事业单位数字档案管理的重要性和应用分析

周颖 王颖 郑黎明

（保定市人力资源和社会保障局人事考务中心）

事业单位档案内容复杂、数据量巨大，过往在管理过程中需要消耗大量的物力以及人力，管理成本较高，难以彻底发挥出档案信息具备的价值。而在计算机、办公软件以及多媒体技术快速发展下，合理构建数字档案馆，可以让资源存储量不断扩大，提升档案检索的效率与速度。不过在实际开展数字档案管理中，存在一定的问题，数字档案的应用效果仍旧有待提升。因此必须要重点针对数字档案展开全面研究，探索档案管理中数字化的全面应用策略。

一、数字档案概述

数字档案主要就是指将电子档案当作对象，把计算机等电子设备当作手段，依托网络展开档案收集、整合、保存、保护以及共享使用的新型档案管理模式。我国在2002年通过发布《全国档案信息化建设实施纲要》正式推动事业单位数字档案馆建设，后续在2006年发布《全国档案事业发展“十二五”规划》，使得数字建设逐渐成为各个档案部门的重要工作内容，后续全国各地逐渐将数字档案事业建设当作重点，持续推动档案建设任务的落实[1]。

二、事业单位数字档案管理的重要性

我国档案事业十三五规划当中提出“四个全面”战略发展布局以及大数据发展战略，推动“互联网+”行动发展计划，对于档案工作观念、方法、模式以及技术带来深刻的影响，档案工作领域更加广阔，内容也更加多样与丰富。必须要紧跟国家创新以及改革步伐，明确推进数字档案建设。

（一）增强档案管理效率

与传统的档案管理方式相对比，数字档案管理具备的信息承载量更加优异，并且兼备有高质量传播、更容易分享以及更改等各种优势，档案管理人员可以充分利用数字档案以及计算机实施浏览、编辑、存储等各项操作，还可以借助网络平台或者局域网实现档案信息资源的全面传输、共享以及浏览，这样档案信息资源具备的时效性以及安全性将会进一步增强。

（二）提升经济效益

过往我国大部分事业单位对于档案管理一直使用粗放型模式，即将增加办公费用以及办公人员当作解决档案管理难题的唯一方式，这也就造成管理成本呈现出大幅度提升的情况[2]。而数字档案能够把过往将纸质当作重要载体的档案信息对象转变成为电子档案存储在计算机或者云空间内，这样不仅节约保管费用，还节省大量的占地空间，并且查阅文献十分便捷与迅速，进而避免因为反复的印制资源导致人力资源以及设备资源出现浪费。

（三）有效保护档案原件

目前，我国多地在发展中时有地震、洪灾等自然灾害，这种灾害一旦出现对于承担档案的建筑物、各类设备以及载体会产生难以磨灭的损害，对于灾后档案的重建与使用也会产生十分严重的影响与制约。而通过数字档案针对档案原件展开全面的备份，合理进行保存，把各种纸质化的档案转换成为电子档案，档案的应用将会更加便捷与安全[3]。特别是一些历史较为久远的档案资源，数字化对其进行处理无疑是一种优异的保护手段。此外，在数字化处理档案信息之后，可以通过设置相应的权限以及全面备份来避免档案出现被篡改的情况，这也能够为档案管理奠定一个优异的基础。

三、影响事业单位数字档案管理的常见问题

（一）对于数字档案管理安全问题缺乏重视

众所周知，在新时代信息技术是一把“双刃剑”，其在保证人们生活更加便利与智能化的同时也存在一些安全隐患问题。首先，互联网上的操作系统以及网络协议大部分都是对外开放，网络主体间存在的联系也都是匿名，私密性并不高，很难确保各种资金以及信息数据安全。其次，信息数据安全问题会随着事业单位内网络基础设施建设力度提升以及因特网的全面普及而不断扩大，木马等各种病毒可能会通过互联网进行全面滋生与传播，对于信息带来一定程度的破坏以及窃取，并且不会受到地点或者时间的约束，在实施各种破坏行为之后甚至不会留下痕迹。最后，事业单位内档案管理在数字化发展中存在一定薄弱环节，各种电子政务或者信息数据经过互联网进行大量发布、传递等，会被大量群众掌握，可能会出现人为修改或者删除的情况，若是处理不合理可能会威胁事业单位发展。因此，现阶段安全问题仍旧是数字档案管理中需要重点关注的内容。

