大数据时代高职院校档案工作队伍建设研究

2022-11-01天津职业大学靳启颖

办公室业务 2022年17期

文/天津职业大学靳启颖

大数据时代，越来越多的社会资源被网络化和数字化。档案源头泛化存在，档案信息资源在时间和空间上分布的不确定性增强，要求档案管理更加便捷化、智能化和智慧化。人才是科技进步和经济社会发展最重要的资源，也是加快档案事业发展的关键。2021年9月，习近平总书记在出席中央人才工作会议上强调，深入实施新时代人才强国战略，加快建设世界重要人才中心和创新高地，为2035年基本实现社会主义现代化提供人才支撑，为2050年全面建成社会主义现代化强国打好人才基础。新时代，档案工作者将肩负更重的责任，承担更新的使命，打造一支高质量的符合现代化、信息化发展要求的档案工作队伍刻不容缓。

为建设一批引领改革、支撑发展、具有中国特色、达到世界水平的高等职业学校和骨干专业（群），我国于2019年启动“中国特色高水平高职学校和专业建设计划”（简称“双高计划”）建设工程，对标“双高计划”建设总目标和国家人才强国战略的科学内涵，建设与高等职业教育发展规模及发展目标相适应的档案工作队伍，同时还要找准档案工作队伍建设的立足点、着力点和发力点。

一、高职院校档案工作队伍建设现状及存在的问题

高职院校档案工作见证着高职教育从无到有、从小到大和从弱到强的发展历程，然而受历史基础条件、投入保障和认识定位等各种主客观因素的影响，档案工作队伍的建设与高职院校的发展曲线却并不完全同步和契合，很多高职院校尚未配备或构建完整的档案工作队伍。

（一）机构设置方面。高职院校档案工作部门存在着独立设置、合署办公、挂靠或隶属等几种形式，通常隶属于学校某一内设机构（通常为校办或党办），档案部门在机构设置上缺乏独立性和自主性，部门存在感低。档案工作队伍缺乏顶层设计层面的领导、约束和保障，缺乏部门归属感和依附感，档案工作队伍的建设与学校总体建设现状及发展需求存在差异性和滞后性。

（二）队伍构成方面。档案工作队伍来源复杂宽泛、专业人才短缺。高职院校档案工作人员多来源于校内轮岗、调岗、转岗、引进人才家属安置、退休前短期过渡等人员。与学校其他教育教学和管理系列人才引进工作相比，档案专业人才引进率偏低，甚至是零人才引进。档案工作队伍主体专、兼职并存，一部分档案工作人员承担着办公室日常杂务、统计、保密等事务性工作，兼职队伍极具松散性和随意性，档案工作者身份从属性严重，档案工作具有明显的被动性、阶段性和突击性。

（三）档案工作队伍的梯队搭建和后续建设方面。档案工作队伍存在着不均衡性和割裂性。高职院校档案工作队伍专业技术层次分布不平衡，中级职称人数居多，初级和高级职称人数占比低，呈现出“两头小，中间大”的橄榄型分布状态。既懂档案业务知识，又精通相关知识的“全才”“通才”少之又少。受心理认知、职称待遇、发展前途等多种因素影响，很多专职档案工作人员在工作一段时间后会选择调离或转岗。而有些兼职档案员是受部门临时性指派、强制性摊派或试用期顶岗实习要求而从事的档案工作，一旦工作完毕、考核结束或约定时间结束后便立即撤离档案岗位。档案工作队伍流动性大，各类人才流失严重，档案工作队伍的代际传承和衔接存在中断、撕裂或断层等隐患，档案工作队伍梯队建设后劲不足，人才储备不充分。

二、高职院校档案工作队伍存在的问题分析

（一）档案工作队伍角色定位偏差。受传统认识影响，档案工作经常被排斥于核心工作圈之外。档案工作中存在的片面认识和误解造成人与档案工作、档案工作与其他工作之间的割裂与对立，档案管理工作滞后甚至中断。由于领导对档案工作普遍不够重视，给予的关注较少，档案工作人员长期处在一个难以提拔重用和职业前景黯淡的尴尬位置。档案工作队伍在开展工作过程中既无动力又无助力，迟迟无法打开局面，久而久之，档案工作人员的工作信心和工作激情亦被消磨殆尽。

（二）档案工作队伍考核机制不成熟。社会对档案人才的评聘与考核缺乏政策性文件，缺少用人标准的约束、支持和保障。很多高职院校对档案工作队伍的考核存在考核制度执行不到位、考核震慑力不足、考核内容宽泛等现象，不能切实有效地进行动态考核和实时评价，对人才的考核评聘缺乏全面性和高效性。不成熟、不客观的考核机制最终导致档案工作考核流于形式，档案工作队伍缺乏职业认同感、荣誉感及满足感，档案工作队伍的凝聚力和向心力被大大削弱。

