立足本职不断创新全面提升事业单位档案管理工作水平

刘素珠

（菏泽市自然资源和规划局）

一、引言

不动产登记档案是一种涉及不动产开发、交易等方面资料的总称。2013年底，中央人民政府在全国人大常委会上正式批准了不动产统一登记；2014年11月《关于不动产登记的暂行规定》的颁布，标志着我国不动产市场的发展进入了一个新的阶段。在不动产登记系统的建设过程中，要大力推动有关的档案管理，确保系统的有效运行。因此，则需要在全面理解和把握不动产登记档案管理的必要性的前提下，根据这一新的形势，探讨一种切实可行的管理对策。

二、不动产登记档案的内容特点

（一）形成区域的唯一性

不动产登记档案客观、真实地记录了具体物权的状态和所有权情况，是物权公示的重要凭证。为充分体现不动产所有权的独特性，某一地区的不动产登记档案应具备唯一的特征：只有国家不动产登记机关统一形成、积累、保管和使用。在同一行政范围内，为了全面、准确、及时地反映某一特定的物权和有关的权利限制，在同一不动产登记档案中进行统一登记，从而能够全面、准确、及时地反映某一行政区域的物权流转状况，进而为保障物权交换的安全性和便利性提供有效保障。

（二）制作主体的法定性

不动产登记档案是经国务院批准的专门机构依照法律程序制作的有关不动产权属的文件。虽然《物权法》至今尚未出台（十届人大常委会已经审议了四次《物权法(草案)》，并将《物权法》的制订和颁布纳入了全国人大常委会的立法规划），相关的不动产登记法律法规仍在不断完善，但从《土地登记规则》《城市房屋权属登记管理办法》中可以看出，不动产登记档案的制作主体是国家指定的、具有法律效力和社会公信力的机构。

（三）记录内容的规范性

不动产登记档案以登记簿的方式进行，其格式要求十分严格。因此，对不动产登记档案的记载，将需要切实落实具体、规范、翔实、详细等原则，由此使其在根本上保证不动产登记档案的合法性，并且维护国家的尊严和法律严肃性。

（四）查询利用的公开性

不动产登记档案是我国建立不动产登记体系的必然结果。它的一个重要目标就是要达到“物权公示”的积极效果，维护物权的权利人和第三人的合法利益，保证物权交易的安全性。期间要将记录内容的公开化，就是对不动产登记档案中所记载的一切都要公开。允许当事人、利益相关者及有关部门合理使用、查阅、复制等，由此更好地凸显不动产登记档案的利用效果。

三、不动产登记档案的作用效力

不动产登记档案是不动产登记制度的必然产物，其作用效力具体表现在：

（一）不动产登记档案是保证不动产物权登记社会公信力的根本途径

不动产登记的宗旨就是要实现物权公示的原则，使其能够真实、准确地反映物权的所有权、变动状况，并将其公之于众，以便当事人、利害关系人和有关业务部门查阅。所以，只有在“公示”的过程中，才能充分体现不动产登记档案的功能。同时，我国法律对不动产登记档案的公示方式也具有很高的社会可信度。如果不动产登记的权利状态与实际的权利状态不符，则国家法律也应给予有关当事人以保护，确认并支持其交易行为的合法性和有效性。不动产登记档案的这种功能，对维护社会长期稳定和买卖双方的权益都有着特殊的意义。

（二）不动产登记档案是落实不动产物权“公示原则”的有效载体

不动产登记档案的效力可以通过公开的方式来实现。因此，建立不动产登记档案，不仅是提高不动产物权登记的公信力，而且是实现物权公示制度的重要手段。不动产物权公示原则的实现方式是不动产登记，它将具体不动产的现状、权利状况和权利的变化情况进行记录，并将其公开，从而达到风险警示的目的，使相关各方真正认识到与之进行交易的潜在风险，从而在“意思自治”的基础上作出决定，避免可预见的交易风险。由此可见，不动产登记档案实际上是实现不动产物权“公示原则”的有效载体。

（三）不动产登记档案是体现不动产物权状况的证明文件

由于物权具有强烈的排他性，因此，有关物权的立法大多遵循如下的基本原则：在一个具体的不动产中，不能存在多个相互排斥的权利。因此，在物权登记档案中，法律本质上赋予了物权文件的独特性和最高的证明效力。同时，作为国家行为的登记结果与表现方式，不动产登记档案也必然具有极高的权威：它可以成为买卖双方对不动产权利状态的基本信息；同时，它也是最有效的物权争议的证明。这个属性不能与其他相关的文档资料相比。例如，不动产的所有权证书虽然是一种证据，但是它的证明力很难和不动产登记档案相比，因为它所记录的内容与文件中所记录的内容存在矛盾，而在没有足够的证据支持下，国家法律的制定和执行都会受到不动产登记档案的影响。

