企业内部控制改进思考

2022-11-14丁红

经营者 2022年8期

关键词：信息沟通服务业优化

丁红

（泰安君通东都宾馆有限责任公司，山东泰安 271000）

一、引言

内部控制体系的优化能够帮助服务业企业更加高效地利用资产，提高经营管理效益，通过有效识别业务流程中的各项关键控制点，提高企业资金及资产的管理效率。因此，服务业企业内部控制体系对其发展有重要的价值。

二、相关概念

内部控制能够保障企业的各项经营管理活动能够按既定规划开展，内部控制体系的建立有助于服务业企业各项工作趋于合理，保障企业管理流程科学，确保财务信息真实准确、资金资产安全完整，防范风险产生。

三、服务业企业内部控制的问题

（一）内部控制环境不完善

很多服务业企业内部的组织架构不合理，一权独大的问题较为普遍，且内部各层级人员由于职责分工不明确，没有认识到内部控制工作的重要性，不主动参与内部控制工作。

（二）风险管理不科学

长期以来，很多服务业企业没有认识到经营管理活动中可能存在的各类风险，在管理体系中过于注重客户满意度的提升，忽视企业内部的风险管理，不利于对风险进行有效防控。

（三）控制流程不合理

业务流程是内部工作建设的重点，但很多服务业企业内部各项管理机制不科学，资金浪费等问题较为普遍，不能通过完善的预算管理、会计控制等管理措施，实现对内部控制工作的有效优化。

（四）信息沟通不畅

很多服务业企业不重视信息沟通，内部信息无法得到及时传递，同时，在与外部进行信息沟通时也仅注重与客户的信息沟通，忽视与税务局等监管机构的沟通，这不利于实现对风险的有效防范。

（五）内部监督乏力

当前大部分服务业企业没有建立专门的内部审计部门，内部审计工作仅由财务部门负责，但是财务部门忙于日常核算，容易导致内部监督工作失效。

四、服务业企业内部控制的策略

（一）完善内部控制环境

1.优化企业的治理结构

优化企业的治理结构能够防范企业内部一权独大的问题，解决所有者对受托者经营权的监督问题。企业在实施内部控制的过程中，需要按照法律法规的要求规范议事规则和决策程序，实现对内部各项工作的有效监督。服务业企业需要明确股东会、董事会、监事会的权责。股东会作为企业出资者，有资本收益权与重大事项决策权，但是不能直接参与企业的日常经营活动。董事会作为企业日常管理工作的最高决策者，为确保企业的各项管理要求得到顺利执行，需要对各项工作进行最高决策。应在董事会下设预算管理委员会、战略委员会等专门的委员会对各项工作进行论证，为董事会的决策提供支持。监事会作为对企业各项工作进行监督检查的部门，具有财务报告审查权，如果公司内部出现损害股东权益的行为，可直接向股东会报告。

2.优化企业的组织架构

服务业企业需要明确各层级人员的岗位职责与管控要求，建立相互制衡、相互监督的管理机制。为了避免企业内部员工在工作过程中出现相互推诿的现象，应针对内部成员编写岗位说明书，通过岗位说明书明确各岗位的职责权限，确保服务业企业的组织架构符合企业的实际情况，分工体系简洁清晰，促使企业的各项管理工作实现有效协调。

3.提高企业内部全体成员对内部控制的重视程度

首先，服务业企业的管理层需要认识到开展内部控制工作的具体要求，转变传统管理模式下认为仅需要财务部门做好内控工作的错误认识，明白全体人员都对内部控制工作负有一定的责任，只有企业全体成员都参与内部控制，才算是真正重视企业的内部控制。其次，企业管理层在工作过程中需要探讨如何让全体成员主动参与内部控制工作，避免管理层和员工存在理念差异，导致员工不了解管理层的要求。明确企业各项内部控制工作的要求，让全体成员主动参与内部控制工作。最后，建设内部控制文化。为了确保企业全体成员注重内部控制工作的要求，企业需要加强对企业文化的建设，通过企业文化使全体员工产生凝聚力，从而使员工主动按照内部控制工作的要求开展工作。

