GIS技术在基建档案管理中的应用

文/郑州大学档案与校史馆 张晓培 陈茜月

基建档案是重要的馆藏档案信息，在基建档案管理工作中，经常出现因建筑物更名、拆建等原因造成的“档案利用者—档案人员—建筑物地理位置”三者“信息不对称”现象，导致档案人员无法快速将档案利用者提供的楼宇名称与馆藏基建档案直接关联对应，从而为基建档案利用工作增加了难度。本文在档案信息化大背景下探寻解决基建档案“信息不对称”问题的可行性路径，探讨了GIS技术在基建档案管理中的应用问题，为基建档案管理和档案信息化建设提供新的工作思路。

一、基建档案的内涵

（一）基建档案。基建档案涉及范围广，产生的文件资料类型丰富，具有信息量大、关联度高、内容复杂等特性，包括建筑信息、水暖资料、机电安装、消防信息等诸多方面的内容，其归档材料主要有以下几类：决策立项文件，包括项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、立项的会议纪要、领导批示、项目评估研究资料、专家建议等；建设用地、征地文件卷，包括用地批文、规划意见书及附图、建设用地规划许可证及许可证附件附图、土地使用证、土地使用权出让交易文件等；勘察、测绘与设计文件，包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、审定设计方案通知书及附图、人防、环保、消防、交通、园林、市政等有关部门的审查意见和协议等；工程招投标及承包合同文件，包括各种招投标文件和相关合同；工程开工文件，包括年度施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证附件及附图、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等；商务文件，包括工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结、决算交付使用固定资产清单、建设工程概况等；工程竣工验收备案文件，包括建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、规划、公安、消防、环保等部门认可或准许使用文件、房屋建筑工程质量保修书、住宅质量保证书、住宅使用说明书、建设工程规划验收合格文件、建设工程竣工档案验收意见、工程竣工总结等。基建档案与其他类别档案管理有诸多不同之处：一是基建档案管理内容多，且类型繁杂，工作量巨大；二是基建项目参建单位较多，标准呈多样化；三是档案资料产生单位人员较多，流动性强，若不能及时归档，存在归不齐、归不及、不规范的“三不”问题。

（二）基建档案信息化。在档案信息化背景下，如何有效整合基建档案信息资源，从而更高效、更全面、更安全地提供档案利用服务是基建档案管理工作的重要课题。《建设项目档案管理规范》（DAT28-2018）为做好建设项目档案管理工作提供了重要依据。基建档案信息化手段主要有：对馆藏纸质基建档案进行数字化加工制作，不断丰富基建档案全文数据库信息，实现计算机查档和调卷，显著提高档案利用和信息开发的工作效率；对新产生的基建档案归档材料，如CAD施工图纸等相关电子文件，通过档案管理平台实现电子档案在线归档；将基建项目主要内容进行资料信息整合。这一系列档案信息化手段能快速、准确、全面地完成电子基建档案的归档整理工作，对日后的利用、开发工作起到加速作用。

二、基建档案利用中的信息不对称问题

档案信息化为基建档案的管理和利用工作提供了便捷的手段和方式，但在基建档案利用工作中，却仍然存在“楼不对档”“人不知楼”等难以准确调卷的尴尬情况。为什么会出现这种情况呢，这是因为在档案利用和管理中，一直存在楼宇位置描述不准确的问题，即“档案利用者—档案人员—建筑物地理位置”三者“信息不对称”问题。产生该问题的原因主要有：一是在档案资料产生时，存在归档材料名称命名不规范的情况。如归档材料信息著录时信息填写不准确、项目名称使用混乱、名称不规范简写、英文及阿拉伯数字大小写不统一等问题不能完全规避，这属于归档资料产生时就产生的“楼不对档”问题。二是建筑物名称、功能的更改。在建筑楼宇长期使用过程中，楼宇名称改变、使用人改变、楼宇功能改变的情况时有发生，但已归档的相关档案却是固化信息，不可能再改变，档案中仍然沿用归档时的原有名称。随着时间的推移，档案资料经手人员和知情人员往往会发生变更和流动，档案中使用的建筑物原名称将逐渐无人知晓，信息壁垒随之产生，档案信息变成了找不到的“死信息”，这为基建档案有效管理和利用带来一定困难。三是档案利用者对建筑物的认知误差。档案利用工作中，由于档案利用者缺乏对建筑物历史情况和背景资料的认识和了解，只知道建筑物的位置，不能准确提供其规范名称和历史背景资料，甚至提供的名称和背景与档案上记录的信息有出入。

