对事业单位合同管理的几点思考

朱彩红

（四川省地质矿产勘查开发局一〇八地质队，四川 成都 611230）

随着事业单位改革的进一步深化，我国各级事业单位的定位更加准确、职能更加清晰、相应的管理效率与社会服务水平也在不断提升。而如今事业单位要想提高自身的综合管理能力，确保单位工程项目的顺利推进，加强合同管理刻不容缓。然而在各种因素的影响下，目前我国事业单位合同管理还是存在一定的问题，包括合同签订前未能做好准备工作、合同管理过程监管不严、信息化建设不足等，这些问题都影响到单位工程项目的顺利开展。只有严格按照规章制度，推进合同管理工作，使粗放式合同管理，逐渐向系统化、精细化发展，实现合同的风险的严格控制，才能更好地支撑单位的各项工作，促使单位社会服务职能得以体现。本文将对事业单位合同管理展开深入的分析与思考，提出相应的改进策略，旨在为各单位做好此项工作提供借鉴与参考。

一、事业单位合同管理相关理论概述

（一）合同管理

简单来说，合同管理就是以合同为主要对象的管理工作，由单位项目管理人员根据合同具体内容，展开对项目的全方位监督与管控。可将合同管控工作大体分为三个环节：合同起草，由单位拟定标准的合同文本，收集相关的资料信息，在多方的协同下规定具体条款；合同谈判，其目的是队内获得单位内部的意见一致，对外说服各个供应商，应采取适当的措施确保合同谈判顺利；合同执行，是由合同双方按照合同规定义务严格执行，具体履行要求应当达到实现债权之结果。

（二）事业单位合同管理的意义

事业单位加强合同管理的意义如下：第一，有利于降低管理成本，扩大单位利润空间，单位将工程项目相关的销售、采购、劳动等合同分类管理，根据合同的状态进行合理规划，并以信息技术为主要依托，存储电子合同备份，采取信息化手段，实现从合同起草到最终签订与留存的自动化操作与管理，大大减少人为操作失误，进一步实现了合同管理成本的有效控制；第二，有利于全方位跟进合同状态，保障单位工程项目的有序推进，通过加强合同管理，单位项目相关人员对后续合同执行、还款进度等加以追踪与监管，将重点放在关键环节，抓住每一个关键节点，确保每一笔款项按时归还，并且及时发现合同执行过程中的异常情况，分析违约情况的具体原因，第一时间采取应对措施，以防形成严重的经济损失，为单位工程项目的有序推进提供坚实保障。

二、事业单位合同管理常见问题分析

（一）基础薄弱，复合型合同管理人才匮乏

知识经济时代，人才在事业单位运行发展中的作用更加突出，对单位合同管理工作而言亦是如此，只有丰富人才储备，才能夯实合同管理实施基础。但是目前，事业单位普遍存在复合型人才匮乏的问题，在合同管理方面的现有人员尚未同时具备专业知识、法律知识，以及良好的职业道德。在具体工作中，可能因知识储备不足或者经验不丰富，出现一定的失误，影响到工程项目的进度。还有的事业单位在合同管理方面的教育培训力度较弱，未能定期针对合同管理组织相应的培训活动，合同管理人员也无法通过培训学习，对新的政策法规进行充分的解读与掌握，更是难以掌握新时期的各种新型管理方法。另外，由人员素养不能达到具体要求且缺乏融合性理念，在合同管理工作中，仍是存在内部协同配合不到位、沟通交流不顺畅等问题，合同信息也不能得到充分利用，为单位后续的管理工作埋下隐患。

（二）签订前准备工作不足，合同签订有风险

为了尽可能降低合同风险，在签订环节之前，事业单位则必须做好事前的准备工作，包括综合考量工程项目以及业务活动往来中对方资质、市场调研分析、风险预测评估等，充分考虑各方面的影响因素，在此基础上顺利推进合同签订。但是目前有的事业单位却存在签订前准备不足的问题工作，未能展开全面调研分析与仔细审核，甚至审查的过程中，因相关审核人员工作态度不端正，或是个人理解有偏差，根本不能第一时间发现合同中的不当内容，对单位工程项目的开展必然产生不利影响。

（三）合同管理制度有待完善，缺少制度保障

“无规矩不成方圆”，对于事业单位合同管理而言，要想进一步增强合同管理的规范性，也应当建立完善的管理制度，以规章制度为根本保障，有序展开合同管理工作。但是，有的事业单位合同管理工作缺少严谨的制度保障，致使合同管理工作效率无法提升。具体问题主要有：合同管理制度的范围过于狭窄，一般仅关注签订环节，尚未形成全面的管理制度体系；部分岗位职务交叉，出现问题后无法第一时间问责到人，相关人员工作责任心大大降低，甚至会相互推诿，不愿承担责任；各项管理制度针对性不强，制度落实情况无法保障，或因执行力度不强，导致制度流于形式。

