企业财会部门在合同管理中的角色探究

樊承业

（安徽锦天新能源科技有限公司，安徽 合肥 230031）

一、引言

财政部门颁布的合同管理条例，对合同管理具体的操作流程进行了规范，指明了合同订立、履行、评估等管理关键节点，同时还针对性地给出具体的控制措施。合同管理与企业的经营管理活动有着较为密切的关系，积极开展合同管理对企业降低自身运营风险、提升企业经营业绩等具有重要的促进作用。在开展合同管理过程中，财务部门十分关键，基于此，文章对财务部门在合同管理中的角色定位展开分析与论述。

二、财会部门参与企业合同管理的必要性

对企业来说，各个部门的财务核算业务需要集中到财会管理部门，资金管理和财务管理的相关操作都是由财会部门实施的，各种资金的收付操作都是通过财会部门完成的，因此企业的财会部门掌握了企业的各种业务合同，处于企业经济活动的关键环节，是企业内部的信息中心。

财会部门掌控着企业内部的经济活动，在开展合同管理的时候，可以发挥自身的优势，参与到合同管理中。同时，财会部门人员具备专业知识与素质，采用科学的财务管理模式，保证合同合法合规，可以降低企业成本，通过合同的财会管理，提升企业的经济效益。同时，基于《会计法》的要求，财会部门应对企业的相关经济活动进行监督与管理，对内部控制提出相关要求。尤其是对企业影响重大的合同文本，都需要征询财会部门的意见。

三、企业财会部门在合同管理中的职能分析

（一）参与重大合同签约前的决策与调查

针对重大项目，财会人员应积极参与到讨论、研究活动中，且开启集体决策程序。财会领导应积极参与到采购、销售、外包、投融资等项目签约前的决策中。例如，针对工程项目与投融资项目，财会部门应在项目资料的基础上，对项目所能够获取的经济效益进行准确预测，并对投资回收率、融资方式及风险大小等进行全方位分析，从而归纳总结出科学合理的意见。企业应对对方主体资格、信用情况了如指掌，确保其具有较强的履约能力。财会部门应对对方所提供的财务报告、税务证明、开户银行等进行重点审阅，精准预测其财务状况及按时履行约定的实力。

（二）参与重大合同的谈判

涉及结算条款复杂、大额资金支付、影响重大的合同，财会人员应积极参与到谈判活动中。针对信用条件、销售定价、涉税事项、结算方式、发票种类和收付款凭证形式、履约担保、预付款、违约金和滞纳金等事项，财会人员应提出专业意见。同时，财务人员搜集与有效保存其他参与人员所提出的建议，有利于后续责任的明确。

（三）参与合同审核

企业制定与实施合同会审机制，组织相关职能部门积极审核重要的合同文本。为了预防财税、资金等方面的风险，财会人员应避免介入其中，可上溯到业务前端，在签约前审核把关重要合同。对财会部门而言，其审核的关键在于涉税事项、定价方法、发票与其他收付款凭证等。值得注意的是，若财会部门参与到合同谈判中，应重点审核其意见是否体现在合同文本中，若没有材料，应要求合同承办部门进行说明。在必要情况下，在审核合同时，财会人员可再一次提出这一建议。

（四）监控合同履行

一般情况下，企业合同承办部门及相关人员应全程跟踪与管理合同。从合同结算的角度出发监控合同履行情况，这也是财会部门的职能之一。财会部门应对企业履行合同进行全面监控，有效预防企业出现违约风险，也可避免经办人出现舞弊风险。对对方企业履行合同进行全面监控，从而有效避免经济损失。财会部门应凭借自身专业技能，主动关注汇率、利率及宏观经济数据变化情况，分析其对企业已经订立或拟定合同的影响，第一时间提出科学合理的应对措施。

