基于ISO质量管理理念的科技期刊质量和服务价值提升策略

咸 洋

(上海材料研究所期刊展览事业部，上海 200437)

科技期刊是一个国家科学技术的真实反映，是一个国家科技学术水平的标准影像。从某种意义上讲，科技期刊反映了国家科学技术发展的动态历史[1]。科技期刊作为一个国家科学技术转化为社会生产力传播的重要媒介，其质量的重要性不言而喻。2020年5月28日，国家新闻出版署以“国新出发〔2020〕10号”印发了《报纸期刊质量管理规定》[2]，明确了期刊质量包括四个方面：内容质量、编校质量、出版形式质量和印制质量。影响一种科技期刊上述质量的因素主要为学科发展水平、政策导向、科学道德、品牌影响力、传播效果、出版质量，以及期刊定位和办刊队伍等。

ISO质量管理是当代前沿的质量管理方法之一。近年来，为使上海材料研究所期刊展览事业部(以下简称“我部”)旗下主办的6本科技期刊能更好地适应发展要求，满足并超越读者要求，确保期刊内容和服务的高质量，结合实际办刊情况，部门依据ISO 9001:2015新标准要求[3]，通过深化质量管理体系建设、夯实质量管理工作基础，创新性地建立了“科技期刊质量管理体系”；通过持续关注读者需求，突出领导作用及编辑全过程参与，在期刊质量管理、刊物品牌建设和社会效益方面取得突出成效。虽已有文献报道了科技期刊社引入ISO 9000理念建立质量管理体系[4-6]，但涉及的内容不够深入。鉴于此，本文以我部成功应用 ISO 9001:2015为例，从更深层次和更具操作意义层面探索了基于 ISO质量管理理念对科技期刊的出版质量(聚焦内容质量和编校质量)进行全流程控制的具体情况，供同行参考。

1 ISO质量管理体系与期刊出版的质量管理体系概述

1.1 ISO质量管理体系的产品分类及期刊的归属

在 ISO质量管理体系中，产品的定义为过程的结果，其类型包括四大类，分别为硬件、软件、服务和流程性产品。科技期刊由于自身具备的五大商品属性，即商品的知识性、价值的倍增性、使用价值的长期性、知识的公共性、商品化的差异性[7]，其最终目的是为社会的物质文明和精神文明提供服务，故其当归属于科技类服务性产品。

1.2 期刊出版的质量管理体系建立及其过程

我部期刊部建立的以过程为基础的科技期刊出版质量管理体系模式如图 1所示，图中大圆圈所包含的四个圆圈表示四大过程，圆圈中的四个箭头分别代表四大过程的内在联系，形成闭环则表明运行是不断循环、螺旋式上升的。期刊和服务的实现以及检查、分析和改进的过程顺序和相互作用如图2所示。

图1 以过程为基础的科技期刊出版质量管理体系模式

图2 期刊和服务的实现以及检查、分析和改进的过程顺序和相互作用

2 科技期刊质量和服务价值提升策略

2.1 应用“产品和服务的设计和开发”，提升期刊的内容质量

大数据时代，期刊的生命力在于内容价值，而一种科技期刊的内容质量，即是其学术质量。高质量期刊需要具备以下三个条件：①稿源优质；②专业审稿队伍和编辑队伍水平高；③学术审查制度严格。

ISO质量管理体系中“8.3 产品和服务的设计和开发”条款[8]明确设计和开发的对象可以是产品(实物的或无形的)、过程或体系。设计和开发过程是产品实现的过程的关键环节，为产品实现其他活动和过程提供依据，是确保达到预期目标的基础。近年来，我部创新性地将该条款成功应用于科技期刊，将期刊每年的“专题报道”栏目作为一个独立的新产品(新服务)进行设计和开发，以提高期刊内容质量、提升影响力。具体如下。

2.1.1 策划专题报道

按照“设计和开发策划”条款，编制《专题报道计划书》，内容主要包括：①选择某个专题报道方向的原因；②专家库中该方向的领军人才(作为专题负责人及综述撰稿人)；③作者读者库中以往在该专题有研究的人员情况梳理(用于约稿)；④专题预计的刊出期次；⑤专题出版后拟采用的推广途径和方式方法；⑥专题工作小组成员及其职责的明确。

2.1.2 输入专题报道

按照“设计和开发输入”条款，根据《专题报道计划书》目标要求，将以下内容作为输入：①专题报道主题选择的可行性分析，包括在该领域专家、稿源的储备等；②上年度《读者调查问卷》中关于读者关心的领域、想看到的研究等收集的信息；③专题稿件的内容要求；④撰写、编辑加工必须执行的出版标准和行业标准等。

2.1.3 控制专题过程

按照“8.3.4设计和开发的控制”条款，对整个专题策划过程进行控制：①实施评审活动，填写《设计和开发输入评审表》，组织人员对“专题报道计划书”进行评审，以确保上述依据是充分的，与“专题报道”的要求是适宜的、完整的和协调的；②实施验证和确认活动，使最终刊出内容满足计划书要求；③定期召开工作小组会议，针对评审、验证和确认过程中确定的问题采取必要的措施，以确保专题按计划性有序推进；④保留每个环节的成文信息。

2.1.4 输出专题

按照“8.3.5设计和开发的输出”条款，专题出版后，逐项对照“专题报道计划书”，撰写“专题报道总结报告”，同时输出：①专题出版中发现的新专家、新作者等；②专题的特别推送结果；③过程中记录的问题及解决方案；④整理出的专题出版后收到的反馈意见。