（二）在日常管理中存在误区

目前，事业单位对于数字档案关注程度不断增强，并积极引入各种管理机制以及标准来落实数字档案管理工作。但是受到各种因素限制与档案有关的管理工作明细不够详细和完善，在日常管理过程中可能会出现误区问题，例如：并没有积极展开筛选，直接将所有数字文档打印，使得文档难以得到高效管理；或者对于数字信息化管理过度依赖，对于数字档案没有积极实施备份处理，若是出现问题可能会导致档案文件发生丢失情况，对于数字档案应用价值也会带来影响。

四、事业单位数字档案管理的实践应用策略

事业单位内部档案管理数字化的转型是信息时代的必然结果。必须要对其进行高度关注，将各种信息技术当作依托，不断优化数字档案管理环境，完善档案管理机制，改进档案共享使用机制，将数字档案与事业单位办公设施有机联合。

（一）优化数字档案管理环境，提升数字档案使用水平

环境是档案管理数字转型的重要基础，也是支撑档案转型的核心设施，对其的优化一般从以下几个方面进行。

（1）提升资金投入力度。数字档案馆工作有着较强的系统性，需要大量的财力、物力以及人力提供支撑，简单而言要想合理使用数字档案，就需要充足的资金。因此事业单位需要充分结合相关的政策以及补助，不断强化对数字档案管理资金投放力度，结合资金使用做好前期预算，让资金作用可以最大程度发挥，以此来为数字档案使用提供一个最有利的条件。

（2）完善载体环境。需要从事业单位实际发展状态出发，详细分析数字档案管理存在的不足，并在这一基础上制定一个合理、科学的方案，有效利用公开招标的形式采购档案管理设施，依据档案数据管理库的格局安置相应的目录架、计算机、复印机、打印机、防磁柜、放映机、扫描仪等各种数字档案管理必备的器材以及设施。并积极利用各种设施来将纸质档案数字化转变，全面保护档案资料[4]。以扫描仪等设施利用为例，使用扫描仪合理扫描录入各种纸质原件，扫描仪色彩模式使用彩色、黑白二值或者灰色的模式，对于页面当中有印章、红头、黑白照片、彩色插图或者彩色照片的纸质档案，可以使用彩色模式展开扫描，并将分辨率参数设置在100dpi往上，图纸的参数则设置在200dpi2往上，最终扫描出来的图像不仅完整、清晰，并且对于图像后期利用效果并不会产生影响，此外，在确保图像清晰的基础上，适当将其进行压缩，还可让存储容量最大程度减少，为数字档案使用以及管理提供牢固基础环境。

（3）软件环境。结合资金投入情况及时采购或者更新档案管理软件，构建一个数字化的数据资源库，针对各类档案资源展开全方位的保存以及管理。同时，还需要提升安全方案以及保密意识，邀请专业的团队安装最正版的防火墙或者杀毒软件，以此来防止档案资源受到病毒或者黑客的攻击出现损害的情况，让数字档案安全性不断提升。

（二）完善数字档案管理机制，保证档案的安全与完整

随着事业单位内部信息化建设的持续推进，数字档案已经逐渐取代过往纸质档案，成为档案管理与使用领域的“主角”，在这种背景下档案管理机制也需要随之展开完善与调整，真正做到“与时俱进”。

（1）做好顶层管理机制设计。档案数字化建设有着十分重要的意义，为保证建设水平，一般需要在全面推进这一工作之前，前往平行单位积极展开实地调查与研究，针对数字转型时期可能会遇到的各种问题展开积极的预测，从职能、意义、路径以及要点等几个方面实施探索，为数字档案管理的全面落实提供方向性指导[5]。二是积极针对顶层制度体系进行设计，把数字档案资源的全面整理、汇总、保管以及归档等各种工作有效融入到档案程序当中，为有关档案管理职能部门以及工作人员提供，保证所有人员都可以明确的掌握数字档案的实际类型、归档标准、归档方式以及范围，以此来让档案工作人员更好地承担自身具备的职责，确保档案资料的安全性与完整性[6]。三是明确制度细则。就历史档案建设时间、权责、评估以及流程等各种事项作出明确的规定，以此来为具体的归档、整理、备份等操作提供指导与帮助。

