实现,如果在登入各自的工号操作时信息系统统计得到部门人员操作的量值,并通过设计各项工作的分值,以及难度、风险系数等,难度大、风险系数高的工作分值高,按劳分配,多劳多得,优劳多得,就可以避免人员消极怠工现象发生,从而提高工作效率。

5 麻醉处方电子化

手工开具麻醉处方常因漏项、涂改、字迹潦草等因素,使不规范、不合理处方出现,增加处方驳回修改或重开的概率同时,也相应增加了药师审核难度及审核时间。按照《处方管理办法》中麻醉药品、一类精神药品的要求,如果在系统中增加设置我院麻醉药品、一类精神药品处方的格式,医生只需在患者医嘱中录入麻醉药品的医嘱,点击打印麻、精一处方,系统自动按麻、精一处方的格式导入患者的有关信息,并生成处方打印出来,就可以避免医生手写处方前记部分出现漏项问题,并有效缩短医生开具麻、精一处方的时间。药师审核处方时,只需要考虑合理性及是否超天数使用等问题,减少了审核项目,缩短审核时间。

6 特殊药品账册登记电子化

麻醉药品、终妊药品等特殊管理的药品需要专用账册登记。采用手工登记耗时费力,且可能因字迹模糊,或工作繁忙漏登,等到发现问题时去寻找原因再补登,需要耗费大量时间。如果按照有关管理规定,通过与信息部门沟通,优化软件功能,提取出特殊管理药品账册登记所需的信息,设计每日特殊药品《使用登记表》《每月药品的出入账表》, 形成特殊管理药品的日、月消耗电子账册,就可以让之前一两个小时才能够完成的工作,通过优化信息系统数秒钟就可完成,且打印出来的账目更为完整清晰、准确可靠。

7 药品库存管理

通过医院信息化药房管理系统的使用,使药品库存管理从金额管理模式转变为实库存的数量管理模式得以实施。

7.1 实库存管理

药品实库存的数量管理,是信息系统中药品库存信息与药品实际库存量一致。实库存管理的实施,可有效提高药品账物相符率、领药效率、盘点效率、药品周转率,并降低盘点误差率。实现库存的数量管理模式,医师开具处方输入药品时,信息系统自动显示该药品当前药房的实时库存信息,当处方的药品数量大于库存量时,系统自动提醒开方医师该药品药房数量不足,系统无法保存处方信息,有效解决因药品缺货或库存不足,使患者往返于医师与药房间的问题。

7.2 虚拟实库存与实库存的结合

实现实库存管理后,当某个药品的实际库存量较小,又出现医院多个医师同一时段开具了该药品,会因患者未到药房取药,药房系统中显示该药品的库存信息未及时扣减,造成后面取药的患者出现缺药的情况出现。为避免这一情况的发生,我们可以在系统中设置药品的虚拟实库存,在医师未开具处方时,虚拟实库存数与实库存数相同,开具处方后系统逐笔扣减虚拟实库存数,当药房调剂该处方时系统核减实库存数,此时虚拟实库存数与实库存数恢复一致。根据《处方管理办法》对处方有效期的规定,除医师在系统中特别选择注明有效期外,由于开具处方而扣减的虚拟实库存数,在24h内未到药房调剂,该张处方扣减的虚拟实库存数将自动增加,恢复至原库存数。在医师电脑的界面中只显示系统虚拟实库存。这一功能的设计,解决了同一时段内多个医师同时开具某一库存量小的药品时患者无法取到药品的问题,有效彻底解决患者因药品库存因素往返于药房与医师间的问题。

7.3 提高盘点效率

在没有实库存管理的情况下,盘点大多采用盲盘模式,容易出现账物不符问题。当发现账物不符只能盲目查找,难免发生漏盘问题。采用实库存管理后,由于每日对药房内易差错的药品实时监控,发现问题及时的查找原因,确保易差错药品库存的准确性减少差错。在半年的盘点时,结合货柜码的精准定位,按货柜码的排序打出《盘点表》,按表上账目数核对实物数,如有差异,及时查找原因,由于是按货柜码排序生成《盘点表》,在一个货柜前就可盘点整个货柜上的药品,避免为寻找药品往返多次,盘点效率可提高一倍。

7.4 提高领药效率

在没有实库存管理的情况下,领药时需要领药员查看每个药架,估算出每个药品的每周使用量,结合当前的库存填报领用量。这要求领药员非常熟悉药房每种药品的使用量,并时刻关注各种药品的库存变化情况,如出现短时间内大量使用某种药品,易造成该药品的短缺,当使用量下降时,又易造成药品的积压。实行实库存管理后,每次领药系统自动生成申领单,并在申领单中加入药房每个药品的实时库存及近一周每个药品使用量信息,领药员在电脑前就可掌握每个药品的实时库存及近一周各个药品的库存变化情况,不需要通过查看药架的药品库存就可录入申领量,在登入系统时通过增加药品库存下限提醒功能,得到低于下限的药品的信息,及时掌握药品库存的突变情况,减少药品库存不足的发生率。

8 滞销药品监控

药品长时间的滞销会造成医院运行成本的占用以及药品过期报废造成的浪费。优化前滞销药品监控需要管理人员经常对每个药架上的药品进行查看。在实库存管理优化后,只要在系统中录入查询的时间段,几秒钟就可查询到该时间段内未使用的药品,及时通过与其他药房调拨或退回医药公司等措施,降低医院运行成本,避免药品过期浪费。

综上所述,根据医院的工作模式优化软件功能可以降低不合理用药的发生率、部门人员的劳动强度及医院运行成本,提高药品调剂速度、领药效率、盘点效率、药品周转率及部门人员工作积极性等。药师可从繁琐的手工工作中解脱出来,有更多的时间去进行用药咨询、用药交待以及不合理用药的监测和干预等,为药师从保障供给型向技术服务型的转变提供条件,充分发挥药师在药品使用安全及使用效果的专业化服务作用,最大程度地服务于患者。