大数据背景下的Y企业会计管理转型思考

2022-11-14陈红霞周淑卿刘静雯

经营者 2022年8期

陈红霞，周淑卿，刘静雯

（1安徽省烟草公司池州市公司，安徽池州 247000；2安徽省烟草公司阜阳市公司，安徽阜阳 236000；3安徽省烟草公司滁州市公司，安徽滁州 239000）

在现代经营管理中，大数据技术的运用越来越广泛。大数据由海量数据集组成，是通过对其中有使用价值的数据进行专业化加工处理，实现增值的数据信息化资产。北京国家会计学院张庆龙教授曾提出：下一代财务的思维模型基于数字化、智能化背景。

当前，新兴的科技大革命和产业大变革发展突飞猛进，数字化转型已经成为新的方向。在2022年3月召开的烟草行业财审工作会议上，国家烟草专卖局财务管理与监督司（审计司）司长张孝堂在工作报告中明确提出，要加强财务数字化研究，积极推进财务数字化、智能化转型。大数据环境下，Y企业进行会计管理转型是新时代的客观需要和必然结果。

一、Y企业会计管理现状

（一）财务系统内部各模块数据未完全融合

目前，Y企业财务系统包含NC核算、预算管理、报销管理、资产管理、资金监管等相互牵制又不完全融合的系统模块。相互牵制是因为各模块数据要相互比对一致，不完全融合是因为模块与模块之间出现接口设置等问题，导致数据不能取之即用，既有同一家软件公司开发的不同模块未能对接取数的问题，又有不同软件公司开发的模块不能对接取数的问题。在Y企业需要提取数据时，财务人员需要花费大量时间核对比较各模块数据，甄别难度较大，工作效率难以在短期内提升。

财务无纸化报销系统是Y企业为建设财务共享中心迈出的重要一步，也是Y企业为实施财务数字化转型进行的基础准备。但是，在财务无纸化报销系统的实施过程中，还存在不完善不稳定的问题，报销事项和指标的设置未能完全一一对应，需要第三方软件运维人员介入解决，财务智能化尚停留在表层。Y企业定额标准体系已正式推行两年多，但是作为预算管理工作的重要组成部分，在预算管理模块中定额标准体系的嵌入基本还是空白，预算管理模块的功能还停留在最初的编制、调整、批复和执行层面，且不能按需求实时生成预算执行数据，填制部门的预算执行明细无法查看。资金监管模块是另一独立软件公司实施的项目，与预算、报销系统的结合问题重重。

（二）财务系统与业务系统数据未完全融合

数出多门一直是Y企业经营管理中提取数据面临的难题。统计部门往往找财务部门要数据，企管部门也找财务部门要数据，人事部门还找财务部门要数据。财务部门演变成手工数据集成中心，这与Y企业建立各系统模块的初衷不符。财务部门甚至还要分析数据产生的原因，每月光是与各个单位（部门）协同查阅数据就花费财务人员大量的时间、精力，导致财务工作总体效率不高，而各个部门完全依赖财务部门提供的数据开展工作，极大地限制了其工作职能的有效发挥。

财务系统内部、财务系统与业务系统等，诸多信息系统分属于不同的业务领域，且各自专注于自身领域内的业务流程、基础数据等信息，尤其有的系统还分属不同的软件开发商，形成了一座座“数据信息孤岛”，即数据之间的联系性和信息之间的交互作用被削弱。首先，缺少一套标准化的基础数据体系是系统内部及系统之间数据未完全融合的主要原因。其次，缺乏全面的不同结构系统整合能力，新型基础数据设施建设不到位，整合和应用数据的技术架构相对落后。再次，缺乏根据自我需求设计的灵活多形式的可视化展示和多维分析。最后，缺乏涵盖全面监控、风险预警防控、决策引领等在内的大数据集成应用场景设计。

（三）会计档案保管仍依赖纸质会计档案

Y企业目前采取的会计档案保管模式如下：纸质会计档案由市公司保管在市公司所在地，电子会计档案由省公司搭建的财务智能化共享平台统一保管。分析该企业档案室数据调阅记录不难发现，该企业数据调阅过多依赖纸质会计档案，各条线获取数据的途径主要是去财务部门调阅会计凭证、复印发票等原始报销记录。

较高的调阅频次暴露了传统纸质会计档案的弊端。第一，纸质会计档案易磨损、不易保存。随着存放时间的延长和调阅频次的增加，原始凭证上的字迹逐渐模糊，甚至难以辨别，尤其是多年前开具的带有复写纸张类型的手工发票。第二，保存成本较高。一是纸质会计档案对保存环境要求较高，对档案室的温度、湿度都有相应的要求，否则易霉烂变质。二是随着纸质会计档案的增加，需要有足够空间的档案室去储存保管，耗费固定资产的成本价值较高。三是Y企业核算精细化，会计科目辅助核算设置较多，纸质账簿等会计档案打印需要大量纸张，资源耗费较大。第三，调阅不便，费时费力。纸质会计档案保管在当地档案室，上级或者政府监管部门检查或者审计时，异地调取资料不便，只能现场调阅取证，调阅成本较高。

（四）财务人员思维仍停留于传统财务会计

现阶段Y企业的财务管理模式还属于传统财务会计管理，单一的财务会计思维已经无法满足企业的长远发展。

财务人员将主要精力放在多频次收集和整理归纳企业经营管理中产生的基础数据上，这极大地影响了整体财务工作的效率，使财务人员的作用得不到有效发挥，对新型财务管理理念的认同感不强，财务人员往往处于两难境地。同时，人才结构不够合理，梯队建设不明显，财务人员新老衔接不畅。财务老同志没有接受足够的管理会计和前沿理论知识培训，思维方式未改变，会计管理思维不够开阔，接受和运用大数据等新兴技术的能力较弱；新同志缺少岗位实践操作，未熟练掌握行业财务知识，专业技能不足。这给Y企业的会计管理思维转型带来了一定挑战。

