大数据时代林业档案编研与开发利用研究<br/>——以江门市狮山林场为例

大数据时代林业档案编研与开发利用研究
——以江门市狮山林场为例

2022-11-09江门市狮山林场吴佩儿

办公室业务 2022年20期

文/江门市狮山林场吴佩儿

一、生态文明建设背景下林业档案作用分析

高质量的国土绿化，是高质量发展的应有之义。随着碳达峰目标承诺被纳入中国生态文明宏观建设，开展林业和草原碳汇行动和持续巩固提升林草生态系统碳汇能力成为“十四五”时期的首要任务。2021年8月发布的《“十四五”林业草原保护发展规划纲要》提出，到2025年中国森林整体覆盖率实现24%以上，森林蓄积量在2025年的测量峰值，如期实现不少于190亿立方米的目标，草原境内整体植被覆盖率如期实现不少于57%的目标，全国湿地合计保护率实现不少于55%的重要目标。其中到2025年，我国森林覆盖率将从目前的23.04%提高到24.1%。2021年1月2日，国家林业和草原局与国家档案局共同发布了《国有林场档案管理办法》，明确了国有林场文件材料归档范围和档案保管期限。该办法的出台是为了进一步有效保护和利用国有林场档案，发挥档案在保护培育森林资源、生态修复建设和提供生态服务中的重要作用。“十四五”期间，各级森林管理单位要把这些数据指标落到实处，高质量完成国土绿化绘就秀美绿水青山图。既要解决好“在哪儿造”“造什么”“怎么造”问题，也要解决好“怎么管”，炼好精细化管理的“内功”。这其中就包括林业档案管理工作，在当前的森林日常专业管理措施中，森林资源文书档案管理的意义重大，应用范围日益拓宽，对森林日常专业管理和国家生态绿化工程推进具有方向性数据支撑作用。

二、大数据背景下林业档案信息化的紧迫性分析

我国森林业档案管理信息化经历了从无到有、从有到精的过程。20世纪90年代，森林资源档案管理主要以属性数据管理为主，少见实现图形管理的报道。20世纪90年代末至21世纪初之间，随着全球地理信息管理系统（即GIS系统）的发展，森林绿化资源数字化管理信息系统有了质的突破，测量手段上，属性类的大数据和直观的图形数据得以无缝对接。进入21世纪之后，随着GIS系统功能的进一步拓展，应用于林政专业管理的森林资源管理信息系统功能进一步提级，解决了以往属性数据管理的局限性，实现了属性数据管理和空间数据管理的无缝对接，并可实现立体化空间数据分析，大幅提升了森林资源专业管理的信息化、数据化水平。传统的森林专业管理部门或单位文书档案管理以纸质媒介载体为主，档案系统不完善，模式上处于被动挖掘利用的状态。过时的纸质档案鲜有人去深入分析运用，也缺乏针对性挖掘手段，大多数档案“束之高阁”。进入大数据时代以后，森林资源档案系统升级，声像形式的数字档案、直观的实物档案等不断增强，使档案更加立体化，其开发利用价值“水涨船高”，利用率大幅上长。基于大数据库形式的数据挖掘手段，打通数据之间的关系，实现了从“哑档案”到“活信息”的升级换代。

近年来，在大数据开发利用背景下，随着遥感天空测绘手段的大量运用，国内测量专业遥感卫星的发射，专业人员比以前更容易获得高空间分辨率的卫星遥感图像。在测量效果上，整体检测覆盖范围更广、数据更新、周期更短、真实性更强，有效实现了自动化和精确化，大大降低了数据获取过程的工作量。期间，我国建立了北斗导航空间精准定位系统，随着平板电脑和移动GIS手段的广泛利用，森林资源地面辅助测量更加快捷高效，林业档案的数据获取更加高效和完整。这些形势任务对林业档案管理信息化、数据化提出了更高要求。

