电子发票对高校财务的影响

赵万春

（武汉理工大学，湖北 武汉 430070）

近期，我国经济的进步，使得大量资金开始注入高校的建设方面，在促进高校发展的同时，也为高校财务部门的工作的带来了很大的挑战。现下，大部分高校的财务工作还是将纸质发票作为主要形式，电子发票虽然已经有所运用，但是运用不够广泛，仅作为一些辅助方式运用。因此，财务部门从事者的工作量大大提升，工作效率也难以提升，严重时还有可能会有审计失误的情况出现。这就造成高校财务工作存在一些问题。而电子发票是用电子信息的方式来让对应的收付款信息能够储存，其全部的信息都是用数字这种方式来进行储存或是流通的，这在很大程度上提升了发票本身的安全性。另外一方面，电子发票不再将纸质作为介质，减少了纸张的利用，让高校的财务工作得以更为高效。

一、电子发票对高校财务工作造成的影响

（一）电子发票对高校财务制度和思想建设的影响

电子发票最为显著的特征就是其用电子信息这样的形式来记录与传播收付款信息，是一种无纸化的工作模式，而因为国内高校当下的会计信息同会计资料的审核计算和存储看管工作，大多数都是用纸质的发票来当作媒介，而电子发票仅是作为一种辅助方式。因此，当下就产生了“制度上允许，工作中忽略”这样的现象。导致这种现象的原因就在于：首先，财务工作者与高校工作从事者并未了解到电子发票本身具有的优势，如便捷、高效；其次，高校的财务制度对于电子发票运用范围及其条件未做出限制，同时电子发票相关的规定也不是很明确。所以，高校需要在制度方面确定电子发票的运用条件和范围，同时在更深层方面对这些条件及其范畴加以拓展，使得电子发票在我国高校的财务工作当中能够普及；另外一个方面，高校也需要在思想方面对财务工作从事者进行培养，强化其对于电子发票的了解及其工作当中运用电子发票的意识。

（二）对高校财务人员工作能力的影响

电子发票由于其本身无纸化的特征给高校财务工作者的工作带来了很大的便利，但是其也有着一些不足，其难以具备纸质发票在物理方面的防伪功能，高校的财务从事者也难以借助肉眼来辨别或是触摸的方法来区分发票的真伪。这就导致高校的财务从事者仅能借助登录税务机关所创建的网站分辨电子发票的真假，这在一定程度上增加了高校财务从事者的工作量；并且电子发票能够借助下载下来做多次的打印，这也导致高校中的财务部门极易产生多次报销的问题，这对高校财务从事者的工作提出了全新的要求。

（三）对高校财务信息化的影响

电子发票发明的初心就是为了借助信息技术来让发票的报销和入账变得更加便捷与轻松。但是如果想要让电子发票和纸质发票具有一样的作用，还是缺少部分对应的条件。另外一方面，电子发票如果想要同纸质发票一样能够报销，高校中的财务部门就应该创建对应的电子财务系统，对有关办公审批及其财务核算的电子化予以有力技术支持。但是目前我国大部分高校都还没有开展无纸化工作的条件，且没有创建无纸化的财务管理系统，大部分财务部门所运用的工作软件都难以完成电子发票相应的流通与审批工作，高校中的财务部门及其有关部门也并未创建有效的办公系统，难以做到信息的共享与流通。

（四）对高校财务核算工作的影响

纸质发票具体的核算流程和电子发票的核算流程并不完成相同。在审核这个环节，对于纸质发票来说，首先需要明确纸质发票是不是正规且准确，会消耗一定的人力及物力，同时在很大程度上拉低工作的效率。但是电子发票在该环节却具有不同的特征：首先，电子发票本身有着可辨识性及其不可伪造性，这就在一定程度上缩减了检查所需要的时间。其次，电子发票本身有着不可篡改性，这就减短了核算用到的周期，提升工作的效率。这就需要高校财务的核算有着对应的识别及其技术，可以借助网络和对应的软硬件对电子发票加以审查。在报账这个环节，纸质发票在具体核算的时候是借助人为录入和计算来开展的。而电子发票则是在基础设施及其技术都较为成熟的状况下，通常能够无人的核算。这就需要高校引入电子发票有关的核算设备及其技术，同时对财务从事者进行培训，让其可以对“互联网+”这个背景下的核算技术熟悉，同时可以对相应的软件进行熟练操作。

二、电子发票在运用中存在的问题

（一）普及速度相对较慢

电子发票在我国电商领域获得了迅速的发展，但是在别的行业却发展的较为缓慢。电子发票有着快速且准确的特征，但是其需要依附网络及其信息管理系统。针对电商而言，电子发票运用所需要的条件电商都符合。电商在经营与管理方面都是创建在信息化的前提下，基本上每天都需要开众多的发票，应该快速得出经营统计的数字，方便于对市场的变化及时进行反应。针对电商企业而言，电子财务核算仅是企业发展当中的一部分，所以电子发票能够在电商当中得以迅速普及。但是对于一些企业、事业单位及其个体经营而言，财务从事者需要重新接受培训，同时了解发票电子化以后有可能会导致的人员安置问题，这部分因素都造成电子发票难以快速的普及。

