关于高校图书馆内部控制建设的思考

康清群

（重庆文理学院 马克思主义学院，重庆 402160）

0 引言

根据教育部公布的统计数据，截至2021年9月，全国高等学校共计3 012 所。正常情况下，每个学校都会有一个图书馆，也就是说，目前全国有3 000 多个高校图书馆。因此，探索高校图书馆内部控制建设有很重要的现实意义。

1 新时代对高校图书馆内部控制工作的新要求

新时代有新的形势、新的要求、新的作为和新的担当。高校担负着培养人才、科学研究和服务社会的责任，高校图书馆也不能置身事外，需要积极适应新时代的发展需要。高校图书馆的主要职能是提供教育服务和信息服务，这就需要健全和完善学校的文献信息资源体系，为教学、科研提供文献信息保障，为全校师生提供各类信息资源，多方位创新服务方式，积极参与各种资源的共建共享，发挥信息资源优点和专业服务优势。近年来，高校图书馆的工作人员在图书馆建设和服务方面不断地创新和改进，信息化图书馆成为新时代发展的必然趋势，对高校的教学科研、学科建设、专业建设和资源共享等方面产生了重要影响。此外，本科院校“双一流”建设和高等职业院校“双高”建设的深入推进对高校图书馆的管理和服务工作提出了新的要求。图书馆如何融入“双一流”和“双高”建设，不断创新，分层分类精准提供各项服务，助力高校“双一流”和“双高”建设发展，是目前摆在我们面前的重要任务。为了与“双一流”建设和“双高”建设相适应，高校图书馆需要有“双一流”和“双高”的格局、标准和能力，即高水平的资源配置能力和高水平的管理与服务保障能力。同时，在图书馆硬件和软件投入不断增加的情况下，图书馆领导和员工也应该具备与之相适应的业务水平。

2 当前高校图书馆内部控制建设存在的主要问题

随着高等教育的规范发展，各高校的内部控制建设日趋规范化，图书馆的内部控制建设也有很大的进步。由于党风廉政建设逐步深入，内部控制建设的要求也越来越高。对标新要求，高校图书馆在内部控制建设方面仍存在以下共性问题。

2.1 领导的重视程度不足

一是领导尚未真正树立内部控制理念，内部控制意识比较淡薄，制度评价工作还没有起步。二是高校领导忽视了对内部控制工作职责进行划分与界定。多数人认为内部控制是财务部门的事，与图书馆没有关系，所以一直存在高校图书馆内部控制建设落后的问题。

2.2 制度设计的系统性不足

一是传统管理思想比较明显。制度设计集中在行政管理和具体的业务管理层面。二是制度的制衡性较差，缺乏监督层面的制度设计。三是安全层面的制度设计不全面。比如，传统的图书馆在安全管理方面没有对传染病防控作出规定，特别是个别学校发生的肺结核传染疫情给了我们很深的警示。四是缺乏绩效管理制度设计。无论是本科院校还是专科学校、学科建设还是专业建设、“双一流”建设还是“双高”建设，管理部门对纸质图书、电子图书、信息化系统等都有明确的要求，各校为了求生存、谋发展，想尽办法加大投入，使得图书馆信息化程度越来越高，图书馆藏也越来越多，却忽视了图书的使用情况。花钱必问效、无效必问责的机制还没有形成。

2.3 图书馆履职尽责的力度不足

一是制度设计的质量不高，制度更新不到位。二是培训和宣传工作做得不到位，多数人员对制度不熟悉。三是监督检查力度不足，监督检查的结果没有得到较好的应用。四是对各二级学院的资料室指导不够。

2.4 图书馆制度建设思路不清晰，有待进一步厘清

图书馆现有人员基本上是非专业的内部控制人员，对内部控制制度建设的流程和思路不熟悉，也没有对制度设计进行全面而系统的考虑，导致制度不健全、不完善，极易造成廉政风险。

2.5 图书馆工作人员对内部控制的理解不足

受传统观念的影响，图书馆工作人员主要来自两方面，一方面是教师的家属，另一方面是为节约经费而招聘的临时工作人员。这些人综合素质普遍不高，对内部控制的认识还没有达到应有的高度。

