“十四五”时期科技档案现代化管理的思路

文/北京市科学技术研究院 延竞文

科技档案作为重要的信息资源，在传统档案管理模式下无法满足信息时代快速发展的需要。因此，在科技档案管理工作中，实体档案数字化有着极其特殊又重要的意义。近年，国家出台了《“十四五”全国档案事业发展规划》，迫切要求发展档案事业，提高档案的利用率。本文结合科技档案，实现现代化管理中存在的问题，提出推进科技档案现代化管理高质量发展的思路。

一、科技档案现代化管理的重要性

科技档案是具有保存价值的原始记录，反映和记载单位的科学技术活动，是人类认识自然及改造自然的各项成果。更是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。当今科技迅速发展，数字化基础建设需求不断升高，新一代信息技术加速应用到科技档案领域中。科技档案作为重要的信息资源，在传统档案管理模式下已不能满足信息时代快速发展的形式，逐渐从实体档案向数字化档案衍生。

在“十四五”规划中明确指出信息化与档案事业各项工作深度融合，实现档案管理数字化、提升智能化水平以及档案工作基本实现数字转型。针对当前的形势与挑战，科技档案管理走向现代化成为我们发展的目标。

（一）科技档案现代化管理可以提升保存能力。传统历史材料在保存过程中易受损，修复能力有限，信息数字化时代，现代化存储手段使归档材料更加多样化，比如照片利用计算机技术扫描进行文献数字化处理，有效延长了保存期限。

（二）科技档案现代化管理可以提高工作效率，优化档案管理。科技档案汇集着大量、丰富的，各个领域的知识，海量的信息资源使档案的归档工作更加繁琐，重复性工作多，工作强度大。而利用计算机技术、OCR技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术、数字摄影技术（录音、录像）等现代化手段进行整理归档并形成新型档案信息形态，可达到事半功倍的效果和更好利用的目的。

（三）为科研工作者提供了高效数据支持。科研工作者利用现代化手段可从繁重的立卷中解脱出来，集中精力开发和利用信息资源、档案资源，快捷进行文献、数据、专题汇编等，提高档案利用率并减轻管理人员的工作强度。想从根本上解决科技档案的使用方式、方法与服务利用之间的矛盾，只有加快推进档案现代化管理的步伐，更好地促进社会发展。

二、科技档案实现现代化管理存在的问题

（一）科技档案现代化管理制度不完善。由于科技档案管理制度不健全，影响并制约科技档案迈入现代化管理的步伐。无论是现代化管理的规章制度，还是管理人员行为规范，都必须建立一套科学合理的管理制度，符合现代化管理的要求。例如，数字信息不可靠，信息泄露风险高、档案完成程度不够，网络受到攻击以及硬盘损坏等问题导致信息丢失，要防止类似安全威胁，需对档案管理过程中各个环节都制订完善的管理制度，并严格依照规定操作。

（二）科技档案现代化管理意识不强，管理经费投入不足。一方面，实体档案传统管理模式根深蒂固，观念陈旧落后，人、财、物投入不足，难以实现科技档案现代化管理模式的转变。从目前状况看，对科技档案数字化建设工作不够重视，没有严格按照国家档案局规划实施管理，跟进步伐，没有树立科技档案现代化管理目标，无法促进其未来可持续发展。另一方面，国家财政部门对该项发展扶持资金有限，由于领导层对档案管理事业发展的重视程度与实现科技档案现代化管理经费的注入成正比。因此，目前多数企事业单位领导对其经费投入不足，导致缺乏基础建设、缺少档案室管理系统，没有安全可靠的管理环境，如未购置立体档案柜、高速扫描仪、图片图像处理软件等数字化发展过程涉及的相关专业设备，很难实现纸质档案转换成电子文件并归档，有些单位虽购置了部分设备，但没有从根本上解决问题，无法满足日常工作需求。

