学校档案工作的规范化与标准化管理探讨

文/烟台市水上运动学校 刘政

随着学校教育、科研工作以及教学工作的改革与发展，作为记录与承载了学校创办与发展历史的档案，可以为学校不同级别档案使用者提供更为健全的档案信息，并为其提供便捷的检索服务，在学校建设以及发展期间发挥了十分关键的作用。当前，部分学校依旧沿用了传统人工档案管理方式，存在工作效率较低、档案内容检索困难、更新速度缓慢、维护质量低以及保密效果不佳等诸多问题。故而，如何最大程度应用现代信息技术手段保证档案管理工作质量，完成档案管理工作的现代化，其中档案工作的规范化以及标准化是完成学校档案管理工作现代化的必经之路。

一、档案工作规范化与标准化管理的重要性及其特征

（一）规范化与标准化管理的重要性。学校档案管理工作能够直接反映学校管理能力教学水平与科研质量，是维护学校各项工作水平的保障，是实现学校管理现代化的关键环节。当前部分学校档案管理方式相对落后，管理能力不足，无法提高教学质量水平。因此，学校管理人员需要明确目前档案工作的标准化以及规范化与教学质量提高以及管理系统逻辑之间的密切关系。

（二）档案管理工作标准化以及规范化特征。档案管理工作标准化以及规范化的特征如下：第一，系统存储量大，内容检索便捷。随着计算机技术的快速发展及其在教育领域中的普及，无纸化办公已然广泛应用于学校教育工作的各个领域之中。现代化管理系统普遍采用计算机软件进行教学管理，同时构建学校档案管理系统，为档案之中大规模信息数据的检索、浏览以及保存管理提供便利。第二，具有科学且合理的归档标准。档案类型多元化，范围十分广泛，而不同档案需要存储的时长也存在差异。所以，学校工作人员需要实现档案管理的规范化、标准化，建立科学合理的归档标准。档案馆中的资料繁多复杂，往往需要用于各个领域，杂乱无序的档案管理方式显然无法满足档案管理的现实需求。因此，管理人员应做到档案质量与种类均实现标准化管理，达到科学且合理的归档标准可保证管理工作持续与有效的开展。第三，管理成本更低。档案管理工作包含档案类型划分、档案整理以及档案信息录入等，所有环节都需要档案管理人员认真履职。现代化档案管理相较于以往的档案管理方式，存储容量显著提高，包括教学活动相关信息以及日常生活有关信息。尽管信息数量庞大且类型复杂，一旦实现系统的规范化以及标准化，将大大减轻人力消耗。因此，在档案整理期间，需要通过规范化以及标准化尽可能节省成本，同时也为档案的检索以及浏览提供了便利，显著提高了档案服务工作效率。

二、学校档案管理工作现状

档案管理工作规范化与标准化已然是学校档案管理工作最为关键的内容，针对目前我国学校档案管理而言，虽然档案管理工作规范化与标准化确实获得了理想的发展，也有效提高了管理工作整体质量，但是依旧存在许多问题，尚未得到有效的解决，主要体现在如下方面：

（一）监管不足。学校档案管理工作实现规范化与标准化管理，离不开完善的监管制度。部分学校的档案管理人员多数为兼职或兼管，存在不稳定性，常常处于熟悉工作或交接工作的状态，这也使得日常工作中存在许多问题，但是难以被发现，伴随问题的不断积累，学校档案管理工作难度不断增加。因此，仅依赖现行的制度与条例确实无法完成学校档案管理工作的规范化与标准化。

（二）人员整体素质偏低。学校档案管理工作对管理人员专业化素养要求较高，但往往档案管理人员大部分并非科班出身，更多是在工作和业务培训中不断积累业务知识。而在档案管理工作过程中，因为专业术语偏多，乃至相同的术语在各种环境下存在不同的定义，从而导致档案管理工作在专业性方面存在短板和不足。另外，档案管理存在使用价值显示的滞后性导致学校缺乏对档案管理工作的重视，加之专业档案人员数量的匮乏，从而造成学校档案工作标准化以及规范化管理无法实现。

（三）缺乏管理意识。关于学校档案规范化以及标准化管理，许多档案管理人员缺少清晰的认知，仅仅认为档案管理工作的目的是为学校发展提供服务，缺少对档案管理自身效率的重视。另外，部分学校认为档案管理工作规范化与标准化管理并现实意义不大。学校档案管理人员本身缺乏重视，档案管理工作质量自然难以得到显著的提高。

三、学校档案管理工作规范化与标准化管理方案

（一）构建健全的工作人员管理制度。第一，随着我国档案信息化进程的不断加速，学校需要在短时间内构建更为健全的档案管理制度，使得档案管理方式以及流程更为健全。以我校为例，为规范日常档案管理工作，结合学校特点先后制定完善《档案工作管理办法》《档案立卷归档制度》《档案安全保管制度》《档案鉴定销毁制度》《档案保密制度》《档案借阅利用制度》等十余项管理制度，进而保证档案管理工作能够做到有制度可依。在规范制度的基础上，利用详细的档案借阅以及调取记录等相关信息，避免档案存储过程中产生受损或丢失等问题，同时对档案管理工作进行详细的责任划分，确保责任落实到人。进一步建立完善绩效考核制度，如果管理人员在职期间认真履行个人职责，予以一定的奖励；相反，则需要予以惩罚。通过上述完善的制度，档案管理工作质量将得到显著提高。第二，加强管理队伍的建设。学校档案管理工作对工作人员有较高的要求，队伍整体素质与档案管理最终效果有直接关系。因此，学校应重视对档案管理人员专业素养的培养，主要集中在如下两个方面：其一，政治素养的提高。档案管理工作因其特殊性，需要管理人员具有较高的保密意识、优秀的服务素质及较强的协调能力。档案工作琐碎复杂，更需要在工作期间富有热情、沉心钻研才能提升业务水平。其二，需要具备优秀的业务素质与专业知识。管理人员要对档案管理内容以及有关规定十分清楚，方能达到加强档案管理的效果，在日常档案管理工作中，才可以针对其出现的问题予以总结及分析，并从中总结各种经验教训，使得档案管理实现规范化与标准化。

