工程项目档案收集归档工作的策略研究

李 楠

（中海油能源发展装备技术有限公司）

做好工程项目档案收集归档工作，有利于加强工程项目档案管理，并为工程项目顺利建设提供有价值参考依据。由于工程项目自身复杂性，其相关档案文件资料量及种类也会越来越多，做好工程项目档案归档前规划工作，明晰各个环节具体工作要求，同时完善现有档案管理制度，以制度手段督促收集归档工作落实到位，以提升日常工作效率与质量。如何做好工程项目档案收集归档工作，是目前各相关人员需要考虑的问题。

一、开展工程项目档案收集归档工作的重要性分析

因工程项目建设涉及多方面内容，继而使得工程项目档案管理工作量较大，且工程项目档案资料种类繁多，某种程度上加大了工程项目档案管理工作难度。加强与重视工程项目档案收集归档工作，有利于提高档案管理效益，并为工程项目顺利建设提供相应保证，一旦发生工程建设纠纷等问题时，也能为其提供有效依据。作为工程项目建设管理重要组成部分，工程项目档案收集归档工作落实落地，将其贯穿于整个工程项目建设全过程，有效规避项目建设风险的同时，也能为实现工程项目建设效益最大化目标提供助力。

二、目前工程项目档案收集归档工作现状

（一）档案收集归档工作缺乏重视

通过对目前工程项目档案收集归档工作现状的调研与分析，虽然企业领导意识到开展工程项目档案收集归档工作重要性，但由于企业管理层对其认识不够全面，致使工程项目档案收集归档工作流于表面，再加上过于看重工程项目建设，导致工程项目档案管理完全被忽略，造成与工程项目建设有关的重要文件丢失或者破损，不仅对整个工程项目顺利建设带来极大影响，也不利于企业健康发展。

（二）档案资料及时收集与归档意识薄弱

在实际工程项目档案管理工作开展过程中，由于部分档案管理人员的档案资料及时收集与归档意识薄弱，使得工程项目建设全过程所产生的各类资料，均未得到及时收集与整理，无法将与工程项目建设相关的资料全部归档，导致后期开展工程项目验收时，没有相应的资料可进行参考，其中文件审批程序缺失、重要资料丢失、签字手续不完整等是工程项目验收阶段较常出现的问题，均与档案资料未及时收集与归档有直接关系，以致不能为精准评估工程建设质量提供有价值参考依据。

以工程项目档案中人员档案资料的收集归档工作为例，现阶段所拟建的工程项目普遍建设规模较大，人力资源需求也随之增加，部分工作岗位人员流动性较大，在一定程度上影响了建设责任机制实施。一般情况下，当某个分项工程建设完成时，会解散该部门人员组成，被解散的人员则参与到其他分项工程建设中，其中部分参建人员还要兼职工程项目档案资料管理，由于自身缺乏档案资料及时收集与归档意识，容易导致分项工程建设完成后出现重要资料丢失等问题，难以保证所收集归档的工程项目档案资料的完整性[1]。

（三）工程项目档案收集内容质量不佳

当工程项目档案建设环节完成后，由建设单位相关负责人与内部档案管理人员对已经完成建设任务的工程项目开展档案资料收集归档工作，若发现已竣工的工程项目并未进行相关档案资料验收，则不允许开展竣工验收工作，或者不予工程竣工验收通过。通常情况下，上述问题是大部分建设单位普遍存在的情况，并没有将工程项目档案管理贯穿于项目建设全过程，特别是建设前期重要文件资料丢失，一旦在工程项目质量评估等环节出现纠纷等问题，均无法为其提供能够明确责任范畴的有效依据，直接影响工程项目投资效益。

三、如何做好工程项目档案收集归档工作

（一）工程项目档案收集归档提前规划

为了实现工程项目档案管理规范化、科学化发展，做好工程项目档案收集归档工作显得尤为关键，根据目前工程项目档案管理具体要求，前提规划工程项目档案收集归档，既能保证相关工作顺利开展，又能避免因各环节衔接不当而导致工程项目档案信息丢失或泄露等问题发生。如何进行工程项目档案收集归档工作前提规划，具体可从以下几个方面着手：

第一，在归档工程项目档案归档之前做好相应规划工作，要求档案管理部门按照相关规定，确定各类工程项目档案文件归档范围，确保项目资料文件与工程项目情况相一致，依照前期规划方案，对收集归档各个环节、文件整理及收集归档期限以及主要责任主体等相关信息加以明晰，为参与工程项目建设的各单位完善各自工程项目档案管理提供针对性指导。

第二，工程项目档案信息资料归档范围明确化。工程项目确立、审批、采购、实地勘测、工程设计、施工以及竣工验收等环节所涉及到的文件与相关数据产生均属于工程项目档案建设范畴，档案信息资料分为多种格式，如文字、图表、影像等，并按照相关要求以光盘、纸质文件及电子文档等媒介进行保存。通过对工程项目档案信息资料归档范围加以明确，便于与工程项目档案收集和归档相关的工作标准化、规范化开展。