三、林业档案编研与开发利用的不足

（一）收集范围不清晰不及时，导致数据不完整。这个问题有林业科研工作者和档案人员的责任。第一，林业科研工作者非常关注自身的研究成果，但是并没有形成科学的档案意识。一些工作者并不愿意把科研成果与档案部门工作人员一同分享，总是选择自己管理；或者在实施科研项目的时候把作为主要内容，只对验收审查过程中产生的文件进行保管，并没有对记录性、进行保存，导致一些关键数据遗失，导致档案资料的完整性无法得到保障。第二，档案管理需要依靠工作人员之前积累的经验，属于专业性比较强的岗位。但是许多单位并没有意识到该岗位的价值，经常安排未经专业培训的人员从事档案管理工作，而且岗位调整经常出现变动，稳定性不强；个别档案管理员不熟悉操作流程，不了解档案形成规律特点，不能及时主动跟进、归档，导致部分档案资料收集不完整。

（二）档案管理机制不完善，数据的系统性缺乏。原有基于纸质文书档案的管理模式，已经不适应当前数据化、信息化时代的分类归档要求。由于日常接收数据文件数量增加，种类增多，致使林业档案人员面临能力危机，在文书档案的收集、分类管理过程中出现不适应。在这个过程中，如果不重视文件资料收集过程的规范化管理，问题将会更突出。分析背后原因，主要是思想认识不到位，认为档案管理不能直接带来经济效益。从组织机构来看，很多单位没有创建独立的，无法实行统筹管理，不同种类档案的日常管理职责，分散在各类部门，产生的问题较多。

（三）数据库建设未跟进，档案人才队伍培养力度不足。数字化时代，对档案管理数据库建设提出了更高的要求，如对工作人员信息化工作能力的综合要求，即他们必须熟练运用档案信息化管理手段和专业技术。现实情况是，很多单位和部门对档案人才培养的重视不足，甚至尚未配置专业的文书档案岗位，而兼职人员和临时人员缺乏专业素质，影响了文书档案管理效果和质量。另外，从人才队伍的结构看，还存在青黄不接的短板，整体档案管理经验不够丰富。同时，精通档案管理和信息化管理的人才缺乏，对档案专业研发利用的深层需要理解不到位，制约了信息化进程。

（四）文书档案安全问题凸显，网络安全面临考验。目前，文书档案安全问题多，网络安全面临的挑战大。不安全因素来自两方面：一方面，来自外部。在大数据背景下，文书档案对互联网应用依赖度加深，系统也容易遭受病毒攻击，导致单位数字信息损失巨大。另一方面，来自内部。表现为各类数据管理漏洞，如纸质文件和数字文件内容存在差异的情况。信息化时代，使用和保管电子和纸质文件时所采取的方式是不一样的。收集科技档案的时候，要求工作人员对纸质和电子文件采取“双套制”管理，在具体操作的过程中容易产生纸质和电子文件内容不符的情况：比如二者签字笔迹或位置不统一；内容存在差异；电子文件中缺少原始数据、图表等重要信息和电子文件出现差异，或是没有关注保密期限等等，导致文书档案收集不完整。

四、大数据背景下林业档案的有效管理

在分析森林资源管理相关行业、单位档案管理现状的基础上，以森林资源管理基层单位——江门市狮山林场近年实践为例，提出三个方面的解决对策，以期为当前林业档案管理工作提供有效参考。

（一）江门市狮山林场基本情况。江门市狮山林场是江门市自然资源局直属国有林场，始建于1960年6月，位于开平市赤水镇，属公益二类正科级事业单位。目前共有在编在职干部职工16人、编外合同工7人。该林场现有经营总面积45797.6亩：生态公益林23162.1亩；商品林22280.9亩，其中自主经营面积约8825.5亩。共有5个工区：场部工区、东坑工区、莲塘工区、东水尾工区和横坳工区。4个护林站：东坑护林站、黄松树护林站、合一护林站、东水尾护林站。近年来，国家及广东林业管理部门对档案工作给予了高度重视，加之江门市狮山林场几年来的辛勤付出，档案建设正在逐步完善。