（三）档案工作队伍人才建设与培养机制不健全。尽管各高职院校都把人才强校作为战略发展方向，但不可否认的是，很多院校在不同程度上存在着重形式轻内容、重方案轻部署、重口号轻行动的现象，人才培养与建设工作的切实可行性大打折扣。在大数据时代，各行业领域知识更新速度加快，传统的档案理论知识与具体工作实践存在脱节，面对新知识、新技术和新问题，即使是具有档案专业教育背景的工作人员亦会出现短暂的不适应，非档案专业人员要实现档案知识与工作实践高效、快速融合更非易事。而各高职院校在对档案工作队伍的建设中缺少人、财、物上的投入与统筹规划，缺少科学、系统、规范的档案知识培训与继续教育。档案工作人员在入岗前没有或很少接受系统规范的专业知识教育和岗位实践操作能力的培训，工作过程缺乏新理论、新知识和新技术等职业技能继续教育的持续跟进与保障，跨学科、跨行业学习与交流的机会少之又少，导致档案工作队伍对新专业知识或行业前沿信息的汲取速度放缓甚至停滞不前，科学研究和技能创新能力大大降低。

三、高职院校档案工作队伍建设对策

（一）转变观念，构建立体化的档案工作队伍网络。大数据时代，档案工作正经历一个从纸质档案到电子档案、从档案资源分散利用到档案信息资源整合共享利用的战略转型期。高职院校档案工作不再局限于档案部门或某个部门的工作范畴之内，也不再是由一个部门独立承担，更不再是单凭某个人或某几个人就可以推进展开的工作，档案工作的改革创新与可持续发展需要多个部门的共同参与才能得以实现。

高职院校档案工作部门应从实际行动着手，通过具体工作内容的设定和工作行动的执行来反向推动思想态度的转变和档案意识的植入。基于全员响应和参与学校“双高计划”建设这一契机，高职院校要在全校范围内宣传普及和树立“人人都是档案员”的观念，以人才储备和培养为目标、以岗位职责为抓手、以全员聘任工作为节点、以任务认领和考核测评为依据，打造一支纵横联结的、长效的、稳定的、立体化的档案工作队伍，构建由“分管校领导+档案馆（室）领导+立卷部门档案工作分管领导+立卷单位专/兼职档案工作人员+档案形成者”组成的层级分明的金字塔式档案工作队伍网络。在纵向上明晰学校管理层、档案部门及各立卷部门之间的隶属关系和权责义务，在横向上开辟出各平行部门间进行业务沟通与交流的空间与渠道，为档案工作的协同办公和实时联动提供可能，进一步促进和提升档案工作队伍综合素质和业务处理能力。

档案工作队伍的成员要相对固化，从上至下压实主体责任，将职责、权利和义务具化至人，明确工作对象和工作内容。通过立体化档案工作队伍网络的搭建与运行来实现对高职院校档案工作的扁平化、高效化管理，实现全校、全部门、全员、全过程的交流与互动。

（二）夯实基础，建设智慧型档案工作队伍。高职院校档案工作者具有职业性与教育性双重属性，其不仅是传统定义上的各类档案信息资源的收集者和保管者，更是具有时代特色的档案知识的开发者和创造者。

第一，档案工作人员必须走出工作舒适圈。档案工作人员首先要积极进行角色转换，化身为网格员，对全校档案工作进行整体指导、分级负责和专门跟进，通过人为干预来促进和实现档案资源的精细化管理与精准化服务。档案工作队伍要在主动下沉基层的过程中了解和熟悉各立卷部门的工作内容与流程细节，以网格员为圆心来进行工作队伍的扩容，增强人与人之间、人与档案工作之间的黏性，以问题为导向，磨炼档案工作队伍的专业技能，提升业务处理能力。

第二，加大档案工作队伍选拔与培训力度。高职院校需站在战略发展高度对学校档案工作队伍进行统筹协调与规划设计，严把来源关。为保障用人质量，学校在组建档案工作队伍过程中可执行内部人员选拔与外部人才引进相结合的策略，严格筛选与档案工作岗位适配的人员入职入岗，建立人才储备库。以档案工作岗位的专业性和职业性为切入点，把控档案专业人才及其他相关专业人才的比例调配，着力培养专业技术骨干及新生力量，加强对现有档案工作队伍培训的力度、广度和深度，将培训工作做到常态化和周期化。高职院校可以采取校内自培与校外研习相结合、请进来与送出去相结合、专家讲座与现场观摩交流相结合、集中培训与个性化点对点业务指导相结合等多种培训方式，注重和强调专业理论知识与岗位技术技能实践的统一。

第三，提升专业技术能力与综合素质，打造智慧型档案工作队伍。大数据时代，档案工作逐步实现从传统管理向数据管理的转变，几乎每个人都不断接收着新的信息资源。对档案信息进行高效控制和优质管理是档案工作发展的客观要求，也是档案工作存在的价值与意义。因此，高职院校档案工作队伍要特别注重档案信息处理能力和知识管理能力的培养与应用。一方面，档案工作队伍要积极吸收和借鉴“云大物智移”等新信息技术手段与新知识内容，及时将新理念、新技术和新方法嵌入档案信息资源的智慧化管理与服务之中；另一方面，档案工作队伍要不断激发内在求知欲和创造力，以档案信息资源为核心，以高新技术为支撑，努力实现对档案信息资源的智慧管理和智慧服务的目标。