（三）科技档案管理缺少技术手段，档案利用率低。信息化时代，信息化管理已经成为提高工作效率的重要手段。由于计算机技术软件差别较大，导致软件兼容性不强，计算机网络技术无法支持发挥其作用，数据在传输过程中受限。此外，信息化基础建设设施设备落后，科技档案现代化管理环境受限，多数档案仍然停留在原始的管理模式下，如电子档案存储介质与设备不足导致电子存储覆盖少，采集、整理、分析仍靠人工完成，缺乏可靠性。目前尚未实现档案信息分享的网络化，绝大多数科技档案文献仅限于“藏”，没有达到真正的利用层次，档案利用率非常低，失去管理的意义和作用。

（四）科技档案现代化管理安全隐患高。计算机信息技术使科技档案数字化管理大大优化了工作效率，使信息查阅搜索、电子科技文件管理更加便捷。但是，随之而来的，伴随着较高的网络安全隐患。首先，如数字化科技档案遭到网络病毒或黑客攻击，科技档案的信息安全随之遭受侵害。目前，大多数档案管理人员不是专业人员，缺乏档案数字化技术，无法意识到科技档案现代化管理的重要性和信息的安全性，出现安全隐患无法及时处理或排查，导致重要的科技档案信息泄露。其次，多数单位的信息系统建设依赖于外包公司，因外包公司人员复杂、流动性较大等不稳定因素，导致即使签订保密协议也无法充分保障信息的安全性。再次，科技档案信息化载体一般包括硬磁盘、磁带、光盘等多种介质备份，而多数电子产品容易受灰尘、划痕等有害的环境因素影响，导致数据信息无法读取，造成丢失信息的风险，一旦发生数据丢失，则给单位带来无法挽回的损失。除此之外，部分企事业单位档案室堆放大量杂物，给档案管理工作造成安全隐患。总而言之，科技档案现代化管理是一项闭环工作，无论哪个环节出现问题，都会影响其后续工作的进展。

（五）人才队伍有待提升，缺乏科技档案现代化复合型人才。实现科技档案现代化管理的必要条件之一，是培养和提升人才队伍。人才不仅需要熟练掌握科技档案管理流程，还需要熟练掌握信息化技术与计算机自动化程序的操作手段。然而，目前科技档案管理人才素质有待提升，由于档案管理人员多数存在年龄偏大的状况，这类人群无法熟练操作档案数字化系统，对现代化设备不熟悉，对档案数字化管理模式不熟悉，难以适应数字化管理流程。同时，缺少岗位知识的培训提升。现代化管理手段技能匮乏，造成科技档案管理和利用率较低，管理乱象频出。

三、科技档案迈向现代化管理的思路

（一）提高科技档案现代化管理意识，完善档案治理机制。科技档案管理层应严格按照《“十四五”全国档案事业发展规划》落实总体要求。以档案法为基础，科技档案管理办法、管理制度将不断完善，没有规矩不成方圆，科技档案现代化管理无论是哪一层级政策、条例、标准、细则、规定，编纂制订都是最基础、最重要的工作。一方面，提高科技档案管理人员的现代化管理意识，打破传统管理模式迈向现代化管理，积极加强创新意识，开发科技档案资源。为使科技档案现代化管理有章可循，有法可依，不断完善科技档案治理机制，落实各级领导主体责任，强调各级政府职责，完善并修订档案法管理体制与工作机制，加强部门协作、行业协同，规划管理档案工作。另一方面，全面落实档案工作责任制度、优化各层管理工作考核机制。完善科技档案法规制度和标准规范，修订科技档案法配套法规、规章、行政规范性文件，加快科技档案的开发利用，加强电子档案，科技档案等安全保护及风险控制。严格按照法律要求执法，加强法律意识、加强科技档案监督管理工作。利用“互联网+”管理手段建立治理新模式。