（四）过程监管不严，后续合同管理缺少动态管控

合同后续管理过程监管不严，主要是指未能对合同履行整个过程加以全方位跟踪管控，未能强化合同的登记，保管以及考核评价。如有的事业单位只是将侧重点放在前期的签订环节，存在“重签订轻管理”的传统思想，往往针对合同后续管理没有制定具体实施方案，因监督不到位、管理流程混乱、职责不明确、制度落实情况不佳等，导致无法掌握合同履行的具体状况、无法保证合同记录的完整性，对于一些经济与法律风险也不能实现合理的规避，可能因风险问题难以解决，对单位工程项目开展造成阻碍。

（五）合同管理信息化建设不足，管理方法落后

信息化环境中，各种信息技术充斥在不同领域，事业单位工程项目合同管理也在信息技术的作用下，逐渐从形式化转向过程化。显然，现如今以人工统计为主的合同管理模式已不再适用，各单位应借助信息化手段，创新合同管理的方式方法。然而，还有一部分事业单位对合同管理信息化建设不够重视，对此方面的信息化建设力度偏弱，尚未搭建合同管理信息系统，所采取的管理手段过于落后，合同资料以纸质形式进行保存，易出现资料丢失的问题，或对后续管理工作产生影响。另外，单位各部门之间关于合同管理相关信息的传递不够及时，没有实现合同管理系统与其他业务系统的有效对接，部门之间存在明显的信息孤岛，信息资源难以实现共享。除此之外，即使有的单位建立了相应信息系统，却未能加强其规范化管理，系统运行过程中存在一定的风险隐患。

三、新形势下加强事业单位合同管理的有效策略

（一）强化合同管理意识，培养复合型管理人才，夯实基础保障

归根结底，合同管理过程中存在一系列问题的主要因素还是单位缺少复合型的管理人才，各种问题的发生与人员建设、人员储备息息相关。新形势下，我国事业单位应当强化全体人员的合同管理意识，重点集中在项目部、财务部等，加强人才梯队建设，加大人才培养力度，定期组织知识培训、技能培训等活动，提升单位相关人员在合同管理方面的综合能力，并且提升他们的管理意识、风险意识等，逐步夯实单位实施合同管理的基础保障。一方面，单位须做好内部宣传工作，将合同管理方面的内容作为宣传重心，扩大宣传范围，覆盖单位领导层到基层员工，形成全员重视合同管理且正确认知管理工作的良好氛围；另一方面，单位应分析目前合同管理现状，根据提升合同管理有效性与高效性的实际需求，组织培训活动，培训内容涉及合同签订、合同执行监控等，创新培训形式，如对外交流学习、内部分享互动、现场情境教学，通过多元化的培训活动，使得单位合同管理相关人员的管理知识、经济知识、法律知识等不断累积，进一步更新个人知识框架，提高综合素质与管理能力。除此之外，事业单位还应做好定期考核工作，将培训成果应用与绩效考核相对接，对合同管理人员合理运用所学知识提升工作效率进行客观评价，创新激励奖惩手段，以有效的激励调动人员积极性，同时增强他们的责任意识。

（二）做好合同签订前的准备工作，严格遵循流程办理合同签订业务

合同签订环节可能由于未能做好事前调研与可行性论证，导致后续出现合同失效或合同未能履约的风险。对此，我国事业单位则必须做好合同签订前的准备工作，包括前期策划、合同对象调查等，严格遵循相应的流程办理合同签订业务。在正式签订合同前，单位应重点考虑工程项目的复杂程度、工期长短等各种关键要素，据此进行合同类型的合理选择，如某些工程工期较短、规模不大，可选择总价合同，做好总价预算的审核，以防出现合同报价不合理的问题。前期还应对合同签订方的资质、财务状况等有全面的把握，做好信用评级工作，从根本上降低后续出现合同风险的可能性。与此同时，单位还应建立规范的合同文本，根据所签订的对象以及工程项目特征，适当进行优化调整，保证文本符合实际情况，以防审核不通过。另外，在签订过程中，各环节负责人相互配合、相互监督，必须严格按照流程办事，根据合同管理的要点，转移管理中心，重点关注金额、责任划分以及其他关键信息，及时指出其中的不当内容，由专业人员提出审核以及修订意见，以防因合同内容不规范，出现不必要的风险问题。

