创新意识在事业单位综合档案管理中的应用研究

郑黎明 周颖 王颖

（保定市人才交流服务中心）

为了与现代社会的发展需求相适应，事业单位需要积极改进自身的档案管理工作，合理采取管理措施。而在事业单位综合档案管理工作的实际开展过程中，通过应用互联网技术和信息技术，可以有效实现档案管理模式的转型与创新，使其由传统人工化和纸质化的档案管理模式，有效转变为电子档案和信息管理的方式。对此，相关档案管理工作人员需要具有良好的创新意识，积极创新档案管理工作方法，从而提高档案管理工作质量，促进事业单位的健康发展。

一、事业单位档案管理创新的意义

随着我国经济的快速发展，以及互联网、信息化等技术的有效推广与运用，事业单位的档案管理工作，也面临着全新的发展机遇和挑战。通过有效应用信息技术和创新传统管理技术，可以使事业单位的综合档案管理工作质量和效率得到有效提升。事业单位的传统档案资料管理工作，通常采取人工管理的方式，而档案资料的主要载体为纸张。随着事业单位自身业务规模的不断扩大，相关档案资料的数量也在不断增加，因此传统的档案管理工作方式已无法满足事业单位的档案管理需求。对此，需要在事业单位综合档案管理工作中有效运用创新理念，以此来使档案管理工作得到突破性的发展。具体而言，相关事业单位可以计算机为档案管理的主要载体，以此来使纸质档案的保存空间得到节省，同时在信息共享、文件传输以及资料借阅等方面还有着明显优势，可以使相关信息资源的利用效率得到有效提升，进一步提高事业单位的综合档案管理水平。

二、事业单位综合档案管理原则

（一）规范性和灵活性相统一

相关事业单位在实际开展综合档案管理工作时，需要严格按照我国的相关标准和要求进行落实，以此来促进综合档案管理的规范化和标准化开展。与此同时，在具体开展档案管理工作时，应对不同事业单位的工作内容和性质进行充分考虑，明确其差异所在，以此来保证档案管理工作的针对性，有效统一档案管理的灵活性与规范性。

（二）兼顾职责权益

对于事业单位的综合档案管理部门而言，其需要严格履行自身职责，并要兼顾职责与权益，对各岗位的实际工作内容与责任进行明确，确保能够按照具体要求严格执行各项工作，防止有权责不清的现象出现。

（三）制定与执行并重

现如今，我国事业单位正在有效推进内部改革，这对事业单位的发展具有重要意义。在此背景下，事业单位需要同步创新综合档案管理的相关制度、机制以及工作方法，并要严格落实相关制度，合理优化与完善具体的档案管理工作，以此来使档案管理工作质量得到有效提高。

（四）静态与动态相结合

针对事业单位的综合档案管理进行分析，该类工作需要做到与时俱进，紧随时代的发展步伐合理进行调整，及时转变管理理念，有效创新工作方式，同时还需要提高相关档案管理人员的综合素质。在此过程当中需要有效实现动态与静态的有机结合，确保档案管理工作能够与国际和网络相接轨，以此来创新档案管理模式，发挥出综合档案管理工作具有的重要作用[1]。

三、事业单位档案管理中存在的问题

（一）忽视档案管理工作的重要性

目前，我国部分事业单位的相关管理人员，未高度重视档案管理工作的有效开展，也未全方位地了解内部档案管理制度以及管理方式。在实际的档案管理工作中，管理层往往更为重视人才的引进与培养等工作。而档案管理人员通过长期工作，已习惯了人工档案管理这一方式，这也使其思维有所局限，未对档案管理工作的创新产生足够重视，也未深刻认识到创新档案管理模式的重要性。该部分人员往往缺乏对新知识和新鲜事物的学习与了解热情，自身的思想意识也相对落后，未能有效结合时代的发展趋势，进而降低了自身的档案管理工作质量[2]。

（二）档案管理制度不够完善

结合事业单位综合档案管理工作现状进行分析，可以发现部分事业单位的档案管理制度和规范还相对单一化，所采取的档案管理方式，未充分结合单位的实际发展情况，这也导致其管理工作与自身发展需求不符。与此同时，还有一些管理人员未对此项工作产生足够重视，而单位自身也未对档案管理工作的开展提供充足资金支持，员工的奖惩机制不够健全，进而导致在实际工作中员工的工作态度相对懒散，往往容易安于现状。除此之外，部分事业单位虽对档案管理工作的作用进行发挥，并采取相关措施对档案管理方式进行创新，但还存在系统性不足的问题，未能明确划分职责范围，相关管理工作也缺乏执行力度[3]。

