事业单位档案管理中的电子档案管理探析

任桐阅

（河北省军队离退休干部第二休养所，石家庄 050000）

事业单位的日常档案管理工作涉及众多方面，内容极为庞杂，其工作内容中不仅包含着大量的文件档案，还有许多图片和录音形式的资料，针对这些种类不同的文件档案进行管理、分类及储存是非常复杂且烦琐的。在未使用电子档案管理模式之前，事业单位的档案管理一般都是依靠人力来完成的，档案管理工作人员要进行资料文件的记录、收集和分类，并且还要对众多档案文件进行编码，这些工作不仅费时费力，还消耗了很多资金成本，因此事业单位采用电子化的档案管理模式是提高工作水平的必由之路。虽然电子档案给事业单位的档案管理人员的工作带来了极大的便利，但是从长期工作效果来看，电子档案管理还存在许多的不足之处，应该充分结合事业单位档案管理工作的实际特点，制定有效的对策，使事业单位的电子档案管理模式充分发挥效果。

一、事业单位档案管理的重要性

政治性与服务性是事业单位档案管理工作的根本属性。事业单位档案管理的功能在于做好重要文件资料的全面管理，以及为档案查询等工作服务。在实际的事业单位档案管理工作中，档案资料不是由管理机构或者事业单位的档案管理人员制作的，也不由他们进行实际使用，而是由专业人员对事业单位各个部门长期工作中形成的各种历史文献资料进行管理，因此，档案管理工作的特性就在于管理。事业单位的档案管理制度也不是独立存在的，它作为社会管理制度的重要组成部分，在事业单位的工作中及人民群众的生活中发挥着极为重要的作用。事业单位的档案管理工作本质上就是一种社会实践活动，它以提供重要的档案信息资料为主要目的，这也是档案管理工作与其他工作的明显区别。事业单位的档案管理工作本质上还是要服从社会经济、文化、政治等方面的发展，否则档案管理工作没有单独存在的意义，也无法根植于社会做到长远发展。事业单位档案管理部门既可以进行档案研究工作，也可以进行重要档案资料的编纂等工作，无论哪方面的活动，都是为了更好地服务社会，满足社会大众的日常需要。

二、电子档案管理的优势

（一）节约档案管理成本，提高档案保管和实用效率

以往的纸质化办公对于档案管理工作来说，需要消耗相当数量的纸张等材料，并且还需要准备相当一部分区域用于档案资料的存储，如果事业单位采取电子化的档案管理方式，就可以避免这些情况。事业单位电子档案管理可以将档案资料及很多重要的图片、照片等信息都转化为数据形式，然后安全地保存在事业单位档案数据库之中，不会占用过多的空间和成本，并且使用和管理起来也更加高效、迅捷。

（二）保障档案管理的安全性和保密性

以往，事业单位以纸质化的形式进行档案管理工作时，对于各类资料信息的收集和保存都是按照复杂且烦琐的程序来进行，对于比较特殊的纸质材料和图片、照片等，则需要更加认真仔细地处理。由于资料档案的数量过度，在天气和环境发生变化时，往往很容易出现档案资料的大范围损毁和丢失。而电子档案管理则不会存在这样的情况，电子档案资料库受环境和气候的影响很小，并且整个过程都是借助计算机软件和硬件设备来完成的，即使设备严重损坏，也不会对事业单位档案资料的完整性产生不利影响，也不会因为人为因素而导致档案损毁和丢失。并且，利用电子化的档案管理系统还可以清楚地了解档案数量和种类，还可以对关键的资料档案设置查阅权限，充分保障事业单位重要档案的安全性。

三、事业单位电子档案管理中的问题

（一）档案管理工作人员的综合素质有待提升

事业单位在进行电子化档案资料管理革新之后，档案管理工作的各方面要求都有所提高，并且工作难度也在不断提升，这也对事业单位档案管理工作人员的综合素质提出了更高的要求。目前来看，很多事业单位工作人员的数量明显不够，很多时候档案管理工作都是由其他工作人员兼职，所以整体上的管理水平难以满足电子化管理的要求。另外，部分事业单位在招聘档案管理人员的时候没有重视对其专业技术能力的考察，很多新进入单位的档案管理员工缺乏电子化管理模式的工作经验和专业技能，在面对大量的工作时难免会出现错误或者遗漏，这也使电子档案管理难以充分发挥作用。此外，某些事业单位的人员变动较为频繁，经常会有很多新的工作人员调到电子档案管理的工作部门，这些新来的工作人员需要一段时间才能胜任工作，这也会导致电子档案资料管理工作产生风险。

（二）电子档案管理方式不够规范

虽然目前很多事业单位都开始全面实行电子化档案资料管理，但是在管理制度上普遍缺乏统一标准和规范。因为电子档案管理方式具有线上备份的功能，很多工作人员不重视对档案信息资料的保存，这就在无形中增加了事业单位档案资料泄漏和遗失的风险。另外，事业单位管理人员对设备和软件的管理、维护缺乏足够的重视，很多时候为了节约成本甚至会使用盗版的计算机档案管理软件，这些来路不明的软件也会增加事业单位电子档案管理工作的安全风险。

（三）档案资料文件的质量不高

事业单位的档案资料具有非常重要的工作价值，因此档案管理工作人员应该重视档案归档质量，但是目前很多事业单位的工作人员缺乏这方面的认识，导致收集的档案资料缺乏足够的完整性和价值性，或者电子档案的版本出现错误，与实际纸质版本档案之间存在内容差异，有时还会出现电子档案文档缺少组件或者档案资料的数据格式不符合要求等，这些问题的出现都大大降低了事业单位电子档案管理的整体工作效率。出现这类问题的原因主要是档案管理工作人员的综合素质不够，没有对所收集的电子档案资料进行充分、合理的前端控制，使档案系统之中存在大量不符合标准的电子文件资料，不仅大大增加了档案管理工作的难度，也使后续的档案信息查询工作困难重重。

