公立医院规范合同管理探析

文/北京市海淀医院 武海萍

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。医疗合同因为涉及医疗、教学、科研、采购、信息、基础设施建设等环节，相对而言比较复杂。合同管理规范与否将直接影响医院的正常运营。本文对我院合同管理中存在的主要问题进行分析，进而探讨如何提高公立医院合同管理水平。

一、公立医院合同管理中存在的主要问题

公立医院合同具有种类繁多、涉及范围广、管理部门多等特点。当前公立医院合同管理工作主要存在如下问题。

（一）未完善合同管理制度。公立院合同管理体系中存在权限不明晰、对合同履行过程管理不明确、未设置归口管理部门等问题。由于我国现行合同管理程序体系不完善，可能导致公立医院合同管理发生潜在风险，例如未经批准，以单位名义签订对外合同，导致非法签订担保、投资、借贷、欺诈等行为，会造成医疗机构损失或因法律纠纷损害医院利益和声誉。同时，由于医疗协议未明确归口管理机构，会出现多个机关共同负责协议编号归档管理工作的现象，导致存档不准确。此外，还存在未建立由纪委和国家审计机关主管的医院经营合同管理责任追究机制，或是有关人员未按程序执行或者未经上报审批、未经领导同意而私自变更或者签订经济合同等问题。

（二）未完善医院合同事前控制及医院合同会签审批制度。个别医院对外签订的合同由经办部门拟定后，未经过相关业务部门（医务、科教、医学装备、后勤保障、基建、审计、财务、资产管理、纪检等）的审核；重大经济类合同未经法务部门审核以及未经院长办公会和党委会集体讨论并形成科学的决策机制。

（三）合同审核内容不全。对于如资金保障、签订依据、资质和能力、法律法规规定、内容和条款、执行和维护双方合法权益、双方权利与义务合理、平等、明确合同标的数量、质量、价款、履约方式、合同期限以及支付方式恰当、违约责任、解决争议等重点内容审核不全。

（四）缺少对执行过程的监管。医院合同缺少审计部门对合同执行过程的监管。在合同履行过程中，缺乏持续的监督，无法及时发现损害医疗机构利益的问题并采取相应的对策。部分合同履约监督程序缺乏可量化指标，合同履约监督记录也并未实现信息化和标准化，缺失的内容无法及时补充和完善，合同条款无法切实落实，合同履行情况未得到跟踪记录和监督。

二、公立医院规范合同管理的措施

做到“事前预防”“事后控制”“事后补救”是合同管理的目的。公立医院应优化合同管理水平，建立和完善合同管理制度。有效控制医院合同管理内部和外部风险点，降低医院决策风险、经营风险、财务风险。可以优化医院内部控制制度，保障医院合同的顺利实施。

（一）建立健全医院合同管理制度，实行“三级归口”管理。医院合同管理方法主要包括合同签订、合同会签、合同签字、合同履行监督、合同管理、招聘、招标、拍卖等。医院合同管理分为三级合同集中、二级业务集中和合同集中。医院的合同管理组织是指医院的总承包单位。管理内容主要包括合同法律审查、合同签订流程管理、合同电子备案、编号管理、重大合同纠纷管理；归口业务管理部门主要负责合同业务审核、会签、履约监督、争议处理、合同备案；合同主管部门是合同的具体实施单位，主要负责合同的起草、签订、日常履行和异常监管；集中业务管理部门则配合医院一级合同管理部门设立兼职人员进行业务对接，并将兼职人员纳入医院绩效考核。通过实施“三级归口”管理，既能满足统一的管理需要，又能保证管理的规范性与专业性。

（二）建立合同签署前的会签制度。医院合同在签署之前必须严格遵守会签制度。每份合同由各主管部门和经理负责。责任科室是合同主要工作内容（医院科室或临床科室）的执行单位，负责其日常工作；经理是由负责合同的部门任命的业务人员，负责起草、会签和履行合同。公立医院应聘请合格的法律顾问为医疗机构提供合同法律咨询和审计。

执行会签制度时，代理人应将起草的合同、其他资质证书等相关材料提交至业务管理部，初审合格后，业务部门在合同管理系统（财务一体化服务平台）中输入相关信息并提交合同草案，输入信息显示由代理人集中管理，合同部门、业务部门对合同进行简要说明，以供会签部门了解和审核。业务归口管理部门应根据业务紧急程度，将合同会签流程进行分级，紧急合同需标注“紧急”字样，会签部门应优先审核。医院的合同管理部门负责对业务归口管理部门提交的合同会签信息进行审核，通过后合同正式开始流转会签。

（三）完善医院合同重点审核内容。合同部主要负责审核项目的合理性、商务条款是否符合要求、对方资质是否合法有效。业务归口管理部门负责合同立项审查、业务内容审核、对方资质审核、合同文本的审核、各会签部门意见汇总并提出会签意见。合同管理机构对业务相关条款进行审核。财务科对合同收付款条款及涉及医疗服务价格的相关内容进行审核。医院层级合同管理部门负责审核合同法律条款和合同会签流程。行政长官负责检查各部门的合约，监督完成工作的目标和程序，以及签署同意书。法律顾问对合同的订立提供咨询和指导，并对合同内容涉及的法律问题进行审核。审核完毕后形成修订后的合同文本并出具律师意见。

