城建档案管理数字化建设问题探讨

项 静

（丹阳市自然资源和规划局，镇江 212300）

引 言

城建档案记录着一座城市在发展建设过程中所产生的重要信息和关键数据，对国家和地区都有重要的参考和借鉴意义。传统的城建档案管理具有较多的弊端，如工作量大、占用空间大、不易保存等，而与数字技术相结合的城建档案管理则为上述难题提供了有效的解决方案，对本地区城建档案管理工作的高效开展具有重大意义。因此，深入探讨在城建档案数字化建设过程中所面临的问题，并提供相应的优化措施就显得尤为重要。

一、城建档案管理数字化发展的意义

（一）依赖虚拟载体，占用空间小

传统的城建档案以纸质形式被记录并妥善保存在相应的档案馆中，这需要一定的人工进行管理。随着时间的推移，日积月累的城建档案需要巨大的物理空间进行储存，这不仅给档案馆的保存工作提出了挑战，而且对记录的纸张也提出了较高要求。而利用数字化技术进行城建档案管理工作时，可以依赖计算机的大容量内存完成档案信息的录入、传输和储存等工作，可大幅度减少对物理空间的占用，降低档案馆的储存压力。

（二）保证档案的完整性与可靠性

城建档案的信息越来越多，随之而来的是相关数据的不断增加。因此，要想做好相关资料的管理并保证数据能够被有效存储，与之相关的档案管理工作就必须做好。传统的城建档案管理的步骤是档案的编辑人员先对城建信息进行挖掘、编写，然后再将纸质档案进行保存。在这个过程当中，由于城建信息的开发极具难度，在信息录入时很有可能会遗漏掉某些重要的城建数据，进而影响城建档案信息的完整性。同时，在纸质档案的保存中，必须做好一系列的防护工作，如防潮、防火、防虫害等，否则会造成信息的缺失，严重影响档案信息的完整性和可靠性。

城建档案的数字化管理能够对上述问题进行有效处理，可利用数字技术提供相应的解决方案。在档案的编辑和录入方面，利用计算机数字技术可以分类整理众多城建信息，并找出有效的信息数据，不仅可以高效地完成城建档案的开发和录入，还可以进一步提升信息的准确度。在档案的保存方面，数字化管理依赖的是虚拟载体，不需要对其进行一系列的物理防护，可以有效减轻档案防护工作的压力，提高档案的保存质量。

（三）提升档案管理效率

城建档案记录着一个城市在发展建设过程中所发生的各项重要信息，涉及各个领域的众多方面，所以城建档案的数量是巨大的，档案管理工作是十分繁杂的。档案管理工作不仅涉及档案信息的收集、提取、开发和录入，还包括信息的储存、维护和监管。尤其是在不断推进城市化建设的今天，档案管理工作所需要的人力、物力都是巨大的。在这种背景下，如果依旧采用传统的城建档案管理方式进行管理工作，不仅耗费了大量的社会资源，而且也不能满足城市发展的需求。此时，档案管理的数字化建设就成为现代城市发展的必然要求，因为通过现代设备和数字技术可以完成档案信息的高效处理，减少人力、物力的投入，适应城市快速发展的步伐。

（四）提升档案利用效率

编写并储存城建档案的目的，既是为了记录下城市发展建设所走过的路，更是给未来的城市建设提供重要的参考信息，发挥“知史明鉴”的作用。当进行一项城市建设决策时，城建档案可以作为重要的信息库，为当前的决策提供一些理论依据。如果城建档案是以传统的纸质形式进行储存的，那么在进行查找翻阅档案时，必须亲自到档案馆所在地进行查询工作，而且其所需要投入的工作量是巨大的。此外，在面对规模巨大的纸质城建档案时，工作人员容易产生退却心理，不利于城建档案的使用，不利于发挥档案的信息价值。城建档案的数字化管理依托互联网技术，可以搭建信息管理平台。在符合要求的情况下，可以在任意工作地点登录档案信息管理平台，查阅所需要的城建信息，极大地减少了查阅工作量，提高了城建档案的利用率。

