“大智移云”背景下的RPA在财务共享中的应用

张杨军 闫宇洁 孙敏 吕梁职业技术学院

引言

“大智移云”背景下，财务共享中心成为企业发展的重要条件，有效地提升了财务工作的效率，但是这种模式广泛应用还有一定的限制性条件，企业财务工作不能从根本上得到提高。在这种情况之下，将RPA即财务机器人应用于其中，推动企业费用报销、付款、资金管理等活动质量的提升，有效弥补了财务共享中心的不足之处，对企业财务工作有着至关重要的作用。

一、相关概念阐述

（一）“大智移云”

“大智移云”主要是将大数据、云计算以及物联网等综合到一起，通过各项技术的交融渗透，改变了人们的生活。这项技术是产业互联网重要技术载体，有力地推动了产业互联网的发展。其主要包括大数据、人工智能、移动互联网以及云计算四个维度，使信息传达发生了显著的变化。该项技术于2013年中国互联网大会上提出来的，通过智能化技术深入分析用户需求，促进各项工作精细化。在大数据推动之下，互联网、物联网得到了进一步发展，促进人们工作中使用的各项软件向更加智能化、现代化方向转变。当下这种技术手段已经被广泛地应用到企业经营发展中，为促进企业发展起到了重要的作用。

（二）RPA

RPA即财务流程机器人，通常被应用与大型企业财务工作中，最重要的功能就是能够简单重复劳动，可以应用于报表制作、凭证录入以及资金审核工作。在一些业务场景中，一般先要登录到系统中，将数据导出，再登录到另一个系统中，导入数据并进行比较。这种操作主要是利用机器人脚本实现的，即RPA机器人。常规RPA的部署后，需要适应模块化、简单化的业务流程，工作人员需要对部署的RPA进行定期监测、维护，因为当企业流程发生改变之后，整个RPA可能需要面临修改甚至重新搭建的问题。这种技术通常被应用于企业财务会计工作、银行系统、电商行业、物业行业等，有效地提高了整个企业的运行与发展。

（三）财务共享中心

财务共享中心是一个提供标准化和最优化会计处理流程的全球运营体系，已经在很多企业得到应用，共享中心通过核算体系共享、财务共享、集中基金管理、集中数据平台等降本提效，实现企业的利益最大化。这种共享服务模式，可以对企业中一些同质化、标准化财务业务内容实施重新改造，经过共享中心的专业化处理，提升了企业财务运行管理效率，降低了财务工作成本。但是需要指出的是在应用财务共享中心软件时，企业的规模要较大，具备信息化工作条件，可以有效提升企业财务效率，且企业业务相对单一，适应批量化处理模式，还需要企业具有高效的管理模式，能够做到集中管理。只有满足这些条件，才能够发挥出财务共享服务中心的功能。

二、“大智移云”背景下财务共享中心的现状

（一）运营成本降低

当下很多企业中已经开始实施财务共享中心，通过使用财务软件，减少财务工作人员工作量，业务处理的效率得到显著改善，将财务工作人员从繁重的财务工作中解脱出来。工作形式主要是将企业财务工作内容进行高效整合，通过简化财务工作流程，能够将财务成本控制在合理的范围内，当下财务共享已经成为“大智移云”背景下的主要工作形式。

（二）财务业务处理效率得到改善

在“大智移云”背景下，企业借助财务共享中心，提高业务处理的效率，例如在财务单据审批工作中，效率得到显著提升。付款审核工作通过财务共享中心系统，实现了高效传递对接，付款成功后，会显示相关信息。交易完成之后，会将信息同步到发票系统中。通过该系统，员工工作效率得到显著提升，服务质量随之改善，有助于企业与客户之间构建稳定友好的业务往来关系。

