事业单位档案管理工作效率的提升策略研究

2022-11-14刘佳

大众投资指南 2022年20期

刘佳

（隆化县医疗保障局，河北承德 068150）

随着中国的不断发展和变革，传统的档案管理方式已经缺乏相应的应用环境。在互联网环境下，信息的保存方式也发生变化，档案已不仅仅是传统的文字资料，图像、音频、视频资料的增加，以及社会对事业单位档案检索能力要求的增加，导致了事业单位档案管理工作必须要走向规范化和科学化。

一、档案管理的意义

信息技术的快速发展推动着我国步入信息化时代，在此背景下需要事业单位进行档案管理的数字化变革，将重要的文件和资料转换成电子文档，从而提升管理效率，获取所需要的各种信息。充分发挥计算机技术的作用，对档案进行有效的编撰、整理、分析以及储存和保护，这有助于查阅者更好地搜寻自己所需要的资料，同时也有助于节省人力、物力和时间成本，从而延伸实体档案的生命，在提升档案管理安全性的同时，达成档案管理的预期目标，因此在新时代下加强档案管理对事业单位的长远发展具有十分重要的现实意义。

二、企事业单位档案管理工作存在的问题

（一）缺乏正确的管理理念

在过去的很长一段时间内，档案管理常常只是单纯地对档案进行保管以及查询，其更深层次的作用没有被挖掘，所谓的档案管理也形同虚设。正是没有对档案引起足够的重视，使得很多事业单位总是无法做到对档案材料的深入剖析，相关的档案数据库也存在不健全的情况，无法让档案为事业单位领导提出战略决策提供有力支撑。比如，医院对于档案的利用率相对不高，专门负责人力资源档案管理的人员也只能被动地提供档案资料，很少主动地去积极开发利用档案信息，进而导致机关档案管理的效率难以得到有效提升，对医院的发展造成一定的影响。

（二）缺乏专业管理人才

事业单位档案管理工作开展过程中，缺乏专业人才，导致档案管理效果较差，难以达到预期目标，从而影响实际效能。第一，一些档案管理人员对于档案管理认识不足，定位较低，认为这一工作发展空间较小，积极性较差，从而影响实际工作开展的效能。例如，一些档案管理人员认为档案管理属于“闲职”，只要保证档案信息安全、不丢失即可，在其他方面投入不足，难以提升服务价值。第二，一些档案管理人员并不是科班出身，专业知识较差，对于档案管理工作依然采取原有的管理方法，按部就班，缺乏创新。例如，一些工作人员仅仅进行简单的档案存储、档案更新、档案邮寄等工作，对于如何发挥档案管理价值方面思考不足。第三，档案管理人员缺乏主动服务意识，在档案管理方面过于被动，只是辅助相关人员开展工作，以完成基本工作为目标，对于如何提升效能关注不足。

（三）管理制度有待完善

具体表现在绩效考核制度不完善、评价制度缺失、维护制度不健全三个方面。事业单位在档案管理过程中，对于服务效能提升方面缺乏针对性的考核制度，从而导致其难以通过绩效考核提升服务效能。例如，在考核指标设置方面，仅注重安全性、真实性的指标，缺乏对效能方面指标的设置。在档案管理服务效能评价方面，缺乏有效的制度体系，难以及时准确地进行服务效能评价，不利于问题发现和解决。在维护制度方面，事业单位对于实体的档案和信息化的档案维护制度不健全，存在档案损坏、丢失等风险，需要在有关方面加强管理投入。例如，一些纸质档案的存放环境不满足要求，过于潮湿，影响档案寿命。