四、财会部门参与企业合同管理存在的问题

（一）缺乏全程参与的意识

财会人员普遍认为只要按时履行合同会签、结算与税务审核等工作即可，前期调研、谈判是其他业务部门的职责，财会部门不用参与其中。同时，因缺乏法律知识、经济知识与行业技术，再加上全程参与意识的不足，财务人员并未积极参与到合同管理的全部环节中，所以难以及时发现与控制潜在风险。

（二）缺乏合同审核的具体标准

合同审核是财会部门参与整个合同管理的关键所在，但目前仍没有比较统一的审核标准。在具体的实务操作中，财务部门具体审核合同金额、结算条件及相关涉税事务，还有些会涉及预算的管理、资金流向及存在的违约风险等。因为财会人员自身的知识储备和风险偏好等存在差异，公司缺乏统一的审核标准，所以财会人员在审核中缺乏科学公正的审核态度，这对开展有效科学的管理十分不利。

（三）缺乏主动参与的意识

从传统的角度分析，财会人员自身的定位是进行会计核算，也就是对事后的信息进行核算。根据这一基本的定位，财会人员仅需要按部就班地工作，依据业务合同进行账目的记录与审核，支付相关的款项。这种定位的片面性使得其缺乏必要的参与意识，进而导致大部分企业的财会部门都被拦在合同管理的大门之外。

五、财会部门参与企业合同管理的角色定位

（一）参与合同管理制度的搭建与管理培训工作

现代企业需要建立符合自身要求的现代合同管理制度，明确合同管理具体部门、相关的程序及各部门人员的具体责任。财会部门需要积极参与到企业合同管理制度的建设中，从专业角度为制度的建立提供建议，保证财会部门可以参与到重大的合同确定、签订及审核等全部的过程中，明确自身依据合同结算、履行相关责任与义务的实际权利。

若企业未制定与实施全方位、多层次的合同管理体系，财会部门需要进行及时的引导。若合同管理制度没有明确财会部门职责，财会部门需要主动提出具体的修改意见与对策。此外，财会部门还需要对企业员工开展合同管理的相关培训工作，选择合适的讲师，使其积极参与企业的合同管理培训工作，进而大幅提升企业合同管理的水平。企业的合同管理培训对象包含企业的管理人员、各个职能部门、相关业务部门的人员等，尤其是经办合同业务的人员。具体培训的内容可根据企业自身特点进行安排。

（二）参与合同签订前的调查与合同谈判

在企业开展重大项目前，财会部门工作人员必须开展调查与分析，财会人员需要参与到企业签约重大销售或采购项目、工程项目、外包项目、投融资项目等前期调查工作中。例如，就投融资项目而言，财会部门需要基于业务部门提供的基础资料，对项目具有的盈利能力、投资回报率、资金缺口、潜在风险等内容进行评估，进而从财会的角度给出专业的意见，为企业领导的战略决策提供精准、全面的数据信息支持。

因此，企业需要事先充分了解对方的主体情况、信用情况等，并明确对方的具体实力。企业的财会部门可以从财务角度分析对方的财务报告、完税证明等相关资料，分析对方的财务情况与信用能力。此外，企业财会部门还可以选择实地调研，开展相关。

在合同谈判阶段，财会部门应积极参与其中，尤其是一些事项巨大、结算资金规模较大的合同。例如，企业的重大采购与销售、业务分包、投资融资等活动，在合同谈判的时候都需要财会人员的全程参与。财会人员需要对业务涉及的信用条件、销售定价、结算的模式与相关责任、违约事项等提出专业的意见，积极开展会计核算、资金流预测等工作，进而为谈判人员提供专业、合理的建议，有利于促使企业获取最大的权益。