（五）方便实现信息资源共享

当下，信息已成为一种重要的资源，而城建档案也是其中的一项重要组成部分。该部分信息内容作为一种可以推动城市建设发展的重要资源，理应在不同地区之间实现信息的共享和互通，不同城市可以借此相互借鉴、相互学习，共同参与到中国的城市化建设进程当中。城镇档案的数字化管理恰好可以依托互联网平台，把纸质的档案信息转化为电子信息资源，打破地域之间的阻隔，在各城市之间构建起统一的信息共享平台。通过登录信息共享平台，查阅所需要的城市建设信息，可以为当下的建设方案提供科学的依据，实现信息资源的互通互享。

二、当前城建档案管理工作现状

互联网的发展有效地推动了档案管理工作的开展和完善，并取得了一定的数字化建设成果。但因受到不同因素的干扰，数字化建设的发展水平存在差异，在建设过程中还面临着多种问题。

（一）基础设施不完备

档案的数字化建设虽然不需要投入过多的人力，但一定要保证相关基础设施的完备，尤其是关键性硬件和软件设施的配备。例如，在档案的数字化管理过程中，需要借助扫描仪进行有关内容的扫描，在档案管理信息系统中对信息进行一定的开发和提取，进而转化成电子信息储存至计算机。此外，还需要使用消毒机、除湿机等设备对一些档案的储存环境进行优化。因此，要想推动城建档案的数字化建设，对以上硬件和软件设备的配置和更新是必不可少的。

因受地理位置、技术水平、资金支持等多方面因素的限制，部分档案馆目前还没有配置相对完善的设施装备，或者一些设施装备没有得到及时的更新升级，从而无法对城市建设的信息和数据进行更新和储存。正是因为设备、技术、管理机制等方面的不足，才导致档案信息滞后于城市建设工作，不利于档案数字化建设进程的顺利进行。

（二）管理人才储备不足

传统的城建档案管理工作人员对纸质档案的管理业务比较熟悉，更擅长纸质档案的分类与保存等工作。而城建档案的数字化建设工作是在大数据背景下产生的，它更多地与互联网技术相结合。数字化建设需要完善的基础设施配备，同时也需要高素质人才的技能加持。这项工作不仅需要从业者对城建档案有关的知识予以掌握，还需要对硬件设施的操作、数字技术的运用等有一定的了解。

目前，城建档案数字化管理的人才培养工作还没有受到足够的重视，没有开展充足的培训工作来提升相应的计算机操作技能。因此，符合要求的管理人才数量较之数字化建设工作的要求而言是远远不够的。还有一些地区会招聘一些计算机专业从业者来管理城建档案的数字化建设，虽然这在一定程度上解决了档案管理人员计算机操作上的问题，但仅仅依靠计算机技能无法对档案信息的内容加以识别，不能保证信息内容的合理性。如果在档案管理工作中，因为工作人员的失误而造成信息的遗漏或差错的话，那么将对档案管理造成恶劣影响。

（三）存在信息泄露与缺失的隐患

传统的档案是纸质的形式，对其进行管理时，虽然工作量比较大，但档案信息的收集和录入会比较全面，档案的保存工作也相对比较完善，能够长期保存档案纸张，不易发生档案信息的外泄等问题。而城建档案的数字化建设是依托网络进行的，管理工作的质量会因网络的稳定性情况而有所波动。如果在进行档案信息的扫描与录入工作时，发生网络信号的波动与中断，就会造成档案信息内容的缺失，影响数字化管理工作的质量和效率。此外，硬件设备的运行状态也会对档案管理工作造成一定影响，当设备运行不佳时会影响档案信息的完整性，为后续的管理工作带来麻烦。

当依托网络进行数字化管理时，必然要考虑的问题就是网络的安全性。在日渐复杂的网络环境中，面临着各种各样的网络安全威胁，如病毒侵入、黑客攻击、信号不稳定等，这种情况会给数字化档案管理带来许多挑战。如果在数字化档案管理工作中遇到了网络袭击，一些机密性较强的信息很可能会被窃取，造成城建信息数据的泄露。

（四）缺乏统一的建设标准和法制要求

城建档案的数字化建设要想规范发展，必须有特定的建设标准和法治要求。就目前的发展状况而言，城建档案数字化管理还没有设定统一的建设标准，档案数字化管理发展差异较大。同时，现有的规章制度还没有完全覆盖城建档案数字化建设的各项工作，管理细则还需要进一步地完善，数字化档案管理工作的法律意识相对薄弱，相关的培训工作不到位，不利于数字化建设的高质量开展。