合同签订时，合同主管部门和业务集中管理部门应说明合同中存在的问题，经合同各方同意后，取得会签部门出具的意见。如双方不同意修改，应汇总双方意见及各部门意见，报上级领导决定。合同签订过程中，会签部如拒绝，合同部可将合同、各部门意见、资质证明等文件提交院长，“三合一”合同则需会议审议。院长办公会对有争议的合同进行审核，经院长办公会讨论通过的合同，准予签订。涉及“三重一大”事项的合同，需同时提交党委会讨论，院长办公会、党委会并经讨论通过，方能签订。

签署合同前，经办部门应在“业财一体化服务平台”合同管理中填写合同申请单，包括合同类别、合同名称、合同标的额、会签科室、律师意见、院长办公会/党委会意见，关联的预算项目名称，并上传草拟的合同文本等。文本拟定后，非重大经济事项合同，经主管领导审核同意、审计或财务部门审查提出意见、法律顾问审阅并签署意见，由法定代表人或委托人签订，加盖医院公章；涉及医院重大经济事项的合同，合同归口管理部门要组织财务、审计、纪检等部门和有关专家或有资质的中介机构对合同内容进行分析和论证，提出建设性意见，经院长办公会/院党委会讨论通过后，法定代表人或委托人方可签署合同。同一业务内容与多个合作方分别签订合同时，应统一使用合同模板。需单独拟定的合同，合同标的、数量和质量、合同价款、币种以及大小写、履行的期限、地点和方式、双方权责、违约责任、解决争议的方法等合同主要条款必须完备。

（四）加强合同履行过程中的监管。医院应建立针对合同履行情况的监督检查制度。同时应按照国家相关规定，经评审、会签流程，在获得医院主管领导批准后方可补充、变更、终止合同。合同归口管理部门应通过业财一体化服务平台的合同管理系统控制和监督合同执行情况，设置线上监控预警，进行预算控制实时预警设置及超预算提醒设置。医院审计部门应不定期抽查各类合同的履行情况。

经办人是合同履行和监督的第一责任人，主要负责对合同的支付和验收环节进行监督和管理；合同经办部门建立合同履行台账，主动跟踪和监督合同履行情况；业务归口管理部门负责将合同异常情况上报医院的合同管理部门。如合同经办人中途变更，科室负责人需指定新的经办人，并通知业务归口管理部门，新的经办人、科室负责人和业务归口管理部门处级领导共同对合同承担责任。

合同开始履行后，经办人应对另一方履行过程进行监督。在合同执行过程中发现任何异常情况，经办人应当以书面形式通知主管单位。合同执行不正确时的警告、交涉、通知、答复等文件经业务归口管理部门和主管院级领导审核，并由医院层级合同管理部门备案，重要合同须经律师和主管领导审查，重大合同须经党委审查。合同的集中主管机关应当对合同的履行进行监督和审查，在合同履行期间应当签订、变更或者终止补充合同。合同履行过程中需要变更或解除的，应签订补充协议，并按规定办理审核手续。财务部门的付款以及接收款项应该以合同作为依据。付款或接收款项时，对方应该是合同的相对方，避免将款项支付给第三方或由第三方支付。如果是现金往来，应该确保由合同相对方的本人签收；如果合同相对方是单位，则应由特定人持单位的委托书作为收款的依据。补充协议原件在医院层级合同管理部门归档。

（五）合同纠纷解决。在履行合同过程中发生的争议，应及时向医院合同主管部门报告，由医院合同主管部门进行协调。重大合同纠纷还应由医院指定的法律咨询公司进行审查。这样可以避免医院内部各部门之间出现信息不对称现象，从而实现各部门间的协调。

（六）合同档案管理。医院三级合同管理部门采用医院合同管理系统构建全院合同管理台账，对已经生效的合同统一编号、逐项登记，满足医院管理和查询的需求。业务归口管理部门负责重要纸质文件的保存，履行完毕的合同应按规定归档。合同档案包括法律顾问文字材料、采购相关资料、院长办公会决议、党委会决议、资质证明文件、合同履行产生的文件资料等。在合同签订前和履行过程中双方的来往信函、传真、票据、履约凭证（如交货单）等合同附属文件及相关资料由经办人存档保管。因提供给相关管理部门而不能保留原件的资料，经办人应记录原件存于何处，做到资料齐全并可追踪。自合同失效之日起，合同档案保存期限应符合相关法规。合同及相关资料不得随意借阅、复印、处置、销毁、遗失。合同会签参与部门可调阅该合同的相关记录，非本部门参与会签的协议，借阅时需经该合同的业务归口管理部门审批，重大合同需经主管院级领导审批。各业务归口管理部门的合同档案应依据档案管理的相关规定保存，保证资料的完整与安全；不具备档案储存条件的，可存放于院办档案室。

三、结语

笔者所在医院合同管理系统于2019年12月正式投入使用，共完成1420件合同的签署，至今未发生合同纠纷，合同签署时间从6～7天提高至4～5天。通过建设合同网络管理平台，对合同的签订、会签、履约监督等关键环节进行控制，实现了全过程闭环管理，规范合同管理模式和管理流程。该系统与财务、办公系统的信息同步，可以对每个员工的权限、审批等方面进行细致的管理，从而有效发挥合同控制的作用。医院合同实行“三级归口”管理制度，保证合同内容、合同管理、合同执行的规范化。各职能部门形成合同办理、财务、审计、司法等有机结合，使医疗机构的重要经济活动得到有效规范。通过以上举措，整理了合同管理流程，规范了合同条款，并定期进行检查和评价，提高了合同管理的有效性。