3 高校图书馆内部控制建设的原则和目标

3.1 高校图书馆内部控制建设的原则

《行政事业单位内部控制规范（试行）》规定：单位建立与实施内部控制应当遵循全面性、重要性、制衡性和适应性原则，高校图书馆的制度设计也必须遵循这一原则。一是全面性。图书馆的制度设计覆盖面要广，要包括图书馆所有的业务活动。二是重要性。制度设计应当更加关注图书馆业务活动的重大风险情况（如图书采购、疫情防控等）。三是制衡性。图书馆的制度设计应当遵循相互制约、相互监督的机制。四是适应性。图书馆的内部制度设计应当遵循合法、合理、合规的原则，并随着社会环境的变化和学校管理的要求不断修订和完善。

3.2 高校图书馆内部控制建设的目标

一是保证图书馆开展的所有活动符合法律规定。二是保证图书馆的图书资料、电子文档、影像资料、馆藏资源、信息资源、固定资产等安全完整，并提高使用效率。三是保证图书馆人员所提供的所有信息真实完整。四是明确责任。图书馆工作人员要有履职尽责、廉洁自律的主人翁意识。五是提升图书馆工作人员的服务能力，保障读者权益，促进学校高质量发展。

4 高校图书馆内部控制建设的建议

基于高校图书馆组织架构和运行机制，高校图书馆内部控制建设可以划分为行政管理、业务管理、安全管理和绩效管理4 个主要方面。

4.1 行政管理方面

建立各科室岗位职责、工作人员守则、卫生管理制度和考勤管理办法4 个制度。

①各科室岗位职责主要用来规范图书馆内部各科室的职责和工作流程。要根据学校机构设置情况并结合图书馆的实际状况明确对各科室的职责和流程。可考虑设置办公室岗位职责、技术部岗位职责、采编部岗位职责、流通部岗位职责以及后勤部岗位职责等。②工作人员守则主要是图书馆工作人员的职业准则，明确了工作人员的作息时间、工作纪律、服务意识以及廉洁自律等方面的要求。③卫生管理制度主要用来规范图书馆内部的环境卫生及图书馆周边环境清洁卫生。根据图书馆的特殊性，明确书籍、书架、地面、计算机等设备设施以及周边环境方面的要求。④考勤管理办法主要用来考核图书馆员工的出勤情况。实行员工上下班打卡和会议签到制度，每月末进行考勤情况统计，将职工的考勤结果与年度绩效工资挂钩。

4.2 业务管理方面

建立图书借阅规定、图书馆自习室使用管理办法、图书馆勤工助学学生管理办法、校外读者借阅管理办法以及物品柜使用须知5 项制度。

①图书借阅管理规定。要求读者凭本人借书证借阅书刊，并明确规定读者借阅的书刊数量、借阅时间、超期处罚。②图书馆自习室使用管理办法。高校图书馆一般都设有自习室，用于学生自主学习。学生不按规定占用自习室座位的情况比较常见，因此必须对自习室进行规范管理。一是室内应保持安静；二是读者应爱护室内的设施设备，不允许在桌椅、墙面等地方乱写乱画乱贴；三是图书馆工作人员要不定期检查室内物品，清理长期放置在桌凳上的物品；四是不允许将易燃、易爆等危险性物品带入自习室。③图书馆勤工助学学生管理办法。学生勤工助学既帮助了困难学生，又解决了图书馆人员不足的问题，建议从以下3 个方面进行规范。一是明确由学生处或者团委负责人员的选择，图书馆只负责按馆内的岗位需求进行岗位分配；二是对勤工助学的学生进行岗前培训，主要包括岗位职责和安全问题等；三是落实图书馆服务育人的职能，不能只安排学生从事简单的借书和还书工作，一定要安排管理经验丰富的老师进行传帮带，让学生在勤工助学的同时学到知识和经验，在实践中受到锻炼。④校外读者借阅管理办法。为了充分发挥图书馆的使用效益，多数高校的图书馆都会对外开放，因此必须针对校外人员入馆阅览和借书制定规范的制度。建议从两个方面进行规范：一是对办证的流程进行规范，二是对证件使用作出规定。⑤物品柜使用须知。这是对师生自带物品作出的制度规范。一是贵重物品不能放到物品柜中；二是物品柜内不得存放易燃、易爆物品；三是不得长期占用物品柜，物品在规定的时间之前必须取走，不能过夜。

