信息技术背景下高校内部控制研究

徐秀芬

（绵阳师范学院，四川 绵阳 621000）

0 引言

近年来，随着高校的扩招，其内部资金的支出越来越多，加之如今高校的资金来源不再是单一的财政拨款，而是随资金来源渠道增加变得复杂多样，这给高校内部控制带来了一定的难度，而利用信息技术提升管理效率，对高校来说是一个新的挑战。

1 高校内部控制的含义

高校的内部控制实际上是指对高校内部资金进行管理，即高校财务内部管理。随着高校信息化管理系统的实际应用，高校的内部控制不仅要求高校财务人员具备基本的信息化操作水平，还要求管理人员必须有较强的风险防范意识，通过采取积极的防御管理措施，从而在实际的财务内部控制过程中利用各种具体的规定，保障高校内部财务正常运行。总之，高校内部控制其实就是高校对其内部财务的科学管理，以此确保校内财务在没有亏损的前提下，还能不断地推动资产升值。在具体的管理与控制过程中，管理人员必须严格遵循基本的财务管理规章制度，并且要将获得的财务信息及时通过信息技术手段与校内其他部门进行共享，从而有效地处理各种财务问题。

2 基于信息技术的高校财务内部控制的优势与风险

2.1 优势

随着我国科技快速发展，高校的财务管理越来越信息化，这就需要管理人员具备基本的信息化素养，进而利用新型高校财务管理系统进行数字化管理。目前，应用了信息技术的高校已经基本实现内部控制的信息化管理，主要体现在高校教师的工资发放、学生入学时的各项费用缴纳、资产管理以及差旅费报销等方面。信息化管理不仅能够更明确地体现出资金的收支，避免人工核对的失误；还可以进行过程管控，提高资金管理效率。同时，信息化在我国高校财务管理中的普遍应用，不仅减少了管理人员的工作量，而且可以在最大程度上体现出高校的廉政建设。近年来，高效的资金流通管理模式已经完全转变为线上模式，这有效地减少了信息传递的时间差，并且满足了高校内部各个部门对资金的即时需求。此外，在信息化管理模式下，财务管理人员在进行校内资金统计时，也可以利用信息技术中的数据汇总技术进行高效率的预算决策和审计，从而快速发现资金使用异常的部门。这样不仅可以加大对高校资金的内部控制力度，还可以保障高校内部资金的安全以及正常的流通。对高校来说，提升财务内部控制的水平能够很好地杜绝财务方面的腐败问题。基于信息技术对内部控制进行体系化建设，可以使高校的内部控制系统变得更加综合化，从而实现对内部的一体化监督与管理。

2.2 风险

虽然目前众多高校都看到了信息化财务内部控制的应用优势，并且都在加强其建设，但因其体系还不够完善，仍旧存在“信息孤岛”现象，因而降低了信息使用的全面性和决策的准确性，增加了财务管理的风险。再加上信息技术本身具有一定的安全隐患，它在令高校内部控制变得更加科学、准确的同时，也会带来一些信息安全问题。这要求高校在不断加强内部控制信息化的同时，还要注重其信息的保密性，因此需要建立一个安全且便捷的信息化内部控制系统，并不断进行完善。

3 信息技术背景下高校内部控制需要坚持的原则

3.1 全程性

高校内部控制必须实现全面覆盖，需要利用信息技术的便捷性来实现决策、执行、监督与反馈整个过程的内部控制，全程不能存在任何疏漏，最终确保其全过程与全目标的实现。

3.2 严格性

高校内部控制必须在全面覆盖的基础上对关键性的预算规划业务以及高风险事项进行严格的控制，从而避免出现重大的风险事故。一般来说，高校面临的内部控制风险主要有投入风险、筹资风险和回收风险。