（四）基础设施难以符合新时期的档案管理需求

虽然传统的事业档案管理工作已经开始融入了信息化的技术内容，并以此开始走向规范化和科学化，但是可以发现，传统的事业档案管理工作的管理思想，对于档案管理工作的变革造成了巨大的影响。在传统的档案管理工作中，档案管理工作更多的是重视档案的收集和整理，对于档案的检索和统计往往会融入档案的整理中，也就是在整理档案的过程中，编制相应的档案整理报告，以便于后续进行档案检索和分析。但是随着信息时代的发展，数字化的管理模式已经融入了社会生活中，为此在档案管理工作中，开始重视对于档案的检索和分析，这也就导致了档案管理工作的工作难度和工作量直线上升，需要多个部门以及资金的配合才能够完成档案管理工作。但是目前事业单位在人力资源上有限，而设计相配套的基础设施还不够完善，因此必须投入足够的资金，促进档案管理工作的基础设施的完善。

三、信息技术在事业单位档案管理中的具体应用

在事业单位档案管理工作中，信息技术崭露头角的第一步便是通过人工录入或扫描渠道，完成纸质文件到电子文件的转变，而后输入计算机系统进行备份和保存。在大数据时代背景下，越来越多领域开始注意到大数据技术的优势，并将其不断完善，事业单位档案管理工作也不例外。如果将大数据与档案管理结合起来，原本的纸质文件将变为电子数字化信息，储存地点则为云端，以便更好地管理档案，更新工作人员的认知，提升档案管理工作的整体效率，为事业单位减少不必要的麻烦。

四、企事业单位档案管理工作效率的有效提升策略

（一）转变思想观念，加大重视程度

在信息化条件下，对事业单位档案管理的要求越来越高，因此领导层和事业单位管理人员应该意识到信息化建设的重要性，转变思想观念，加大重视程度。一是改善思想，提升认识能力，新形势下，各个事业单位应当根据本单位实际情况创新新理念、引入新技术和新管理方式，为档案信息化建设提供先决条件。二是单位领导应重视起来，加强领导能力，为单位档案管理信息化建设设置中长期规划和目标，周密部署、落实分解任务，提升工作效率。三是将档案信息化建设纳入单位年终考核和人才考核，并将所需要的资金纳入财政预算，使得档案信息化建设和单位管理真正融为一体，实现全覆盖。四是运用数字化管理模式，提升档案保管的质量水平，科学有序地推进事业单位档案管理信息化建设进程。

（二）对企事业单位文书档案实施系统化管理

对事业单位的文书档案进行分类，即对财务信息档案、业务档案、人事档案等进行系统分类管理。这样不仅能够更加方便企业管理，而且还能方便寻找档案。程序如下：如果员工收到档案，员工应首先检查档案是否完整，然后对档案进行分类和编号，在第一份文件中，文件名、文件号、文件类型以及员工姓名和工作号列入机构档案管理系统，最后在档案室列入档案，属于员工管理类的档案。如员工需要借档案，则需要登记员工的姓名+工号。对事业单位文书档案资源管理工作内容进行系统化管理，能够为企事业单位文书档案管理研究提供更加便利条件，有效防止档案因记录不清晰而导致档案失真，还能有效提升查询速率，进而有效提升企事业单位文案工作服务人员的工作效率。

（三）加强对企事业单位文书档案管理工作的监督

如何进行合理的保管和使用事业单位文书档案，从表面上看是行政资源管理的常规教学工作的主要内容，但档案是事业单位的日常运营和发展的重要记录，对于提高医院的发展研究具有非常重要的意义。因此，泰安市中心医院档案管理人员十分重视文书档案，设计了一套文书档案管理的监督机制并不断予以完善。采取不定期检查文书档案管理人员工作效果的措施，例如在调用文件时由管理部门进行检查。对于重要数据文件，则采取一套严谨的管理人员审核工作方式，以月为单位对该类档案信息进行定期检查，有效保证该类档案的安全。