（四）不动产登记档案是构成国家全部档案的重要成分之一

从社会实践角度来看，不动产登记档案是一种独立的档案类别，已不再是一个崭新的课题。但在过去的实践中，对不动产物权交易的安全性问题一直没有得到充分的关注，各级档案馆和有关职能部门也没有把它放在一个突出的地位。随着物权流转的日益频繁，交易安全问题也日益凸显，而在此时期，及时进行不动产登记档案工作，恰恰符合了这一社会的根本需要。可以预料，随着《物权法》的出台和颁布，不动产登记档案将会成为档案管理和有关业务单位的一项重要工作。

四、促进不动产登记档案管理水平提升的策略

（一）强化对不动产登记档案管理工作的重视力度

鉴于不动产登记档案工作的重要性和特殊性，需要在各级领导干部中引起重视。要从思想上高度重视不动产登记档案的工作，切实做好这方面的工作。要建立健全不动产登记档案管理制度，坚持集中统一领导，分级分类统筹，使每个环节、每个参与者的积极性都得到最大限度的发挥。要使所有人都参加到不动产登记档案的管理中来，并将适用于住房保障的对象和宏观调控的文件分开进行。各类住房保障文件的归档、存档要按照法定的程序进行。确保档案管理机关立足当前，着眼长远，为档案工作创造有利的环境。根据设计要求，配备专门的档案管理仓库，配备办公设备、防护设备和信息设备，以保证文件的安全。负责不动产登记档案管理工作的资金统筹安排，以保证档案工作的顺利进行。期间，还需要建设专业化的档案管理环境，同时建设相应的管理规章制度，可以保障整个档案管理工作的顺利开展以及推进。针对当前阶段大管理的现状较为混乱的情形，事业单位在今后的工作中就要重视对内部管理情况的改善，在管理阶层以及职工群体当中，加强档案管理工作重要性的宣传力度，使工作人员意识到该项工作的重要性以及必要性，从而在规范相关流程的基础上，提升职工对档案管理工作的重视程度。

（二）完善软硬件设施提高不动产登记档案管理信息水平

建立健全不动产登记档案管理系统，需要从三个方面着手。一是提高住房保障信息化档案管理系统硬件条件，提高系统性能。在此期间，要加大对不动产登记档案管理的资金投入，配备数量充足、性能优良的计算机、通讯设备等基础设施。二是建立健全的软件系统，使不动产登记档案管理部门的各项工作得到合理的细化，对不动产登记档案整理进行科学的规划，统一进行不动产登记档案的分类和归藏，例如：不动产登记档案的存储方式、存储格式等都要有统一的标准，对不动产登记档案整理进行科学的规划，提高不动产登记档案的管理效率。三是鉴于目前我国不动产登记档案存在主体众多、内容复杂的状况，需要在现有的不动产登记档案管理体制的基础上，进一步完善不动产登记档案的管理。健全不动产登记档案管理的操作规程，以保证其工作的顺利进行。对住房保障房的档案进行调查，对房屋的资料进行调查和统计。依据调查数据，进一步确定房屋资料的收集范围。规范房屋档案的归集、整理工作，保证房屋安全档案的完整性，执行“一套一档”制度。

（三）积极创新不动产登记档案管理体系

推动不动产登记档案服务质量提高，需要顺应“大数据，大资源，大文化”的时代要求。积极探索新的发展思路、新观念，充分挖掘和利用好不动产登记档案的作用。要构建符合新时代经济、社会发展要求的不动产登记档案工作制度，以提高档案管理、服务住房和社会保障制度的整体水平。一是要完善我国的档案资料系统。其中，要构建健全科学、完备的不动产登记档案，做到“应归”。构建包括文字、数据、音视频、图片等多种形式的档案资料系统。二是要加强档案的安全管理。保证档案（室）的安全管理设施设置和正常运行，同时，要严格落实“九防”，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全保障制度，保障馆藏档案资料的安全。三是要全面梳理馆藏档案资料，进一步挖掘馆藏文献，提高馆藏文献的使用价值，完善馆藏文献的使用机制。四是提升查询和借阅便利性，实现档案的利用价值，所以相关人员在进行档案管理时应以提高档案的服务质量为根本，在此基础上进行工作。首先，在信息技术的帮助下，为了方便档案快速查找，需要对档案进行编目、检索等工作，相关技术人员还可以设计一定的检索工具，以此来完善检索系统，提高档案查找效率。其次，需要进行档案的备份，进行有效的微缩，以此来减少储存空间。并且相关工作人员还需要将档案进行有效的分类，并且可以及时对一些损坏的档案进行修复，以此来增加其保存时间。