2.2 应用ISO质量管理标准化工作方式、统一工具，提升期刊的编校质量

科技期刊的整体编校质量是科技期刊质量水平的一个重要方面，与相关领域科技的发展关系密切[9-11]。ISO质量管理体系为实现质量管理的系统化、文件化、法制化、规范化奠定了基础。我部创新性地将质量管理中的六要素(人、机、料、环、法、测)应用于期刊编校过程，具体到制订标准化、适应性和系统性的管理制度、作业指导书和流程，并采用统一的测试方法工具进行验证，并做好记录。

2.2.1 系统的受控文件

ISO 9001质量管理体系中文件控制的目的和作用：①确保文件是充分与适宜的；②确保文件的更改和现行修订状态能够得到识别；③确保在使用处可获得适用文件的有关版本；④确保文件能够保持清晰、易于识别；⑤确保外来文件得到识别，并控制其分发；⑥防止作废文件的非预期使用；⑦向客户提供产品满足要求的证据。受控文件和详细的记录资料，可以确保所有的场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止使用过时或作废的文件，造成产品或质量体系要素的不合格。

为了确保编辑加工工作有制可依、有规可守、有序可循，从六要素出发，全覆盖稿件从投稿到发表的全流程制定了相关管理制度、技术文件，见表1。表中19个受控文件分别对应质量管理六要素中的“人(指操作者对质量的认识、技术熟练程度、身体状况等)” “机(指机器设备、测量仪器的精度和维护保养状况等)” “料(指材料的成分、物理性能和化学性能等)” “法(包括生产工艺、设备选择、操作规程等)” “环(指测量时采取的方法是否标准、正确)” “测(指工作地的温度、湿度、照明和清洁条件等) ”。

表1 期刊出版中涉及的管理文件、技术文件的受控文件清单

2.2.2 详尽的流程控制

流程是从输入到输出实现客户价值的一系列活动，ISO质量管理体系中要求流程图设计应系统地考虑全过程以实现客户期望，因此，将过程管理相关要求运用到稿件的编辑流程中，以“三审三校”制度为基本架构，完善编辑修改稿件时存在的失误、纰漏，形成环环相扣、层层递进的立体编审模式，以确保期刊编校质量，实现作者发表文章的期望。

2.2.3 清晰的过程记录

设计合适的质量记录表格，为已经进行过的质量活动留下清晰的记录，是用以证明部门质量体系有效运行的客观证据。这些记录可以提供产品、过程和质量管理体系符合要求及有效性运作的证据，具有可追溯性，可据此采取纠正和预防措施。表 2为稿件发排和校对流程的工作记录表。由表可知，稿件加工的每个环节的完成时间以及对应操作的责任者都需要明确记录，以便于监督相关责任者按时完成自己的工作。表 3为稿件处理归档的记录表。由表可知，稿件处理完毕后所有相关的文件都需要详细记载，包括处理过程中相关文件的数量，以及与文件相关的一些信息。这对归档后反查十分有用。

表2 发排和校对流程工作记录表

表3 稿件处理归档记录表

图5对比了我部主办的6种刊物在2017年与2019年两次全市编校质量检查中所取得的结果。由图3可见：2019年三种期刊的差错率低于万分之一(达到了优秀)，同时，合格期刊的差错率也大幅下降，通过建立严格的过程管理控制机制，有效地提高了期刊的编校质量。

图3 6种刊物在2017年与2019年两次全市编校质量检查中取得的结果对比

2.3 为读者定做满意度调查表

读者的需求和期望是不断变化的，这就促使期刊持续地改进内容质量和出版质量。ISO质量管理是一种密切关注顾客、流程管理、流程改进和合理利用数据及事实，实现和维持成功的业务管理系统；是一种以数据为基础追求完美的管理方法。对于期刊而言，顾客毋庸置疑一定是期刊的读者。因此，在质量管理体系通用的关注顾客的媒介——《顾客满意度调查表》的基础上，根据期刊自身特点和发展需求，量身定做了《读者满意度调查表》(表4)。

表4 读者满意度调查表

《读者满意度调查表》设计的每一项调查内容都以读者的需求为出发点，内容主要包括办刊质量、栏目设置、专题设置、行业资源等。质量小组每半年对《读者满意度调查表》进行统计和汇总一次，并将结果反馈给编辑部，在实现质量改进的同时，为下年度专题报道的策划、讲座的开辟、栏目的设置的调整等提供有价值的参考意见。不断循环的调查—分析—改进这一系列闭环操作，使期刊的办刊质量螺旋式上升，达到了对期刊出版质量、服务读者、提高期刊可读性等期刊出版工作持续改进的目的。

3 结束语

结合科技期刊实际情况，基于 ISO质量管理理念建立并实施了科技期刊质量和服务价值提升策略，实现了通过加强组织质量管理的基础建设，推进和加强科技期刊出版全面质量改进工作的目的。实施 ISO质量管理，可以全面提高期刊的内容、编校、出版形式和印制等质量。严格的全流程控制原则可以有效降低期刊的编校差错率，通过溯源进行问题点识别可以快速找到出版后出现的问题。ISO质量管理体系的有效运行，将编辑人员和读者从另外一个角度联系了起来，有利于期刊确切地了解和掌握读者想看什么、行业热点是什么和行业发展方向是什么等，有针对性地调整办刊模式、策划期刊栏目、开设专题报道等，提高期刊的可读性和对读者服务的水平，提升期刊的社会影响力。