二、应对策略思考

（一）建立生产经营一体化的大数据平台

财务系统内部各模块数据、财务系统和业务系统之间数据的融合问题已经引起行业总公司的高度重视，统一大数据平台的建设亟须提上日程。

建设大数据平台，首先要解决数据标准统一的问题。数据的标准化是构建财务大数据中心的基础。报销是财务数据取数的源头，Y企业两年前已实施财务无纸化报销管理，现阶段仍在优化。它是财务数字化转型和智能化改造的基础和关键一步，是建设财务共享中心的前置条件，是实现会计信息跨地域、跨时间、跨空间协同应用的基础。因此，Y企业建立标准化经济业务事项体系，较大程度地规避人为操作方面的不当，支撑财务无纸化报销系统，完善会计信息系统从输入到处理再到输出等一系列环节的会计数据统一标准体系，使定额、预算、资产、资金监管和无纸化报销系统互联互通、高效融合，最终达到数据高度集成统一的目的。

“1+1+N”的建设思路在这样的设想下提出，即建立一个统一的数据中心、一个大数据分析平台、N个常用分析场景，实现数据收集、保管、调取、应用一体化，围绕企业核心经营决策，为企业提供数据化支撑服务。一个数据中心，就是将Y企业的核算、预算、资产、资金、采购、营销、专卖、OA等各个系统模块整合集成，统一财务、业务事项数据来源，统一输入输出标准，最终形成完善的一体化的数据应用体系。一个大数据分析平台，就是在落实大数据中心建设的基础上，构建数据应用处理平台，根据企业不同层次的需求，通过多种数据分析工具多维度分析和可视化智能展示整体经营情况，出具“量身定做”的智能分析报告。N个常用分析场景，就是将数据分析延伸到消费者行为、产品价值、精益管理、精准营销、风险防控、市场监管、案件分析等应用场景中，达到实时排异、辅助领导实施管理决策的目的，最大限度挖掘数据背后的价值。

（二）建立升级换代的电子会计档案

随着电子发票、电子财政票据及铁路客票等各类原始票据在各自领域数据标准化的试点和推广，电子合同的签订、影像设备的配置、会计档案的升级换代已经到来，依托财务智能化共享平台统一管理会计凭证、报表、账簿等档案资料，实现全面的会计档案电子化管理已不是一句空话。

大数据背景下的会计档案管理，要求具有较好的存放条件，标准化、一体化的数据平台是基础，要把所有单据、会计凭证、会计报表和会计账簿等保管到省公司财务智能化平台。

今后，Y企业应采取“四步法”管理电子会计档案管理。

首先，建立扫描中心管理影像和文档资料，这个扫描中心既可以是省公司设立的，又可以是市公司设立的，目的是便捷地管理影像系统所传递的所有会计档案，以随时满足企业内外部调阅资料的需求。随着业务量的增加，扫描传递的成本也愈来愈高，影像资料占用存储空间大，长此以往，会导致系统运行缓慢。根据Y企业的实际情况，建议建立独立的一个或多个第三方电子档案管理系统，解决存储空间不足的难题。

其次，将近几年使用和查阅频次较高的会计档案暂存于市公司，待超过一定年限很少被调阅时，再提交至省公司财务智能化平台归档。

再次，无纸化报销系统上传的影像扫描件，通过财务智能化平台，收集、存储、调阅纸质原始单据，实现电子与纸质会计档案的逐步接轨，达到全流程化管理的目的。

最后，梳理核实无纸化报销系统中报销部门、经办人及统一的财务智能化平台三者职责，形成三位一体、各司其职的会计信息质量体系，逐步实现会计信息管理全流程电子化、数字化，从根本上降低会计信息存储和输入输出的成本，改善会计工作的面貌。

（三）建立现代化的管理会计思维

一切管理问题的根源在于人的思想，一切工作方法的转变始于思维的转变。数字化转型的首要问题归根结底是人的问题。要做的第一步是培养财务人员的数字化思维。

Y企业可以通过内部培训与外部培训相结合的形式，引导财务从业人员逐步接受管理会计思维的熏陶，感受大数据智能化转型的切身影响，具体措施如下：一是加强专业人才培养，开展财务人才选拔，吸纳业务能力强、理论水平高的财务人员组建财务人才库，适时开展内部培训；二是围绕数据化建设中心要求，打造财务信息化队伍，深度参与Y企业系统对接、新系统建设等信息化项目，提升数据化建设实践水平；三是带领财务人员“走出去”，参观学习国内财务信息化建设领先企业的信息化项目，博采众长，结合自身实际适当应用。最终培养出既懂会计，又懂业务，还懂信息化的复合型人才。

在这种思维模式下，财务部门将实现高度专业化，进而演变为数据集成处理部门，财务人员将得到更好的职业发展。在一体化数据平台建立的基础上，Y企业财务人员可以从平台直接获取各项数据，根据个性化需求进行精准分析预测，为领导实施决策提供参考，助力企业高质量发展。从成本收益角度出发，大数据平台能够实现数据同源、同时、同步共享，及时发出事前预警，提升会计数据治理能力，实现企业高效能治理，提升财务管理水平。