（三）档案管理模式缺乏创新意识

在我国进入信息化时代后，通过应用互联网技术可以使传统工作方式得到极大改变。但目前，部分事业单位由于缺乏足够的创新意识，进而对档案管理模式的创新未能产生正确认识，这也导致相关单位的档案管理意识和管理方式相对落后，对档案管理工作的实际开展效率产生影响，无法维持档案管理的良好开展状态。

（四）档案管理的专业性人才缺乏

对于事业单位的档案管理工作而言，相关管理人员的专业素质对档案管理工作质量具有直接影响。通过确保相关管理人员具有较高的专业水平和较强的工作能力，可以进一步保障档案管理工作质量与效率。但结合目前事业单位的档案管理人员现状来看，可以发现一些单位所采用的人才招聘机制相对单一，存在严重的人员老龄化问题，缺乏具有较高专业素质的优秀人才，进而对事业单位创新档案管理工作造成了严重阻碍。在以往事业单位的档案管理工作开展过程当中，其相关工作内容相对枯燥，而且十分繁杂，相关管理人员需要不断装订档案材料，并要确保档案内容的完整性与真实性。而随着时代的快速发展，相关档案管理人员自身的专业素质和业务能力，已无法满足现今阶段的工作要求，尤其对信息技术的应用还不够科学与有效。除此之外，一些事业单位由于未及时创新人才招聘工作模式、机制以及管理制度，进而导致单位自身缺乏相关的信息化专业人才[4]。

四、创新意识在事业单位综合档案管理中的实际应用

（一）加强信息化基础建设

随着我国科学技术的快速发展，事业单位也应紧随时代的发展步伐，有效创新综合档案管理工作，同时还应加强信息化基础建设，对当前形势下档案管理工作中的重点和难点内容进行充分了解，并采取合理建设与规划等相关方式，确保档案信息化管理工作的有效开展。在这一背景下，事业单位的档案管理工作可以得到创新发展，并显著提高档案管理工作质量。为了使此目标得到有效实现，相关工作人员应对档案信息化管理方面的专业知识与技能进行掌握。以某事业单位为例，首先，事业单位需要加强建设电子档案，从而使相关数据能够在互联网平台得到有效共享与传输。事业单位的档案管理部门应在电子档案建设方面加大投入，为其提供充足的人才、技术和资金，而且还需要对相关硬件配置加以完善，强化人员的专业培训。其次，相关工作人员需要具有良好的互联网思维，对自身的思想意识进行转变。对于档案管理工作的信息化建设而言，其并非是为了事业单位盈利，而是要使档案管理工作质量和效率得到提升，从而促进事业单位的健康发展。再次，相关管理人员应对新时代背景下的档案管理工作方法进行掌握，并对档案管理未来的发展做好规划，从而为相关工作开展打好基础。最后，相关管理人员应有效结合纸质档案与电子档案，并结合单位的实际需求，对网络管理平台进行建立[5]。

（二）创新工作思路

对于事业单位的综合档案管理工作而言，其在短时间内难以看到具体成效，这也使该项工作具有系统性和长期性的特点。由于档案管理无法带来直观效应，这也使得事业单位的相关领导容易对该项工作产生忽视。在实际开展综合档案管理工作时需要体力和脑力并存，并要对档案管理部门与其他部门间的关系进行合理协调，从而使相关档案资料的实际利用率得到提升。例如，事业单位应加强宣传工作，对档案管理的相关主题活动进行组织，具体包括经验分享交流会议以及知识竞赛等，从而使相关从业人员自身的责任意识和职业意识得到提升。领导班子则需要充分发挥自身的模范带头作用，并要对档案管理工作的重要性产生正确认识，充分借鉴与学习其他事业单位的成功经验和先进工作理念，从而有序和系统化地开展综合档案管理工作。

（三）创新工作模式

在创新事业单位的综合档案管理工作时，需要严格按照双向制约的方向进行改革。具体来说，需要将事业单位的领导和职工作为具体制约对象，以此来规范化开展此项工作。在过去由于事业单位的档案数量和类型相对较少，因此通常采用纸质档案的形式，并将相关档案资料保存在库房中。随着时代的快速发展，事业单位自身的发展规模也在不断扩大，并有效拓展了自身的业务范围，这也极大地增加了单位档案数量，档案类型也变得更加多样化。在此背景下，如采用传统的档案管理工作方法，则无法有效保证档案工作质量与效率。因此，应对档案管理工作模式进行有效创新，具体可对分卷立册的管理模式进行推广，采取分类登记的方式，防止由于档案资料分散而出现管理混乱现象。与此同时，我国科学技术的快速发展，使其在许多领域当中都得到了有效运用，并取得了十分显著的成果。事业单位也应对先进的科学技术进行有效应用，如可将信息技术结合综合档案管理，对电子档案、纸质档案的双轨制管理方式进行采用。在此过程中需要相关事业单位增大资金投入，并引进专业人才，对相关硬件设施加以完善，以此来为档案的信息化管理提供支持。相关档案管理人员需要对计算机和扫描仪等设备进行有效运用，扫描相关资料，并将其在系统不同类目中录入，方便后期开展查询工作。而通过信息平台的构建，可以极大地提升信息资料的实际传输效率，并使信息孤岛得到有效打破，提高单位自身的档案管理工作成效[6]。