（四）促使档案管理规范化

档案管理对于事业单位内部人员工作的情况能进行监督和评估，从而达到管控资源的目的。但是需要注意的是，无论是什么工作，都是由人实施的。档案管理也不例外，档案管理的负责人员能否具备现代化水平，格外重要。在传统的管理模式中，档案管理人员仅仅是按时将内部人员的信息采集并收纳，没有做出任何客观的判断，更不会提出个人有价值的建议，这与其他工作人员的行为大同小异。档案是人力资源管理的重要内容，能调配各部门人员。当档案管理的人员欠缺宏观调控意识，其他部门人员也就逐渐脱节，无法构建良好的沟通协调氛围。当今时代所看重的是将各人的独特性汇集形成合力。事业单位的工作要及时与社会接轨，要注重社会实践中集体思考的重要性。一般来说，工作人员只有具备了责任意识，才会慢慢投入对集体合力的思考，而这一切需要档案管理来营造和激发。但是如果档案管理无法发挥作用，不具备公信力，又如何激发工作人员的责任意识，更谈不上协调众人。因而，必须要利用现代信息技术，构建出档案管理的良好机制，促使其他部门人员愿意配合档案管理部门工作。鉴于以人为本的理念，档案管理人员不能强制命令其他人员配合工作，因此档案管理人员必须做到以下几点：其一是在规划改良模式时要渲染良好的氛围，让其他人员能在一定规律中转变原有的想法，而不是在严格要求下突然改变，因此档案管理人员需要结合各人员的心理差异和接受能力差异，先将改良模式的重要性和一些纲领性文件中的行为文化要素通过不同的方法让人员知道且接受，循序渐进地更正个人的习惯。档案管理人员可以结合信息技术的电子文件开发，将各种有价值的资源通过简短清晰的方式让部门人员获取。其二则是要档案管理人员亲身示范，发挥榜样作用，让其他人员看到档案管理人员的责任意识。档案人员必须要改变原有的工作方式，利用信息技术整合档案资源，如利用数据库进行档案的分类、利用互联网系统建立网络档案中心等，然后将个人的重要成果进行展示。

（五）加大人才的培养力度

一是应该提升重视，为培养优秀的信息化档案管理人才营造良好的环境，注意培养综合素质高、业务能力强的复合型信息化人才，此外还应注意培养掌握现代化信息能力的高素养档案人员；二是档案人员应主动适应时代形势，积极主动学习，掌握最先进的档案管理知识，并注重与信息化知识结合，成为复合型人才；三是不断对档案人员进行培训，树立正确的人才观，聘请知名专家来单位考察，做指导交流，开展相关的知识培训等，让档案管理工作的收集、整理和归档等工作都能按照正确的流程来操作，努力构造专业、综合业务过硬的档案人才队伍；四是应对档案人才开展考核体系，成立相关领导小组，定期考核档案人员，做到奖罚分明，提升他们的积极性，使他们贡献足够的能力和智慧；五是应坚持合理的用人原则，应根据工作实际情况，配置好人才资源，最大限度提高工作能力，为档案管理工作提供高效的人才支撑，不断适应信息化建设的需求。

（六）优化事业单位档案管理的基础设施建设

在新时期的档案管理工作中，需要切实重视档案管理的基础设施建设。传统的档案管理工作中，采用纸质化的管理模式，这种档案管理模式已经开始逐步发生变化。随着数字化理念在档案管理中的运用，档案管理走向数字化已经成为当前社会的发展趋势，而在发展数字化的档案管理工作中，对于基础设施的建设相比较于传统的档案管理工作有着更多的需求，为此在档案管理工作中，需要有计划、分阶段地向档案管理部分投放人力和物力，以促进档案管理工作的开展。

（七）对现代化信息技术予以充分的运用

首先，加强传统档案室中纸质资料的防光防火工作，同时需要对消防设备、开关、照明线路等设备进行定期检测，把威胁档案安全的因素扼杀在萌芽状态之中。其次，建议使用电动密集档案架并配备电子标签系统，便于在查阅档案时通过电脑系统快速锁定档案所在位置。再次，档案室需要配备恒温恒湿以及消毒杀菌等相关设备，确保档案室长期的环境稳定，这有助于延长电子设备及纸质档案的寿命。配备摄像头、传感器随时监控档案室内的各种情况，有助于意外发生时的及时解决。最后。需做好档案室的防盗工作，赋予档案管理人员相应的权限，无权限者一概不得入内，通过摄像头做好人员的出入记录，以此对人员进出实时情况进行监控。