综合分析发现，解决信息不一致问题的关键在于“建筑物名称”这一关键因素。建筑物名称的改变、档案利用者不规范描述和认知误差等问题是档案部门不能规避和解决的问题，但是建筑物的地理位置却是唯一的、固定的、不会改变且不存在认知误差的因素。因此，抓住“建筑物地理位置”这一固化因素，本文提出了一种基于地理信息的基建档案管理模式。结合地理信息系统相关技术，将地图嵌入档案综合管理系统中，可视化地展现基建档案信息，能够有效地解决信息不一致这一长期困扰基建档案管理的问题。

三、基于GIS技术的基建档案管理研究

（一）GIS技术。地理信息系统（Geographic Information System，简称GIS），是结合地理学与地图学以及遥感和计算机科学的新兴学科，应用计算机技术对地理信息进行处理、存储、提取以及管理和分析过程中提出的一系列基本问题。GIS技术把地图这种独特的视觉化效果和地理分析功能与一般的数据库操作（例如查询和统计分析等）集成在一起。GIS能够对不同用户的在线查询行为进行迅速及时的反应，并且能够有效地进行空间数据的检索。利用GIS空间索引技术可以对空间数据进行快速高效的检索、查询以及显示。

（二）基于GIS技术的基建档案管理平台。结合GIS技术的直观性、可视化的重要特质，考虑将GIS技术应用到基建档案管理中。其本质是利用GIS空间索引技术在基建档案数据库查询与GIS空间位置之间建立起一条新的档案检索途径，即通过“档号”和“地理位置”的索引关系建立基建档案的唯一标识。通过该唯一标识，可同时关联可视化地图中的楼宇和档案管理系统中的档案信息。基于GIS技术的基建档案管理平台的搭建，可以将抽象的档案信息与直观的地图结合起来，实现建筑楼宇与档案的一一对应，方便基建档案的管理并能够快速准确地提供利用查询。基建档案管理人员查找某基建档案时，只需要打开基建地图，点中显示器中显示的相应的楼宇建筑，就可以获取该楼宇建筑的相关档案信息。如果档案管理人员已经对该部分基建档案进行数字化扫描加工处理并上传到基建档案文件库中，那么就可以直接通过地图查找的方式，将所需的基建档案的条目信息及相关档案文件一并调出，呈现在电脑屏幕上。同时，也可将矢量图通过绘图打印等相关输出设备将其打印或导出。通过GIS空间索引技术可以将决策机构以及建设单位所需要的城市设计、规划、建设、施工等相关的城建档案资料和数据进行快速、灵活、准确、直观的体现。GIS技术将GIS空间地图作为前端展示，并将地理位置信息传递给后台档案管理系统。地理位置信息作为标识信息，是连接地图可视化建筑物和档案数据的中间件，在前端作为展示信息提供精准的地图数据展示，在后端关联到档案数据资源，同时将该楼宇对应的档案数据关键信息在前端显示，通过“地理位置—档号”连接表，将GIS地图和基建档案信息关联。前端查档人员通过三维可视化地图方式搜索定位到要查询的具体楼宇位置，点击查询按钮后，后台将该选定楼宇的地理位置信息对应的档案数据传递给档案管理系统。整个过程对查档人和档案管理人员均是无感的，即档案信息和楼宇可视化无缝对接。

四、展望

可以预见，结合基建档案的特点，综合运用GIS技术、三维地理信息技术、互（物）联网、虚拟仿真、增强现实、数据挖掘等技术构建的智慧基建档案信息化平台是智慧档案馆建设的重要组成部分。智慧基建档案管理平台可以实现基建档案管理的办公数字化、信息三维可视化、管理科学化，决策智能化，从根本上改善基建档案管理软环境的系统化、集成化、网络化、标准化，还可以有效融合地理空间信息，增强地理空间数据服务能力，拓宽地理空间数据应用领域，为“智慧档案馆”建设提供统一、标准、权威性的地理空间数据平台，使基建档案管理的各种信息纳入基础地理信息系统的统一框架内加以管理、组织和利用。有利于基建档案管理资源的优化配置和协调发展，为辅助管理的科学化决策提供重要的信息支持。