3.3 制衡性

高校内部控制的各个部门与机构之间不仅需要协同配合，还需要形成相互制约的关系，这样才能有效地实现互相监督，从源头上杜绝私自挪用资金或者贪污等行为。

3.4 可行性

高校内部控制应与其本身的规模、业务以及风险防范水平相匹配，并且根据实际情况进行调整，这样才能确保内部控制在信息技术条件下的可行性，并及时通过系统发现内部控制上的漏洞，以此来预防高校内部资产流失的巨大风险。

3.5 最佳成本效益原则

高校内部控制管理者必须权衡成本与效益的关系，以高校的整体利益为先，利用信息技术对成本进行预算与分析，尽量避免损失，实现成本效益最佳。

4 信息技术背景下高校财务内部控制中的问题

4.1 管理机制不完善

高校的资金管理是内部控制的重点内容。近年来，高校纷纷响应政府要求制定了内部控制制度，但由于没有结合自身特点，制定出来的管理机制缺乏独特性。不仅如此，诸多高校的资金管理制度不完善，在人员安排和管理上也不够重视，认为资金管理只需要由财务部门负责，所以没有投入更多的管理精力，使得高校的资金管理缺乏基本的监督，继而存在资金的实际使用与流动可能并未严格按照政府要求的情况。由于高校的资金管理缺乏监管，资金的利用率大大降低。

4.2 预算控制不合理

部分高校在进行资金预算控制时，由于编制方式老旧，存在资金分配不合理的现象，进而出现了经费被占用或挪用的情况。此外，因为管理系统存在漏洞，管理人员不能及时知晓资金的使用情况，无法正确判断资金的流量是否存在过多或不足的情况，所以没有形成基本的节流意识。同时，如果高校过分强调所谓的管理效率，那么财务人员将无法客观地评价资金流动的合理性和效益性，从而导致资金浪费。除此之外，如果预算人员在预算编制方面的水平本身就比较差，那么高校的整体财务情况便无法得到直观体现。

4.3 风险意识不足

（1）投入风险。任何资金的投入，最终目的在很大程度上都是要转变为经济收入，其行为本身就具有一定的风险性。有些学校盲目扩张，将大量资金投入与提高教学水平无关的项目，投资效益低下，造成资源严重浪费，财务风险随之增加。

（2）筹资风险。高校筹资的形式单一，因此在筹集资金方面有一定的劣势。部分高校在贷款前没有进行可行性研究和风险评价，也没有考虑资金效益和还款能力，存在贷款比例过大、贷款期限过短等情况，最终因需支付过高的贷款利息或偿还本金而导致资金短缺，带来财务风险，甚至有可能影响到正常的教学活动。

（3）回收风险。高校在财务管理方面存在一定的资金回收风险，而且这一方面的风险是很难避免的，其主要体现为成果转化、银行政策等方面的不确定性，且受外界因素影响较大，所以必须要不断加强财务管理。

4.4 人员素质待提升

高校的财务管理人员在素质上呈现出两极分化的特点，其中资历较老的会计管理人员对各项业务内容十分熟悉，但是习惯采用传统方式进行财务管理；年轻会计虽然能够熟练运用信息技术，但是缺乏相关的财会经验。此外，高校的内部控制工作具有一定的机密性，所以人员流动性差，导致工作人员产生惰性，无论是在思想认识方面还是法律意识方面，都还存在明显的不足之处。

4.5 内部控制实施疲乏

高校的各项经济活动涉及部门多、人员范围广，但大部分人员没有树立起内部控制理念，内部控制较多地依赖于财务和纪检监察等部门，而此类部门的作用往往更多地体现在事后，在事前和事中的控制力度较小，这使内部控制在实施过程中难以获得实效。同时，很多高职院校在部门管理、岗位设置以及职责分工方面存在漏洞，未能形成互相制约、互相监督的牵制机制，最终导致控制盲点出现，使内部控制风险扩大。