（三）完善合同管理制度，确保制度的贯彻落实，增强合同管理规范性

新时期，我国事业单位必须建立健全的合同管理制度，将制度作为具体执行标准，强化对相关人员的约束与管控，确保各项制度的贯彻落实，以进一步增强单位合同管理的规范性。以某事业单位为例，该单位针对项目工程合同管理，强调以制度建设为基础，全面提升工作效率：第一，结合合同管理的内涵，对其制度应当包含的范围进行明确，主要涉及资信评级、合同签订、合同审批等，据此建立相应的规章制度；第二，遵循依法管理的原则，以法律法规为基准，完善内部管理制度，注重单位各部门、各岗位的职责明确划分，要求相关人员严格按照合同规定落实具体工作，并对每一环节做好详细记录，生成书面文件，再由负责人签字之后进行归档，作为后续查证的参考依据；第三，分析单位合同管理工作的薄弱环节，把握关键节点，建立合同审核制度，合同专用章管理制度，合同档案管理制度等，严格规范合同审批流程，全面把关合同中各项条款，由专人负责专用章的管理，合理授权，避免出现滥用职权随意签约的行为，并且由各部门相关人员参与其中，对如何建章立制提出建设性的意见，进一步增强各项制度的针对性与可执行性，从而为单位合同签订、合同执行等顺利进行提供保障。

（四）加强合同履行与违约纠纷管理，合理规避可能的经济与法律风险

在完成合同签订工作后，事业单位必须加强合同履行与违约纠纷管理，切实把握合同履行的具体情况，及时发现其中存在的问题，实现对可能发生的经济与法律风险的有效规避，全面提升合同管理水平，维护单位自身的合法效益。第一，在合同履行的过程中，由单位专职管理人员负责收集相关资料，保证资料中各项内容的真实性，通过分析对合同履行状况有更加准确的掌握；第二，针对合同履行中的实际问题，采取相应的措施，如某些因素导致的合同变更，先要查明原因，确定相应的责任，保证责任落实到位，再要根据实际情况选择是否重新签订变更协议，以保证合同法律效力的有效性，以防出现不可控的法律风险；第三，为了避免出现合同违约纠纷问题，单位应当在前期重点加强合同条款的分析与审核，并确保合同各条款的清晰明了，如若发生纠纷，则以合同为准，先进行适当的调解，若是未能解决问题，则可采取法律的方式来维护权益，尽可能降低纠纷问题对单位工程项目的负面影响，减少经济损失；第四，单位还可建立跟踪调查表，实时跟踪记录合同履行情况，加深单位内部的沟通，实现问题的及时反馈，并建立合同台账，准确无误记录相关数据，以防出现更多的合同结算风险。

（五）构建合同管理信息化数据库，创新合同管理方法，提高工作效率

在信息技术高速发展的今天，将大数据、人工智能等技术应用于单位合同管理中，是目前实现管理模式创新的一项重要举措。新形势下，事业单位应重点加强合同管理方面的信息化建设力度，以信息技术为主要支撑，构建合同管理信息化数据库，将合同管理系统与单位其他业务系统有效对接，实现信息资源的共享，进一步促使合同管理工作效率的不断提高。首先，事业单位可与专业技术服务企业建立合作关系，结合单位自身的工程项目特点，提出合同管理信息系统的构建要求，以实现合同管理全过程的电子化、自动化为根本目的，以拓展线上统计分析等功能为前提，在各部门的参与下，共同拟定适合的信息化建设方案，最大限度提高单位合同管理的水平；其次，科学设计具体的业务模块，包括基础信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同评审管理等，严格规范合同管理的整个流程，合理应用信息系统，实现全过程的监管与控制，充分发挥信息化的优势与作用；再者，更加强调在合同管理过程中，各职能部门的有效沟通与联系，建立双向沟通反馈机制，利用大数据将大量数据信息收集汇总分类处理，集中到统一的平台中，形成完整的合同管理信息化数据库，便于单位相关管理人员在获取权限后随时查找所需信息，大大节省数据传递所需的时间，同步提升工作效率与完成质量，为事业单位合同管理带来更大的价值。

四、结束语

综上所述，新形势下我国事业单位工程项目数量增加，合同管理在项目管理中的作用与地位更加突出，关系着项目能否顺利推进，也对单位自身的运行与发展产生直接影响。现如今，事业单位必须对合同管理有正确的认知与定位，从单位实际出发，分析其中的一系列实际问题，积极探寻可行的改进路径。通过采取培养复合型管理人才、做好合同签订前准备工作、完善合同管理制度等针对性措施，有效解决实际问题，实现合同风险的严格控制与合理规避，促使合同管理水平得以提升，从而进一步推动单位自身的可持续健康发展。