（二）电子发票依托的大型网络系统建设要求高

对比企业独立存在的电子发票网络而言，区域及国家的电子网络平台则面临着更大的挑战。电子发票信息在形成以后，就应该向上级进行归拢处理及其转移，客户端的大量数据会给网络平台带来很大压力。怎样有效处理这部分信息的流通是整个平台建设需要解决的问题。此外，怎样确保电子发票及其平台的安全是一个非常关键的问题，作为一种较为数字化的信息介质，电子发票当中包括的信息都是用数字这种形式体现的，怎样更好地保护与存储这些信息，变成一个有待解决的问题。正是因为技术方面所具有的复杂性，造成电子发票在推广速度上难以提升，众多的企业和单位还是在运用纸质发票。

（三）电子发票在接受归档时的安全性问题

目前高校有三种方法来接受电子发票，一种是在开票方指定的平台如微信公众号淘宝客服用开票方提供的提取码进行提取和下载电子发票，第二种是给开票方提供发票所需要的信息让开票方将电子发票文件发送到高校指定的邮箱里。第三种就是参照纸质发票，将电子发票打印出来按照纸质发票的流程报销。前两种情况电子发票是以数据的形式储存在高校的电子档案里，不会遭到物理性质的侵蚀和毁损，但也是因为电子发票是要通过互联网和电脑下载的和保存的，在互联网的开放环境下，很容易被某些不怀好意的人恶意在高校的开票平台和发送的邮箱文件里植入的病毒和木马感染，第三种形式就完全丧失了电子发票的优越性。

三、应对财务管理中电子发票问题的措施

（一）建立健全电子发票的报销机制

在我国要全面地普及电子发票，就必须要充分地保证电子发票在安全的环境下进行操作，目前我们就电子发票的问题还主要集中在报销这一块，所以就必须要解决电子发票会被部分高校或者人员利用进行重复报销的问题。从这一角度出发，我国的税务机关部门就要加快脚步不断完善健全现有的不完备的电子发票报销管理机制，要真正地杜绝电子发票被有心人员重复利用重复报销的情况出现。通过对电子发票报销这一流程的研究可以初步得出一个解决办法，就是高校可以通过excel表格和税务机关的电子发票系统进行电子发票备查后台，及时地对电子发票的报销情况进行核查，每当报销人拿着发票来报销的时候，通过发票的编号和内容在电子发票备查后台中搜索是否存在相同编号的发票，或者是编号与电子发票内容不相符的发票，这样就能及时地对报销人提供的报销凭证进行审核。不仅如此，还要不断缩短电子发票的报销时间。在这样一个环境下，电子发票可以随着一项经济业务的完成及时的送到被开票人的手中，电子发票可以几乎“0时差”的送到，于是缩减电子发票的报销时间就是减少了电子发票在报销人手中的时间，电子发票被篡改的可能性就越小，电子发票的真实性就能得到保障。在电子发票报销审核的实际操作中，还需要根据电子发票的特点调整一下电子发票报销的审批流程。不仅如此，还需要重新设计传统的分岗业务处理流程，并且，这样的一种模式还能够有效规范电子发票的审批流程，方便了高校的财务人员的同时，也为电子发票的真实性提供了保障，使高校在开展有关于电子发票的财务报销工作时比传统的报销模式更有效率，节约大量的人力物力。高校和税务部门应该通过实行这些切实有效的方法，不断完善电子发票的报销管理。

（二）完善电子发票跟踪信息系统

高校要想稳定安全的使用电子发票，享受其在财务应用中的便利就必须要提高电子发票的管理强度，严谨小心地处理外来电子发票，增加其在使用中的安全性。制定一个统一的电子发票管理制度，建立一个完善的电子发票跟踪系统。当一张电子发票被开具出去的时候，税务机关就对信息加密、不断对其认证信息进行完善，让每一张出去的电子发票都能够安全机密的到达需要的人手上。一个完善的电子发票系统，能够对电子发票的情况及去向进行实时跟踪，让每一张电子发票都逃不过税务部门的监控。税务部门协同高校一同开发一套完善的电子发票查询系统也是必要的，这样就能够让发票与税务部门和高校形成直接对接，让电子发票一票多用的情况得到扼杀。

（三）加快电子会计档案建设

电子发票在我国已经发展得初具规模，现在在我们的日常交易活动和工作中频繁出现，为了防止电子发票的信息被随便的篡改的情况，就要对所有的电子发票是否真实存在且未被篡改进行审核。就目前我国正处于信息化过渡的阶段，电子发票还没有实现全面的普及，高校可以建立一个只负责记录电子发票的档案文件。这样财务人员就可以利用电脑系统地对电子发票的信息进行比对，从而准确的判断电子发票是否真实。除此以外，为了避免出现高校接收到携带木马或者病毒的不利于高校电子发票的情况。首先，高校要对高校内部的电脑设立防火墙并不断地维护和修补漏洞；其次，专门开立一个邮箱账户来接受客户发来的电子发票文件，并指派专人来审核是否是真实的电子发票文件，同时把这些电子发票迅速归档并备份，以防止意外的发生。

四、结束语

本文对电子发票的现状进行了阐述并对电子发票的优势劣势等进行了分析，并对高校实际运用中存的挑战与风险进行了分析，提出电子发票实际操作中存在的问题、建议及对策。在现代化社会的今天，商务电子化已经是时代发展的潮流，电子发票的使用与具体操作对于高校来说是机遇与挑战同时存在的。电子发票作为一种新的信息化凭证，高校的财务人员只有正确认识到电子发票财务风险并实施应对措施，才能顺应时代的潮流，获得长远发展。在未来的财务管理模式下，对财务人员提出了更高的要求，不但需要有与时俱进的职业道德素养，还要不断学习不断实践，掌握新时代下的会计核算技能，才能熟练地运用财务软件处理高校的日常业务活动，为高校和国家创造价值。