（三）开展合同的结算与会计处理

企业财务部门最核心的职能是根据合同条款进行结算与会计处理。开展审核之后，利用搭建的合同台账模式进行合同的跟踪与管理操作，保证及时付款，避免出现重复付款或者违约的情况。在重新评估支付时，会计人员需确认对方是否按照合同要求履行责任。如果存在不遵守合同规定或者未签署合同的情况，会计部门有权拒绝支付，并及时向负责人报告。关于工程建设和项目外包等的疏漏，应加强与合同对方的交流，全面了解项目的实施情况，按照特定的标准及程序进行价格结算。合同对方不能按照合同支付时，应及时与相关部门联系。注意现金收集的安全性，加强支票和其他账单、存款支付回单、销售回单的收集与整理，防止伪商业票据诈骗。

要做好会计核算工作。财会部门要准确、及时、反映资产（主要是应收账款和预付账款）、负债（主要是应付账款和预收账款）、合同所包含的收入、成本、利润和损失，做好减值准备。同时，根据我国的会计准则，企业的财务部门还需要计算项目具体的损失情况并及时反映合同的具体实施情况。

（四）监督合同履行

对合同的结算进行监督管理也是财会人员的基本任务，财会部门具体的操作规范包括以下内容。

全方位、多层次地监控合同各个业务，有效预防违约、舞弊等不法行为的出现。部分地区的企业就曾经出现采购人员利用各种理由推迟支付货款以此谋取个人利益的情况，虽然最后这些采购人员受到了法律的制裁，但企业也因此支付了大笔违约金。之所以出现这种情况，是因为企业在履行合同的时候，采购人员可截留货款，而企业没有定期同客户进行对账。因此，如果企业的财会人员能够定期与对方企业相关人员进行对账，并定期分析账龄，及时核对往来，就能够有效减少甚至避免类似情况的出现，进而降低可能出现的违约风险，将债权的损失减至最小。监督、检查对方企业对合同的履行情况，关注对方企业的财务情况并分析合同履行期间存在的潜在风险，以避免出现经济损失。可为己方企业提出相关的管理措施与方法，如合同的变更与解除等操作。同时，还要密切关注经济形势的变化、汇率及利率的变化等，针对企业的合同履行方案提供相关建议，提升经济效益。

（五）协同处理合同纠纷与事后评价

针对合同履行纠纷，应参照相关法律，在时效期内同对方沟通，有效调解。若依然难以解决，可采取仲裁或者诉讼的方式解决。此时财务部门可以积极协助发挥重要的作用——举证。财务部门可提供包括但不限于与合同相关的证据，如合同协议、往来款项凭证及相关证明、相关发票、收寄记录、与合同相关的加盖合同章的协议及其他证明文件等。因此，企业要严格要求财务部门的日常工作流程，及时且妥善保留相关证据。

财务部门在做好上述工作的同时，还可以更好地参与合同的评估工作。目前，能够对合同履行情况进行后续评估的企业并不多，更不用说能够进行制度化、常态化的合同后评估，一般情况是头痛医头、脚痛医脚。因此，如果能够建立合同履行情况评估制度，并将合同后评估纳入管制体系，再与相关人员的绩效考核与奖赏相结合，就可以真正提升企业合同管理水平。企业财会部门可结合自身优势，对以下方面提出意见和建议：合同签订是否符合相关规定；合同履行是否完成，分析其原因并总结经验教训；履行过程之中有何问题出现，并提出改进措施；经常会造成经济损失的情况有哪些，如何避免不必要的经济损失，提出应对措施；对特定类型业务的结算方式提出改进建议等。

六、结语

要想充分发挥财会人员在企业合同管理中的具体功能，首先，企业需要建立符合自身需求的合同管理制度，进而使合同管理有科学的规程与方法。其次，财会部门人员需要积极增强自身的合同管理意识，主动参与到合同管理的全局中。除了开展必要的会计数据核算之外，还要发挥监督管理职能。如果出现未依据合同项目履约的情况、验收不合格的项目等，财会部门可以提出相关的建议。最后，财会人员还要做好各个部门合同的后期管理工作，利用自身的专业知识与经验，提升企业合同管理的科学水平，抑制风险的出现，从而获取最大的经济效益。