（二）纸质文件与电子文件并重。信息化技术的高速发展与广泛应用，电子文件因其存储与携带的便捷性逐渐受到人们的关注与重视。同时，电子文件更能够直观准确有效地记载学校工作的发展变化，这对于业余训练学校而言是至关重要的。我校通过对赛事活动、训练活动等声像档案材料的充分利用，在竞技体育赛事中，取得优秀成绩，尤其在2018年山东省第24届省运会中我校超额完成金牌任务，被授予“突出贡献奖”；通过对照片、影像等电子文件的充分利用，学校在各项评优工作中一直位列前茅，连续8年荣获绩效考核优秀等次，连续4年荣获“省级文明单位”称号。因此，为充分发挥电子文件的重要性，学校在档案管理工作中需要认真鉴定电子文档，同时结合鉴定结果针对文件档案予以分类以及整理。针对电子文件的区分是电子文件归档的关键内容，在目前学校档案管理工作中，部分学校仅仅存储了与教师或是学生有关且具有参考价值的文档，而针对一些应用价值不大的文档，往往将其直接删除。为了确保电子文档具有的真实性，在开展文档存储期间需要同步存储管理相应的纸质档案，确保文档的真实性以及精确度。另外，管理人员在完成纸质文档信息内容转为电子文档之后，还需要继续保留纸质文档，作为电子文档存储的依据与凭据。

（三）保证案卷的完整性与有序性。随着信息技术在档案管理工作中的应用，对档案管理工作的规范化与标准化也提出更为严格的要求。学校档案管理部门在档案管理工作中应保证档案内容的完整性与有序性，提高卷宗的整体质量。管理人员需要确保所存档案信息的完整性，并将其有序地归入不同类别的档案群内，这也为信息技术在档案管理工作的应用与普及奠定了基础。为确保档案内容的完整性与有序性，学校具体可采用如下方法：第一，提高管理人员的责任心。档案管理工作需要由人力完成，所以管理人员是否有责任心关系着档案内容的完整度与有序性，是能否实现档案管理规范化以及标准化的关键所在。许多学校存在档案归档无序性或是档案资料缺损的问题。因此，档案管理人员需要认真开展各个环节的工作，促进档案管理工作实现标准化以及规范化。档案管理人员要及时汇总与整理本学校的各类文件，同时根据学校档案管理有关规定为各种材料进行科学分类与归档，明确各类档案的时效性，确保当前存储的档案具备一定的参考价值以及意义。第二，制定严格的档案归档标准。为显著提高学校档案管理工作的规范化以及标准化，保证案卷整体质量，制定严格档案管理细则是必要工作。主要体现在如下方面：其一，档案信息的完整度。档案材料采集是档案管理的重要环节，如果采集的档案信息缺损严重，档案本身价值将随之减弱。以我校体育赛事档案为例，学校除承担组队参加省级以上比赛任务的同时，还承办省级以上体育赛事，因此在体育赛事活动中档案材料的收集显得尤为重要。赛事活动的组织参与过程是繁琐紧凑的，相应的材料收集需要实效性和完整性，完善的赛事档案能为学校赛事成绩和赛事组织提供理论基础。正是对档案的有效利用，学校近几年承办的国际、国家级赛事在组织筹备等方面得到了国家体育总局、省体育局和社会各界的一致好评。其二，档案外观符合要求。档案管理人员应保证档案表面状态满足管理标准，包括整洁度、档案文字格式、手写文字的清晰度等。其三，档案的装订与存储方式，档案人员应严格按照既定的顺序摆放档案，为后续档案检索与调取提供便利，并严格按照标准装订档案，包括使用的档案夹类型、装订顺序等，以推进实现档案管理的规范化与标准化。

（四）加强一手资料的采集。为确保档案资料不会产生缺损，学校需要针对档案内的所有信息数据进行确认。如我校档案分为文书档案、人事档案、体育赛事档案、建筑工程档案、合同档案、职称档案、实物档案等几大类别，不同科室在收集档案信息的过程中难免会出现分散、杂乱的情况，从而需要针对档案采集规章制度予以制定以及健全，协调各个科室按照统一的档案排版开展档案信息采集收集工作，在完成纸质档案的采集之后构建健全的电子档案。关于文档信息数据的采集，不仅需要开展严格的检验，确保所有档案的真实性以及精确度，更要针对不同的文档予以分类采集以及整理，并对所有档案予以编码以及区分类型。

关于档案的内容以及格式，不同科室需要严格把关，这是影响档案管理工作质量的关键性因素。针对采集的第一手档案资料，收集人员需要严格把控档案文件的质量，认真检验档案的格式与原始记录是否达到标准，并进行签字证明。验收期间，所有负责验收的工作人员必须检验档案是否满足规范化要求，确保档案资料满足学校制定的规范化以及标准化要求及格式，为后续档案管理工作以及类型划分工作提供便利。

四、结语

档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，随着时代的迅速发展，学校对档案管理工作提出更多新的要求。因此，学校若要提高档案管理工作质量，必须加强工作人员的思想认识，明确档案管理工作规范化与标准化的价值与特点，同时明确档案管理工作现状，通过健全管理制度以及加强一手资料的采集等有效措施，推动档案管理工作规范化与标准化的普及，提高学校档案管理工作整体质量。