（四）创新监督管理

在新时代发展背景下，相关事业单位都深化改革了自身的档案管理工作，并对相关的体系和制度进行建立。但一些单位的制度还未得到严格执行，对此需要加大监督管理力度，有效警示与处罚未严格落实制度和制度存在缺陷的单位。在事业单位的发展过程当中，档案资料可以对单位的人员变动情况、项目开展以及发展历史进行详细记录，从而为事业单位的各项工作开展提供有力依据。一旦档案出现随意涂改、丢失以及盗窃等相关问题，需要及时追究责任人。对于传统档案管理工作而言，其透明程度较低，也未按照具体要求有效落实监督工作。而随着事业单位现代化发展水平的不断提升，其需要对档案管理工作方式进行创新，并对自身的组织结构加以优化，建立起档案监督管理小组，并为档案资料的上传、入库以及借阅等环节制定出相应标准与规定，从而严格监督与管理档案管理工作的各项环节。除此之外，事业单位还应对档案信息化管理系统及时进行更新，在纸质档案的保存仓库中增设监控探头等，以此来提高档案管理的安全性。

（五）创新人才培养机制

针对事业单位的综合档案管理工作进行分析，其工作内容十分复杂，管理难度相对较大，需要有效收集、整理、分类以及编辑档案，这也对相关档案管理工作人员的专业素质提出了较高要求。对此，事业单位需要针对档案管理人员加大培养力度，并合理创新人才培养机制，使管理人员的专业水平得到有效提升。例如，以某事业单位为例，首先，事业单位应对管理人员的聘用标准进行明确，并要采用竞聘上岗的方式，从而确保相关档案工作人员具有突出的专业能力和丰富的工作经验。其次，事业单位还需要对岗前培训制度进行有效落实，做好新入职员工的岗前培训工作，使其对实际工作流程和内容加以了解，能够获取到具体的工作经验。最后，事业单位还需要对人才培训方式进行创新，使其能够掌握先进的计算机技术应用方法，提高自身的专业技能。

（六）创新管理制度

事业单位在开展综合档案管理工作时，除了要及时转变自身的思想理念，对工作模式进行创新以外，还应完善具体的管理制度。具体来说，相关事业单位应结合自身情况，有效建设档案管理体系，并对目前档案工作中存在的问题进行深入分析，采取有效的解决对策。在全新的时代发展背景下，需要对档案资料的实际收集范围进行拓展，创新相关体系，以此来为事业单位发展提供充足动力。与此同时，事业单位还应提升自身的服务水平，通过有效管理综合档案资料，为相关使用者提供具体服务和便利。在具体建设管理制度时，需要结合档案服务的相关要求，使资源利用率得到有效提升，并提高相关管理人员的工作能力，从而全面提升档案管理水平。除此之外，还需要明确事业单位的综合档案管理工作思路，有效结合传统工作与现代化信息技术，对员工的工作积极性进行充分调动，完善奖惩机制，从而提高档案管理工作质量。

（七）做好保密工作

现如今，网络环境变得更加复杂，在事业单位综合档案管理工作中应用信息技术，虽然可为档案管理工作的开展提供技术支持，但在传输与管理电子档案时还存在一些安全问题，容易有数据遗漏以及丢失等问题出现，不利于单位自身的健康发展。为了使此问题得到有效解决，相关工作人员需要及时创新工作理念，并在综合档案管理工作中有效落实保密以及安全等内容。首先，在借阅档案时需要验证人员身份，并详细记录档案借阅的用途、类型以及时间，一旦出现异常情况需要能够及时明确责任人。其次，需要提高档案的保密性，做好档案备份处理，避免资料丢失给单位造成相关损失。

五、结束语

综上所述，在新时期，事业单位需要有效创新自身的综合档案管理工作，及时转变工作理念，合理运用信息化技术，以此来优化档案管理制度和方式，提高事业单位的档案管理水平，促进事业单位的可持续发展。