（四）提高档案从业人员专业素质和业务水平

加强档案管理，需要提高档案从业人员的专业素质和业务能力。定期举办不动产登记档案管理培训班，宣传《不动产登记档案管理办法》及有关文件的管理、使用方法，并在实际工作中不断完善，加强沟通、强化责任、规范管理。对从事不动产登记档案管理工作的工作人员进行专业技术训练和业务操作培训，以保证他们能够适应和满足工作需要。不动产登记档案管理的训练与教育，从理论与实际两个层面，对档案管理人员进行专业知识的培养，并使之具备对电脑操作能力的要求。在此期间，档案管理员要进行专门的模拟演练，并熟悉相关的程序。同时，还可以将培训成果与绩效考核、年终考核有机地结合在一起，激发员工的工作热情、责任心。在大数据和信息化背景下，档案数字化、信息化是必然趋势。新时期不动产登记档案工作的工作人员要主动适应新的形势，掌握信息化技术、数字技术等知识，掌握好专业、会技术、会操作并熟练运用。而在档案管理中，以能力建设为先决条件，以社会和公民的力量为主导的管理体制，注重多方主体能力的提高。由于档案管理工作的复杂性，需要具备多种功能，而档案管理工作又缺少涵盖多个方面的综合管理，则很难达到档案管理的根本目标。

（五）不动产登记档案实行专人专职管理

在工程施工中，档案管理人员的变动是很常见的，其工作人员的不稳定，会直接影响到资料的完整性和归档的正确性。尤其是在档案管理中遇到问题时，往往以人事变动为由互相推诿，难以解决问题，从而影响到档案的验收和入馆。所以，将不动产登记档案的管理与其他档案工作分离，并由专门的人员进行管理。同时，还将需要继续加强档案管理队伍的建设和管理工作。明确住房保障职业档案的管理，及时组织学习和培训，提高工作的责任感。不动产登记档案具有政策性强、形成速度快、专业性强等特点，对其具体变化要进行动态的把握，因此，需要配备专职的工作人员，以保证其工作的连续性和稳定性，进而改善不动产登记档案的工作质量。档案的使用与服务是档案工作的一个重要方面。扩大档案服务与使用范围，可以有效地提高档案管理的效率。要积极推进不动产登记档案的改革，需要在服务观念、服务方法等方面进行创新。要坚持以人为本、从消极到积极、从落后到超前的转变。要大力推动智慧档案馆（室）的建设，以数字化、信息化的方式，运用现代科技，做到“让科技多跑，让群众少跑腿”。

（六）推动不动产登记档案工作向法治化转型

不动产登记档案是反映经济适用房公平分配的最基本的原始数据。近年来，随着经济适用房建设、购置、建设等方面的不断发展，保障房的数量不断增加。作为不动产登记档案资源的集中管理机构，应顺应时代潮流，积极推动档案管理向档案治理转变，主动承担起档案治理的主体角色。在档案管理机构制订的制度框架下，积极构建档案资源体系、档案安全体系、档案利用体系，为我国的住房和社会保障体系提供有力的支撑。档案管理要以人民为中心，以群众为中心，以群众为本，以中国特色的社会主义事业为己任。要转变以往陈旧的、不合时代的管理模式，主动适应档案管理的高要求，通过制度创新、服务创新、人才培养等途径，不断提高档案治理能力。同时在信息化管理中，还要及时对不动产登记档案馆进行控制，检查各时期不动产登记档案馆是否保存完好，是否及时归档，反复检测是否能查阅到每位单位员工的不动产登记档案馆信息，避免在使用时出现问题。

五、结束语

总之，不动产登记档案作为一种权威的文件，可以为解决物权人的利益纠纷提供法律依据，其证据的力量和说服力无可辩驳。因此，强化不动产登记档案管理，是历史发展的必然要求。在此基础上，不动产登记档案工作也要与时俱进，加强责任和义务，并需要严格执行各项工作程序，确保不动产权市场平稳健康发展，进而为维护社会安定与和谐奠定良好基础。