（二）采取的有效措施。理清文书档案归档范围，摸透林政管理数据资源底数。林业档案管理的专业性和行业特色很强，理清文书档案归档范围，是做好林政数据管理的前提。一要严格落实档案专人负责制度，严格执行交接交底程序，严格落实档案材料分类管理机制，保证森林采伐限额信息、林政法制案件信息、林地管理信息、综合管理信息、森林资源年报信息等管理的延续性。二要注重信息分类管理。一项工作往往产生很多需要归档处理的文书资料，档案管理部门工作人员需要准确区分相关材料。如江门市狮山林场按照永久、30年、10年的类别，对档案信息和资料进行分类整理，共整理2014年永久卷9卷169份、30年卷3卷26份、10年卷5卷53份；整理2015年永久卷7卷128份、30年卷4卷61份、10年卷13卷221份，两年的档案资料共计658份，做到组卷合理，档案完整。并根据档案信息和资料，撰写了《江门市狮山林场年度大事记》。三要注重人员素质的提高。定期对森林资源档案管理人员进行专业培训，确保他们掌握专业的政策和法律法规，精通森林资源数字化管理技术，对档案管理基本规程和范围做到内化于心。在此基础上，按照文档一体化的要求进行研究，结合先进的信息技术，全面管理文书资料，让工作朝着“一站式”方向不断努力。江门市狮山林场定期安排工作人员到开平市委保密委员会进修，增强了保密意识和保密观念。每年一季度，安排人员次参加开平市委举办的档案管理培训班，从档案人员职业道德、法律知识、利用服务、档案保存、档案信息化建设等多方面进行系统的理论知识学习。在理想信念和责任意识中，认真学习贯彻《中国共产党廉洁自律准则》和《中国共产党纪律处分条例》。

（三）采用多种技术手段，加快林业档案数字化建设步伐。在林业档案数字化建设过程中，要充分展现森林大数据在寻找和分析信息资源方面的优势，提高文书资料的管理效率，减少档案管理人员的工作量。对于林业经营活动中造成的森林资源变动，需要及时记录出现改变的因子信息，及时登记并注明形成原因，在年终进行汇总和分析。提高各项管理能力，了解和重视档案管理部门员工的背景和专业水准。技术更新速度非常迅速，想要适应单位发展需求，需要挑选综合实力比较强的技术型人才。这类人才的数量非常少，但是档案管理工作对人才的吸引力并不强，所以产生了人才缺口，对管理水平产生了影响。所以单位要关注引进和培养人才工作，及时对人才进行培训，让其掌握相应的技术知识，让员工能力和工作要求相符。江门市狮山林场2021年开展学习培训21次，档案专题交流发言29次。除此以外，需要关注技术人才的福利待遇问题，提高员工的待遇水平，制订科学的晋升制度，以此增加人才的吸引力。

（四）建设林业档案数据库，发挥生态决策咨询作用。在建设林业档案数据库过程中，要积极引入缩微、声像、数据库等档案管理新技术、新手段，不断推动档案管理工作的数据化和信息化进程。针对每一年森林资源的开发利用实际变化，及时更新相应的纸质和电子版，并及时更新相关的坐标和编号，以便为之后的数据利用和查找做好准备。除此以外，需要对和行政管理有关的文书档案进行科学处理。对采伐工作来说，及时对行政管理档案进行处理，如从林权证上更新、注销其面积等相关数据。江门市狮山林场2016年建立了林业档案数据库，包括各类人事资料、证明、说明、总结、汇报、方案、合同、协议、党支部资料、林业和园林局来文、开平市委市政府及各市直机关来文等。

（五）重视文书档案安全管理，守住网络安全底线。随着数字时代对信息安全的要求不断提高，在档案管理过程中，要重视文书档案的安全管理。首先，可以从档案文书管理的标准化、规范化入手，动态完善文书档案安全管理制度体系，定期对落实情况开展推标写实，对存在的问题进行通报问责，通过严格的管理手段，提升档案管理人员安全防范底线意识；从严落实查阅登记等基本制度。其次，认真思考应对信息化背景下的档案风险，严格执行内外网隔离的手段，确保文书档案数据风险受控。江门市狮山林场所有档案资料均在档案专用库房集中存放，档案库房使用符合国家标准的档案装具。最后，要总体提升森林资源保密和法制意识，定期开展《保密法》学习宣传活动。江门市狮山林场组织档案管理人员参加开平市委保密委员会全体会议暨全市保密工作会议，以增强保密意识和保密观念。结合典型案例开展警示教育，引导每一位档案管理人员牢固树立保密底线思维和红线意识，严格执行保密措施和义务，保证档案数据资源的安全有序受控。