（二）加强科技档案现代化管理安全保护工作。在科技档案管理过程中，数字化档案管理是未来发展趋势，大力推进“增量电子化”，促进实体档案和数字化档案融合发展，提升传统载体档案数字化率。利用数字化管理手段优化工作效率，制订健全的科技档案保密制度规范是关键。首先，提升科技档案现代化管理人员的安全保密意识，有责任有担当，如有外包人员，应签订保密协议，建立全程监督检查管理机制，严格把控每一个环节。对于聘用外包公司，要从公司性质、安全保密、规模、社会信用等方方面面严格审查。科技档案是一项严密性很高的工作，加强科技档案日常管理工作，规范现代化管理档案的系统应具备的功能，重视基础建设、加强技术防护、保密管理、做到全过程监管、排查风险、把握细节。机密档案被利用时，需逐级审批管理。收录、保存、调阅、移出、销毁等应按照严格规定流程办理，须指定领导审批、严格履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。其次，应选用符合国家标准的软硬件设施设备。加强科技档案网络、信息系统和数字资源安全保密防御体系，科技档案信息系统安全风险评估要实时监测，提升网络安全预警能力。管理人员应定期检测并杀除网络病毒，加强防御软件，避免科技档案遭到网络病毒的攻击。对于外部设备接入，要严格把控其安全性，防止网络病毒携带等恶意插件。与此同时，科技档案数字化数据存储管理计算机密码应定期更换，设置强等级的密码。再次，根据科技档案管理规定明确要求，档案室应配置防水、防火、防虫、防盗、防潮、监控等管理设备，创建安全可靠的环境，定期检查档案室内外部安全状态，规避安全风险。最后，档案信息资源应进行实时完整备份，对于重要电子档案信息应采取异地异质备份，加强备份新途径的探索，对于备份工作实施全过程安全监控，保障科技档案数字信息资源的安全。

（三）加大科技档案现代化工作经费投入和信息化基础建设力度。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要加快推进档案信息化建设，实现科技档案现代化管理的前提条件是加大力度推进信息化基础设施建设，完善信息化保障发展机制。第一，科技档案领导层加大经费投入，构建信息化系统，加强专用局域网络建设及设施设备配备，配置高效实用的档案信息化基础设施，如为管理人员配备平板A3扫描仪、平板A4扫描仪、大幅面扫描仪、快速扫描仪、缩微胶片扫描仪、彩色胶片扫描仪、音频视频数字化设备、数码相机、数码摄影机等档案数字化与输入设备。关键性领域打造专项建设，提升传统档案的信息化能力。第二，加强科技档案电子文件归档和电子档案移交。严格按照电子文件归档相关规定，建立完善归档、移交、接受制度。科技档案电子文件归档过程中切实做到可靠、规范。第三，推进档案信息资源共享平台建设。当今时代更加注重信息和资源的共享。海量的信息数据分析提取，使科技档案更有针对性地为科研工作者服务，应确保平台具有全面性、先进性、安全性、稳定性等特点。实现资源无障碍传输、操作便捷、用户体验感良好。促进档案信息资源共享规模、质量和服务水平同步提升。

（四）重视培养科技档案现代化管理人才。现代化管理趋势下，科技档案管理工作需不断加强管理人员的职业素养，管理人员的综合能力直接影响科技档案管理全过程。首先，加强科技档案管理人员选拔培养制度与力度，制订详细严格的招聘标准，吸引高素质人才。其次，建设档案专家库，提升科技档案专业化管理能力，培养管理人才。加大现有科技档案管理岗位负责人和领导培训力度，提高科技档案管理人员综合素质。加强师资队伍建设，促进档案教育培训和互联网融合发展。完善人才评价机制，促进人才评价与人才培养有效衔接，将评价机制有效融合到档案管理过程中。这样才能使科技档案迈入现代化管理，做好科技档案服务工作。

四、结语

“十四五”时期，科技档案作为重要信息资源，对党和国家各项事业的基础性、支撑性作用日益凸显。全面落实好《“十四五”全国档案事业发展规划》，传统的纸质档案数字化转型和智能升级是关键。机遇与挑战并存的时期，只有更好地将实体档案和数字化档案相结合，才能生动反映新时代取得的历史性成就，对社会发展和科技强国建设起到基础性、支撑性作用。建设国家记忆工程，展现中国力量、中国精神、中国效率，实现“十四五”档案事业发展目标。