三、城建档案管理数字化建设优化措施

（一）完善基础设施，实现统筹规划

城建档案的数字化建设是一项庞大而复杂的工程。在这项工程正式开启之前，一定要配备完善的基础设施，设计数字化管理方案，实现全方位规划，保证后续工作的高效进行。

首先，计算机系统、扫描仪、网络网站等这些基础性设施一定要配备齐全，因为档案数字化管理要借助这些设备仪器进行档案信息的收集、整理、保存等工作，这与城建档案的信息内容直接相关，是进行数字化管理的基础。其次，建立统一的信息管理系统是进行数字化建设的重要措施。信息管理系统不仅可以帮助进行检索、分析和调查等工作，确保档案信息的准确性，还为信息共享提供了重要平台，加强了不同地区之间的沟通交流，提高了档案信息的利用率。信息管理系统与档案信息的保护工作密切相关，因此在对信息管理系统的开发工作中应该同时对档案信息保护工作予以重视，必要时可以选择专业的开发公司帮助解决系统的研发与维护，避免重要档案信息的泄露。

（二）提高重视程度，加大资金投入

提高对档案数字化建设的重视，在当下是极为必要的。要充分认识到数字化建设的众多益处，并大力宣传数字化建设的重要意义，同时应加强对相关工作人员的个人能力的提升，对其进行全面的教育培训，促进其管理理念的转变，使其适应大数据背景下数字化建设的要求。此外，要对城建档案数字化管理工作给予充分的支持，尤其是要增加对城建档案数字化建设的资金投入，因为无论是硬件设施的配置，还是软件技术的引进，都需要大量的资金支持。有了一定的资金支持，还要注意在城建档案数字化管理发展过程中合理分配投资资金，帮助推动数字化建设的进程。

（三）强化数字化管理意识，培养专业管理人才

城建档案的数字化建设与传统的城建档案管理工作存在着巨大差异，而且在不断引进新型设备，以及数字技术不断更新升级的情况下，原有的城建档案管理工作方式和技能可能无法适应现在的数字化建设的需求，此时就需要提升档案管理工作团队整体的专业素质和综合技能。档案的数字化建设不仅需要管理人员熟知档案管理的专业知识和城建档案数字化建设的规划要求，还要求其具有一定的计算机操作技能，懂得利用一些机器设备进行档案信息的收集和加工等，这就对管理人员的综合素质提出了更高的要求。

（四）加强网络维护，保障信息安全

一些城建档案信息属于机密文件，不能对外公开，因此在城建档案管理的数字化建设中一定要注意对档案信息内容的保护，其中最重要的是要提高网络系统的整体安全性。首先，网络黑客的攻击是威胁信息系统安全的重要因素。所以，在进行系统的建设和日常维护时，可以求助专业的计算机技术机构，为信息系统设置严密的防火墙，防止网络黑客窃取信息。其次，为防止部分城建档案内容在网络上流传，可以对网站的登录设置一定的权限，只有符合规定的机构或个人才可以查询城建档案，以提升相关工作的安全性和可靠性。最后，对相关人员要从思想意识和专业技能两方面进行培训和教育，促进网络系统维护工作的高效开展。

（五）健全法治体系，规范数字化建设

要想保障档案数字化建设的规范化发展，就需要制定出统一的、完善的标准体系，为数字化建设工作提供一定专业指导，从而推动档案数字化建设工作顺利进行。为了制定出一定的建设标准，可以在依据国家住房和城乡建设部颁布的相关准则的情况下，结合本地区档案管理工作的实际开展情况和数字技术的发展情况，商议制定出能够切实推动本地区城建档案数字化建设工作的标准，保障档案数字化建设工作合理有序地开展。地方政府也可以给予适当帮助，通过打造交流平台，加强各地区相关部门的交流学习，从整体上推动档案数字化建设工作进程。此外，要及时关注档案数字化建设工作的进展，做好对管理工作的有效监管，提高工作的规范性和安全性。

结 语

城建档案管理数字化建设不是简单地把数字技术加入城建档案的日常管理工作中来，而是对整个档案管理工作进行一系列的调整和升级，使之更能满足社会发展的需求。城建档案的数字化管理过程不会是一帆风顺的，在这个过程中一定会面临许多挑战。为了解决这些困难，可以有针对性地采取相应优化措施，如增强工作技能、提高综合素质、加强网络系统安全性等。相信在不久的将来，档案管理工作会对社会发展做出重要贡献。