4.6 信息传递不畅

很多高校拥有多个信息系统，如教学系统、财务系统、资产管理系统等，这些系统基本满足了相关部门的信息使用需求，但存在信息无法顺畅地在各部门之间进行横向或纵向传递的情况。比如，在固定资产管理中，由于资产入账不及时、资产报废及资产流动不合理等，使用部门、管理部门与财务部门出现资产信息不一致的情况。信息传递不畅还会导致决策结果出现偏差、执行过程延长、工作重复、问题反馈不及时等问题。

5 信息技术背景下高校内部控制的具体策略

5.1 完善高校的信息化财务管理机制

高效的资金管理体制首先必须有明确的用款计划，同时还应该结合高校自身特点，将预算、结算以及筹资管理的规定和流程制定出来，从而用体系规范管理行为。在高校内部建立起各项监督工作机制的同时，还应该利用信息化手段将财务管理工作落到实处，严格控制资金的流向，最终实现对资金的控制。此外，信息化技术的应用可以使各个部门之间实现高效的协同配合，不仅可以提高工作的效率，还可以实现资金管理的事前、事中和事后控制与监督。

5.2 作出合理的内部财务预算控制规划

首先，工作人员必须要全面了解资金来源与数量，并结合上一年度的决算情况对下一年度的资金使用情况进行完善与规划。同时，借助信息化技术实现高效的信息收集与团队协作，从而作出合理的预算规划。其次，要实施资金管理责任制，对资金使用的每一个环节进行严格控制，出现问题可以对个人进行追责，并辅以相应的奖惩制度，以此落实资金的使用情况，并提高资金使用效率。

5.3 增强风险管理意识

首先，利用信息技术及计算机信息模拟技术，对融资资金进行结构优化，做好风险预测。其次，利用信息技术设置量化财务指标，制订好风险防范方案，实现对现有内部控制措施的合理评价，从而发现隐藏问题，提前加以应对。再次，不断完善信息化管理制度，及时预警可能存在的违法违规操作，以此避免经济损失。最后，利用信息化管理手段，实现专款专用，提高资金的使用效率。

5.4 提升高校内部控制管理人员的工作素养

首先，要对应聘人员进行筛选，保证高校内部控制人员思想意识的先进性和基本信息技术的应用能力。上岗人员不仅要有扎实的专业知识，还要能够利用信息技术进行财务预算与方案设计，从而提高管理效率。其次，高校要对管理人员开展再教育工作。从文化素质、专业技能和心理素质3 个方面入手，帮助高校内部控制管理人员不断自我完善，最终达到提高内部控制工作效率的目的。

5.5 完善内控体系

首先，高校需要完善组织结构，明确各岗位职责，形成有效的监督、反馈机制，同时建立一套符合学校发展实际的财务规章制度，规范财务工作流程，指导和约束各项财务活动。其次，以业务流程为载体，将内控制度、业务流程、岗位职责以及将要实现的控制目标等在事前就嵌入各项经济业务流程，将业务活动开展的整个过程置于管理和监控中，随时追踪业务活动进度，及时发现和纠正业务活动中存在的问题。最后，将事后控制向事中控制、事前预防延伸，形成一体化管理模式，使所有部门、所有人员共同参与内部控制工作，从而形成全员内部控制理念。

5.6 提高信息使用效率

首先，通过信息横向、纵向的及时传递与共享，消除“信息孤岛”，保证各部门数据的真实性、一致性和有用性。其次，设置岗位的权责范围，使业务活动相关人员有权限进行数据查询、了解相关业务的全方位信息，保证各部门数据的安全性。同时，运用信息手段为各项信息披露提供便捷渠道，减少相关部门的工作量、提高工作效率，为强化内外部监督提供可能。最后，实现各部门之间信息互联互通、信息共享和业务协同，促使各部门协同共进，达到整体联动的控制效果，实现管理系统化、扁平化，提升高校的管理水平。

6 结语

高校基于信息技术的内部控制工作必须要从完善管理制度、增强风险意识、优化预算编制、提升人员素质、完善内控体系以及提高信息使用效率这几个方面入手。唯有如此，才能有效地利用高校信息化内部控制系统，实现对财务的高效管控。