（三）员工工作效率提升

在一些大企业中，涉及的财务数据相对较多，在没有实现财务软件现代化与信息化之前，财务工作人员工作规模巨大，工作繁重，给财务人员造成了很大的压力。在“大智移云”技术推动之下，财务共享中心工作不断完善，财务人员借助信息化软件，工作模式得以改变，财务人员整体的工作效率得以提升，同时也能节约企业发展成本。

三、“大智移云”背景下财务共享中心应用存在的问题

（一）业务流程不够完善

当下在很多大型企业中虽然已经引进了财务共享中心，一定程度上提升财务工作的效率，促进了企业财务的高质量运行，但是还需要指出的是，当下在“大智移云”背景下财务共享中心应用还处于初级发展阶段，发展实效性并不是非常高，业务流程不够完善，造成财务工作会出现一些疏漏。如财务共享中心，标准化流程是一个规范化流程，不能够结合企业发展实际情况作出灵活的调整，对于一些并不标准的财务工作内容，就难以进行合理的调整。在很多企业中，还主要是将财务共享服务中心应用于一些表面的基础性工作，而对于一些相对复杂的财务工作，在处理中还有很多不足之处。

（二）RPA应用不充分

财务机器人主要是建立在人工智能、自动化技术基础上的一种技术手段，能够根据事前预定好的程序流程，结合企业中现有的工作系统，共同发挥业务处理作用，在遵守规则的前提下，提升企业业务处理时效性。当下RPA已经被很多企业引入到日常发展中来，成功地解决了财务共享中心运行模式中不合理的地方，工作质量得以改善。但是需要指出的是，在一些企业中，还没有引入财务机器人，工作处理模式仍然是相对传统的财务软件，这样造成企业中财务工作处理效率仍然没有从本质上得到改善，这就影响了企业工作效率的提升。

四、“大智移云”背景下RPA应用于财务共享中心策略

“大智移云”背景下，将RPA应用于财务共享中心，已经成为企业发展的有力支撑，通过使用RPA，财务机器人替代了财务工作人员，工作的质量以及效率都会得以改善，有效地缩减了很多重复性工作，如不能转变财务工作模式，会对企业的发展造成严重影响，所以应该及时将RPA这种技术应用于财务共享中心中，将财务机器人应用于费用报销、货物采购等活动中，推动企业财务工作转型，实现财务共享，提升发展的质量与效率。

（一）费用报销活动

费用报销工作是财务工作中最普遍内容，将RPA应用于费用报销活动中，可以提高该项工作质量。在财务机器人工作时，主要包括以下四个流程：首先，财务机器人实现了自动化接受报销单据，接收完成后，还可以对各种类型的单据进行智能化的分类、汇总以及传递工作，完成以上这些工作之后，还能够发起审批申请。其次，费用报销工作，这项工作主要是将报销审核规则内嵌于费用报销系统中，这样RPA在工作中就能够依据提前设定好的工作逻辑进行报销。在这个过程中，RPA具有审核发票是否合理、是否存在重复报销现象、审核报销标准合理性等内容，提高了费用报销的质量。再次，自动付款功能，在报销审核之后，系统中会直接生成付款单，但是系统不会自动直接付款，付款单会进入到待付款中心，通过审核之后，RPA会依据付款计划进行付款操作。最后，完成上述费用报销流程之后，RPA会依据会计记账规范，自动生成记账凭证以及财务报告，并汇报给管理层。

（二）货物采购至付款活动

企业在经营活动中货物采购到付款整个流程中工作的重点内容包括供应商管理、对账工作、付款以及后续发票处理工作，将RPA应用到财务工作中，实现了工作的自动化处理，简化了传统工作中重复率高、业务规模大给工作人员带来的不便。主要的内容包括以下五个部分：