四、加强事业单位电子档案管理的具体措施

电子化的事业单位档案管理办法在工作中的作用极为关键，因此，在明确了目前电子档案管理中存在的问题之后，就应该采取积极措施解决当前电子档案管理工作存在的困难，避免档案管理工作中的各种风险，防止档案信息外泄或者失窃，并创新完善相关的管理制度，使电子档案管理模式在事业单位工作中充分发挥效果。

（一）强化电子档案管理技术保障

电子档案管理模式需要充分利用计算机软件技术和互联网技术，因此这两项关键因素能否发挥实际效果，关系着事业单位的电子档案管理是否可以充分运行。以往纸质化办公使事业单位在档案管理过程中浪费了大量的纸张，并且占用了过多的存储空间，档案资料的收集管理及后续查询工作也十分费力，相比之下，电子档案管理模式可以使事业单位的档案管理工作更加高效快捷，因此，必须要对电子档案管理中所需要的硬、软件设备做好保障。事业单位档案管理部门在选择电脑系统和管理软件时必须要选择正版系统和软件，不能为了降低成本而选择盗版软件和系统，否则很容易出现软件系统崩溃的情况，影响工作效率，甚至会使重要的事业单位档案资料外泄或者丢失。另外，从档案管理的角度来说，电子档案管理形式突破了以往管理模式的限制和束缚，提高了事业单位有关部门的工作效率和众多档案信息的使用效率，减少了各类资源的浪费，也保障了档案资料的安全，所以事业单位应该重视引进全新的电子档案管理技术和各类专业设备，不断提高本单位档案管理工作的科技化、信息化水平，提升对电子信息技术等先进技术的使用程度，提高整体档案工作的管理水平。

（二）重视专业人才队伍建设

对于事业单位的电子档案管理工作来说，建立庞大、优秀的专业技术人才队伍是提高档案管理工作水平的必由之路。再先进的软件硬件设备都需要人来进行操作和管理，因此，事业单位在不断引进先进档案管理技术和专业设备的同时，还要重视对此方面专业技术人才的引进，并且要不断加强对事业单位档案管理部门工作人员的技术培训，保证工作人员能够充分掌握电子档案管理中各个环节的工作，并且能够应对档案资料工作中的各类变化情况，在熟练运用档案信息资料收集管理技术的同时，掌握对电子信息真伪的辨别能力和价值判断能力，能够更加高效、积极地开展档案管理工作。

建立电子档案管理的技术人才队伍时，不仅要重视人才引进，还应该注重对部门内部人才的选拔，重视提高档案管理部门工作人员的能力，并尽量减少不必要的人员调整和调动，使他们充分发挥工作能力。作为事业单位档案管理部门的工作人员，也应该顺应发展潮流，不断提高自身的管理技术水平，不断强化对计算机和档案管理软件的操作能力，重视提高自身的工作能力，在档案管理工作中追求更高的工作目标。事业单位内部的管理部门应该在培养电子档案管理方面的专业技术人才的同时，了解各个工作人员的工作上的优点和不足，将不同特点的人才分配到相对应的岗位上，使他们可以充分发挥自身的价值，促进单位电子档案管理水平的提高。

（三）建立并强化档案资料信息的安全保障体系

事业单位的档案信息资料数量繁多，且涉及多个方面，对这些资料进行全面的保护和储存并防止关键档案资料的遗失和泄漏是十分艰巨的，因此，事业单位的相关管理部门应该将电子档案资料的安全保障问题视为工作重点。从电子档案管理人员的角度来说，要想充分保障信息资料的安全，档案管理人员首先就应该对各类重要的信息资料进行全面、实时的监控，严格禁止任何档案文件的外泄。其次应该设立安全保障档案访问制度，对包括档案管理工作人员在内的任何档案资料访问者都应该做好实时记录，对查阅档案资料的内容和时间等信息要做好充分记录，并且可以适当对相关人员的电子档案系统访问设置限制，充分保护事业单位的档案资料。另外，对电子档案管理中的软件硬件设备来说，事业单位应该重视专业档案管理软件的升级和专业设备的维护，电子档案管理工作人员在工作中严禁使用来路不明的计算机软件或者其他未经检测的设备，以免给事业单位的电子档案资料带来安全风险。另外，事业单位应该重视电子档案信息防火墙的设置，防止电子档案信息资料库受到黑客等不法分子的网络攻击。

（四）提高在电子档案管理方面的资金投入

事业单位的电子档案管理工作需要用到专业的计算机管理软件及其他设备，因此事业单位应该重视在这方面的资金投入，保障电子档案管理系统稳定运行。充足的资金投入不仅可以促进事业单位档案资料管理环境的转变，还可以促进管理人员工作效率的提高。电子档案管理工作中需要大量运用先进的计算机互联网技术，所以事业单位的管理部门应该重视对档案管理的监督管理，重视资金方面的投入，为提升电子档案的整体管理水平奠定资金基础，不断改善档案信息资料的管理设备和管理条件，使整体管理水平紧跟时代发展潮流。

结 语

事业单位将传统的纸质化档案资料管理方式转变为电子化档案信息管理模式，能够充分降低管理人员的工作压力，最大化地提高档案资料管理的工作效率，并且这种工作方式的转变非常符合快节奏的未来生活工作方式，具有广阔的发展前景。因此，事业单位应该建立安全、稳定的电子档案管理系统，并且应从技术团队和资金投入方面提高电子化档案资料管理水准，不断引进全新的技术和设备，促进事业单位档案管理工作和其他方面的健康发展。