4.3 安全管理方面

建立图书馆消防安全制度、落实意识形态工作责任制实施办法、馆藏图书和影像资料管理办法以及传染病防控管理办法4 项制度。

①图书馆消防安全制度。纸质图书属于易燃物，因此消防安全是图书馆安全管理的重要工作，必须有相应的制度规范。一是成立消防安全领导小组和应急处置小组，全面负责消防工作和火灾发生时的应急处置工作。领导小组负责制定管理制度和督促检查，确保有关制度和消防措施落地实施；应急小组负责在火灾发生时及时组织人员疏散和扑灭火种，消除安全隐患。二是落实责任人制度，做到责任区域全覆盖，不留一个空白区域。三是定期进行消防安全知识和消防技能的学习和培训，邀请专业的消防人员开展消防讲座和消防演练，提高相关人员处理火灾事故的能力。四是定期组织有关部门对关键岗位的工作人员进行集体约谈或单独约谈，提醒有关人员注意消防安全事项。五是在关键地方设置危险标识，标识一定要醒目，真正起到警示的作用。六是提醒师生不得携带易燃、易爆等危险品进馆。七是消防安全责任人要定期检查消防设施设备是否正常、消防通道是否畅通。②落实意识形态工作责任制实施办法。图书馆作为学校最大的公共学习场所，制定落实意识形态工作责任制实施办法不可缺少。一是落实图书馆意识形态工作责任人，实现网络化管控。各部门对本部门业务工作中的意识形态进行严格管理，层层把关，责任到人。二是加强图书馆文献资源采购的审核和管理，严把采购书刊的审核验收和各类捐赠书刊的审核验收。排查是否有违反意识形态的情况。三是明确专人负责排查网站信息发布及运行管理。四是加强对微博、微信、QQ、论坛等新媒体平台的建设和管控，确保意识形态工作安全问题。五是定期研究意识形态工作，集中分析、排查存在的问题，制订可行的解决方案。③馆藏图书和影像资料管理办法。纸质图书、电子图书和影像资料都属于固定资产，应该按照学校固定资产管理办法进行管理。建立台账制并由专人管理，做到账物相符，保障国有资产不流失。④传染病防控管理办法。图书馆属于人员密集场所，工作人员应该根据疫情和肺结核等传染病的防控要求，结合学校的制度和图书馆人员密集的特殊情况，制定切实可行的措施，保证图书馆的服务工作正常开展。

4.4 绩效管理方面

建立计算机管理系统的管理规则和图书资源综合利用绩效考核办法两个方面的制度。

①计算机图书系统的管理规则。将图书系统应用于图书馆内部业务管理工作中，为读者提供快捷、方便的信息检索渠道，并且安排专业的技术人员定期维护图书系统。②图书资源综合利用绩效考核办法。从质和量两个方面来对图书资源进行绩效评价。一是从量的方面，主要考核采购的纸质图书和电子图书在馆藏数量方面是否满足教育部规定的办学条件指标；二是从质的方面，既要考核图书资源的使用率、完好率、更新率和开放程度，也要考核所购图书资源与学校专业的符合度。

5 结语

高校图书馆可以从行政管理、业务管理、安全管理和绩效管理4 个方面进行内部控制建设。在建设过程中，高校图书馆应当遵循全面性、重要性、制衡性和适应性原则，保证图书馆所有的活动合法、合规、合理；保证图书资料能够安全和有效使用；保证图书馆人员提供的信息真实完整；防范图书采购过程中的舞弊行为，预防腐败行为发生，提高图书管理服务的效率和效果。