第三，工程项目档案构成要求明晰化。通常情况下，当工程项目开始建设时，项目档案管理工作也要同时进行，待工程建设施工审批通过后，确立项目环节，需要做好工程项目文件形成与整理工作，并结合工程项目建设性质与整体施工进度规划，建立负责工程项目建设期间所有档案信息资料管理的部门，并对工程项目档案管理部门涉及职责加以明确，严格按照工程项目档案构成要求，明确各类建设文件形成顺序，保证与当下工程项目建设进度相一致。在实际开展工程项目档案管理工作过程中，档案管理人员必须要保证档案资料的收集、归纳、整理以及归档各项工作均能规范化开展，各环节有序衔接，切实做到工程项目档案精细化管理[2]。

第四，与工程项目建设相关的各类合同签订均要按照国家法律法规进行操作，如工程施工合同、施工材料采购合同、工程监理合同等，明晰各类合同对应相关条例，要求合同签订双方根据相关规定提交完整的工程项目档案资料，并在既定时间期限内以电子文件或者纸质资料等形式完成相关档案资料提交，即便后期发生施工纠纷，也能通过查阅工程项目档案资料对其进行妥善处理。

第五，合理划分工程项目档案收集与归档工作责权范围。建立工作职责机制，将其贯穿于工程项目档案收集归档全过程，做到工程项目档案管理标准统一，职责范围明确，以足够明晰化的工程项目档案收集归档工作流程，减少实际工作开展过程中不必要的问题发生。

（二）提高工程项目档案收集归档工作重视程度

档案收集归档工作在整个工程项目中，虽然不是造价估算、决策考虑时的重点思考内容，但是其记录着整个工程中最重要的数据、图片、表格等关键资料，其工作质量、效率和安全性影响着整个工程的后续发展。因此相关领导和单位应该在工程项目进行时，加强对档案收集归档工作的重视，确保其能够高效、高质量地执行。

首先需要建设单位从项目初期开始，就要确定管理此工作的总负责人，并且加强领导对其的支持，让领导和员工都不能忽视其重要性；其次，工程项目开始之后，还需要设立专门负责档案管理的小组，分发收集资料的工作内容，确保每项工作都有专人负责。负责此项目的总工程师也需要参与到档案收集归档工作之中，其主要负责对收集到的资料的核实工作，对收集来的资料进行初步检查，确保资料的准确性和有效性。并且项目总工程师的加入，还能够有效地促进各个部门对于档案收集工作的重视度，有利于收集资料的速度。在项目完成之前，还需要成立相应的验收小组，让项目各个环节的负责人都参与到验收工作中，检查档案收集归档工作的质量，确保其中数据准确有效[3]。由此通过各个阶段、各个部门之间的有效合作，协调各个环节的工作进度，确保在每个环节收集数据的准确性，促进各个部门之间的合作，确保所有工作人员的负责程度，从而保证档案收集归档工作高质量进行，提高整个工程的经济效益。

（三）健全与完善档案管理制度

在我国，项目工程是关乎国家建筑发展的工程，有明确的项目工程法律规定。项目工程中的档案收集归档工作更是有明确的法律条文约束。因此在档案收集归档工作中，要全方面考虑我国的《档案法》和《档案法实施办法》中的相关规定，在依靠法律的基础上，进行档案收集以及归档的工作，确保整个工作的有效性。因此在完善档案管理制度时，需要将相关法律条文要求明确地写在其中，再根据工程项目的实际情况加以修饰，确保管理制度健全。只有制度不断完善，才能有效地促进档案收集归档工作朝着更加高效的方向发展。

比如，设立专职专责制度，在档案收集归档工作中，将每个岗位的职责明确指出，确保事无巨细，在发生问题的时候能够准确地找出负责人，并予以相应的惩罚，从而提高其他工作人员工作的认真程度，通过更加仔细的工作，使收集到的数据更加准确；设立奖惩制度，给在工作中表现优异的人员进行财力、物力或者权利上的奖励，对消极怠工、浑水摸鱼的人予以惩罚，从而激励工作人员努力工作，激发员工们的上进心和积极性；明确验收制度，在管理制度中，明确的标明档案收集归档工作汇报工作的周期，以及对工作进行总结报告的周期，方便领导及时地了解工作的进度，确保档案收集归档工作的质量和速度，并且在制度中明确验收的标准，对上交上去的数据进行审核，确保其各个环节数据的准确性，方便后续运营以及维护工作的开展[4]。