4.完善人力资源管理机制

人才是服务业企业实现长远发展的重要保障，服务业企业在发展过程中对人才的需求较高，企业只有提高自身的人才管理水平，才能在激烈的市场竞争中占据优势地位。因此，企业需要建立完善的人力资源管理制度，从而实现长远发展的目标。企业应该健全人才储备机制，通过人才引进、人才培养等方式，建立完善的人员管控机制，以此提高内部控制管理能力。同时，企业在人才招聘环节需要注重考察人员的专业背景、职业素养、诚信度等情况。

（二）改进风险管理

服务业企业需要准确识别与分析经营管理活动中的各类风险，制定恰当的风险应对策略，结合企业的管理规划，有针对性地建立风险管控机制，从而有效应对风险。服务业企业在经营过程中，需要针对各类风险进行全面、系统的识别，实现对风险的有效管控。此外，企业需要合理设定风险管理目标，进行风险识别、风险评估、风险应对。

1.合理设置风险管理目标

企业需要以上下结合的方式听取基层员工对风险管理工作的意见与建议，并结合企业的发展规划对风险进行细致分析，结合可能存在的各类风险，通过签订任务书的方式，让全体成员参与到风险管理工作中，明确各主体风险管理工作的具体要求。

2.建立风险识别机制

服务业企业可以将风险分为财务风险、市场风险、运营风险等，定期探寻各类活动中可能存在的风险，结合风险发生的可能性和影响程度进行分析。风险分析可以采用定量分析和定性分析相结合的方式。定量分析要求相关风险的影响因素具有完整的数据，这样才能够通过分析风险数据对风险进行判断。定性分析则是由企业内部经验丰富的人员开展的分析。例如，A服务业企业在风险分析过程中，合理应用定量分析和定性分析，并在此基础上按风险发生的可能性和影响程度进行评分，分为1～5分，分数越高代表风险发生的可能性越高或影响程度越大（见表1）。

表1A企业风险评价表

一级指标二级指标发生可能性影响程度财务杠杆过高 3 4财务风险重大投资失败 1 5资金链断裂 1 5客户流失 4 3市场风险应收账款产生坏账 4 4战略规划出现重大失误 1 5运营风险制度体系存在漏洞 2 4

3.完善企业的风险应对机制

服务业企业在全面识别风险的基础上，需要结合企业内外部的环境制定风险规避、风险承受、风险降低等策略，实现对各类风险的有效应对。例如，为了减少制度体系存在漏洞的风险，服务业企业需要全面识别制度，判断各项制度体系是否存在不合理之处，并针对存在的问题进行改进。又如针对服务业企业财务杠杆过高的风险，企业在融资的过程中需要细致分析自身的财务杠杆，防范财务杠杆过高导致企业无法偿还款项的情况发生。

（三）优化业务流程

1.完善全面预算管理体系

服务业企业在实施全面预算管理过程中，需要确保企业的管理机制科学合理。首先，优化预算管理的组织架构。服务业企业为了确保预算管理组织体系得到有序实施，需要在董事会下设预算管理委员会，并在预算管理委员会下设预算管理办公室，人力资源部门、财务部门应参与其中，对预算管理工作进行分析与考核，对各岗位的工作进行监督。其次，加强预算的编制。服务业企业在编制预算过程中，需要结合各责任主体下一年度工作安排及预算规划，由各部门编制预算草案，在编制完预算草案之后，应将预算数据提交至预算管理委员会，经过反复的沟通与协调形成最终的预算规划。再次，强化预算的执行。服务业企业在预算执行过程中，需要加强对各类经费的控制，严格按照预算支出的要求使用经费，并针对预算执行情况分析可能存在的差异，避免对企业产生重大影响导致预算目标无法达成。在预算编制过程中，需要分析各类事件可能给企业预算工作带来的影响，并定期关注预算执行的进度，以便企业对资金支出的节奏进行有效控制。最后，优化预算的考核机制。服务业企业要防范资金浪费等一系列问题，通过考核分析预算执行的有效性。