第一，请款单处理，该过程中需要通过扫描请款单，将具体金额信息录入到系统中，此时RPA会自动对整个请款单中的订单内容、发票信息以及其他相关内容进行检查校验，避免信息出现误差。第二，采购付款环节，通过利用RPA实现了自动化审核工作、信息监测和录入工作、获取付款信息等操作，将审核完成的信息提交到银行付款系统中，实施付款操作。第三，完成付款后，RPA系统会根据上述付款活动，将相应的财务信息汇总到总账中，通过财务处理划分账款性质，生成财务报告。第四，RPA具有与供应商自动对账的功能，此时需要财务工作人员设置好系统对账触发时间，RPA登录到财务模块中，完成对账工作，并跟踪订单后续的查询工作。第五，维护商业活动数据，RPA会把获得的供应商信息传输到系统中，这样财务工作人员可以及时掌握到业务伙伴的详细信息，对其资质进行详细的审核，有助于后续商业计划的制定。

（三）资金管理活动

资金管理活动是财务会计工作的重要内容，重复性相对较高，给财务工作人员造成了巨大的工作压力，基于这种情况，就非常有必要将RPA应用于企业财务共享中心，提高资金管理的效率和质量，将财务工作人员从繁重的资金管理活动中解放出来。RPA具有的功能如下：

首先，财务机器人具有银行对账的功能，RPA可依据企业一个经营范围内银行流水详细数据，自动实现银行对账功能，形成银行余额调节表。其次，现金管理活动，RPA能够依据企业资金收支情况，实施现金归集、现金使用计划制定工作，这需要在系统中设置智能算法，在实际处理过程中，会依据事前设置好的逻辑算法，在保证资金使用最优的情况下，合理安排各种资金使用计划。整个资金使用过程中，RPA还能够完成相应的动态监管工作，保证了资金使用的合理性，有助于企业全面掌握资金使用情况。再次，RPA具有收付款处理功能，完成交易之后，财务机器人会根据销售部门上传至系统中的订单信息，自动完成业务汇款活动，转变了过去的汇款方式。最后，RPA具有支付指令查询功能，为了确保及时掌握资金是否完成支付，财务机器人能够登录到系统中，查询支付结果。

（四）预算管理活动

预算管理活动在整个企业经营发展中是非常关键点，通过合理的预算活动，能够保证企业在未来的经营发展期限内，有充分的运营资金作为发展保障，每个企业都应该做好预算管理活动，但是通过研究发现，在很多企业中，由于财务工作人员没有全面掌握企业发展情况，制定的预算内容大多与实际情况有一定差距。在这种情况之下，将RPA应用于财务共享中心中，能够有效地解决预算活动不合理的问题，在实际应用中要做到以下三点内容：

第一，RPA具有预算编制功能，预算工作人员以及财务工作人员会依据以往年度经营情况制定预算模型，并将模型输入到财务机器人中，财务机器人会依据预先编制好的模型，做好经营发展年预算、季度滚动预算、月预算等活动，并实现自动计划费用使用形式。第二，RPA不仅会制定出完善的预算计划，同时还会在预算活动执行中，对整个经营发展活动，做出合理的监督与管理活动，通过完善的监督与审查工作，能够及时发现经营活动中不合理的地方，有助于及时调整企业经营发展计划。第三，RPA会依据制定的预算管理活动，形成预算报告，主要是结合市场数据形成预算报告，有助于指导企业经营发展。由此可以看出，通过使用RPA能够保证企业制定完善的预算管理活动，推动企业实现更加科学合理的发展。

结语

综上所述，本文对“大智移云”背景下财务共享中心的相关概念、现状、存在的问题以及将RPA应用于财务共享中心策略等方面进行了论述，可以看出，当下在企业财务工作中很多内容具有较高的重复性，如果还采用传统的工作模式，财务工作人员工作难以得到优化，基于这种问题，本文认为应该将RPA与“大智移云”背景下财务共享中心相结合，发挥财务机器人的自动化、智能化功能，提升财务工作的效率，不断优化财务工作中相同的工作内容，提升整体的工作效率。企业要全面分析自身的经营发展情况，如果就企业业务量、经营规模等方面适合应用财务机器人，就应该及时做好应用工作，这对于推动企业发展有着重要的意义。