（四）促进档案收集管理信息化建设

目前我国已经步入了信息化时代，是一个百花齐放，各种科技产品竞相争艳的时代，传统的档案收集归档方法已经落后了。传统的档案收集归档方法单一，而且无法保障其数据的有效性和准确性，需要管理人员对大量的数据进行分析整理，十分浪费时间，而且对于档案的保密工作和储存工作都无法保障其安全性。因此，在档案收集归档工作中，可以积极地采用信息化技术，构建一个包含信息技术的管理平台，让工作的效率再迈上一个台阶，将工作人员的压力大大地减少。

比如，采用当今先进的网络技术，建立一个用于企业内部数据库，提高数据整理的便利性。首先档案收集归档信息化管理，加快了工作人员统计数据的同时，还可以通过智能分析技术对，提高对于档案收集资料的准确性，从而使档案收集归档工作质量、效率同步提升，大大地减轻了工作人员收集资料的压力。其次，项目工程档案的整理工作也是一项十分繁杂的工作，大量的数据在整理过程中很可能会因为人工失误而影响统计结果的准确性，而应用信息化、数字化的科技手段，就可以减少人力统计的误差，提高收集、整理、统计过程中的工作的质量以及速度。此外信息化平台的建立，能够让各个环节的管理人员都能够更加方便的对其统计数据进行审核，提高收集数据的准确性，实现动态监控的功能，提高对档案收集归档工作的监管力度，在工程项目中对各个环节的数据进行透明监管，从而减少一些不必要的成本消耗。

（五）加大档案管理人员培训力度

档案管理人员的综合素质是影响档案工作质量与效率的重要因素，要使档案工作人员的整体素质有所提高，必须从全面提高档案工作的能力入手。首先，在招聘的时候，必须要求应聘人员有相应的资质，有一定的技术和能力，最好有相应的资格证明，从而提高专业技能的基础水平。并且可以采取提高薪资待遇的方式，吸引专业能力强的人前来就职。其次对于档案管理人员的培训力度也应该随之加强，将档案管理人员列入主要培训人员名单之中，定期的对其进行档案管理专业知识培训、实践工作能力培训，以及综合素质培训，让其进行全方位的发展提高，将其职业水平与工作岗位相匹配。与此同时，还需要在培训的过程中，将最新的档案管理工作技巧和知识融入其中，让工作人员能够与时代共同进步，在工作的过程中积极采用或创新，提高工作的效率。在培训中也必须将法律知识融入其中，确保档案管理工作人员在工作过程中，遵纪守法，确保其管理结果的合法性和有效性。此外，还需要保障工作人员能够稳定地进行档案管理工作，较少工作人员的流动，避免因为工作人员更换，出现数据交接不上的情况。如果工作人员不得不更换，就需要保障交接工作的质量，严格惩罚代签、代交的情况，确保档案工作人员在离开工作之前，对下一位继任的工作人员交代清楚，各个资料和信息核对清楚，将所有工作交代清楚之后，才可以离岗[5]。确保工作人员在各个环节的信息的准确性，才能够进一步提高整个数据的真实性。

（六）确保工程竣工验收阶段档案补充及收集工作落实到位

在整个工程项目中，竣工验收阶段就是对于整个工程效果检验的关键阶段，其影响着对整个工程造价的核对，以及各个阶段工作效果的检测，以及工程的质量验收。在此阶段自然也需要对档案收集归档工作进行验收，然而怎么验收，验收的结果是否到位，就关系到整个项目工程的质量，以及造价的计算了。第一，档案管理人员要确保所有的资料齐全，并且整理的清晰规范，能够让验收人员直观地看到档案中的关键数据和结果。第二，档案管理人员要确保所有档案的真实性，在验收人员进行验收时，要加强对档案真实性的核查，通过与每个环节的相关负责人进行核对，以及管理人员的调查数据进行对比分析，确保整个文档全面、真实的记录了整个项目工程中的情况。第三，档案管理人员还要确保档案中的竣工图的真实性，并且不是复印打印件，而是原件，并且竣工图内容清晰、数据明确，在项目工程中有变更的地方也清晰的标出，没有任何影响后续检查的模糊情况，并且保证竣工图的手续俱全，没有出现遗漏的情况。如果在验收过程中发现数据不准确，或者手续不齐全的情况，一定要及时地上报，并且修正数据，补全手续。在档案交给有关部门之后，建设单位还需要严格按照《档案法》中条例的规定，在项目档案保管期限之内，及时补交缺失的资料，如果工程项目发生扩建、改建的情况，也应该将相关资料收集齐全，补交上去，确保档案的完整性。

四、结束语

综上所述，做好工程项目档案收集归档工作，对推进工程项目顺利建设及提高工程项目档案管理成效有着重要作用，将工程项目档案收集归档工作全面贯穿于整个工程项目建设全过程，增强相关人员档案管理意识，明确各环节责权范围，并基于国家现行法律规律构建完善的工程项目档案管理制度，以制度手段督促档案收集归档工作精准落实，以及增强执行力，有效解决重要档案资料丢失或损坏等问题出现同时，也能实现工程项目档案收集归档工作常态化开展目标。