（2）数字档案保护与保密机制设计。无论是传统的纸质载体还是电子载体，档案保存与保密机制的完善都是必不可少的内容。我国档案管理局《机关档案管理规定》当中也明确指出，信息以及实体资源的安全都应该被保障，事业单位需要结合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）等有关规定维护档案安全，并针对机制做出一些调整。一是数字档案管理工作人员需要拥有安全保密意识，在保管数字档案中，确保档案信息以及原件的安全性，定期组织开展各种事故演练，将应急预案全面融入到档案工作当中。二是需要针对档案办公地点的湿度与温度进行管理，定期定时检查数字档案室内部的防水、防潮以及防电性能。三是定期针对数字档案室的数字资源展开统计，包含数字档案原件数据存储、档案数据等，做好登记记录、说明处理内容。四是定期备份各种数字档案资源，可以使用异地备份或者离线备份的形式，避免各种原始数据发生丢失或者被篡改的情况，若是有条件可以展开容灾或者近线备份[7]。五是定期鉴定事业单位档案资源，需要由事业单位内领导人员以及业务工作人员共同进行，针对档案保管期限、保密登记、档案实际续存时间等展开全面鉴定，出具相应的书面报告，合理处置正在变更的数字档案。

（三）改善档案共享机制，实现远程的使用与共享

数字档案在使用上有着较高的灵活性，不会拘泥于固定的时间或者地点，事业单位档案管理部门可以充分借助数字档案这一特征实行远程共享，创建一个专属数字档案的开放网站以及管理平台。一是将事业单位当作核心提供非个人的公开的数字档案资源目录，促使政府机构与公共之间展开双向的交流与沟通。需要多渠道地将档案信息资源进行整合，不断完善数字档案公开内容，改进数字档案服务力度，优化查阅、检索等服务。二是持续助推远程使用与异地使用，无论是事业单位内部工作人员，还是外界的社会公众都可以利用平台和开放网站进行现场查阅操作，内部人员主要是使用系统平台，而社会公众则可使用外界开放网站。三是不断改进数字档案查找方式以及类型，用户能够结合自身需求采取各种类型的查找方式进行快速查询，例如：支持条件组合检索、积极检索等特色查询功能，以此来保证检索结果更加精准。四是网站平台需要提供一定的进阶检索功能，实现在检索结果内部展开二次检索，并为用户提供一定的数据导出功能，让用户可以有效迁移档案目录、分类号、原文、数据字典等各种数据，为使用者提供便利条件[8]。此外，需要完善远程查询系统当中的电子光盘制作能力，可以把系统当中数据全面导出成为附带检索能力的数据包。

（四）助推数字档案系统与办公系统融合，发挥数字档案作用

事业单位数字档案建设的最主要目的就是为事业单位工作以及发展提供支撑，因此必须要将办公系统与档案管理进行有机结合，拓展数字档案资源的使用范围。一是在执行时期，要成立资源连接，保证资源查询能力的实现，即在单位原有的数字化办公软件系统当中合理设置档案资源查询与检索的功能，让二者能够无缝衔接。并将其当作使用基础，以此来促进事业单位数字化发展目标的实现。二是需要不断强化事业单位内数字化档案管理体系建设，让事业单位管理可以稳定推进。例如：建设并不断完善文档一体化管理制度、档案归档制度、数字档案使用制度等，在提升数字档案使用效率以及水平的基础上，为数字档案提供全面化、整体化与自己拓展化发展机会。

（五）增强事业单位档案管理人员信息素质

档案管理人员是档案实现数字化转换重要的保障，也是事业单位内部关键的技术人员。为促使数字化进程可以不断加快，必须要进一步强化对档案管理人员综合素质培养力度。首先，需要管理人员全力创建一支有着优异素养的档案管理团队，合理优化档案工作环境以及待遇，吸引高校以及国内外一些十分优秀的档案管理人才，为档案数字化转型储备充沛的人才资源。其次，要提升档案人员具备的职业素养、专业能力，首先为档案工作人员普及各种档案数字化发展政策方针以及管理文件，让档案工作人员对于国家最新政策以及法律法规有着一定的了解，在助推档案管理自动化开展的基础上做好保密工作[9]。再次，需要定期组织档案人员前往现代化档案专业人员培训机构进行深造与学习，了解更多与数字档案有关的云计算技术、计算机技术以及大数据等，让档案人员可以真正结合事业单位工作内容来优化档案数字管理系统。最后，需要适当采取激励手段，激发档案人员对于自身本职工作的热情，鼓励其在数字建设的洪流当中积极主动地获取更多知识以及工作技能，全方位投身到单位数字档案管理以及高质量使用当中。

五、结束语

综上所述，现阶段信息与大数据时代对于事业单位带来的冲击与影响不断加大，各种技术逐渐渗透到事业单位内各项工作以及发展战略规划当中。档案数字化已经成为事业单位档案领域必然发展趋势，必须牢牢把握档案领域这一重要发展机遇，持续改进事业单位数字档案管理环境以及管理机制，将数字档案全面引入到事业单位内部，为事业单位持续发展提供积极正面的影响与帮助。