2.提高会计控制能力

首先，明确财务部门的岗位职责。财务部门需要对岗位职责进行梳理，针对重点岗位需要执行定期轮岗机制，比如将资金的审批和资金的支付相分离、将资金的保管和资金的记录相分离。其次，优化服务业企业的资金支出审批流程。服务业企业的资金支出应确保得到有效控制，避免所有资金支出都由总经理一人审核产生的风险。企业在资金支出过程中，需要结合业务性质与资金支出额度，对不同的资金支出类别设置不同的审批权限。例如，5万元以下的支出由总经理审批，5万元以上的支出则需要经董事会分析之后再决定是否审批。

3.优化固定资产控制流程

固定资产是服务业企业运营的基础，因此，需要保障固定资产安全完整，防范固定资产丢失等风险。首先，优化固定资产的采购环节。企业在固定资产采购中，需要明确固定资产采购管理办法，明确采购的申请要求，并对企业的供应商进行细致评价，从而选择最佳供应商。针对重大固定资产采购，应通过招标方式开展工作，保证固定资产得到有效管控。在验收固定资产时，需要逐一核对采购发票、采购合同、资产说明书等，防范资产不符合企业要求的问题。其次，改善固定资产的日常管理工作。服务业企业在固定资产日常使用过程中，需要登记固定资产卡片，利用固定资产管理卡片详细记录固定资产的使用情况、维修改造情况等，并且需要定期对固定资产进行全面检查，及时消除固定资产管理工作中的问题，定期分析固定资产是否需要进行维修保养，并指派专人开展维修工作。最后，优化固定资产的盘点。服务业企业需要定期对固定资产进行抽查盘点，分析固定资产是否存在遗失，并在每年年末对全部固定资产进行盘点，出具差异分析报告，要落实责任并进行调整，确保账实相符。

（四）畅通信息沟通

企业要全面、准确地收集各类信息，并采取合理的方式传递各类信息。信息沟通机制是内部控制工作的重要保障，信息沟通机制能够确保服务业企业的各项工作顺利完成，并保障信息沟通渠道畅通。首先，服务业企业需要加强对外部信息的收集与传递。服务业企业需要及时获取外部税务、工商等主管部门的信息，并加强对客户、银行等主体信息的收集。例如，服务业企业通过收集客户的相关信息，能够为客户提供更高效的服务，防止企业的产品无法满足客户要求而产生的风险。其次，加强内部信息的沟通。企业要针对内部控制中各环节的工作要求，及时传达内部信息。企业的管理层可以通过财务报告的方式获取企业资金使用的相关信息，了解企业资金的管理情况。最后，企业需要加强信息系统建设。信息系统是内部控制的重要组成部分，利用信息系统能够保障信息的及时传递。服务业企业在信息系统管理过程中，需要加强对企业内部各信息平台接口的建设，将企业的各类信息集成在统一的平台上，防范信息沟通不畅带来的问题，并保障信息数据的安全。

（五）强化内部监督

服务业企业的内部控制工作是一个持续完善与动态优化的过程，企业在内部控制工作中，需要动态监督分析可能存在的缺陷并不断改进。企业的监督包括日常监督与专项监督，日常监督是监督各项管理工作是否有效开展，是否存在违背内部控制要求的问题，而专项监督是针对重大固定资产采购等方面的专门事项进行监督。为了增强内部审计监督的有效性，服务业企业需要设立专门的内部审计部门，由董事会直接领导，保障企业的各项工作都在内部审计部门的全面管控之下。同时，内部审计部门的人员需要具有专业知识和业务能力，要深入了解企业管理各环节的工作要求，充分发挥内部监督的作用，对高风险领域进行重点审计。